高校财务档案规范化建设路径.docx
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1、高校财务档案规范化建设路径 摘要:随着高校教育改革的不断深入,对高校财务档案管理也提出了更高要求,新形势下,高校财务档案管理应该按照规范化标准,解决当前高校财务档案管理信息不全、立卷不规范、程序不合规问题,并结合高校财务档案管理具体需求,实现档案规范化建设的信息化路径、制度化路径和协同化路径,并为高校财务档案规范化建设提供人力、物力、制度保障,进一步提升高校财务档案管理效果。 关键词:高校;财务档案;规范化;实现路径 随着财务信息化的不断发展以及高校财务改革的需要,原有的高校财务档案管理方式正严重影响高校财务管理的发展,因此有必要将财务档案管理与信息化进行有效结合,进一步提升高校财务管理规范化
2、水平,推动高校财务管理改革创新,更好的服务高校发展。 一、高校财务档案管理现状 1.信息不完整。随着高校改革的不断推进,高校财务管理职能在不断延伸,高校财务管理的业务范围也在不断拓展,除了传统的计凭证和报账表以外,高校财务档案还参与到了高校各类经济活动之中,但由于高校财务档案管理人员没有及时地适应时展变化,对于高校财务档案新拓展的业务范围档案资料收集不全面,导致部分经济活动缺少财务档案佐证。2.立卷不规范。当前在高校财务档案管理过程中很多档案仍然以纸质档案为主,这些纸质档案在分类整理之后,还需要按照相关制度立卷。很多财务纸质档案虽然进行了封粘,但缺少会计人员签章,部分档案封皮项目信息填写不全,
3、而要想对这些信息不全的档案进行利用,需要重新查阅里面的相关材料,容易破坏原有的档案顺序,不利于后期保管存放。还有部分高校财务会计档案摆放混乱,会计档案移交缺少移交清单,没有按照档案管理制度将永久和定期分类,部分档案销毁不及时,财务档案立卷不规范等等,这些问题都在很大程度上影响了高校财务档案管理工作的顺利开展。3.程序不合规。按照高校财务档案管理要求,财务档案在收集、整理、立卷、保存和销毁过程中需要遵循一定的程序。但从当前看高校财务档案在立卷移交和销毁过程中还存在程序不规范问题。从立卷程序看,没有严格按照“统一分类、统一管理”的要求对财务档案进行立卷,存在卷随意性问题。从移交程序看,高校财务档案
4、在移交之前没有做好准备工作,在移交过程中没有专人监管,移交后事项办理不清晰,一旦后期发生档案丢失问题,难以根据档案移交程序追责。从档案销毁程序看,存在财务部门与档案部门配合不严密,档案销毁过程中缺少专人监销,部分涉密档案销毁没有严格执行保密要求,档案销毁没有按照程序审批进行,部分档案以废品变卖的形式替代了集中销毁。 二、高校财务档案管理欠规范的成因分析 1.思想认识亟需更新。一方面,高校领导对于财务档案管理重视程度不足,认为高校财务档案管理工作简单,只需要接收纸质档案并将这些纸质档案保存到销毁为止,没有看到高校财务档案信息的利用价值,因此对于高校财务档案相关工作支持力度不足,没有给予高校财务档
5、案改革必要的政策支持和资金帮扶,也没有为高校财务档案落实的软硬件设施,导致高校财务档案信息化工作难以有序推进。另一方面,高校财务档案管理人员对于高校财务档案管理还存在错误思想认识,缺乏责任意识和服务的主动性,认为高校财务档案管理工作只是配合财务工作开展,能够发挥的作用十分有限,一旦在这种思想引导之下,就容易出现档案信息收集不全,立卷不规范,程序不合规等问题。2.约束机制缺乏效力。一方面,当前高校财务档案管理制度更多是从宏观层面对相关工作进行规定,缺少可操作性和指导性,因此在制度落实过程中缺少有效抓手,难以发挥出档案制度的硬性约束作用。另一方面,虽然高校在财务档案管理过程中已经在制度建设方面做出
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