客户服务中心标准.docx
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1、客户服务中心标准 职业规范 服务理念 一切从满意客户的须要动身,以供应满意客户需求的产品或服务为职责所在,以客户满足为经营的目的。 服务观念 “客户恒久是第一位”,从客户的实际需求动身,为客户供应真正有价值的服务,帮助客户更好地运用产品。 践行“良好的客服形象、良好的技术、良好的客户关系、良好的品牌”的核心服务理念,以最专业性的人员,刚好和全方位地关注客户的每一个服务需求,并通过供应广泛、全面和快捷的服务,使客户体验到无处不在的满足和可靠的贴心感受。 服务规范 一、以客户为重 1 主动的身体语言; 2 保持眼神接触; 3 保持开心的语调; 4 说明你的做法的缘由。 二、倾听技巧 1 倾听:受人
2、关切; 2 确认:受人关照; 3 探究:关注-理解; 4 响应:安排-朝气-解决 三、克服异议 1 倾听不打断,然后总结客户对问题的看法。 2 假如必要,提问以获到更多信息。 3 说明问题如何发生,其中哪些步骤可以订正,并摸索客户反应。 4 实行适当步骤并跟踪结果。 四、保持和提高自尊心 1 主动认出并称呼客户。 2 记住并称呼客户的名字。 3 避开用术语。 4 当客户完成一件工作时,表示谢意。 5 对待客户的同事以同样的看法。 五、平伏客户心情 1 致歉。 2 表示体谅、怜悯。 3 反馈用户投诉。 4 代表单位担当责任,并供应解决方法 。 职责范围 服务宗旨 中国铁路客户服务中心依据目前国内
3、各大中型铁路部门的实际状况,以铁路现有的客、货信息资源为基础,在国内领先为客户供应智能化、亲情化、高效、快捷、优质的车票服务;为各铁路部门开拓了一种新的服务窗口和服务渠道,同时使铁路部门加强业务管理,有助于提高国内铁路部门的现代化管理和服务水平,塑造铁路部门的新形象,提高其经济效益和社会效益,最终增加销售与增加服务支持,带动铁路运输利润增长。 涉及行业 通信业,航空业,服装业,保险业,广告业,电子商务,服务行业等。 数字化指标 以下是美国普度高校消费品质量监测中心琼安排教授提出的23个与客户服务中心运营相关的数字化规范指标,下面除了介绍提出各规范的计算方法及管理者所应实行的措施外,还给出了一些
4、规范的详细建议数值,希望这些指标的提出,能够对客户服务中心管理者的工作有所帮助。 实际工作率 是一种测试业务员是否如所安排的那样正在他们岗位上的方法。实际工作率的计算结果是一个百分比,它等于值机员联入系统打算回答电话的实际时间除以值机员根据安排应当回答电话的总时间,再乘以100。实际工作率百分比数据来自ACD,应当每日都作一次报告,并按周和月进行追踪。实践证明,每个值机业务员的最佳实际工作率应当达到92%或者更高。 建议管理措施:假如员工实际工作率低于规定目标,应就以下几个内容进行调查: 员工应当懂得保持较高实际工作率对客户服务中心是重要的,中心在教化与敦促员工懂得这一点方面可能做得不够; 监
5、管人员可能不够,新员工没有得到刚好指导和帮助; 业务员可能对规定有误会; 缺勤率可能太高; 相较于呼叫电话量,让业务员干别的事情的时间可能太多; 要更好地利用强制管理系统软件。 事后处理时间 即指一次呼叫电话接听完后,值机员完成与此一呼叫有关的整理工作所须要的时间。呼后处理可能有值机员做的,也可能由小组或者中心做,是一种有益的资料,可从ACD得到。这一规范应由小组或个人制成日表、周表和月表,还应当做成图形来与过去的记录进行比较。中心平均事后处理时间为60秒,建议目标是30秒至60秒。 建议管理措施 如出现此一方面的问题而又与训练、程序和技术等因素无关,建议小组每一小时贴出此一规范的标准目标,直
6、到状况改善为止; 业务员完成操作的机器可能不便利运用,应将其配置或者位置做些调整; 把呼后处理所须要的全部动作都做一遍,仔细视察并评价每一个动作,看是否都是程序所必需的; 激励值机员在谈话时就做好信息处理,削减事后处理时间。假如有反应灵敏而且好用的软件系统, 应当利用上,确定能削减整个过程的时间,提高工作效率。 事后处理时间过长则表明业务员本身有问题, 须要他/她进行进一步学习,尤其要通过电话监听帮助他/她们解决这个问题; 假如这一规范的数字上升,表明值机员行为上出现异样,等着有关的监管人员送来有关状况的报告; 整个中心事后处理时间的平均值变长意味着可能是训练、或者是程序、或者是技术上产生了问
7、题; 如有新的业务员的加入,由于还不娴熟引起的处理时间过长是在意料之中的事情; 对造成事后处理时间过长的业务员进行追踪,看究竟是谁,对之进行再培训; 假如增加新的数据记录项目,考虑一下这个新增的数据记录是否值得耗费成本去做; 假如问题并不在于缺少训练和程序不对,那么请从技术上找寻数字增长的缘由; 训练业务员边与客户说话边输入资料,将事后处理时间降到最低。 平均放弃时间 指呼叫者放弃呼叫前平均等待的时间,以秒来计算。除非特别须要,与其追踪这一数据,不如追踪放弃率更有价值。此一数据由ACD收集,应每日和每周都做出报告。全行业平均时间为60秒,建议标准范围为20-60秒。 建议管理措施 等待时间很短
8、即放弃,表明顾客等待的耐性有限,缘由可能是有其它中心可以选择,也可能是不喜爱拨叫你们中心时老是不胜利。两者都值得引起重视,并实行相应措施。 检查放弃者的数目、没有拨通的状况和排队的时间,看是否存在呼叫者拨不进来的问题,这一问题假如在顾客那里显得很重要,呼叫者的满足率就会明显下降。 平均单呼成本 等于某段时间内中心所花的全部费用除以这段时间中中心所接听的全部电话数,它包括无论何种理由打入的无论什么电话,不管是由业务员接听的,还是由技术系统接听的。打入的电话数将有ACD所做的记录,中心总费用可以从财务处得到。中心管理层应当每周对此都做一次检查和计算。行业不同,此一规范的数字改变很大。就全部行业的平
9、均状况看,每打入一个电话须要花费成本4元。建议标准范围介于2元至5 元之间。 建议管理措施 这个规范是一高水平规范,其它任何规范都会对之产生影响,所以应深化到各个环节中去考查缘由,以确定须要调整的因素是哪些。 如规范数字上升,请细致检查一下呼入的电话数和中心成本费(包括固定费用与可变费用)之间的关系,打入的电话数越多,如其它不变,则中心成本费用越大,但平均每次呼叫的成本较低。 由IVR处理的电话的百分比越大,其它不变的状况下,则中心总费用越低, 因为VRU处理的电话简短,没有业务员的介入,因此也就避开了由此而来的额外花费。 假如呼入的电话数量急骤下降,而中心固定费用不变,则平均每一次呼入的费用
10、将上涨,这意味着须要削减经费。可能性最大的是增减人员:a)非高峰期的业务员人数应当下调; b)新起的高峰应雇用临时业务员;c)给新业务员供应培训。很可能最近新加了很多业务员,由于缺乏阅历,他们回话的时间拖长了,从而导致了高费用。假如是这样,对这些新员工进行亲密指导在短时间内可能导致成本的增加,但这是提高他们回话速度所必需付出的。 平均通话时间 指谈话时间和事后处理时间的总和。ACD将会供应这一规范的数据。应当每天都计算,每周、每月都统计。设计一个由值机业务员、小组和中心自己制定好格式的平均通话时间报告,做出曲线图来表示状况的改变。呼叫中心的类型不同,其平均通话时间的努力目标也不同。一个技术支持
11、力较强的呼叫中心,平均数一般在10至15分钟之间。从全行业来看,平均通话时间是8.5分钟。建议将这一规范的目标定在3-10分钟之间,并还可加减15%。如能依据呼叫的类型和班组类型来确定时间范围是最合适了。规定一个均可接受的时间范围,避开只定一个固定目标所带来的问题,这样就赐予了值机业务员以选择,有足够的时间处理好第一次呼叫。 建议管理措施 作一曲线图,让图中的曲线界面宽敞、一目了然。 要求第一线监管人员报告超越目标范围之外的状况; 时间过长可能表示人员过剩,会引起费用增高。 对业务员进行运用技术设备和电话处理技巧方面的培训。 平均持线时间 值机业务员让顾客在线上等待的平均时间。ACD会供应每一
12、值机员的持线时间数据,并给出平均值。每日、每周、每月报告和图示这一规范,并每周、每月进行一次管理上的考察。全行业平均持线时间为60秒,建议目标范围应限制在20-60秒之间。 建议管理措施 过长的持线时辰表明值机业务员不能很快地进入所须要的资料领域或者快速地找到解决方法。以下几个因素可能是造成这种现象的缘由: 所需信息业务员可能涉及不到; 训练不够,值机业务员不懂如何得到所需资料; 系统延迟, 即机器须要太长的时间方能显示所须要的信息; 一线业务员无权接近有关资料; 这一规范对于中心经理驾驭业务状况很关键,持线时间干脆影响到呼叫者的心情; 此规范难以驾驭,因为值机员喜爱用头戴受送话器上的哑键而不
13、喜爱用话机。 平均振铃次数 指顾客听到回话之前电话玲振响的次数,不论这个电话是由业务员、还是IVR回的。资料由ACD收集,应当每天都作报告,以便中心管理人员参考, 或呼叫者满足程度测试安排所须要。行业平均次数是2-3 次,建议2-4次。 建议管理措施 平均振铃次数应当保持在最低,尽管高峰期可能会有所增加,因此应当经过探讨来确定次数。此外,还可以将玲振次数作为驾驭排队时间的一个准则。 只要遇到的不是忙音,这一数字的多少对呼叫者不具有特殊的意义。 平均排队时间 指呼叫者被ACD列入名单后等待值机业务员回答的时间。ACD能根据适用或呼叫类型将全部到达中心的电话记录下来,这一数字可以每日、每周和每月张
14、帖公布给员工们看。这是一个具有行业特别性的规范标准,全行业的平均排队时间为150秒,建议的目标范围在30-90秒钟之间。排队时间在建立整个服务水平的总目标上是个关键因素,假如排队时间为零就意味着你付着费让业务员等电话到来,这是很不经济和缺乏效率的。 建议管理措施 可能在实行一些新的方法,须要业务员驾驭;或者政策上有什么新的改变,须要业务员用更多的时间来熟识和处理业务; 可能支配了太多的没有阅历的业务员值机; 可能须要增加IVR来处理更多的日常呼叫; 可能要利用CTI将某些工作机械化; 很多中心用LED可视布告板公布平均排队时间和排队呼叫者的数量,这是一种典型的实时公告的形式; 排队时间可能是客
15、户服务中心耗费资金的一种主要形式; 排队时间可能是呼叫者不满足的主要缘由; 在呼叫高峰时考虑增加临时业务员; 依据须要调整人员上下,使服务目标得以连续性地完成; 若运用800服务,排队时间以较短为宜。 平均应答速度 指总排队时间除以所回答的总电话数。此规范可干脆得自ACD,应以半小时为单位进行报告,并以图表显示走势。此规范一般又称为ASA,标准长度经常定在20秒钟之内。 建议管理措施 平均应答速度过高意味着 事后处理时间超出了目标规定; 持线时间比预期的要高; 呼叫量的预料不精确; 安排实际工作率不够。 平均交谈时间 指呼叫者与值机员联系后交谈的时间长度。这一数据由ACD、业务员、业务小组或客
16、户服务中心收集和报告,应当每周和每月评估一次。假如业务员的业务活动是特意依据呼叫类型分组进行的,则此一规范对于管理用处更大。个人暨小组的业务表现可能是一很有力的反馈数据,但重要的是要用呼叫者满足程度测试安排所产生的反馈数据对它加以平衡。假如相对较长的谈话能够提高客户的满足度,那么增加点花费也值得。这样,有些业务员就须要再培训一下说明技巧,以便他/她们能够用稍长些的谈话来获得客户较高的满足度。行业平均交谈时间为330秒。对技术支持型呼叫中心而言,是6-10分钟。建议交谈时间的努力目标应以270-360秒为妙。 建议管理措施 交谈时间的改变意味着值机业务员或者呼叫者行为的改变。希望你们的监管人员能
17、够找出这一改变的缘由,并帮助定出一个解决方法。 呼叫电话回答完后询问呼叫者几个有关是否满足和有何期望的问题,平均交谈时间可以调整到一个令人满足的长度。 谈话时间可随业务员的技术实力、资料易于利用的程度以及系统设计的不同而不同。 不同类型的呼叫会有不同长度的谈话时间,考虑到这一个特点也很重要。 一般而言,为了降低成本,谈话时间越短越好;然而,短的交谈时间可能导致有些呼叫者不满,他们认为你没有仔细倾听他们的问题或过于匆忙了。 谈话时间还可能因为服务代表说话风格的不同而不同,这比较难以处理和变更。特殊长或特殊短的谈话(依据平均值)应当查出其中的缘由。 每小时呼叫次数 指每个业务员每小时接待呼叫的平均
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