商务公文写作技巧,常用商务公文写作技巧.docx

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1、商务公文写作技巧,常用商务公文写作技巧商务公文写作技巧,常用商务公文写作技巧首先我们要了解什么是公文？然后才能讲解一些常用商务公文写作技巧。以下内容由整理供应。所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：吩咐、议案、确定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要。在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作安排要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相像，但是1由于公文在性质

2、、 作用上及其写作要求上的不同， 拟写时也有一些须要特殊留意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行：一、 明确发文主旨任何一份公文都是依据工作中的实际须要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清晰 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：1 、文件的中心内容是什么 ?比如相关工作的改善，主要提出目前状况怎样 ?存在哪些问题，解决方式、需帮助事项 ;再如恳求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。2 、依据文件内容，打算采纳什么文种 ?比如，汇报工作状况，是写专题报告还是写状况简报 ;针对下级来文所反映的问题，是写一2个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。3、明确文件发送范围和阅读对象。比

3、如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍阅历;是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。4、明确发文的详细要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、探讨参考、征求看法等。总之，发文必需明确实行什么方式，主要阐述哪些问题，详细要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。二、收集有关资料，进行调查探讨发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行肯定的调查探讨当然， 这也要依据详细的状况， 并不是拟写每一3份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不须要特地做搜集材料和调查探讨工作，在明确发文

4、主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为困难，还要进行详细的分析和归纳 ;如拟订篇幅较长的文件，拟订工作安排、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都须要搜集有关材料和进行进一步调查探讨工作。怎样为拟写公文搜集材料和进行调查探讨呢?一是收集和阅读有关的文字材料 ;二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作安排， 首先须要查阅去年的工作安排及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作安排等，还要探讨本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。总之，收集材料及调查探讨，是一个酝酿的过程，是为了驾驭全面的、大量的素材了解问题的各个方面， 然后经过分析思索产生一个

5、相识的飞跃。三、拟出提纲，支配结构4在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘支配、心中有数，使写作进展顺当，尽量避开半途返工。提纲的详略，可以依据文件的详细状况和个人的习惯、写作的娴熟程度而定。篇幅不长的文件，可以大致支配一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件， 往往须要拟出比较具体的提纲， 包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题， 各个大小问题的题目和要点及运用什么详细材料说明等。提纲的文字不须要许多， 也不须要在文字上推敲。当然，须要集体探讨或

6、送给领导批阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体探讨探讨和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更须要共同探讨写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互冲突的现象。5四、落笔起草、拟写正文结构支配好后，要根据要求所列依次，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中留意两点：1 、 要观点显明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题， 做到材料与观点统一。在写作当中，要留意明确观点，用语不能模糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。假如观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞

7、、缺乏依据，不易信服。而只排列材料没有显明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特殊是状况汇报、工作汇报介绍。2 、 要语句简练，交代清晰。拟写文件既要尽量节约用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要留意交代的问题清晰明白。五、反复检查，仔细修改6初稿写出后，要仔细进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的， 写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。1 、 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。2 、 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。3 、 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，

8、还要通过适当的材料表现出来。4 、 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。75 、 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。修改工作要做到仔细细致，必需有足够的耐性和精益求精的精神。几种常用的商务公文请示请示是下级向上级恳求决断、指示或批准事项所运用的呈批性公文。请示的特点一、针对性。只有本单位权限范围内无法确定的重大事项，如8重要确定、重要决策、人事支配等问题， 以及在工作中遇到的新问题、新状况或克服不了的困难，才可用 请示 行文。请示上级赐予指示、决断或答复、批准。因而 请示 具有很强的针对性。二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级

9、领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必需赐予明确的批复 回文。三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使须要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的状况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能刚好发出，就会使问题得以刚好解决。请示的分类依据内容、性质的不同，请示分为以下三种：9一、 恳求指示性请示。二、 恳求批准性请示。三、 恳求批转性请示。请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。1 、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机10

10、关名称、事由和文种构成。如 * 组关于 * 的请示 ;另一种是由事和文种构成，如关于 * 的请示2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。1、 开头。主要交代请示的理由。2 、 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的详细请求，这部分内容要单一，只宜恳求一件事。3、 结语。另起一段，其习惯用语有 当否，请批示 、 妥否、请批复 、 以上请示，请予审批 、 以上请示，呈请核准 或 以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行 。11三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。请示应留意的问题一、 一文一事的原则。二、 材料真实，不要为

11、得到领导批准而虚构状况。三、 理由充分，请示事项明确。四、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。报告报告是下级向上级汇报工作、反映状况、提出看法或建议、答12复询问的陈述性上行公文。报告 是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容， 以概括叙述为主要的表达方式 . 报告 是行政公文中的上行文种，撰写 报告的目的就是为了让上级驾驭本单位的状况， 了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能刚好赐予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策供应依据。下情上达 是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主， 要客观的反映详细状况， 不要过多的采纳争论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、

12、不宜用指令性语言。报告的特点：一、报告的目的为了向上级汇报工作、状况、建议、答复等，它不直接恳求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区分之一。13二、报告中一般不提建议或看法。假如的确须要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或看法， 可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依靠或附属于批转机关。三、报告在内容上不像 请示 那样有 一文一事 的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较困难。四、报告广泛运用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级刚好汇报工作、反映问题、提出建议，

13、也是下级机关必需履行的一项工作制度。报告的种类报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。14写法报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法一、 汇报性报告汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映状况的报告，一般分为两类：1 、 综合报告。这种报告是本单位工作到肯定的阶段，就工作的全面状况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展状况，成果或问题，阅历或教训以及对今后工作的看法或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。152 、 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。二、 答复性报告这种报告

14、是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或状况。三、 呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的依据或目的以及与文件、物件相关的事宜。四、 例行工作报告16例行工作报告是下级向上级，因工作须要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。公告公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。公告的写法公告是一种肃穆、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。一、 标题。公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文17;二是发文机关和文种

15、 以上两项，多用于政府机关 ;有的只有文种，如公告，标题之下，有时可依公告单独编号。二、 正文正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用特此公告作为结语。三、 落款及日期公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。18会议纪要会议纪要是一种记载、 传达会议状况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。会议纪要通过记载会议的基本状况、 会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神， 以便使与会者统一相识， 会后全面照实

16、的进行传达组织开展工作的依据。同时 会议纪要 是可以多向行文， 具有上报、下达以及同级单位进行沟通的作用。会议纪要的写法会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：19一、 首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如 * 公司 * 会议纪要。二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。1 、 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参与人员、会议形式以及会议主要的成果。2 、 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议状况和会议结果，写作时要留意紧紧围绕中心议题，把会议

17、的基本精神，特殊是会议形成的确定、 决议精确的表达清晰。对于会议上有争议的问题和不同看法，必需照实予以反映。三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。20电子公文随着网络化的发展， 公文通过 E-mail 的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的改变， 但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件简单被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。电子公文的写法电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。一、 收件单位 / 人二、 抄送单位 / 人三、 主题。相当与公文的标题，如关于* 请示、关于 *21报告。四、 事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等 (与日常公文协作方法一样 )，若供应相关文件或报告等，可以附件方式发送(注明 )。五、 落款。署名及成文时间递交程序以递交直属领导为宜。22  下载文档  保藏  共享 赏  0 第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页