浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议.docx

《浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议.docx（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议摘要：企业公文，是企业单位在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。公文在企业中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。企业的经营方针、政策，上级的指示、工作部署，下级的请示和看法反馈，各单位之间工作的协调、联系等大多是通过文件来传达的。另一方面，公文还蕴含企业文化及企业形象，若企业公文处理不规范出现差错的话，则会为企业带来的不良影响，基于造成不必要的麻烦。所以公文处理是我们最重要最基础的日常工作，其显著特点是行文的规范化、制度化和标准化。现结合工作实际，列举企业公文写作中较常出现的错误，并提出改进建议，以提

2、高企业公文处理的质量。关键词：公文写作 常见错误 改进建议为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2022年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式（下称格式）国家标准（GB/T 10104-2022）。该标准于2022年7月1日起正式实施。此标准是对国标国家行政机关公文格式(GB/T 10104-11019 )的修订，是党政机关公文规范化的重要依据，适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。新标准发布施行后，省政府和省政府办公厅，市政府和市政府办公室先后下发了一系列有关规定和方法，明确了公文起草、报送和办理的基本原则与详细要求。但

3、不少单位和部门在制发文件时，并没有严格根据规定、要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，甚至出现了一些常见的错误。一、企业公文普遍存在的错误（一）文种的选择不当企业公文中最常用的主要文种有“确定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“方法”等。而在平常的工作中，较常见的文种选择不当主要是，应当用“公告”的文件用“通知”，应当用“函”的文件，却运用了“通知”或“报告”。如：企业与同等的或不隶属的单位之间的联系工作，应当用“函”，而不能用“报告”或“通知”；如xxx社区选举委员会面对本社区发

4、布的关于组织参选居民登记工作事项的公文，应当用“公告”而不是“通知”。（二）文件格式不规范、得体企业公文格式的不规范、不得体，应当依据企业公文格式一般包括：公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报（抄送）机关、签发人等要素。最常见的主要问题有：1.标题没有精确、简要地概括公文的主要内容和标明公文种类。俗话说：“看报看题，看书看皮。”“标题引人看，新闻活一半”，这些都充分说明白标题的重要性。而企业中的许多公文都仅用“通知”两字，使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题，甚至于让受文者无法直观推断公文的重要性。2.未标注公文编号。在格式中明

5、确指出公文编号的作用，其在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号运用。公文编号的运用，在企业中不但起到便于归档的作用，同时起到文件发文单位或部门的标识作用，这样有利于在第一时间区分发文性质和更好的理解发文内容。3.签发人的标注。日常企业公文中，并非全部的公文都要明确签发人，但是请示或报告类的公文则必需明确印有签发人名，其主要作用在于让上级审批领导了解下级单位谁对上报事项负责，起降低疑问和提高审批速度的作用。4.单位印章运用混乱。印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，必需按规定正确运用。在现在的企业中，由于有许多是集团公司的下属单位，而在日常的公文中，我们不难发

6、觉公文的表头有集团公司与下属公司名称同时存在。而在发文中，有些企业用集团公司的印章来发下属公司的一般性公文的状况时有发生。单位印章运用的不规范，不但会让员工陷入混乱，同时也可能为企业带来不必要的麻烦。5.公文的附件标注乱。公文的附件,是附在主件、正件之后,对文件内容起协助说明和补充作用的图文材料,是整个公文的有机组成部分。公文如有附件的应当附注在正文之后，发文单位名称之前，并注明附件的名称和件数，且名称应为全称并与附件名称一样。而企业公文中对附件的标注经常是五花八门，无论是位臵，字体，还是方式都具有随意性，不合规范。（三）公文写作不规范企业公文写作的不规范，最突出的问题体现在公文结构、内容、版

7、面的不完整上。1.结构缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主体、版记的完整，在这三项中缺一不行。在平常的工作中，不少企业时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少发文号；有的文件没有红色下划线；有的附件项被臵于版记部分，或被臵于生效标识之后；有的附注项则臵于生效标识之前，或臵于版记的范围内；有的甚至就没有运用页码，等等，这些错误导致公文的执行过程中产生了很多不必要的麻烦。2.内容缺乏完整性。公文内容完整性主要是指公文的主体部分要阐述明白、清楚，前后呼应，上下连贯，表述完整。例如，公文人名（如：用“刘总”的简称代替“刘xx总经理”）、日期不完整或汉字与阿拉伯数字混用（

8、如：把“二零一三年”写成“二0一三年”）、单位名称不全或错误（如： 以“粤锦集团公司”代替“广东粤锦集团有限公司”）等问题也应予以避开。3.版面缺乏完整性。公文版面是否规范化干脆影响企业管理水平的规范程度。在许多日常企业公文中，经常忽视了这一点。例如：有些“通知”公文的“通知”两字用的是一号或小初的字体，正文用的第一段是二号字体，其次段用四号字，甚至于把部分字眼着重用粗体等，这样都让公文各部分显得格格不入。而有的公文，没有对文字进行两边对齐，各行的最终参差不齐；有的序号采纳自动格式，数字与文字相差几个空格；有的各个段落的单元格不一样，或单元格过大（如运用1.5倍行距等）；有些公文中的标题部分未

9、作加粗及用黑体字使之醒目：有的正文与落款相距十几行，且全靠在右边，等等，此类问题不同程度地影响了公文的美观、整齐与清楚，也应引起留意。（四）语言表达不规范企业公文的语言表达不规范，最突出表现在两个方面。一是公文的语言不够精确与完整。所谓精确性，就是指表意清晰明白，准确无误，不产生歧义。企业公文语言之所要求精确性和完整性，是因为公文写作的目的就是要使受文者精确接受作者的旨意，以便指导实际行动。因此，我们在公文写作时，必需反复推敲，细致斟酌，细心选择词语和辨别词义，尤其是一些关键词，一个字也不能差，必需表述精确到位。二是公文的标点运用不符合标准。在企业文书中，对于标点符号运用的不恰当普遍存在于冒号

10、、顿号、逗号的运用。如：段落中的第1点应当为“1.”而不是“1、”或“1：”；而在一些公文中，因没能正确运用标点符号在句子中的位臵，而让受文者产生歧义，造成意思理解完全不同的状况也时常出现。因此，我们在公文写作时，肯定要留意用词的精确与完整，以及标点符号的正确运用，以免造成不良后果。二、提高企业公文处理水平的建议企业公文出现上述问题，主要有以下几方面的缘由：一是对企业公文文种的正确运用相识不深，二是审核把关不严格，三是办文人员公文写作水平有限。为规范公文文种运用，提高公文处理质量，应着重从以下三方面深化相识，改进工作，提高水平。一是严格区分企业公文文种的运用。办文人员应驾驭如“确定”、“决议”

11、、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“方法”等企业公文中常用文种的正确运用实力，区分它们的不同，以免错用文种。二是办文人员的公文处理实力。从肯定意义上讲，办文人员的公文处理实力干脆确定公文质量。企业要重视办文人员的选定及培育工作，选择具有专业的公文写作实力的人员从事该项工作，而办文人员也应在工作中时刻保持加强公文写作水平，不断提高公文处理实力。三是审核人员的严格把关。各层级的审核人员在公文审核中要严格把关、精益求精，订正公文处理工作中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。对于不符合规范的公文要赐予退回，要求重

12、新拟定，把好公文质量关。三、结论企业公文是生产经营、改革发展中形成的具有法定效力和规范体式的文书，对内贯彻企业经营方针政策、指导部署和商洽工作、反映和报告状况、施行管理措施、总结和沟通阅历的重要工具，对外代表了企业的脸面，体现企业的形象与管理水平。所以，任何企业都应重视本企业中公文处理的问题，寻求改善的方法，提高公文处理质量。参考文献：1.李春树，企业办公室文书写作规范与经典范本大全，中国纺织出版社（2022.01.01）2.肖文键，办公室写作精要与范例好用大全，中国华侨出版社 (2022-03)3.谢亦森，大手笔是怎样炼成的:资深老秘书的公文写作秘笈(实践篇)，长江文艺出版社 (2022-02)4.郝惠文，企业文书写作规范与经典范本，化学工业出版社 (2022-01)5.张立章，企业好用文书写作与范例，清华高校出版社、北京交通高校出版社 (2022-05) 第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页