档案数字化加工计划.docx
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1、档案数字化加工计划档案数字化加工计划档案数字化加工计划档案数字化建设是档案工作随着现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的趋势。国家档案局中央档案馆在全国档案事业发展“十二五”规划明确提出:加强档案安全体系建设,提高档案的容灾及灾备能力,确保档案安全,是高校档案数字化建设的主要目标。出于对现有全区各盟市旗县检察院纸质档案的保护和提高现有档案的准确、高效的利用,在全区范围内实施档案数字化加工,最终实现档案的网上调档、网上查询、网上展示编研。并为保证数字化加工处理工作安全、有序进行,本院与外聘技术操作人员签订安全保密协议,加工处理场所安装监控设施,对出入库档案建立登记,严格清点核查,做到档案数字化
2、处理工作的安全、有序、稳步、高效进行。同时,以数字化加工处理工作为契机,安排本院档案室管理人员与外聘技术人员共同工作,实地学习操作,掌握室藏档案数字化处理程序和方法,并定期举办档案数字化管理培训,对县区检察院档案管理人员和各部门内勤进行系统培训,帮助档案管理及相关人员掌握档案数字化加工处理技术,为今后自主进行档案数字化加工处理工作提供保障。一、纸质档案数字化处理后具有几点益处:进入21世纪以来,我国的各级政府、企业、事业单位的档案信息化意识极大加强,其中就包括对浩如烟海的实体档案进行数字化,以提供准确、快速、实时的网络化信息服务。实施实体档案数字化需要有具备相当规模的专业化团队、大量的扫描等数
3、字化专业设备、高效的数字化加工业务管理软件系统以及严密的项目管理制度体系等条件。显然,采用数字化外包方式完成档案的数字化是最佳的选择。1、档案的调阅方便快捷。从前查阅卷宗都要办理相关手续后,到档案保管处手工查找翻阅。档案数字化处理后,可以直接通过电脑在几秒内时间里准确找到所需的档案。这大大提高了工作效率。2、实现多种检索方式。凡是能登陆到局域网的计算机都能进入电子档案系统。可以按照当事人姓名、案号、归档号、按类型等多种方式进行检索查询。3、档案可实现部分或全部复制、打印。档案员不需要进入库房调卷,就可以复印、打印部分或全卷档案。还可以将其存到各种移动存储介质(移动硬盘、u盘等)。4、电子档案实
4、现分组管理。电子档案系统管理员有权对用户进行注册、注销、删除、权限修改等。可以通过权限设置对用户浏览的内容加以限制,比如,高权限用户可访问浏览法院诉讼档案的副卷;只能浏览,不能打印等。5、电子档案实现日志管理。电子档案系统对每天电子档案查看情况自动记录。可实现对什么人、什么时间,在哪台计算机查看哪本卷宗清晰记录。通过日志的科学管理,档案员可以快速排查解决问题。6、电子档案大幅提升安全性。电子档案安装于内部局域网,只允许本院受权人员调阅。其他非本院人员无法登陆系统查看。如有特殊情况,上级检察院需要调卷,可另行处理。档案数字化处理后,纸质档案都封存入库,避免了档案的破损和丢失。7、电子档案成本低。
5、电子档案的维护成本远远低于纸质档案。二、基础设备建设预算:类型服务器存储备份存储备份软件单价15万元25万元25万元15万元数量金额合计元元元元注:1、服务器用于挂接档案数据,以便准确、高校的利用。2、存储用于保存已产生的档案数据。3、备份存储用于及时备份已产生的档案数据,以保证数据的安全和完整性。4、备份软件用于及时备份新产生的档案数据,在没有人看管的情况下也可以实现准确、高效的数据备份。三、数字化服务预算如下:类型扫描加工费用档案整理费用档案处理挂接后期维护费用金额页数x0.4页数x0.05页数x0.055万/年费用合计元元元元四、具体实行步骤:1、完善基础设备建设。2、201*年完成本院
6、现有纸质档案的数字化处理。3、201*年逐步完成推动各盟市旗县等下级单位的现有纸质档案的数字化处理。4、最后,完成现有纸质档案数字化处理的基础上,完成每年生成档案的数字化处理。扩展阅读:档案数字化加工方案档案室、档案馆馆藏档案扫描、数字化加工整体解决方案目录-0-_第一节质数字化加工作业前期准备1一、数字化工作人员准备1二、数字化工作软件、硬件准备4三、确定数字化内容、数量及用户需求5第二节数字化加工流程及主要技术方案6一、入库提卷、拆卷6二、标引著录7三、档案扫描8四、图像处理11五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式12六、总质检14七、批量挂接15八、还卷及数据备份提交15第三节
7、质量控制方案和保证措施17一、加工质量保障措施17二、多环节,多层次的质量检查体系17三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障19第四节安全保密控制21保密协议22第五节售后服务24-1-_项目背景随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动,信息化已成为国际潮流,信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中,很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化,使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件,最终将其应用于数据库存储,或通过CD-ROM、Intern
8、et网进行出版,或上传数字档案馆供用户使用。以传统纸张为载体的保存方式,占据了大量的空间,需要特殊的环境,而且不方便查询,随着时间的推移,还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理,保存到光盘上,具有存储、管理、共享等功能,还可以减少文件库房占地,节省保管设备和人员方面开支,又方便统计和进行远程查询。因此,将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪,扫描成图像文件,再通过处理转换成电子文档,建立目录和索引,制作成电子文件,已是当务之急。-2-_第一节数字化加工作业前期准备一数字化工作人员准备1.甲方人员职务:现场交接管理人员人数要求:一名专业要求:为学校档案馆负责档案管理工作的技术或管
9、理人员。职责范围:.负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作,协同甲方人员作好交接清单记录并签字。.负责监督乙方规范化加工。随时把握乙方加工进度并进行协调。.及时关注并抽查乙方加工质量代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调,确保项目顺利完工。2乙方人员2.1管理人员主要为:熟悉现场加工管理,熟悉数字化整体作业流程,具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。2.2工程技术人员主要为:熟悉计算机软、硬件技术,了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。2.3数据采集作业员主要为:了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作部工作人员。
10、-3-_人员安排见表3-1职务职责人备注员项目负责人不一定要常驻1负责人员,资源的调配工作。2负责施工组织设计、管理。现场,但要通过一切通讯手段项目负责3负责施工条件的保障及与甲乙双方人关于项目进展状态的汇报和协调工1人和定期到现场的督导,切实做管作。到对该项目加理工进度和加工人质量的掌控员1.负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作现场主管2.负责现场的人员管理和加工管理3.负责数据的终验和挂接1人4.配合项目负责人做好与乙方的沟通协调工作。著录人员负责将档案卷内目录及其它索引信息进行手工录入为电子数据信息并校对1人数据扫描人员负责按制定的技术规范将档案资料扫1采描人集在进行图像处人1.去污:将
11、扫描获取的图像进行图像去理的时候,肯定员污;去黑边及去杂点等;是逐页处理,所图像处理2.纠偏:将偏斜的图像进行纠正处理;以要留意每一人员3.文字处理:将不清楚的文字进行加深1人页扫描的质量,或变浅;发现扫描质量4.拼接:将页面较大的图像进行拼接处问题立即发还理;上一工序重扫并作好记录。1.负责将处理好的图像进行全文识别、矢量化人员最图像矢量2.校对、板式还原和格式转换1-3终定员需结合化人员3.对已经产生的成品数据进行初验后人矢量化的图形移交给现场主管终验并挂接。数量和采集难度。数字化工作软、硬件准备1配备硬件数量及档次要视数据采集工作情况及数据量大小。-4-_二.2甲方提供PC机4-6台给乙
12、方作为采集作业使用,其他硬件设备由乙方自行解决。3场地:甲方提供。4办公用具:甲方提供打印机(以实际用量为标准)办公桌椅档案资料的装订及打印机所用的全部耗材。5.其他条件:提供电力和饮水。软硬件准备详见表3-2表3-2软、硬件配备列表软、硬件名称数量详细配置1需支持全文检索使用功能。2支持TIFF和PDF格式数据的批量挂接功能。能满足本加工项目所有的技术要求响应时间提供方综合档案管理系统一套项目开始需到位甲方数字化流程管理和加工软件、OCR软件服务器扫描仪(A3幅面)全套项目开始需到位项目开始需到位乙方一台一台甲方乙方富士通A3幅面项目开始需FI-4750C(ADF)到位A4幅面虹光-FB60
13、30(平板)PC机项目开始需到位项目开始需到位扫描仪(A4幅面)一台乙方计算机4-6套甲方三.确定数字化内容、数量及用户需求在数据采集之前,首先要客观真实统计数字化内容和数量,确定用户使用需求,-5-_然后制定对应方案和技术控制以便准确地进行施工安排。表3-3三峡大学档案馆档案数字化用户需求调研表档案类型档案数量数字化准备情况档案装订档案著录纸张及保存情况用户需求备注招生名册约件约面很好较差很好较差很好较差很好较差很好较差一般很差一般很差一般很差一般很差一般很差一般很差一般很差影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化影像化矢量化档案整理排序档案装订学籍档案约件约
14、面档案著录档案整理排序约件约面档案装订档案著录档案整理排序档案装订党群档案约件约面学生成绩档案著录档案整理排序档案装订基建档案约件约面档案著录档案整理排序档案装订很好较差科研档案约件约面约件约面档案著录档案整理排序档案装订档案著录其它:很好较差档案整理排序填表人职务第二节数字化加工流程及主要技术方案-6-_档案数字化加工主要流程包括:提卷-拆卷-档案著录-扫描-图像处理-OCR-校对-版式还原-转双层PDF-终验-挂接。图一档案数字化加工流程图一、入库提卷、拆卷1.从档案室移交档案,严格执行原始档案的交接手续,使用双方项目负责人确认的档案交接清单(完成清点登记)。2.档案整理:编写页码、核对纸
15、质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理(如果发现破损严重,无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描,发现破损严重的档案须立即报知项目相关负责人)-7-_制作卷内目录,扫描文件抽取3按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量(双方项目负责人签字,以保在施工过程中档案不损失、不丢失。)4装订案卷应保证装订牢固,案卷整齐,卷内材料不松动,脱落,保持与原案卷一致。图二二、标引著录按要求将文件所需信息录入到软件数据库里,标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。1.录入方式采用手工录入的方
16、式2.校对方式校对以软件校对和打印输出、对比校对相结合,错误率在万分之二以下。案卷目录和卷内目录按照档案的原始数据录入。卷案目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。对档案目录数据修改和补充的数据,须填写更改-8-_资料、更改资料放入原案卷内,卷内目录及其他不全的需补充完整。三、档案扫描1.扫描方式:根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用加长式扫描或者图像拼接处理方式处理,同一页面有两个以上文件,需分别扫描。2.扫描色彩模式:以黑白二值扫描为主,附有灰度(彩色)照片及原件分明度很低的档案,可视情况采取灰度和24位真彩色扫描。然后以黑白二值保存。例:蓝底招
17、生名册,此种档案长见为A3幅面、纸张很薄,底色与文字的分明度很低。实物档案查看时都显吃力,此种档案如果用黑白二值扫描,则会出现大幅暗面,文字显现不清;如果使用彩色扫描,文字部分明度很低。只有使用灰度扫描,效果相对好一些,如图三。扫描后的图像再辅以黑白二值保存,则最大限度的提高了图像质量,如图四。图三灰度扫描效果图四保存为黑白值后的效果3.分辨率:无全文检索需求的文档分辨率调整为200DPI最为合适。需要全文检索而做ocr识别的文档,黑白二值扫描分辨率最佳为400dpi,此分辨率下识别成功率最高。24位真彩色扫描分辨率标准为200dpi。4图像文件的大小:黑白二值扫描A3页面:20K40K;灰度
18、或彩色扫描A3页面:100150K。5如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,可适当增加扫描的分辨率,但要保证图像清晰的同时,又不影响远程查询和浏览的速度。-9-_6清晰度:扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅或过深,并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况,即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致,也保证扫描图像可读,扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米,并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。7根据档案实体情况,在档案电子文件中相对应目录设置“复制件”、“原件不清”标志。目录以原有档案目录为准,在实际处理过程中著有未归类的新目录。可根据情况修改目录,增加
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