国际业务部管理制度.doc

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1、国际业务部管理制度国际业务部管理制度国际业务部管理制度一、行政管理制度（一）办公会议制度1、日计划与晚总结：业务员每日需制作每日工作总结以及明日的工作计划递交给主管领导。1.1.早训：每天10分钟，结合递交的工作计划对一天的工作安排；1.2.晚结：每天10分钟.结合自身的工作对一天的工作总结;2、周例会：2.1.时间：每周一9:3010:00（或由公司周例会时间另行安排）2.2.地点：会议室2.3.人员：国际业务部全体成员2.4.会议内容：1）回顾本周销售状况，及行为奖惩事件；2）总结本周热销的型号，客户来源、区域等情况；3)提出需要公司例会解决的问题；2.5.会议纪律：1）不得迟到；2）缺席

2、须向经理申请；3）会议期间将手机调成震动或无声；2.6.会议记录：3、月例会：3.1.每月末的30日召开；3.2.当月销售工作的全面总结分析，一边更有针对性的明确与调整下月的总体销售策略和实施方案；4、销售信息会5、销售经验交流会6、公司会议（二）重大事项报告制度1、业务员在操作过程中发生的重大事项、重大失误、突发事件、重大安全事故、被诉讼案件等，必须在第一时间向主管领导报告，并在事后提交书面报告。2、部门拟在经营活动中采取重大措施、举行重大活动的，应事先向总经理汇报，同意进行的，由办公会议拟定详细的实施方案后施行。（三）工作时间考虑到外贸工作的时差问题（有时晚上要与国外客户沟通），故早上上班

3、时间可以适当延迟，但最迟不得超过上午9点，如有特殊情况必须向总经理申请；同时国际业务部成员应自觉在晚饭后处理一些国外客人的询盘事宜。（四）工作纪律上班时不浏览与工作无关的网页，不准上网闲聊、玩游戏、看电影。对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以辞退。（五）出差管理部门人员出差一天以内的，应就出差时间及地点、主要目的、出差期间工作安排等事项报上级领导批准。出差一天以上的，还应报告总经理。（六）合同管理制度6.1.部门对外签订合同、（技术、质量、加工）协议、补充协议、合同相关备忘录灯，必须经过法律和政策符合性评审，经相关权限人员批准，同意编号并加盖合同章，并在留存一份。任

4、何人员未经批准不得对外签订合格、协议。6.2.纯粹用于单证的国外销售合同，可自行签字操作，但必须承担后续责任。6.3.广告、展览相关合同等，报请副总经理、总经理批准。（七）档案管理7.1.客户档案管理：7.1.1.7.1.2.7.1.3.根据客户档案汇总EXCEL表格填写；客户相关信息归入其专案文件夹；重点客户需建立纸质文档管理，包括客户信息分析跟踪表，交流沟通、产品、合同等相关文件7.2.邮件管理：对客户和公司内部文件夹的管理（收件箱和发件箱）7.3.各业务员负责一年内所有客户资料以及相关资料的保管，次年二月前按客户整理，装订成册后交部门经理统一保管。（八）文档管理8.1.每年12月份由负责

5、人对以下资料进行归档，保存一年。8.2.行政档案：包括国际贸易起草文件、总结灯文字性材料；8.3.经营档案：8.3.1.8.3.2.8.3.3.8.3.4.8.3.5.（九）统一单证、报价格式和相应的编号业务员在报价和订立销售合同前应参考合同和报价目录以建立相应的编号，不得造成销售管理中的混乱，同时留底存档以供日后查询。统一以上文件的电子文档格式，并在个人办公电脑中妥善保管。二、销售管理（一）业务员主要职责如下：1.1.主要负责客户的开拓和客户关系管理包括客户的联系、订单的承接以及货款的回收等。1.2.负责客户间的订单衔接和产品交付工作，与其它部门的沟通，以及销售订单校核、装箱监督、货物发送和

6、销售台账的建立。（二）销售提成比例按国际业务部个人销售目标考核与提成办法实行。（三）客户要求退货还款/拒付，或者其它货款不能回收情况的处理。3.1.由于公司其他部门造成的质量问题退货，发货延迟，发货数量不足经业务员与客户协商不成而造成货款不能全额回收，或不能在规定期限内收回，由其他部门相应责任人承担公司损失，公司发放所受到款项部分的提成和退货部分提成的50%，由于发货延迟导致不能再规定期限内回收货款，业务员不承担相应责任和提成扣款。3.2.在遵守公司制度和总经理知情的情况下，由于业务部门失误导致的货款不能回收，由公司和业务部门由公司和业务部门各承担公司损失的50%，同时追究相应责任人，损失将在

7、责任人的提成和奖金中扣除。如遇到不遵守公司制度，在订立风险合同时没有将情况如实报告总经理，私自订下销售合同进行发货操作而造成货款不能回收，公司将追究其全部责任。（四）奖惩政策根据公司与部门的相关制度进行奖惩。合同、（技术、质量、加工）协议、补充协议、合同相关备忘录等。报价单、客户来往重要信息、技术资料、投诉处理情况。上年出口操作合同按客户归档（包括外采购业务）；客户及供方档案、参展照片、重点客户来访照片等；财务类档案。（五）出差和客户接待报销政策外出会议或参展的，由公司统一支付住宿费、会务费（或资料费）、参展费。员工出差未经批准，不得擅自中途停留或绕道，不得延长在外时间，不得随意增加出差地点，

8、否则不予报销费用。公司负责国外客户的国内接待，客户接待过程中产生的合理费用由公司承担，凭发票或者真实收据报销。（六）新客户付款条件一般为前T/T、西联汇款。如果即期信用证的或其它付款形式的，必须经过总经理批准。三、保密制度（一）对公司的保密事项保密；（二）对产品的以下资料保密；2.1.原材料成本；2.2.总成本；2.3.平均价；2.4.已成交的低于折扣价；2.5.已成交的客户（客户声明不保密的除外）（三）对部门内情况的保密；3.1.部门保密级管理文件；3.2.销售价格表；3.3.业务相关的表格；3.4.内部教材；3.5.注明保密的一切受控文件；3.6.内部分配情况；四、其他制度参照公司的相关制

9、度执行。扩展阅读：金鹰国际业务部管理规定南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第1页共14页第一节业务部职能描述1.严格执行国家有关法律，遵守有关商品质量、价格法规，正确评价供应商，维护中心“三项承诺”的实施和形象，保障消费者权益。2.根据中心的销售计划和经营定位，编制部门业务开发招商计划。3.密切关注市场信息和消费动态，把握流行趋势，结合中心经营特色，协助营销部分析、活用商品组合、定价和促销策略，保证卖场商品适销。4.统一中心的供应商档案、合同管理系统，保管好合同资料，审核合同内容的合法性，自觉维护中心的利益并督促合同的执行。5.积极协助集团商品管理部大

10、力开发商品买断、代理及定牌生产等项业务。6.及时了解、掌握连锁店销售情况，协助连锁店业务部门做好品牌调整工作。7.协助集团商品管理部对新设连锁店的前期市场调研、楼层商品布局及招商。8.参加大品牌的招商、引进工作。9.加强与营销部的合作、沟通，共同做好供应商的管理工作。10.收集整理商业信息，对各类商品的市场行情、动向应了解，能预见新商品的市场发展潜力。11.对反馈到的商品质量等问题，及时与供应商联系解决，妥善处理好消费者投诉。12.了解商品制作工艺及成本，制定合理扣率、出样面积。13.善待供应商，加强彼此沟通、合作。14.配合财务部做好供应商的财务结算工作。15.积极配合其它部门的各项工作。1

11、6.完成总经理、商品管理部总监交办的其它工作。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第2页共14页第二节业务部管理制度1厂商进场须知1.1厂商申请入场，必须于业务洽谈前向中心提交下述资料：供货商（厂商）进场申请表1.1.1国家政府部门核发的，足以证明其经营之合法性及其商业资信的所有相关证照和企业法人证明，包括营业执照、税务登记证、卫生许可证、企业法人代码证、银行开户证明、法人委托书等文件复印件,同时应当在复印件上加盖公章。1.1.2制造厂商进场商品需提交近期质检报告、商标注册报告，代理商及经销商须提交正式的品牌授权文件。1.1.3进口商品须提交商品的进货渠

12、道证明、相关进口报告资料、商品商检资料、合法准允销售文件。(如有需要可签订担保合同)1.1.4申请进场商品的介绍,包括图片资料、市场定位、价格资料、相近市场销售状况等。1.2中心业务部收到厂商申请后，应在10个工作日内根据中心（厂）商发展原则和中心业务发展状况做出受理、不受理或等候受理的回复。1.3进场申请在受理后，中心业务部派员洽谈入场条件及费用负担等相关合作条款。在初步商定的条款基础上，根据中心统一安排，报业务总监审批，签订合同。1.4合同签订后，厂商与中心营销部、企划部讨论场地安排，道具形象，商品陈列等，并出具施工图和效果图，经批准后入场施工。遵守中心现场管理规定，并必须在规定时间内完成

13、。1.5营业人员由厂商统一安排，严格遵守国家合法用工法规，及时足额交纳员工“四金”，中心统一进行培训、考评。1.6商品的上柜销售、顾客退、换货处理、中心促销活动等均接受中心统一安排；厂商的促销须报请中心批准后方可执行。1.7厂商货款的结算，按合同规定期限办理。在结算前厂商必须与中心营销部核对相关帐目，确定无误后开具增值税发票，申请支付。1.8合同履行期间，双方必须严格遵守合同所约定之责任义务。但若厂商在合法证件，商品质量等诸多方面由于厂商原因，造成中心之营运困难或达到“供应商退场标准管理规定”中的任一条款，中心有权通知厂商提前撤场，合同到期后的终止和续约按正常手续办理。南京金鹰国际集团购物中心

14、作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第3页共14页2中心供应（厂）商发展原则2.1证件完备合法原则2.1.1国家政府部门核发的，足以证明其经营之合法性及其商业资信的所有相关证照和企业法人证明。2.1.2品牌代理或经销商，必须提供正式的品牌授权文件。2.1.3进口商品供应商必须提供进口商品报关单，商检证书及国家有关部门准允销售之批文或批准号。2.2品牌等级优先原则2.2.1同类商品供应（厂）商的发展，根据各品牌等级排名，分序安排。2.2.2一般而言，国际一线品牌先于其他国际品牌，国际品牌先于国内品牌，全国品牌先于地方品牌。2.3坪效最低保底原则2.3.1中心卖场每单位面积产生的营

15、业收入，是生存和发展之根本。2.3.2因此所有进场商品之供应商均需按该类商品之特性，相应的设立最低保底营业收入之保证，并根据实际经营状况，进行修正和调整。2.3.3对尽双方努力仍无法达到坪效目标的，中心有权另行选择（形象品牌除外）。2.4扣率及费率公平原则2.4.1同类型厂商同类商品扣率应基本相同，促销费，广告费，进场费，杂费等各项费用的承担按商品类别，合作方式，营业面积，楼层等不同，以固定的额度或比例计算。2.4.2扣率及税率在供应（厂）商入场前确认后，不再无故更改。2.5中心形象维护原则2.5.1供应（厂）商的发展，必须符合中心自身的形象定位。2.5.2厂商的商品供应，柜面形象，道具设计，

16、商品陈列均必须兼顾到中心整体定位档次。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第4页共14页2.5.3厂商营业人员的选用及厂商的营销手段和方式，亦必须接受中心统一管理，对维护中心形象不利之供应（厂）商，中心有权另行选择。2.6厂商实绩淘汰原则2.6.1中心对在场经营的供应（厂）商定期进行同类商品坪效考核并公布排名，对连续排名靠后的厂商实行实绩淘汰，以增强厂商发展工作的公正和公开。2.7布局统筹安排原则2.7.1供应（厂）商必须配合中心统一布局，并根据中心发展和营销筹划的安排，服从中心楼层调整，面积调整，柜面调整，形象调整，以及全面营销策划和相关活动的安排。2

17、.8严禁黑箱操作原则2.8.1严禁厂商发展中的营私舞弊行为，对提供虚假材料，蒙骗入场的厂商中心有权追究其经济赔偿，并清除出场。2.8.2对业务合作中的行贿行为，一经查实，依据中心有关规定对中心员工予以处理并追究其法律责任，涉及之供应（厂）商中心将做出相应处罚。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-7133合同签订审批流程厂商申请进场业务人员进行初提交业务总监审（提供相关资信步评估定及评估材料）通过评未通过评估，通知厂商估与厂商进行正式谈判，草拟合作合同（包括续签）销销违达售售反到状状合撤况况同柜良差条标好款准业务合同续签通知厂商撤柜、终止合同业务部工作制度版本状态：A第5页共14页南京金

18、鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第6页共14页4经济合同管理规定4.1目的4.1.1为保证本公司在国家的政策、法律允许的范围内合法经营，保护本公司的合法权益，提高效益，加强公司内部的合同管理，减少经济纠纷，特制定本规定。本规定适用于公司及下属公司各业务部门签订的商品购销及贸易类经济合同，其他合同的管理规定将另行制定。4.2合同的内容要求4.2.1订立经济合同，必须遵守国家的法律、法令，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，损害本公司的利益。4.2.2订立经济合同，必须贯彻平等互利，协商一致，等价有偿的原则，为公司创造经济效益。4.2.3为保证经济合同内容

19、的合法性，禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同或空白便条，如确有需要，须经集团业务总监同意并报总裁室批准后方可办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。4.3合同的签订要求4.3.1公司的所有经济合同必须采用书面形式订立。4.3.2为便于管理，公司的经济合同实行统一编号制和一式肆份制。合同签订后，除交付对方必要的份数外，同时送营销部门及财务部门各一份存查,部门留存一份备查。4.3.3所有经济合同原则上应采用公司统一制定的格式合同。业务人员对于格式合同的条款须有全面、正确的理解，对采用的条款和不采用的条款应明确标注，以免产生歧义。4.3.4在订立经济合同前，应对对方当事人的工商营业

20、执照、经营范围、法定代表人身份证明书、法人授权委托及资信状况进行认真审查，并保留其复印件存查。4.3.5合同的关键用语应力求准确，表述应规范，明确，文书书写要工整。4.3.6合同应具备下列主要条款：（1）合同标的（如货物、劳务等）；南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第7页共14页（2）标的物数量和质量（质量应写明执行何种质量标准或由双方议定）；（3）价款或酬金，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式等；（4）履行的期限、地点和方式；（5）违约责任；（6）数额较大的经济合同，有条件的应要求对方当事人提供保证（可采用担保、抵押、验收标准保证金、

21、留置等方式）。4.3.7合同订立后，如经双方协商对合同进行变更或解除，应以书面形式作出并由双方签字盖章。（补充协议）4.4合同审批权限4.4.1本规定范围内的所有经济合同都必须严格地按照下列权限审批。4.4.2合同中涉及支付货款，依据货款数额按照以下权限审批：(1)货款总额在100万元（含100万元）以下，由业务部、财务部审核，主管副总经理审批，经财务总监核准；(2)贷款总额在100500万元（含500万元）的，由业务部、财务部、主管副总经理审核、经财务总监核准，报董事长审批。(3)贷款总额在500202*万元的，由业务部、财务部、主管副总经理审核。财务总监、总经理报董事长审批，并经董事长办公

22、室通过。4.4.3合同条款中如有涉及定金预付内容的，依据定金数额，按下列权限审批：(1)定金数额在10万元（含10万元）以下的，由业务部、财务部、主管副总经理审批，报总经理审批，经财务总监核准。(2)定金数额在1050万元（含50万元）的，由业务部、财务部、主管副总经理、总经理审核，经财务总监核准，报董事长审批。(3)定金数额在50万元以上的，由业务部、财务部、主管副总经理、总经理审核，经财务总监核准，报董事长审批。4.4.4买断合同见“买断实施方案”（购物集团商品管理部发文）4.4.5各下属公司一律不得擅自对外担保贷款。4.4.6各业务部门只能在各自经营范围内对外签订购销合同及进出口代理合同

23、，其他合同（如借款、担保、承包、合资、联营等），必须经公司法人代表特别授权，方南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713可签订。4.4.7以上审批权限应严格遵守，严禁隐瞒不报，不准逾级逾时不报。4.5合同的审批程序(详见业务部3)4.5.1合同的审批应按照业务员、业务秘书、业务经理、业务总监这一顺序严格执行审批程序。4.5.2各级审批人员应对合同进行全面审核，并写明具体意见。业务人员、业务经理、总监应着重审查合同的真实性和经济效益；业务秘书应主要从合同的规范性、合法性等方面进行审核；业务总监对合同负责全面审核。以上人员要明确分工，各司其责。4.5.3具体每一经济合同的审批应填写合同审核

24、表，业务合同报审单。4.5.4已订立的经济合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，按照合同原审批程序重新报批。4.5.5合同审批表和双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等，均应作为合同的有效组成部分同合同一起存档备查。4.6合同的履行及管理4.6.1经济合同签订后，即具有法律约束力，各业务部门应积极自觉遵守合同约定的义务，同时督促对方当事人履行合同。4.6.2对方当事人不能履行合同，且我方已掌握其确切资料，可为维护公司的利益暂时中止履行合同，并立即以书面形式通知对方。4.7合同出现问题后的处理4.7.1经济合同在订立或履行过程中发生问题和纠纷的，业务部门应及时向主管机构和领导逐级汇报，汇报应采

25、用书面形式。情况特别紧急的，应先行采取紧急措施，保证公司财产不受损失。4.7.2对方当事人不履行合同或违约的，我方应暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同，要求其承担因违约给我方造成的经济损失；通知或其他意思的表示应采用书面并可留作依据的方式。4.7.3如通过协商方式不能解决纠纷，业务部门应及时与公司法律事务室联系，听取法业务部工作制度版本状态：A第8页共14页南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第9页共14页律意见，以便通过程序妥善处理。4.7.4各业务部门及有关人员应严格遵守本制度。对于违反上述规定，导致公司经济利益受到损失的，将根据公司奖惩制度的

26、相关规定严肃处理。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第10页共14页5市场情报管理制度5.1报告义务5.1.1业务员应不断地收集市场情报，及时向上级报告。5.2报告的种类及方法5.2.1日常报告：口头；5.2.2紧急报告：电话或口头；5.2.3定期报告：书面或口头。5.3顾客的级别分类5.3.1依顾客的信用状况，将其分为三个等级。（1）A等级：信用很好（与本公司现在的交易大小没有关系）；（2）B等级：普通的信用状态；（3）C等级：信用较差的。诸如：a.中间批发商（比较大的店也将其列入注意团体里）；b.尚欠账款者（达50万元以上）A等级以外的公司；c.尚

27、欠账款者达20万元或未满的公司；d.从业人员20人以下的小公司或个人商店；e.有前例的公司；f.评判不好的公司；g.新开发顾客（不问其规模如何，一年间将其列为C等级）。5.4紧急报告5.4.1拒付发生，拒付可能大的支票的延期提议等紧急情报，依各情况尽可能以最迅速的方法作报告。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第11页共14页6业务营销人员公关活动中言行规范6.1不得随意告知中心营业收入，毛利率等中心内部之详细商业发展指标。6.2不得随意公布中心品牌发展计划和其他业务计划。6.3不得随意告之同类商品第三方在中心之入场条件和其他合同条款。6.4不得接受供应

28、商以任何形式或名义支付的回扣、礼金、报酬、返利等现金或有价票据。6.5不得主动索取自用的厂商产品或其他实物礼品。6.6对由于中心各部门的积极配合，厂商出于感谢而给予部门或人员之各种物质奖励，上交行政管理部后，按一定比例奖励有关部门或个人，其余部份可参与中心促销活动或参与中心工会活动作礼品等。6.7上述6.16.3条如有违规，除处罚，教育外，多次违规的即以除名；违反上述6.46.5条者，一经发现，除即以除名外，中心将保留对其追究法律责任的权利。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第12页共14页7中心业务管理规范业务流程7.1供应（厂）商资格审定与评估7.

29、1.1中心业务部业务人员在收到厂商申请进场的相关资料后，须首先对厂商提供的所有相关文件进行初步审核，并就其提供的有关商品的进场文件及商品档次、品牌、价格等进行初步之评估。在初步审核和评估后，提交业务部每周例会讨论，并与业务经理、总监共同做出最后之审定及评估结果，并通知申请人。7.2申请受理与进场谈判7.2.1对资格审定与评估通过之申请（厂）商，业务部派相关业务人员正式接手相关资料并建立档案，约请申请（厂）商进行正式进场谈判；谈判结果报业务经理、总监审阅并草拟合作合同。7.3合同的审批7.3.1经业务人员签订之合同，由业务秘书就合同所有详细条款逐项检查后，交业务总监审批并签署合同；签章备案后由业

30、务秘书录入电脑。7.4进场安排7.4.1业务部根据合同条款，通知（厂）商会同企划部和相关营销部，共同安排进场时限进行装修，商品陈列等相关工作。7.5销售跟踪7.5.1厂商商品进场后，业务部相关业务人员及营销主管必须随时跟踪商品的销售状况，商品坪效以及商品形象，质量等，并通知厂商。对一段时间业绩不佳或商品形象，质量等不适应中心经营的，随时提出调整或整改方案。7.6候选厂商档案建立7.6.1对资格审定与评估已通过，但由于中心场地限制，品牌发展限制等诸多原因，暂无法安排进场的申请（厂）商，业务部按申请时间，品牌档次，供应商资信等条南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状

31、态：A第13页共14页件，按序建立候选厂商档案，并定期（每周）进行业务讨论会，如有相关信息由业务秘书或代表迅速反馈。南京金鹰国际集团购物中心作业文件GE-QO-713业务部工作制度版本状态：A第14页共14页8中心业务合同管理职责及权限工作内容一、合同条款的洽谈与确立等前期工作二、合同条款的审核与复核三、合同条款的认定与签署四、合同的登记与存档五、合同的执行与跟踪六、合同的终止与续约申请七、合同执行中的违约行为处理受理责任人业务人员营销主管（柜组长以上）备询业务秘书、业务经理、业务总监总经理（授权人）、业务总监财务部、业务秘书营销部门营销部提出，业务人员重新审批业务经理、业务总监重新审批第 17 页 共 17 页