2022年公司文件管理制度 .pdf

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1、公司文件管理制度（草案）第一章：总则为减少发文数量， 提高办文速度和发文质量， 充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。第二章：文件管理一、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件管理，有效为公司发展服务。二、办公室是公司公文处理工作的管理部门，负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。三、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。第二节：文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的

2、强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知” 。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“

3、批复” 。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函” 。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要” 。九、联络单。用于公司内部跨部门协同办公时进行信息反馈，相关人员会签完之后再提交给起草人，在由起草人按照工作完成情况选择结束流程或提交上级继续审批。第三节：文件格式一、公文一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（平级部门）、抄报（送上级） 单位（部门） 、印发部门（发至下级部门）、张贴（公布栏）和时间等部份组成。二、密级分为“” 、 “” 、 “” 。三、紧急程度分为“加急” 、 “急件”

4、 。四、公文标题应准确、简要概括文件的主要内容。五、发文字号包括代号、年号、顺序号。六、公司发文代号为“* ” 。内发文件对全公司具有效力，对精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 外发文应表公司的整体意志。七、上报公文应在首页注明签发人姓名, 签字后原件存档。八、公文内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码，重要文件须拼页骑缝章。十一、文件对外须经盖章，对内主管、领导签

5、字方为有效。十二、发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。发文由办公室统一编号。文件管理内容主要包括： 上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。（另备：公文格式规定审核稿一份）第三章：收文的管理第一节：公文的签收一、凡来公司公启文件（除公司领导专启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。 在签收和拆封时， 收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。 对于口

6、和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 二、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第二节：公文的编号保管一、办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管并建立台账。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正

7、常手续。二、 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。第三节：公文的阅批与分转一、凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后， 由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。二、一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。三、为加速文件运转， 机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门， 如关系到两个以上业务部门， 应按批示次序依次传阅，最迟不

8、得超过2 天（特殊情况例外）。第四节：文件的传阅与催办一、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。二、阅读文件应抓紧时间， 当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2 天， 阅后应签名以示负责。 如有领导“批示” 、 “拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示

9、办理有关事宜。三、阅文时不得抄录全文， 不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。四、文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。五、办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。六、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - -

10、 -第 5 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 收文管理程序及要求第四章：发文的管理第一节：发文的规定一、全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、 向下发送正式文件， 一般的工作联络单除外。二、各群众团体、 部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文， 则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。收文检查编号阅批传阅归档公启文件上级文件信封文件文号编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批示拟办意见签名收回保管精品资料 - - - 欢迎下载 - - - -

11、- - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 三、 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由董事长批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。第二节：发文的范围一、凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。二、公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖

12、惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。三、公司上行文、外发文主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 同级单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、 物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。四、 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后， 由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 27 页 - - - - - - - -

13、 - - 五、凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。六、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查） ，不用公司名义发文。七、发文办理程序：（一）董事会发文：董事会办公室拟稿董事长核准董事会办公室统一编号打印盖董事会章发文备案（二）公司内部发文 : 经办人拟稿部门经理审核主管副总经理核准办公室统一编号打印盖章发文备案（三）公司对外发文 : 经办人拟稿部门经理审核主管副总经理复核总经理核准并签发办公室统一编号打印盖章发文备案二、发文需按以下分类详细填写文件审批笺：董事会发文：董事会文件审批笺；公司发文：

14、文件审批笺；一份审批笺只对应一份草拟公文。（另备：公司发文制度审核稿一份）第五章：文件的立卷与归档第一节：文件的归档范围精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 一、凡下列文件统一分别由办公室负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等； 总经理办公室、厂务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记

15、录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 有保存价值的资料、记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。二、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第二节：立卷要求精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名

16、师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 一、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。二、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第六章：文件的销毁一、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。二、经审核同意销毁的文件，应派专人监视销毁。发文流程及要求提出申请草拟初稿修改会签批准打印清样校对印刷分发情况确

17、定条理清楚文字简练审阅定稿文件标题发送范围印刷份数确立方案拟稿审稿发文存档精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 送发公文登记簿日期文号主题发送部门签收部门备注精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 11 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 公文格式规定（审核稿）第一章总则第一条为规范台州宏得利树脂有限公司（以下简称

18、公司）的公文格式，提高办文质量，特制订本规定。第二条公司综合管理部为公文格式的归口管理部门，并负责其他部门文件格式的指导工作。第三条本规定适用于公司所属各部门，各部门遵照执行。第二章公文格式第四条公文格式按照公司行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。第五条标准公文格式（附件）标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体.5 倍行距为准。（一）公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4 到 1/3。1发文单位标识由发文单位全称或者

19、规范化简称加“文件”组成。 发文单位标识一般用小初号宋体居中排列。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 12 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 2发文字号主要分为公司发文字号、职能部门发文字号两类。发文字号包括公司（职能部门）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。（1）公司发文字号由公司代字（ +文种）+ 发文年份 + 发文顺序号组成，如“台州宏得利20121 号

20、” 。（2）在公文种类、数量比较多的情况下，可以在发文字号中加上“文种”并按以下规定执行：a. 指令（令）、报告、请示、函、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令” 、 “告” 、 “请” 、 “函” 、 “纪” ，如“台州宏得利（令）20121号” 、 “台州宏得利（告）20121 号” 、 “台州宏得利（请）20121 号” 、“台州宏得利（函） 20121 号” 、 “台州宏得利（纪） 20121 号” 。b. 决定、决议在发文字号中的文种统一采用“决” ，如“台州宏得利决20101 号” ；c. 通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通” ，如“台州宏得利通20101 号” ；d. 批复

21、在发文字号中的文种可标识为“复”，如“台州宏得利复20101 号” ；若使用简复单的，在发文字号中的文种可标识为 “简复” ，如“台州宏得利简复 20101 号” ；e. 专题会议纪要在发文字号中的文种可标识为“专题纪” ，如 “台州宏得利专题纪 20101 号” 。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 13 页，共 27 页 - - - - - - - - - - （3） 职能部门发文字号由公司代字+职能部门代字（+文种）+发文年份 +发文顺序号组成， 如“台州宏得利综管 20101 号” 。

22、职能部门会议纪要等的发文字号中需标注文种，如“台州宏得利综管纪20101 号”等。5发文字号与公文标题之间用红色实线（粗细为磅）相隔。（二）公文主体是指对红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。1公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。（1）公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号；（2）公文标题应位于红色横线下方空1 行处用小二号宋体书写，并居中排列。2主送单位是指公文的主要受理对象，提供公文原件。（1）主送单位应使用全称或者规范化简称、

23、统称。若使用规范化简称或统称的， 应将主送单位名称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈报之下）、抄送之上，标识方法同抄送。（2）主送单位应在标题下空1 行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。3公文正文在主送单位名称下行处，每自然段左空格，回精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 14 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。4公文附件目录应附在正文下空1 行处（发文单位前），左侧空2 格标识“附件”，后标全角冒号和名称，并注明附件

24、顺序和名称。（1）附件名称后不加标点符号。（2）若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识。（3）附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件 2” ，若有多个附件需标识序号。5发文单位应在正文下至少空1 行靠右侧书写。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施加以解决， 务必使发文单位、 印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文” 、空白页加盖印章等方式解决。6公司内部行文中，一般需在发文字号同一行右空1 格签注签发人；指令（令）等下行文一般需在发文单位正下方、成文日期正上方用手写体签注签发人。 （详见附件 1）7成文日期应以负责人签发的日期为准。（

25、1）成文日期应在发文单位（或手写体签发人）正下方用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。（2）联合行文以最后签发人的签发日期为准。8公文应当加盖印章。印章刻为： “受控文件”字样（1）单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，下压发文单位和成文时间。 当印章下弧无文字时， 采用下套方式，精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 15 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。（2）联合

26、行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间），主办单位印章在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。（三）公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单位（呈报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。1公文应当在成文日期（或附注）下空行顶格用四号黑体标注主题词，后标全角冒号。（1）主题词一般由 3 个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后标类属词：a. 类别词有行政、人事、财务、营销、工程、设计、客服、项目等；b. 关键词可从公文标题中选取最关键的1 个词目。c. 类属词有指令（令）、决议、决定、通知、通报、报告、请示

27、、批复、意见、函、纪要等。（2）主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空格。词目后不加标点符号。2 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，提供公文复制件。（1）抄送单位应当使用规范化简称、统称。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 16 页，共 27 页 - - - - - - - - - - （2）抄送给平级，可写“抄送”某某。（3）抄送部门应在主题词下1 行，左空 1 格标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。3印发栏（撰稿、核

28、稿）在抄送单位下行，左、右页边各空1 格标识。4主题词与抄送部门及印发栏之间用平行细实线（粗细为0.75磅）相隔。第六条简化公文格式（附件2）简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分，省略标准公文格式中的眉首 （保留发文字号， 并将发文字号移至正文标题正下方） 、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。第七条对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。第八条公司内部行文中，公文格式按照以下规定执行：（一）指令（令）、决议、决定、通报的行文格式采用标准公文格式（附件 1） ；（二）报告、请示、批复、意见、函的行文格式可采用简化公文格式（附件 2） ；（三）通知的行文格式按照以下要求

29、执行：1以公司名义下发（加盖公司印章）的通知，采用标准公文格式精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 17 页，共 27 页 - - - - - - - - - - （附件 1） ；2以职能部门名义 （加盖职能部门印章）在本部门下发的通知，采用简化公文格式（附件2） 。（四）会议纪要的行文格式按照以下要求执行：1. 以公司名义下发（加盖公司印章）的会议纪要，采用标准公文格式（附件 3） ；2. 以职能部门名义（加盖职能部门印章）在本系统下发的会议纪要，采用简化公文格式（附件3） 。精品资料 - -

30、 - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 18 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 附件 1 标准公文格XXXXXXXXXX有限公司（发文单位标识一般为红色小初宋体加粗，字间距缩放 70% 、加宽5磅，居中；空1行）有限公司 X2012 X号（四号仿宋，居中）（红色横线，粗细为3 磅） （空 1 行）标题（小二号宋体加粗，居中）（空 1 行）XXXX ： （主送单位，顶格）（公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

31、XXX。 （每段开头空2 格）（空 1 行）附件： 1. （段首空 2 格）2. （至少空 1 行）有限公司 （右空两格）二一二年月日（空 1 行）主题词： （四号黑体，顶格）： （四号仿宋体，词目之间空1 格）呈报： （自此以下均为四号仿宋体，段首空1 格）抄送: 撰稿：核稿： （右侧空 1 格）* 公司精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 19 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 附件 2 简化公文格式标题（公司内部请示、报告等）XXXXXX 行管 X2012X 号XX

32、XX ：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件： 1. 2. 有限公司行政办公室二一二年月日呈报：抄送：撰稿：核稿：* 公司行政办公室精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 20 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 附件 3 简化公文格式有限公司 XXXXX 部会议纪要有限公司纪20121 号项目名称会议主题X X X 部例会会议时间会议地点有限公司会议室参加人员

33、公司领导：X X X 部：X X X 部：X X X 部：缺席人员及原因主 持 人记 录 人会议要点 : 相关人员会签：公司领导阅示：精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 21 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 附件 4：部门文件格式文件正文 发布对象 :XXXXX部；XXXXXX 部（需要发送的对象）抄报： （上级）主递： （平级）发至： （下级）张贴： （公布栏）文件名称编号版本日期页码核准确认制订精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - -

34、 - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 22 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 附件 5：公司内部联络单格式部门收（公司内部联络单）（）联络（）请求（）报告（）回答题目：文件正文 发布对象 :XXXX 部；XXXX部（需要发送的对象）发行编号：第号发行日期：年月日发行部门：批准审核拟案精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 23 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 公司发文制度（审核稿）第 1 条总则为进一步规范文件发布审批

35、流程，提高信息发布的时效性，加强文件发布的归口管理，特制定本制度。本制度所指文件，是指以公司名义或者以总经办名义发布的，以公司全体员工为受众的通知、通报、规章制度等下行公文。对于部门内部发布的工作制度、通知、通报等，则不在本制度约束范围内，但需在总经办备案。第 2 条文件审批与签发文件发布的形式包括纸质件和电子件。所有的文件均由相关职能部门起草并进行初步校对，以确保不出现明显的错误。（一）通知、通报等下行公文起草校对完毕后，填写发文签批单由部门负责人填写审核意见并签字后，提请相关部门领导会签后报送总经办， 由总经办提交总经理会签， 最后根据领导签发意见进行发布，并负责文件的登记、编号。（二）对

36、于规章制度等重要文件的发布，由总经办先提交公司经营班子成员审核征求意见， 并根据审核意见修正， 提交总经理办公会上通过后，填写发文签批单进行各部门会签后，提请总经理审批后发布。公司领导对文件有改动的，由文件经办人按照领导改动后的文字重新打印并组织校对，确认无误后，行审批流程发布。已发布文件有改动的，修正签字确认后，提交总经办备案，再重新发布。如有重大改动，应重新会签后发布。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 24 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 打印应该标明打印份数，

37、并在发送文件时填写需主送、抄报、抄送的部门，有附件的还需要在文件签发单上标注序号和附件名称。文件信息发布须注意时效性，在第一时间内发布。流程图：权责部门输入流程图输出职能部门职能部门相关部门总经理 / 分管领导总经办相关部门总经办相关部门各使用部门各使用部门各使用部门文件文件发文签批单文件发文签批单文件发文签批单文件公司文件签发目录公司文件总览表部门文件一览表文件文件文件发文签批单文件发文签批单文件发文签批单文件文件发文签批单文件文件起草 /修订征求意见会签审批编号发放、存档文件执行有无更改有无使用维护精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归

38、纳 - - - - - - - - - -第 25 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 第 3 条文件发布的跟踪对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在执行过程中发现新的问题，须及时向总经办反馈。第 4 条文件系统编号为保障公司各级管理制度在制定、发布、实施和流通过程的有效性，统一数字设备公司制度文档文号的制定规则。具体如下：公司文件编号：HDL-TZGS-001 顺序号( 用数字表示 001，) 职能部门代号 ( 注) 文号前缀注职能部门代号列表如下（以首位拼音或英文缩写表示）: 职能部门代号职能部门代号公司层GS 总经办ZJ 生产部SC 销售部XS 财务部CW 综合管理部ZH 研发部YF 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 26 页，共 27 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 27 页，共 27 页 - - - - - - - - - -