商务电子邮件写作.docx

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1、商务电子邮件写作 商务电子邮件写作 在现今的商业社会中，电子邮件已成为当今世界上运用最常见的商务通讯工具。依据国际数据公司(IDC)2006年的统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿封电子邮件的今日，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会（American Management Aociation）和电子政策探讨所（The ePolicy Institute）进行的调查表明：如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的缘由之一。但另一个更重要的缘由是人们不知电子邮件的留意事

2、项和写作技巧。假如邮件中充溢了错误、冲突、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐性，而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危急，也可能会导致公司商机的丢失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有效地利用电子邮件为个人和公司创建更多的机会、拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的运用应当留意以下问题： 一、电子邮件是不是传递该信息最合适的选择 便利肯定不是运用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上

3、，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要特别谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息： （一） 公司或个人的隐私信息 电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。 （二） 敏感的话题 电子邮件不是面对面的沟通。由于没有面部表情、肢体语言和语调的示意作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是损害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，假如发送前不考虑收件人的感受，会很简单使人产生负面心情。 （三） 困难的信息 信件的主体最好不要传递困难信息，比如具体报告。因为在屏幕上读这样的信

4、息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发觉须要回复的问题不只一个时，最好能够依据状况采纳面对面会谈、刚好通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。 二、写邮件的目的是什么 人们写电子邮件经常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个： （一） 影响收件人的行为 告知或劝服收件人实施某个行为。例如： 1.请于周五前将我的提议看法发给我。 2.请于会议前三天发放议事日程。 3.请重新支配我的约会。 （二） 通知收件人 供应收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或确定等。例如： 1.我公司将于明年春季推出三款新产

5、品，具体信息请参阅附件。 2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。 3.董事会于上周做出了一些重要确定，我已总结如下。 三、对收件人了解有多少 沟通是双向的只有当你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清楚地进行沟通的主要缘由是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于确定邮件的内容、写作的语气和写作的方式等。对收件人的考虑有： （一） 与收件人的关系。 （二） 收件人是否希望收到这封邮件。 （三） 收件人对这一主题的信息。 （四） 收件人读信后的反应。 （五） 收件人对这一主题的爱好。 （六） 收件人收到这封信的感受。 假如给了解的人写信，上述问题就简单回答多了。但是假如给了解不多甚

6、至是毫无了解的人写信时，就须要依据一些其他信息，如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如： 假如收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户，说明他们对你们的业务有所了解但须要更具体的信息来确定产品是否符合他们的需求。假如收件人是另一行业询问有关项目信息的经理，说明他所感爱好的是有关项目的主要观点而不是每个细微环节，并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的学问。 四、邮件中的重要讯息是什么 在今日的职场中，人们每天都须要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们经常仅仅读几

7、行就确定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。 下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。 （一） 要询问什么问题？ （二） 要发送什么文件？为什么要发给对方？ （三） 要陈述什么观点？ （四） 要征询什么看法？ （五） 要赐予什么建议？为什么对方要接受？ （六） 要推销什么产品？为什么对方要购买？ （七） 为什么要表示感谢？ 用两三个能简洁地表达主要观点的句子来起先你的邮件。但是有时候须要几个词或一两个短句来引出要点。例如： 1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展状况？ 2.很兴奋在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办

8、筹款活动的建议特别感爱好。 假如你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如： 你方曾询问假如提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会 五、收件人须要知道什么 许多人在埋怨：“不停地读邮件让我感到乏累。为什么人们认为我应当了解跟他们一样多的东西。只要供应我须要的信息就够了，其他的就不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时，才会停下来思索收件人原委想要什么样的信息。因此，我们的电子邮件中经常包含了许多不必要的信息或者省略掉了许多重要的信息。这主要是因为我们的留意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们须要什么样的信息上。但是假如从收件人的角度来写邮件，

9、你会发觉邮件应当回答收件人的全部问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很麻烦。除非你回答的是收件人提出的详细问题，否则得细致考虑收件人可能问的问题。 要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架，这使得写一封清楚、简洁的邮件变成一件很简单的事情。例如： 我提议小组组长们每个月实行一次自备食品工作午餐会。这样每个人能够刚好了解项目最新的进展状况。此外，我们也有更多的机会探讨如何解决问题。 你的看法如何？ 卡尔 六、邮件中如何组织信息 一封好的邮件应当简明扼要、层次清楚、逻辑性强。要点出现在最起先，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困

10、难，不妨考虑下面因素： （一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就干脆写作了。 假如是这样，要试着将信息组织一下，重新支配，否则这封邮件将令人费解。 （二）是否有多余信息。尽管细致思索了，但是大多数人还是会将全部的内容放在邮件中，似乎我们所说的内容对收件人来说都很好玩。牢记：正文应当是对重要信息的支撑、说明和扩展。假如不是，就抓紧省略。 （三） 是否中途变换方向。有时我们起先是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。 （四） 是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件人（群）。假

11、如想在一封信内发送全部信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）快速地找到详细的细微环节。假如写的内容太困难，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅供应简要的说明。 七、将信息写出 假如你遵循了以上建议，那么写一封清楚、简洁的邮件就像倒杯咖啡一样简洁。写邮件时，须要留意： （一） 在敏感的、困难的、机密的状况下，要一再考虑电子邮件是否是传递信息的最好方式。假如是，运用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首先并且务必进行拼法、语法、标点的检查和文本的编辑。 （二） 运用清楚、简洁、主动、详细的语言使你的邮件能够尽可能快速精确地传达。避开运用行话。 （三）

12、 确信你的要点和最重要的信息放在开头。假如必要，加一些词或短句构建起上下文（如四所述）。 （四） 假如发觉包含许多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。 （五） 不要急着挖空心思找寻词语来表达观点，而应当首先考虑收件人和你的写作目的。 八、运用模板 充分利用模板。模板运用得当，可以节约大量时间。模板供应了基本的词汇和结构，你只需依据特定的状况来变更内容即可。留意模板的运用原则： （一） 模板需依据你要不断发送的基本信息来生成。 （二） 不断更新模板：删掉不须要的信息，或者修改信息。 （三） 只在适合的状况下运用模板。因为有时修改模板比重新写新邮件还慢。 （四） 细致校对模板信

13、息，确定没有陈旧的、不相关的信息，没有运用他人名字或遗忘变更日期等等。 当今，对于正在从事跨国业务的公司和员工来说，客户对你的第一印象多半来自电子环境，而这正建立在员工的商务写作水平的基础上。一间美国大型企业首席执行官说：“在工作上能够不断精进的，是那些拥有绝佳表达技巧的人。”因此，对于许很多多的员工来说，良好的写作技巧是职场获胜不行缺少的利器。具有良好写作技巧的员工对公司来说也是一笔珍贵的财宝。 商务电子邮件写作 商务便函与电子邮件写作_英语 商务电子邮件礼仪 商务电子邮件书写要点 商务电子邮件格式（举荐） 英文电子邮件写作 电子邮件 BEC考试电子邮件写作步骤 谈谈电子邮件的写作版 商务写作：电子邮件写作的五大留意事项 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页