大型会议活动接待方案.docx

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1、大型会议活动接待方案 第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程支配及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上支配成员水疗馆水SPA。住：五星酒店（国际会展） 第2天08:00酒店统一支配MORNINGCALL。08:30早餐。10:00起先实行会议。12:00上午会议结束，会议成员共进午餐。13:00-17:00下午依据您的时间支配，接着实行会议。18:00晚餐，可以支配丰富的晚宴，并支配演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。19:30-21:00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、沟通和合作。21:00会议成员自行支配

2、消遣活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（国际会展） 第3天08:00酒店统一支配MORNINGCALL。08:30早餐。脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松欢乐的心情，09:00巡游。11:30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。 报价： 元 服务标准及费有分列报价： 车：空调旅游车（含接送、第3天旅游用车）、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐（八菜一汤，十人一桌）、赠：旅游责任保险、旅游意外险10万元/人！横幅一条、摄像制作 一 制订预算：制定可行预算

3、或按既定预算支配有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面： 1、交通费用:交通费用可以细分为： (1)、动身地至会务地的交通费用包括航班、铁路、马路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能运用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、马路、客轮及住宿地至机场、车站、 2、会议室/厅费用/详细可细分为： (1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔

4、、粉笔等，但一些特别规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，须要加装非主席台发言线路时也可能须要另外的预算。 (2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常须要支付肯定的运用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出详细要求（通常可向专业的会议服务公司询问，以便获得最相宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置费用假如不是特别要求，通常而言此部

5、分费用包含在会场租赁费用中。假如有特别要求，可以与专业的会议服务商协商。 (4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别寻 找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3、住宿费用住宿的费用应当特别好理解值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是须要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好

6、的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供应等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很困难，这取决于会议议程须要及会议目的。 (1)、早餐:早餐通常是自助餐，当然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以预料就餐人数不得与实际就餐人数相差到15，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用） (2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐，可以实行人

7、数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。假如主办方希望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，餐馆可能会收取肯定数量的服务费用。 (3)、酒水及服务费:通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假如可以外带酒水消费，餐厅通常须要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15左右的服务费。 (4)、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方须要非程序服务，可能须要而外的预算。通常状况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中

8、式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会:事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会困难，宴会只要设定好餐标与规模，预算很简单计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能须要比较长的时间确认。(6)、其他点心、水果及调制色酒 5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽视。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较困难，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算 设备的运输、安装调试及限制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理 6、演员及节目:通常可以选定

9、节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参加人数正相关。在相宜地点假如有固定的演出，那预算就很简洁，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。 7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性支配产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难安排，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好 几家会议场地后，进行实地考察是非常重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。 二 会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；依据会

10、议的详细状况，设计并支配会场的布局，细致周到地设计好全部的细微环节。会议场所的确立预定：依据会议的级别，选择会议举办地；依据会议的详细状况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。依据须要，打算会议所须要的全部设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺当进行。 在会议起先前须要依据会议的详细状况确定会议设施，此项非常繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对打算状况。 常见的会议设施： 1、屏幕 2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪） 3、录像机 4、VCD 5、音响 6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风） 7、镭射笔 8、幻灯机 9、讲台 1

11、0、舞台 11、夹纸板 12、大白板 13、签到台 14、名片簿 15、马克笔 16、铅笔 17、信签 18、会议桌椅 19、插线板20、彩电 21、横幅 22、指示牌 23、告示牌 24、桌卡 25、主席台 26、盆景 27、鲜花 28、背景板30、隔板 31、灯光照明 32、同声翻译系统 33、产品租赁 根据预期安排履行方案，在执行过程中，要做到耐性、细致与周到在商会执行过程依据不同年会形式，须要留意餐饮支配、交通支配、旅游支配、司仪支配、秩序维护、茶歇支配和摄影摄像等事项。 餐饮支配 依据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等；餐饮支配通常有两种形式自助餐或者

12、围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一支配餐饮的会议，对于成本的限制特别重要，自助餐一般可以发餐券限制，许多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特别要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮支配比较困难特殊是大型会议的时候。围桌式餐饮支配须要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者支配、特别饮食习惯者、酒水种类及付款等。须要提示的是，会议前期考察时留意餐厅及用具的卫生状况，不能让就餐者出现健康问题。假如就餐者无法按时集合就餐，可实行那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。 大型会议活动接待方案 大型会议接待方案 大型会议接待方案 某年大型会议接待方案 大型会议礼仪接待 大型会议接待流程 大型会议接待方案策划及服务流程 swc酒店大型活动接待方案 大型会议活动策划方案 大型会议活动策划方案 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第10页 共10页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页