电厂档案信息化建设研究.docx

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1、电厂档案信息化建设研究 摘要：电厂系统档案管理工作较为繁琐，在一定程度上增加了工作难度。从电厂系统档案信息化建设的重要性入手，分析当前电厂系统档案管理中存在的问题，提出改善建议。 关键词：电厂；档案信息化；建设 档案信息化建设中包含了传统的档案工作，还包括了现代计算机技术、网络技术与软件技术。电厂应明确档案信息化建设的重要意义，给予档案信息化建设工作应有的重视，以实现档案管理工作质量与效率的提升，实现电厂的现代化管理，为电厂在新时代的发展提供助力。 1电厂系统档案信息化建设的重要性 随着我国信息时代的来临，政府相关部门出台了一系列政策，并要求企业能够对档案实施信息化管理，以满足现代企业的发展要

2、求。因此，电厂也应按照相关规定来对系统档案管理实施信息化建设，将电厂的全部档案都进行数字化处理，并利用档案管理软件与互联网进行录入，以便日后有需要时进行查询，为电厂实现无纸化办公奠定良好基础。一旦电厂实现档案的信息化建设，就能够大大提高电厂档案管理工作的效率，提升档案的存储容量，让档案能够被更长久的保存，且这种档案的录入也更加便捷，能让工作人员更加方便地对档案进行分类与查询，为企业实现高效管理奠定基础。 2电厂系统档案信息化建设存在的问题 2.1档案管理工作录入环节存在问题。当前的电厂档案信息化建设工作大多缺乏有力的资金支持，使得硬件设备老化问题严重，对电厂系统档案管理信息化建设工作造成一定阻

3、碍。这是由于档案信息化建设工作对硬件设备的要求较高，不仅需要电厂各科室与车间都拥有较为先进的硬件设备，主要包括办公电脑、打印机、碎纸机、扫描仪、网络、U盘、摄影机和照相机等，还应确保配套数量能够满足实际需要，并不断随着信息技术的更新来进行硬件设备。但是，当前我国电厂的硬件设备大多不能满足档案信息化建设的要求，主要体现在6个方面。（1）电脑更新换代不及时，落后的电脑配置不能进行大型的编辑操作，影响信息数据的编辑速度。（2）打印机的性能不高。当前电厂中所使用的打印机多为简易机，这种打印机的打印速度较慢，且硒鼓的质量难以保证，极易出现损毁，故障率较高。（3）扫描仪的性能问题。较为陈旧的扫描仪扫描出来

4、的图像清晰度较低，且不能满足电厂的大批量扫描要求。（4）摄影机与照相机的配置数量不够。这主要是由于部分领导以手机功能较全的理由，拒绝进行摄影机与照相机的采购，因此在实际工作人员，只能频繁利用手机来完成这一操作，对档案信息资源的拍摄质量造成一定影响。（5）U盘的质量问题。当前，电厂在档案系统化建设中所使用的U盘大多是工作人员自行配备的，价格较低、存储空间较小，甚至还存在信息损坏的危险。（6）无线网的覆盖效果不好。工作人员通常情况下，需要先将信息化的档案资料上传到计算机电脑上，但是，受到无线网络的限制，移动电脑与手机等都不能在电厂的任意位置进行档案信息的录入。最后，档案管理软件较为落后，不能满足电

5、厂当前的档案信息管理要求。2.2档案管理工作交接环节存在问题。电厂实施档案信息化建设的过程中，还需要各部门与档案管理工作人员能够共同协作。往往在电厂档案管理工作人员发生岗位变动的时候，档案管理工作的交接环节极易出现问题，新来的档案管理工作人员不能全面掌握电厂档案信息化建设工作，为电厂档案信息管理工作带来难度。2.3档案管理工作维护环节存在问题。电厂在实施了档案信息化建设之后，还应对档案网站进行必要的后期维护，以确保档案信息的保存能够更加完善。但是，部分电厂都没有对建立的档案信息化管理网站进行必要的维护，对档案信息网站的功能发挥造成不利影响。导致这个问题主要原因如下。（1）工作人员的负荷较大。电

6、厂负责档案信息管理工作的人员数量有限，面对庞大的档案信息化管理工作，工作人员的负荷较大。（2）工作人员的专业水平不高。当前在电厂任职档案信息化建设的工作人员大多不具备较高的专业水平，不能满足档案信息管理工作的要求。（3）档案信息化建设工作在基层没有得到落实。 3强化电厂系统档案信息化建设的相关建议 3.1加大资金投入力度，确保档案录入工作的质量。电厂应进一步加大资金投入力度，为电厂档案信息化建设提供必备的设备基础。电厂应做到4点：为电厂各部门与车间的配套设备等提供充足的专项资金支持，确保电厂各车间与各科室等都具备先进的设备与充足的配套设备，如专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备

7、，以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备等。为设备提供充足的维修维护预算。这是由于在实际工作中，这些设备不仅会消耗大量的办公耗材，还需要对其进行必要的维修与维护。选择合适的档案信息管理软件。当前常见的档案信息管理软件主要包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件与全文检索以及光学字符识别（OCR）等。电厂应根据自己档案信息化管理中的实际需要来进行软件的选择，还应优先选用关系型数据库等主流数据库管理系统，以满足电厂档案信息管理工作的需要。提高无线网络的覆盖率，让工作人员能够在电厂内的任何地点，随时都能够进行档案信息的录入与上传，提高档案信息管理工作的水平。3.2建立完善的档案管理责任制

8、度。电厂还应加强对档案管理责任制度的建立与完善，通过采用统一管理、分级负责的方式，来彻底贯彻落实档案管理责任制度。让电厂系统档案信息化建设能够贯彻在日常的经营活动中，以实现实时的档案信息化建设工作。同时，还应在全体员工内进行档案信息化建设的宣传，杜绝私自销毁档案，或者归档不及时的情况。一旦出现上述情况，应追究责任。3.3加强对交接环节的控制。在电厂工作人员发生职位变动时，不能立即交接完成，应建立一套完整的交接制度，由老员工带领新员工适应一下本职工作，为档案信息化建设工作的交接提供充裕的时间，避免交接的太仓促而出现疏漏，对档案信息化建设工作造成不利影响。同时，电厂还可以根据不同的岗位制定专门的档

9、案信息化工作手册，在其中将档案信息化建设工作的全部内容与工作流程等进行规范性要求，以便新员工能够以此为依据自行完成上岗培训，帮助新员工熟悉新的工作内容与要求，避免对交接后的档案信息化建设工作造成阻碍。3.4强化档案信息化管理网站的维护。电厂还应加强对档案信息化管理网站的维护力度，确保档案信息化管理网站能够发挥其应有的作用。这就要求企业应加强4方面的工作。（1）应加强对专业人才的招聘管理力度，为电厂档案信息化建设提供必备的人才保障。（2）应对现有工作人员进行定期的培训，以提高现有档案信息化管理工作人员的整体素质。（3）应对电厂档案信息化建设进行定期或不定期的检查，并对其进行详细的评估检查与督促各

10、部门落实好档案信息化建设各项工作任务。（4）应加强对档案信息化网站的维护力度，为档案信息化网站的投入使用提供必要的保障。 4结语 电厂应严格遵照国家相关规定，实施档案信息化建设。当前的电厂系统档案信息管理工作中还存在一定问题，电厂应加强对档案信息管理工作的管理力度，并为档案信息管理工作提供专项资金保障，以达到提高电厂档案管理工作效率的目的。 作者:张瑞春 姜玲玲 关键 单位:核工业北京化工冶金研究院 中国工程院 第7页 共7页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页