出国读书如何给教授、导师发邮件.docx

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1、出国读书，给教授写邮件是每个留学生必须要经历的事情。不论是预约教授时间，请教问题，表达感谢都学要通过邮件完成。一封得体的邮件既可以帮你达到目的还能为你在教授心中留下一个好的印象。在学校期间，难免会遇到学术上的问题需要请教老师，但是在国外找教授或者老师，是不能直接冲到办公室找人的哦，一般都是要先和教授或者导师邮件联系。给教授、导师发邮件时应该注意什么？一、如何称呼教授每位老师都有着不同的职称，大多数的教授可并不希望，你用他的职称来界定和描述他。那么该如何称呼老师呢?一般来说如果用了这个公式就绝对没有问题了。Dear Professor Last-name.” 或者如果确定老师有PhD学位，你也可

2、以这样写：”Dear Dr Last-name”. 当然如果你的教授是女士，你也可以使用“Mrs. 或者”Ms.” . 需要强调的是前者只适合已婚女士，如果你并不确定她的婚姻状况最好选择后者。最后需要注意的是，一定要检查名字是否拼写正确，不能让老师刚看到邮件就对你产生了不好的印象。二、准确清晰的填写邮件主题教授们往往比较忙碌。如果你希望你的邮件能够达到快速有效的交流，好的邮件主题就必不可少了。主题栏要紧扣主题，在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释，取常规一点的名字，虽然不出彩，也绝不会引人反感，例如：请假的“Absence on Wednesday”，找学校退钱的“About Refund”，

3、关于考试的问题“Question about final examination”等等。默认的方法就是：你的课程名称，你的课程时间以及你的邮件主题。比如：”medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm, Question about data collection for project”. 这就是一个非常清晰的邮件主题了。只看到邮件主题，教授就可以对你的邮件内容以及你的身份有了个较为清晰的认识。三、简要和礼貌的介绍你发邮件的原因包含两点：1、再次对自身情况进行介绍。如所学课程，课程时间等。2、简要介绍邮件原因。清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25至30封邮件，所以如

4、果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好）。如果你的问题表述的很详尽或者多层面的，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更有效地帮你解决问题。四、如果你遇见到可能会有的问题，你可以提出一个解决的方案在写邮件的过程中，需要考虑到可能会发生的问题，并建议一个相对可行的解决方案。例如：Dear Professor Hanes,This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. Im sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergen

5、cy that I needed to attend to. Im Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?五、避免中式思维1、外国人习惯认为第一个

6、就是最重要的，最后一个相反不是。2、教授的时间非常紧，他更期待看到一目了然的邮件。对于哪方面的知识有问题的直截了当问这一方面的问题就行了，所以写邮件的时候，开门见山，重点问题放第一，是非常有效率且不会不礼貌的行为。六、署名最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes或Regards”来结尾。然后签上全名，而不是什么昵称。大家可以在平时收邮件的时候留意一下，对方写的是什么。如果邮箱名称也是姓名的话，两者保持一致。大多数中国学生而言，学校邮箱往往是中文名字。而有的学生喜欢在邮件末尾署上自己的英语名，这点是不提倡的。保持两者名字的一致，避免让教授感到混乱。

7、七、反复检查，避免错误邮件是永久性的，一旦发出去就收不回的了，所以语法、拼写、称呼、地址等的检查至关重要。当然，除了语法之外，语气、邮件结构、目的是否清晰都需要反复确认。八、在教授回复后，一定要再次回复一旦教授回复邮件，一定要再次回复，表达感谢或已经收到邮件。一些固定的句式可以帮助你达到这个目的。例如：“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”当然如果你的问题没有在邮件中得到解决，那么可以继续在邮件中与教授约定面谈时间。九、尽量使用校用邮件每个学校都有用于内部沟通的邮件系统。使用校用邮件发送信息，可以避免邮件直接被丢

8、进垃圾箱而没有被教授查收。而且，使用校用邮件可以帮助教授了解你的信息，更有利于沟通交流十、语言使用得体要记住这是一封写给教授的沟通邮件，有三点一定要注意：1、慎用表情符号，表情符号不是不可以使用， 而是在摸清楚教授的喜好之后再决定是否使用。在不了解教授之前，你可不想因为用力过猛而适得其反。2、不要使用缩写，大多流行于年轻人，且都不太正式。对于大多数的教授而言，他们还是非常看重好的礼貌的。3、不要大写大写单词有提醒注意的作用。所以很多同学都喜欢在重要的地方采用大写来突出重点。殊不知大写是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的，而且这并不礼貌。十一、不要过分殷情不要太过殷勤

9、。在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承。要做到不卑不亢，尊重教授的同时，也要尊重自己，不卑不亢方可得到对方的尊重。在知识面前，人人平等。其实写邮件并不难，只要掌握了基本的规则，做到逻辑清晰，无语法毛病，目的明确，就能够写出一封得体的电子邮件。最后附上一封例文，以供大家学习：Subject: COMM190: Advisor RequestMessage:Dear Dr. Jennings,This is Cassandra Ingalls. Im currently in your Communications 190 class, but Ive taken a

10、dditional classes of yours in the past, all of which have been very informative. Recently, I decided to switch my major to Communications, and I was hoping you might be willing to become my advisor. I realize that you must already have plenty of other students you are in charge of, but since your classes are part of the reason I decided to switch majors, I thought I would ask you first.Please let me know at your earliest convenience if you would be willing to become my advisor.Thank you very much,Cassandra IngallsCOMM190, Section 1