XXX房地产公司档案分类标准.doc
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1、XXX房地产公司档案分类标准XXX房地产公司档案分类标准xxx房地产公司档案分类标准0类党群工作类0.0党务工作:工作计划总结;社区共建;来信来访处理0.1组织工作:党支部的成立;组织关系介绍信;党员事务0.2宣传工作:党的方针、政策方面的宣传教育资料0.3统战工作:上级关于统战工作规定;本企业关于统战的情况汇报、总结0.4纪检工作:本企业违纪案件处理材料0.5工会工作:组织制度;干部管理;文娱活动;有关经费问题0.6共青团工作:团的工作计划、总结;团干部的任免,团组织的活动0.7协会工作:各专业学会、协会工作;各群众团体活动1类行政管理类:(主要由董事会、股东大会、总经理办公室、人力资源部门
2、、行政管理部门、运营部门等机构形成)1.0行政事务:年度工作计划总结;公司简介;行政会议记录,大事记;行政工作计划、安排、总结等;保密条例规定;公司行政工作计划、总结、汇报、申请、请示、批复1.1公安保卫:公安消防;人防工程;商户物资受损处理;理赔;各种保险;民事纠纷;周边环境治理1.2法纪监察:公司有关法律事务、公证工作、违纪审理的文件材料。1.3审计工作:审计报告,公司内部各年度审计报告、工商验资报告,审计底档,公司内部辅助审计、验资核算,数据的审计底档。1.4人事管理:公司的机构建立(含内设机构)、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更;股东变更、干部任免、考评;员工花名册;人员奖惩、调配
3、、招聘;职称评定;晋级过程材料;转正定级考核;人员编制等文件资料1.5公司证照:营业执照、税务登记证,法人代码证、资质证等。1.6医疗卫生,后勤福利:公司关于后勤福利、绿化管理,用电用水工作方面的文件材料;房屋产权证(租赁协议)1.7外事工作:中外合资经营;社会公益活动扶贫救灾、献爱心2类经营管理类:(主要由资产审计、法务、运营等部门形成)2.0经营决策:公司章程;名称核准书;招商、经营策划、决策依据;经营活动分析;资金运营情况;总体改革方案;公司的改革(如转制)、重大经营决策、企业联营、兼并等文件材料;与销售、招商公司相关合同资料2.1计划工作:;公司发展规划(包括中长期发展规划)、方针目标
4、管理;企业的全面计划管理工作的文件材料;具体项目工作计划总结2.2统计工作:公司各种统计报表、统计分析等(年、季、月);劳动管理;年终工资、工资总额、奖金指标;物资管理统计报表2.3财务管理:财务管理规定、制度;财务登记表;有关物价、税收问题的请示、批复;各项费用支出;优惠政策;2.4物资管理:物资的申购;订货合同;仓储、清仓核库;公司资产管理,投资项目可行性报告。2.5企业管理:岗位责任制;管理规定及规章制度;企业现代化管理、企业整顿、以及各种评优升级选标、评奖活动的材料;商务合同正本及与合同有关的补充材料;有关的资信调查等文件材料;公司招投标管理的文件材料3类项目管理类:(主要由研发策划、
5、前期配套、工程管理、营销策划、售后服务等相关房地产项目负责机构生成)3.1项目的研发成果,包括可行性分析、报告、评审资料等。3.2项目营销策划方案、市场调研报告;售楼部相关事宜。3.3项目广告,包括公司整体形象广告及相关报道,载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。3.4各项目销售价格方章、销售手册、销售分析、销售总结。3.5宗地情况(自然条件、社会条件、竞争楼盘信息)3.6工程三算审查表、工程预结算书。3.7工作联系单,经济签证限价资料,中标价格资料(网上投标报价或工程投标报价。)3.8加工材料收货单,各项扣款单。3.9项目规划设计草案相关文件,概念设计相关文件及项目设施指导书,方案设计
6、文本及相关文件,销售用方案设计,施工图设计任务书,与合作方往来文件。3.10计划立项批文,投资许可证,设计要点,付清地价款证明,命名(更名)复函,建设用地规划许可证。建筑设计中标方案和单位复函。各类设计方案、意见书,各类开工证明书。3.11总平面图建设工程规划许可证,各类施工图审核意见。各类验收证书、评估报告、勘测报告等。3.12房地产证、预售查账报告,预售许可证。3.13公司管理业务合同,财务管理等合同。资产、法务等相关合同。房地产买卖合同及业主购房相关文件资料等。4类物业管理类4.1房产4.1.1报表4.1.2账目4.1.3清册4.2住户4.2.1业主4.2.2租户4.3租赁4.3.1商业
7、租赁4.3.2住宅租赁4.4修缮5地块和房产销售档案(由销售部门形成。其主体是地块买卖和房屋销售过程中双方形成的合同)6基本建设工程(工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等)6.1工程准备阶段文件6.2监理文件6.3施工文件6.4竣工图6.4.11#楼6.4.22楼6.4.33#楼6.4.44#楼6.4.55#楼6.4.66#楼6.4.77#楼6.4.88#楼6.4.99#楼6.4.1010#楼6.5竣工验收文件6.6其他7设备仪器类7.1空调7.1.1柜机7.1.2挂机7.1.3其他7.2电脑7.3打印机7.5电梯7.6其他8会计类档案(主要包括财务部门形成的会计凭证、
8、会计报表和会计账簿以及财务活动中形成的综合性的文件材料)8.1凭证8.2账簿8.3报表8.4其他9人事档案10声像、实物档案扩展阅读:档案制度与管理办法汇编 -地产档案目录分类划分及保管期限(XXXX地产公司)档案制度与管理办法汇编目录一、公司档案管理制度1、档案管理制度62、土地房产管理办法(试行)103、档案借阅管理制度174、档案库房管理制度195、档案保密制度216、档案鉴定与销毁制度227、档案统计制度23二、公司档案管理办法1、文书档案管理办法252、工程档案管理办法293、会计档案管理办法314、声像档案管理办法335、实物档案管理办法356、设备档案管理要求36三、档案目录分类
9、划分1、文书档案目录392、工程档案目录452.1建设单位档案目录452.2监理单位档案目录502.3施工单位档案目录513、合同档案目录574、土地档案目录645、营销档案目录656、会计档案目录677、其它档案目录68四、档案分类方案及编号标准1、档案分类方案702、类目设723、档案分类编号标准73五、工程档案管理工作指引1、指引概述772、工程档案管理示意图783、工程管理原则784、移交档案室工程档案内容分类表795、工程资料立卷规则996、工程文件移交确认书100六、文书档案管理工作指引1、指引概述1032、公文管理原则1043、移交档案室文书档案归档范围及保管期限1044、文书文
10、件移交确认书109七、档案工作流程1、文件收集管理工作流程1122、工程档案基础工作流程1133、文书档案基础工作流程1144、会计档案基础工作流程1155、营销、土地档案基础工作流程1166、其它档案基础工作流程1177、档案接收工作流程1188、档案借阅工作流程1199、档案库房管理工作流程120八、日常工作表单1、日常工作表单索引1222、文书档案工作表单1243、工程档案工作表单1344、设备档案工作表单1435、声像档案工作表单1476、会计档案工作表单1517、实物档案工作表单1598、营销档案工作表单1639、土地档案工作表单16810、复印档案登记簿17511、档案借阅审批单1
11、76三、档案目录分类划分机构办公室一、文书档案归档范围及保管期限文件题名保管期限党委组织类党组织情况统计年报及各种报表永久领导干部任免、奖惩通知、批复永久党委、纪委换届改选批复永久党员名册及有关工作或问题请示、批复、报告永久选拨、培养、教育、培训干部文件长期党委工作会议、报告、讲话、决议等文件长期党委工作制度、党代会文件长期党组织情况统计年度及各种报表长期年度工作计划、工作总结长期政工专业职务评聘工作文件长期有关落实政策文件长期党员组织关系介绍信存根长期党建、党组织发展文件长期党员管理、教育工作文件长期民主评议领导干部及党员文件长期出国人员政审批件长期干部档案管理工作文件长期年终评比材料、先进
12、单位、个人登记表、光荣册长期关于“创争”表彰党组织先进单位、集体、个人文件全国、市级永久总公司级长期统战工作文件长期上级机关颁发的有关文件短期宣传类思想政治工作研究、教育、培训工作文件长期报刊登载与公司有关的消息、报导长期宣传简报、通讯短期年度工作计划、工作总结长期上级颁发的有关文件短期老干部类老干部统计年报永久年度工作计划、工作总结长期老干部工作先进材料长期老干部工作管理文件长期上级颁发的老干部工作文件短期工会类工会常委会会议纪要工会组织年报先进单位、先进集体、先进个人、劳模登记表、光荣册职工代表大会文件工会工作计划、工作总结工会工作法规、条例、制度工会关于组织、财务、群众生产、生活、评比、
13、文体活动文件工会工作简报上级颁发的有关文件团委类共青团组织情况统计年报共青团委员会会议记录、纪要共青团代表大会文件共青团组织建立、选举、改建、调整、整顿文件先进单位、集体、个人登记表、光荣册年度工作计划、工作总结共青团简报对团员奖励、处分文件上级单位颁发的文件办公室类公司工作会议文件经理办公会议记录、纪要大事记企业营业执照、机构代码、资质关于公司重大事项的请示、批复更换印章文件及印章、印模收缴印章管理、使用规定、办法上级单位重要领导视察、检查本单位工作重要指示等文件年度工作计划、工作总结、规章制度公文处理、信访等文件保密工作文件重要来信、来访等工作文件公司章程信息、简报承包合同及其他经济合同上
14、级机关颁发的有关文件档案类9永久永久全国、市级永久公司级长期永久长期长期长期短期短期永久永久永久长期全国、市级永久公司级长期长期长期长期短期永久永久永久永久永久永久长期永久长期长期长期长期永久短期永久短期档案工作统计年报、各类统计表国家、地方法律、法规、行政规章国家、地方行业标准上级单位颁发档案管理文件各种综合统计报表国有资产有效管理目标责任书固定资产投资及房地产开发投资年报房地产开发完成情况、固定资产投资完成情况年报集团系统基建项目开发建设请示、批复承包任务完成情况进度计划年报市统计局颁发的统计登记证各类管理责任书年度工作计划、总结、规章制度竣工项目表中长期发展规划主管部门要求的一次性统计报
15、表向集团系统各单位下达的固定资产投资计划调整单有关基建管理专项工作文件撰写的有关公司领导工作文件上级颁发的有关文件年度工作计划、工作总结土地管理制度上级颁发的有关土地管理文件下发给总公司所属单位的文件征购土地原始凭证、文件、批复有关土地来源、变化的文件、批复管理类年度工作总结质量检查文件开复工调查、施工单位调研材料工程质量管理制度、通知等雨、冬季施工文件进度月报承包任务书、专题会议纪要上级颁发的有关文件安全文明生产类安全协议、冬季三防、防汛、消防文件等安全检查的文件、通知10永久短期短期短期永久永久永久永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期长期短期长期长期长期永久永久长期长期长期长期长期
16、长期长期短期长期长期管理部项目拓展部工程管理部成本管理部采购管理部财务资金部管理类合同预算工作计划、总结、规章制度关于合同预算承包工作文件合同预算网络工作会议纪要、通知市建委颁发的工作造价文件各季度的竣工调价系数、材料报价等报表类工程中标分析月报工程楼本体结算分析年报材料类材料供应管理各项规章制度年度工作计划、总结施工材料购请示、报告与施工单位签订“三材”供应协议材料采购订货合同、台账钢材材质单等有关会议记录、纪要、重要汇报材料上级关于材料供应工作指示、规定、批复设备类购买设备的协议书、合同书设备合格证、图纸、说明书、装箱单、配件目录表等设备验收记录、数据测定记录及性能鉴定材料设备事故调查、处
17、理、报告及上级指示、批复设备安全使用规定固定资产报废请示、批复、通知设备管理工作文件安全生产工作制度、规定财务类财务经济指标财产移交清册及文件清产核资文件财产保险文件关于税收、减免税的批复、通知关于检查财经纪律工作文件国有资产管理工作文件财务开支方面规章制度及办法借、贷、还款有关文件财务分析报告国营工业企业财务审计报告长期长期长期长期长期长期永久长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期永久永久长期长期长期长期长期长期长期永久永久人力资源部市场营销部客户服务部行政部国营工业企业专项审计文件审计工作法规、制度及有关通知、批复上级机关颁发的有关文件人事、劳动工资统计年报年度工
18、作计划、总结、公司人员名册大、中专学生、干部介绍信存根干部调入、调出手续、存根关于职称评定工作文件关于职工福利待遇、退职、退休工作文件关于大、中专毕业生接收、分配工作文件关于人员编制和干部考核工作文件干部任免、奖惩通知、批复工资调整文件关于劳动工资工作的规定、制度关于劳动保险工作文件关于劳动制度改革工作文件聘任人员管理办法、合同、协议书职工违纪、休假管理办法工伤、抚恤、死亡等文件上级颁发的有关文件销售工作计划、工作总结关于销售管理工作文件有关销售专题工作会议文件销售商品房有关会议纪要、通知市场信息与分析综合造价与批示商品房销售一览表商品房销售价格表管理类年度工作计划、总结、规章制度各物业公司年
19、度报表各种协议书、合同等上级颁发的有关物业管理工作文件售后服务类建筑工程保修合同住户投诉信管理类年度工作计划、工作总结各类管理规章制度长期长期短期永久长期长期长期长期短期短期短期永久长期长期短期短期长期长期短期短期长期长期长期长期长期长期永久长期永久长期短期长期长期长期长期保安卫生类治安保卫工作文件消防安全工作文件治安综合治理工作文件保卫工作先进单位、集体、个人登记表、光荣册关于医疗、卫生、计划生育方面的文件上级颁发的有关文件办公用品类家具购合同、办公用品购合同等长期长期长期长期长期长期长期二、工程档案目录2.1建设单位档案目录机构中标通知书或成交确认书项目规划意见书项目市政咨询或市政综合文件
20、项目钉桩成果通知单文件名称项目拓展部项目入市交易协议项目补偿协议国有土地使用权出让合同及补充协议国有土地使用证建设用地批准书地籍测量成果报告建设项目用地预审意见拆迁许可证及相关文件项目申请报告经济适用房销售价格的请示、批复节能评估和审查意见、请示管理部项目勘察、设计招标方案核准的请示、批复项目核准请示、批复开发投资计划调整单、请示限房或经济适用房减免基础设施建设费的批复、请示年度投资计划、请示报装四源的请示及函规划设计部控规方案道路规划方案道路钉线成果文物审查意见规划意见书建设用地钉桩成果建设用地规划许可证勘察招标备案表设计招标备案表规划意见复函人防工程建设规划设计条件咨询意见书人防工程建设规
21、划设计条件意见书人防工程初步设计条件审核批准通知单人防工程施工图技术审查意见书人防工程施工图备案通知单交通影响评价报告及评议意见的函交通规划设计审查意见函环境影响报告书及批复消防设计防火审核意见书规划方案复函地名命名核准通知书教育配套协议城市建设工程办理竣工档案登记表建设工程规划许可证规划验线合格通知单规划验收合格通知单施工图设计文件审核合格通知书成本管理部主体工程结算中标通知书招标结果审批表采购管理部约谈记录商务标、技术标开标记录评标专家签到表招标文件领取表、投票文件递交表招标资格预审表招标结果交底单答疑文件厂家投标文件钢筋采购合同及相关文件钢筋采购确认调拨单客户购房合同及契约档案市场营销部
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