2022年行政公文管理规定行政公文管理规定.docx

《2022年行政公文管理规定行政公文管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年行政公文管理规定行政公文管理规定.docx（15页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、2022年行政公文管理规定行政公文管理规定 行政公文管理规定行政公文管理规定 管理类文件管理规定 目 录 第一章 总则 其次章 公文种类 第三章 公文格式 第四章 行文规则 第五章 发文办理 第六章 收文办理 第七章 公文归档 第八章 电子公文 第九章 附则 第一章 总则 一、目的 为规范公司内各类管理文件的起草、审核、发布以及归档程序，参照国家以及行业的通常规范，结合公司的管理须要，制定本规定。 二、适用范围 本规定适用于双奇地板有限公司。 三、基本职责划分 公司管理类文件的规范制定由办公室归口负责。 公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的起草、审核与批准工作，并对文件的要求事

2、项切实执行。 其次章 公文种类 依据公司经营管理的须要，行文种类有：通知、公告、确定、申请、工作汇报、会议纪要。 1、通知，主要适用于日常工作支配，制度类文件的发布，作息时间调整以及其他日常管理中的周知性事项。通常格式举例为：关于加强冬季消防平安工作的通知、关于发布<劳动合同管理方法>的通知、关于国庆期间作息时间调整的通知等。 2、公告，主要适用于人事任免的公示，规章制度发布前的看法征集以及公司日常经营管理过程中的报道、告知事项。通常的格式举例为：关于拟任命XXX为XXX的公告、关于<劳动合同管理方法>征求看法的公告、关于XXXX部门XXXX事项进展状况的公告等。 3、

3、确定，主要适用于组织结构或岗位结构的变更、人员任免、奖惩以及公司日常经营管理过程中某重大事项的判定。通常的格式举例为：关于设立XXXX部的确定、关于XXX的处分确定、关于XXX的任免确定、关于XXXX事项的确定等。 4、申请，主要适用于各部门、各车间日常工作过程中向上级部门恳求某详细事项的批准或请示某详细事项的答复。公司规定申请的固定格式，其文件标题通常规范为：“关于XXXX事项的申请”、“关于XXXX事项的请示”。 5、工作汇报，主要适用于阶段性工作总结报告与特定事项的汇报。 阶段性工作总结报告主要按周、月、季、年的时间阶段，集中汇报岗位职责范围内各项工作的进展状况、问题与解决、心得与体会以

4、及改善的方向、安排。 特定事项的汇报指在接受专项工作任务后，按不同的时间节点所做的关于该事项进展状况的专题汇报。 6、会议纪要，适用于记载、传达会议状况和议定事项。由标识、编号、纪要事项、出席人、签发人、发送单位等部分组成。 第三章 公文格式 一、行文格式规范 1、文件头：红头、黑体、18号字，加粗，居中； 2、标题：三号，黑体，居中； 3、正文：小四号，宋体，首行缩进； 4、落款：发文单位、成文日期，小四号，宋体，靠右； 5、签发：小四号，宋体，顶格； 6、附件：附件序号，附件名称，小四号，宋体，顶格； 7、附注：抄报、抄送单位，文件传阅范围，小四号，宋体，顶格； 8、全部段落均为最小值24

5、磅行距，A4页面，上下边距3.3cm，左右边距2.8cm； 9、如跨页无正文的，应说明“本页无正文”。 10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数、惯用语、缩略语、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用汉字外，应当运用阿拉伯数字。 二、行文编号 行文字号由行文单位代字、年份(公元全称)、序号组成。一般标注在文件头之下、横线上方居中位置。江苏双奇地板有限公司公文的发文字号包括： 1、通知：常双奇 通(2022)001号； 2、公告：常双奇 公告(2022)001号； 3、确定：常双奇 决(2022)001号； 4、会议纪要：常双奇 会纪(2022)01号； 5、制度规定： SQ/ZD20

6、22001号。 第四章 行文规则 一、文件起草 1、文件起草应把握观点明确、重点突出、文风严谨、文字简练的要求，文种、格式、书写符合要求，内容、数字、文字精确； 2、文件起草人员要仔细领悟交办人的意图、思想敏锐，反应快捷，注意质量，讲求时效； 3、文件起草人员要坚持实事求是，克服大话、空话、假话等不良习气，客观精确地反映事物的面目。 二、文件呈批 1、日常工作支配通知，由部门负责人审核，部门分管领导签发； 2、作息时间调整通知，由办公室负责人审核，总经理签发； 3、其他文件，均由总经理签发； 4、呈送总经理审批的公文必需是打印件，其文种、格式必需符合公文写作要求，内容正确，文字精确； ? ?5

7、、向各部门呈送本公司拟写的公文在文稿前需附发文传阅单，然后进行传阅修改，办公室对修改的内容进行汇总，交总经理批准发放或存档； ? ?6、呈送上级机关、单位来文也需用收文阅办单，逐级呈批，每位阅办人需签看法，行政专员需做好收文登记表登记，以便查阅。 第五章、发文办理 一、发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、用印、登记、封发等程序。 二、草拟公文是指行政专员根据公文办理意图起草公文初稿的过程。 草拟公文的一般程序是： 1、主办部门领导向拟稿人交代清晰行文意图、行文依据、主要事由和有关要求； 2、拟稿人依据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及须要说明的相关资

8、料； 3、拟稿人依据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。 三、审核、签发，行文一般由行文部门责任人审稿签发，但之前须经办公室审核。办公室审核公文的重点是： 1、是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当； 2、涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签； 3、是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种运用和公文格式的有关规定； 4、遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否精确规范； 5、密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否齐备等； 6、以公司名义制发

9、的公文，由公司总经理签发； 7、签批公文，签发人应当明确签署看法，并签署姓名和审批日期。其他审签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意； 8、一般事务行文未经办公室审核，不予签发； 9、文稿经相关领导核准签发后，即定稿生效； 10、签发后的公文，未经签发人同意，不得改动； 11、拟稿人不得签发自己草拟的公文。 四、用印，印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用印时要留意以下几点： 1、检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖单位印章； 2、加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章； 3、用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之

10、上，骑年盖月； 五、公文发出后，因发觉错误须要追回的，办公室应当刚好通知发送范围内的全部部门，有关部门应当协作做好公文收回工作。 1、各部门发文须经办公室统一规范格式，支配文件编号； 2、办公室首先打印初稿，待公司总经理审签后再用正式公文头纸印发； 3、对公司总经理签发的文件复印前，必需反复校核，要无漏页、文字清楚、精确无误后，方能按文件规定分发，行政专员做好发文登记表登记。 第六章 收文办理 收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查催办等程序。 一、收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。签收时要留意以下几点： 1、清点实收文件，与对方

11、的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否坚固，确认无误后再签收； 2、如发觉错投应当刚好退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当马上追查缘由； 3、收到绝密级公文后，必需在办公室存放并专人保管； 4、公司内设部门收到外单位来文应当交办公室签收。 二、公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理状况等。 三、对下级部门或各车间上报并须要办理的公文，办公室应当对来文的合法性、规范性进行审核。 来文出现以下状况的，应予退回： 1、不应当由本部门办理的； 2、与有关规章、制度相抵触的； 3、文种运用不

12、当，违反行文规则的； 4、未注明签发人，文头与机关代字相冲突的； 5、未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺漏的等。 四、经签收、登记后，须要部门办理的公文，应当由办公室提出拟办看法。拟办看法应当明确、详细。如不宜提出详细拟办看法，应呈请分管领导批示。 五、公司领导对办公室呈请批示的公文应当提出批办看法。如对拟办看法无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办看法为呈请负责人阅示的，或者对拟办看法有补充以及不同意拟办看法的，负责人应当作出明确的批示。 六、承办部门收到交办的公文后应当刚好办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当刚好向交办的部门说明。 七、批公文时，对有详细请

13、示事项的，主批人应当明确签署看法、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 八、经公司领导批示的公文，办公室要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。对须要查办落实的事项，规定时限的,按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特别要求的，要特事特办。状况特别须要延长查办时间的，要刚好报告缘由和办理进展状况。 第七章 公文归档 一、翻印上级机关下发的隐私公文，应经总经理批准，并严格限制印数； 二、凡经办公室收、发的各种文件、材料，一律由办公室负责存档； 三、文档由办公室行政专员保管，负责收发文登记，整理分类

14、、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人担当责任。 四、文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置，同时放置文件书目，便于运用时查找。 五、文档的借阅：借阅人需填写用文档/资质审批单，经总经理批准后方可借阅。如需借出，借阅人需妥当保管，不得涂改、损坏或丢失。在限定的借阅期限过后，保管人应督促借阅人刚好退还文件，以免丢失或影响他人运用。对于有特别保密要求的文件，可依据保密等级，限在办公室查阅，不得带走、复印。 六、文件的销毁：对无需立卷存档，运用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在运用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期

15、的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。 七、各部门凡需移交办公室长期保存的档案，由各部门登记造册，做好存档书目，经其领导人签字批准，送交办公室保存。 第八章 电子公文 一、电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。公司制发的电子公文在公司内部具有行政效力，可以作为公司内部处理公务的依据。 二、各部门和各生产车间应当通过公司内部建立的公文处理计算机应用系统，根据本实施方法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。 公文处理计算机应用系统的管理由各部门责任人负责。 三、公司内部发送的会议通知、培训通知、工作报告和状况通报等布置性、告知性、事务性公文，

16、可以用电子公文替代纸质文件。既有电子公文，又有纸质文件的，以纸质文件为准。须要对公司系统以外的其他单位发送的公文，应当制成纸质文件。 四、具有永久和长期保存价值的电子公文，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质文件归档。 五、电子公文在归档时应当对标题、发文字号、发文日期、发文单位、密级、主题词、类别、保管期限进行标引。有相应纸质文件的，还应标引纸质文件的档号。 六、公文处理系统中形成的电子公文数据应当备份。 第九章 附则 一、本规定未尽事宜，由办公室另行制定实施细则。 二、本规定执行中的任何疑议均可向办公室室询问。 三、本规定自2022年3月1日起施行。 附件1 江苏双奇地板有限公司 发文传阅

17、单 年 月 日 发文 部门文件 标题密级份数文件 编号发文 日期审核 部门审核 看法领导 批示收阅人签名文件处理结果 附件2 江苏双奇地板有限公司 收文阅办单 年 月 日 来文 部门文件 标题密级份数文号收文 日期拟办 部门拟办 看法领导 批示收阅签名阅办看法文件处理结果 附件3 收 文 登 记 表 收文单位/部门：序号 来文单位 来文名称来文字号份数 密级紧急程度 签收人签收时间 处理状况机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般机密一般紧急一般附件4 发文登

18、记表 发文单位/部门：序号 收文单位 收文名称收文字号收文份数 收文人收文日期 原件存放地点 备 注 附件5 用资质/文档审批单 填表时间： 年 月 日 申 请 人所属公司/部门是否借出 运用理由 资质/文档 名 称 申请部门负责人 办公室 总经理 运用时间年 月 日归还时间年 月 日 用资质/文档审批单 填表时间： 年 月 日 申 请 人所属公司/部门是否借出 运用理由 资质/文档 名 称 申请部门负责人 办公室 总经理 运用时间年 月 日归还时间年 月 日 江苏双奇地板有限公司 管理类文件行政部文件编号SQ/ZD-2022-002版本/修订A/O 制度手册-总经办-管理类文件管理规定 4 / 15 江苏双奇地板有限公司 管理类文件行政部文件编号SQ/GS-2022-002版本/修订A/O 制度手册-总经办-管理类文件管理规定 14 / 15 第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页