会务接待流程.docx

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1、会务接待流程 会务接待流程 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密安排：每项任务均须制订周密的工作安排。 （四）逐项落实：安排的每个环节、步骤均须严格落实。 二、会前打算 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成会务接待方案。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以

2、下基本内容： （1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程支配（会议日期、天数、议程、活动支配等） 注：日程支配形成会务指南。 （5）会议经费申批：依据会议概况，根据神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括： （1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期支配 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物

3、品等） （8）会议回执（附表2） （9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名状况，形成会议代表登记表（附表3），制作会议名册。登记内容应包括： （1）单位 （2）姓名 （3）职务 （4）性别 （5）民族 （6）到达航班与到达时间 （7）是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订会务接待指南。 （四）选定会议地点 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：联系几家宾馆（从前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括： （1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位） （2）设施（客房

4、、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐 （3）服务（办会阅历、餐饮质量、服务看法等） （4）交通（便利与否） （5）当期有无接待实力 3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，马上完成以下工作： （1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣 （2）依据会议预算在财务借款 （五）打算会议材料、用品 1.责任人：两组分工协作。 2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括： （1）会议代表名单（附房间号） （2）日程支配，各项活动地点及留意事项等 3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应打算的会议用品包括：

5、 （1）会场条幅（或现场LED显示器） （2）会议代表证 （3）与会领导桌签 （4）文件袋、笔记本、笔 （5）录音笔、照相机、摄像机 （6）便携机、打印机及纸张、投影仪（依据须要） （7）花卉、水果及便利食品（可由宾馆打算，或自行购置、分发） （8）药箱（备常用药品） （9）现场平安帽的打算 （六）餐饮支配 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作： （1）吃饭人数 （2）包间预定 （3）烟、酒水打算 （4）饭后车辆支配 （七）会场支配 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域打算，尽早落实以下工作： 会议室 领导临时休息室 各

6、次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会、座次支配、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪 （八）文体活动支配 会后去周边旅游景点应按实际时间支配。 （九）房间支配 1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、支配房间，包括： 房间内水果、烟、矿泉水摆放。 三、会中服务 （一）接站 （二）签到 1.在正式报到前日，应完成以下工作： （1）将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆 （2）统一领取代表房间钥匙 （3）花卉、水果等分发到各房间 2.签到工作包括以下环节： （1）在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌） （2）在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到 （3）确认返程日期及订票 四、会后收尾 （一）退房、送站 （二）纪念品的发放 会务接待流程 会务接待 客人来访会务接待流程及标准 会务接待版 会务接待方案 会务接待方案 会务接待礼仪培训 会务接待方案篇 会务流程支配 会务支配流程 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第8页 共8页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页