2022公文文种选用的基本依据及使用中应特别注意的问题.docx

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1、2022公文文种选用的基本依据及使用中应特别注意的问题 公文是一个集合概念，它是由若干详细种类组成的。由于这些种类的性质不同、作用有别，即为每一详细的公文种类分别给予一个详细的名称，诸如通知看法报告请示总结安排等，这就是公文的文种。一、精确选择和运用文种是公文写作的首要环节作为公文起草者，我们在受领了领导交办的一项拟文任务之后，首先应当做的倒不是抓紧去搜集材料，考虑谋篇布局，琢磨运用语言等等，而是必需将文种确定精确。因为公文不同于一般文章，也不同于学艺作品，公文不是用来供人观赏的，也不是用来传递一般性信息的，更不是用来处理个人私务的，而是党和国家机关以及企事业单位用来传递策令、指挥工作、沟通信

2、息、沟通阅历的重要工具，既是一个实实在在的处理公务的工具，又是一个具有极强的法定效力与非常严格的规范体式的文书，因此，即便你的文件写得再精致，假如文种选用错误，例如原来应选用通知，却运用了通报，原来应当选用请示却运用了报告，原来应当选用函却运用了请示，原来应当选用决议却运用了纪要，原来应当选用广告启事却运用了公告通告等等，由于错用了文种，就会一错百错，虽精致但却无济于事，它干脆关系到行文的目的能否得以顺当实现，影响到公文的质量和效用的发挥，因此，公文起草者必需将文种的选择和运用摆到突出位置，切实加以重视。二、公文文种选用的基本依据那么，在公文写作中应当如何精确选择文种呢？依笔者之见，应主要考虑

3、如下几个方面因素：（一）依据现行公文法规规定。即党政机关公文处理工作条例，其中对所列举的15个主要公文文种的用法均作出了明确规定，公文撰写者对此必需娴熟驾驭并仔细遵照执行。这15个文种名称，按规定要求只能单独行文，而且要采纳国家标准的公文格式，因此，不能随意对不同的文种名称随意缩减或者合并运用。实践中有时见到的诸如申请报告请示报告看法报告总结报告告示之类的复合文种，就是将两个具有不同功能的文种随意合并或者缩减运用，而这明显是不肃穆的，也是不合规范的。（二）依据制文机关的职权范围。有些公文文种，在运用权限上有明确的或约定俗成的规定，制发公文时切莫乱用。例如吩咐（令），依据有关规定只有国务院及其各

4、工作部门以及地方各级政府有权制发，至少是县级以上的人民政府才有权制发吩咐（令），而各级地方政府的工作部门就无权运用。因此，国务院各部委可用公布令发布部门行政规章，而各级地方政府的工作部门发布内容类似的规范性文件只能用发布性通知。再如公告，法规中规定其适用于向国内外宣布重大事项或者法定事项，而且它的制文机关的级别很高。但从实践来看，对公告的运用相当混乱，有人以为公告就是公开告知，纯属望文生义。需知公告的公与公安公文等词语的公含义相同，所代表的是党和国家，也就是说，只有党和国家的高级管理机关才有权制发公告，一般机关尤其是基层的企事业单位无权制发公告。但在实践中，不仅党和国家的高级管理机关运用，一般

5、的企事业单位也在用；所涉及的内容事项既有法规中所规定的重要事项和法定事项，而且也有一般性事项，甚至有的单位还用公告来规定门卫制度，显得很不肃穆。由此可见，公告文种只能由高层国家机关及被授权的特定机构用来发布重大事项和法定事项，基层机关和一般单位则没有资格运用这一文种。基层政府的职能部门如欲在本辖区发布职能业务方面的事项，应当运用通告。再如议案，没有议案提出权的机关是根本无权写作的。（三）依据发文机关与受文机关之间的组织关系。对于公文文种的选择和运用，还要依据不同的行文关系进行，要考虑到与受文单位之间的组织关系。假如受文单位是自己的上级机关，则可选用的文种只能是请示报告看法议案；假如受文单位系自

6、己的下级机关，则可选用的文种较多，主要有确定吩咐（令）决议通知通报批复看法等等；假如受文单位是与自己没有隶属关系的机关，则所选用的文种一般用函。例如某省卫生厅拟行文恳求批准事项，主送机关若是本省人民政府，就应当运用上行文种请示；若主送给本省人事厅，则应运用属于平行文种的恳求批准函。（四）依据发文机关的行文目的。这就是说，文种的选择和运用还要受到不同的行文目的的制约。假如发文机关已经明确了文件的主送机关，即确定了行文关系，那么选用何文种主要看行文目的。例如某省教化厅拟向本省人民政府行文，行文目的若是汇报工作、反映状况或答复询问，就应运用报告；若是为了恳求指示或批准，就必需运用请示；若是就某一重要

7、问题提出见解和处理方法，就应运用看法。（五）依据约定俗成的文种运用习惯和阅历。有些时候，运用以上几点依据还不能够最终确定文种，那么这条依据就显得尤为必要了。例如，某行政机关拟嘉奖某些人员，依照党政机关公文处理工作的规定，吩咐、确定和通报这3个文种均有表彰嘉奖的职能，那么如何取舍?在这种状况下，则应着眼于嘉奖的性质、种类、级别以及公示范围等详细状况，同时结合长期以来本系统、本机关文种运用的习惯，方能恰当选用相应文种。再如，一些党政机关向下级布置工作，也必需依据运用习惯和阅历在确定、看法和指示性通知等几个文种中做出选择。总之，选用文种应当慎重行事，切不行随意而为。公文撰写者只有把发文机关的行文目的

8、、职责权限、与受文机关之间的行文关系及所选用文种的运用规定、运用习惯诸种因素综合起来考虑，才能精确无误地选择运用公文的文种。三、公文文种运用中应当留意的问题当前，对于公文文种的选择和运用，应当特殊留意以下几点：（一）要完整精确地学习领悟党政机关公文处理工作条例中有关文种运用方面的规定。例如，对通知的适用范围删去了原有发布规章的内容表述，为此，有的人就提出不能再运用通知squo;来发布规章，而应采纳公布令squo;。这种讲法是不精确的，也是不符合实际的。我们万万不行如此抠字眼式的简洁机械地理解公文法规的任何一个条文。例如党政机关公文处理工作条例在正式印发时运用的就是通知，恰恰没有运用公布令，道理

9、很简洁，就是因为条例的发布是在各级党政机关内部行文，不是公布于全社会。假如认为条例关于通知的适用范围规定中删去了发布规章的内容，就再也不能用通知来发布规章，只能运用公布令，那么数以千万计的地（市）级以下的政府、部门以及国有企业、事业单位制订的类规章性文件又用什么来发布呢？莫非也用公布令吗？（令的运用不但在法律上而且特殊是在习惯上都是有严格限定的）。当然不行，还是采纳通知为宜。对于报告文种的运用也是如此，条例中仍未就有关提出看法或建议的内容作出规定表述，据此，有的人就认为建议报告也不能再用，而统由看法取而代之。这也是一种偏面之见。上行的看法不同于建议报告，前者所面对的必需是新、大、难的问题，而后

10、者所面对的范围要远远大于前者，可能是重大问题、难点问题或者一般问题，但不肯定就是新的问题。总之，我们必需从鲜活且又纷繁困难的公文工作实际去考虑文种的运用问题，做到完整精确地理解党政公文法规的每一条规定精神。（二）要精确把握公布令的运用限度。公布令的制发者，必需是具有制定、发布行政法规、规章权的国家机关。如国家行政法规的制发主体是国务院，部门规章由国务院各部门制发；政府规章即地方人民政府制发的规章，由省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的城市、安排单列市的人民政府依据法律、行政法规和地方性法规而制定。以上行政法规和规章均可运用令来发布。除上述以外，一些地区、部门

11、依据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的类规章性文件，不得运用公布令，而应当用通知予以发布。在实践中我们见到某始终辖市的经济技术开发区管委会，对自己制定的规定运用令在媒体上进行发布，明显值得商榷。（三）不要把函遗忘，偏爱请示。党政机关公文处理工作条例中明确规定：函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，恳求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门恳求审批事项，均应运用函这个文种。切不行因为自己有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要经费、要物资、要机构、要编制、要人员、要政策实惠等），不问是否有无隶

12、属关系，一律要对方写出请示，然后自己对其也以批复相待之。这与条例的规定明显是格格不入的，要知文种本身体现着严格的权限。例如：（1）某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应菜篮子工程的须要；（2）中国重工船舶总公司所属一个造船厂给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨海晶大厦的建设用地；（3）某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在滨湖垦区增建一所小学。（4）××市公安局拟购置50辆福特全顺牌商务用车，向市财政局行文，将标题拟为关于拟购置50辆福特全顺牌轿车的请示。这些都是拿着请示当函用。根据新条例的规定精神，向有关主管部门恳求批准事

13、项应当运用函。财政局、土地规划局、文教局、财政局等都是地方行政主管部门。市科委与市财政局是平级单位；造船厂与市土地规划局相互之间无隶属关系；区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，市公安局和市财政局都是市政府领导下的平级单位。它们之间都不是上下级领导关系，也不存在上下级的业务指导关系，因此，根本不存在运用请示的问题（请示是向上级机关恳求指示、批准时运用的文种）。为什么会出现上述状况？有的是出于对函与请示的运用规范驾驭不准造成的，但也有的是明知不对，不得已而为之。因为这样有利于申请事项获得绿灯，完全是出于无奈。比如，前述几例，对方回复时都运用的是答复下级机关请示事项的批复，

14、由此可见对方是如何偏爱请示了。在实践中，确有不少类似事项因为运用了函而被收文单位退回的现象，而一旦改用了请示，就会立刻得到对方的恩准。由此可见，请示与函文种运用的规范化问题，任重而道远。（四）要全面理解看法文种的多重功用。看法这一文种对我们广阔公文工作者来讲并不生疏。人们对它的运用，过去主要是向上级机关反映自己管辖范围内有关工作的看法，要求上级加以支持或批转，现在，看法也可用于向下级机关指导工作，即对重要问题提出见解和处理方法，要求下级贯彻办理。还可以用于向不相隶属的机关单位行文，就办理和解决某一问题或事项提出见解和处理方法。这就是说，看法文种在行文方向上具有不确定性，对上、对下以及对不相隶属

15、的单位均可运用，这是看法文种的一个突出特征。（五 ）请示与报告必需严格分开。二者虽同属上行文，但相互之间却有着严格的区分。比如，报告对上级没有确定性的批复要求，而请示则相反；在行文时间上，报告是事前、事中或事后皆可行文，而请示只能是事前行文；上级对下级报送的报告，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理；而请示则不然，不论上级机关对所请示的事项同意与否，都应刚好做出回复，但回复时所运用的文种是批复而不是批示。（六）要留意区分正式文种非正式文种的运用界限所谓正式文种，也叫主要文种，是指党政机关公文处理工作条例所规定运用的15个文种名称；除此之外，在机关单位的公文写作实践中所运用的大量事务性文

16、书包括安排体公文，如规划、纲要、规程、方案、支配、准备、设想、预案等等；总结体公文，如工作总结、述职报告、述廉报告、典型材料、调查报告；礼仪体公文，如欢迎词、答谢词、欢送词、贺词、唁电；书信体公文，如感谢信、慰问信、表扬信、倡议书、公开信；凭证特公文，如组织鉴定、干部人事考察材料、大事记、协议书等等；会议体公文，如开幕词、大会工作报告、闭幕词、会议简报、领导讲话等等。种类繁多，素无定目。正式文种与非正式文种，由于法律地位的不同，确定了非正式文种在行文时，不能运用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。根据人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种

17、做它的载体，采纳复体行文的方式，载运着它行文，我们通常称这一载体为文件头。文件头大都由吩咐（令）、通知（下行时）或报告（上行时）来担当。假如非正式文种在行文时不按上述做法，而是运用正式文种的行文格式，并天马行空，独来独往，那就犯了拿着非正式文种当正式文种运用的错误，如下例文：1.××石化总厂炼油分厂201*年工作总结××石化总厂：（正文略）××石化总厂炼油分厂（盖章）201*年1月7日本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页