河南省农业科学院农业科学技术档案管理办法.docx
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1、河南省农业科学院农业科学技术档案管理办法 河南省农业科学院农业科学技术档案管理方法 （年月第三次修订） 第一章 总则 第一条 为加强农业科学技术档案（以下简称科技档案）管理工作，有效地爱护和利用科技档案，充分发挥科技档案在科技创新和科研管理工作中的作用，依据中华人民共和国档案法、国家科学技术档案工作条例和河南省档案管理条例，结合我院实际，特制定本方法。 其次条 农业科技档案是指我院各探讨单位及个人在农业科学探讨、科技开发和科研条件建设等活动中干脆形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘、计算材料等不同形式和载体的记录。 第三条 农业科技档案工作是科研管理工作的重要组成部分，要
2、加强对科技档案工作的领导，把科技档案工作列 入科研安排管理、科技成果管理工作之中，加强对科技开发、科研课题全过程档案资料的管理。即实行 “四同步”管理：下达课题项目安排任务与提出科研文件材料的归档同步；检查安排进度与检查科研文 件材料形成积累状况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审嘉奖科 技成果以及科技人员提职考核与档案管理部门出具专题归档状况证明材料同步。 第四条 各探讨所（中心）要明确一名负责人主管本单位科技档案工作，探讨室主任或副主任负责本室的科技档案工作，课题主持人负责本课题在科研活动中科技文件材料的形成和积累。课题立项后要到院档案管理部门备案，签订课题档
3、案归档保证书，并指定专人负责收集、整理、保管，定期交给本单位兼职档案员。 第五条依据国家科学技术档案工作条例中关于集中管理档案的原则，我院科技档案由院档案管理部门统一 保管，并设专人负责管理。各单位要配备兼职档案员，依据归档要求按时向院档案管理部门移交本单位的科技档案。 第六条科技档案工作人员（包括兼职档案员）要仔细贯彻执行国家及省有关档案工作的法规政策，遵守保密制 度，刻苦钻研业务和科学技术，提高科技档案工作管理水平，主动主动为科研、开发等工作服务。 第七条 任何单位和个人都有维护科技档案完整与平安的义务，对在科技档案工作中成果显著的单位或个人，应赐予表彰和嘉奖；对违反法律、法规、规章制度造
4、成损失和构成犯罪的，根据国家档案法、河南省档案管理条例，追究其法律责任或赐予行政处分和经济惩罚。 其次章 科技文件材料的形成、积累、立卷、归档 第八条 科研管理部门在下达科研安排（含横向托付合同课题）时，同时向课题组下达建档任务（签订托付合同时要明确应归档的文件材料范围和档案的全部权）；在课题检查验收、评估时，同时检查课题安排、试验方案、试验记录等材料，检查结果作为验收考核依据之一；在申报成果、报审品种、下达课题经费或新课题时，应由院档案管理部门出具上年档案验收合格证明后才能办理。院档案管理部门负责对各探讨单位建档工作进行检查、监督与指导。 第九条 每个探讨课题、开发、示范推广项目等，在探讨、
5、开发、示范推广过程中的各个阶段，都应形成相应的 科技文件材料。科研课题（项目）的立项、更改、中断、合并、撤销和结束、验收；科技成果的鉴定、申报、推广应用、品种的审定均需有依据，必需有原始数据记录、工艺流程、产品配方和文字凭证等。 第十条 各探讨所（中心）应建立科技文件形成、积累制度，每个课题（项目）在实施过程中，要根据科技文 件材料归档范围形成课题文件，文件制作材料必需易于长期保存。课题（项目）主持人或文件管理人 员按归档要求负责本课题文件的积累、整理和归档。归档的案卷质量符合科 技档案案卷构成的一般要求和科技档案案卷质量标准。 第十一条 科技文件的整理要遵循科技文件的形成规律，保持卷内文件材
6、料的系统联系，便于科技档案的保管和利用。一般按探讨打算、探讨试验、总结鉴定验收、成果嘉奖申报和推广应用五个阶段整理、组卷。获得负成果或因故中断的科研课题的文件亦应归档，并写出总结或中止报告。几个单位协作完成的科研课题（项目）， 其文件的归档要保证课题主持单位保存该课题的整套档案，协作单位保存自己担当任务的有关原件，将复制件送交主持单位保存，并在协议中明确科研课题文件材料的归档和归属。 第十二条 凡属科研、开发活动中形成的有保存价值的科技文件材料，一律归院档案管理部门管理，任何单位和个人不得以任何理由拒绝向院档案管理部门归档。探讨周期长的（年以上）课题按阶段归档；探讨周期短的（年）课题在任务结束
7、时一次归档。阶段性课题文件材料必需每年按科技文件材料归档时间归档，不按时归档或科技文件材料不完整、不精确、不系统的不予验收，并建议有关部门下年不予支配课题经费，不能申报成果和新课题。基建工程、精密仪器、珍贵设备验收时要有档案人员参与，对应归档的文件进行验收，凡是文件不齐全、不精确的不予验收。 第十三条 科技文件材料的形成、积累和归档工作，是完成科研任务的一个标记，应作为科技人员晋升、受奖和评聘技术职务的条件之一。评审成果及科技人员的考核、晋职等都要以院档案管理部门保管的档案为依据。第十四条 科技文件材料内容要真实、精确、系统，统一用纸、蓝黑墨水或碳素墨水书写。科技文件材料归档时一般归档原件，由
8、课题负责人填写“科研课题文件归档说明书”，注明保管期限和密级，经课题负责人、主管领导和兼职档案员审查合格后签字并加盖公章，由兼职档案员将有关内容录入微机并备份到贮存介质上，将存贮介质和科技档案材料一并移交院档案管理部门。院档案管理部门验收合格后，兼职档案员和院档案管理人员填写“科技档案移交书目”并签名，各执一份备查。 第十五条 课题负责人要对所交科技档案的真实性、完整性、系统性负责，选育的品种、品系、组合应与历年探讨资料相连接，不能随意变更所选育的品种、品系、组合的代码。各单位主管科技档案的负责人和兼职档案员要对本单位科技档案的真实、完整、精确、系统性负责。 第十六条 科技人员调出、离（退）休
9、时，须将本人担当科研任务所形成的科技文件材料向课题主持人或兼职档案员移交，并由所在单位出具证明交院档案管理部门，否则人事部门不予办理调、离（退）休手续。 第三章 农业科技档案的管理 第十七条 院档案管理部门对接收的科技档案材料，本着便于保管、便利利用的原则进行分类、整理、编目、统计和必要的加工。编制各种检索工具和编研参考资料等。主动开展计算机检索查询工作，为科研、开发工作供应便利、快捷的服务。 第十八条 科技档案根据 农业科研课题档案分类标准进行分类；基建工程、仪器设备等档案按工程项目、型号进行分类。归档档案更改、补充时必需履行审批手续。 第十九条 科技档案保管期限和密级的划定。保管期限分为永
10、久、长期、短期三种。以整套科技文件材料为单元，档案重要程度，根据课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益状况，分为重大、重要和一般科研课题。重大科研课题档案保管期限为永久，重要科研课题档案保管期限为永久或长期，一般科研课题档案保管期限为长期或短期。案卷的密级是以整个课题为主，结合文件在课题中的重要程度划定。 其次十条 院档案管理部门应定期对科技档案进行鉴定。由院办公室及科研处负责人、有关专家和档案人员共同组成鉴定小组，依据科技档案保管期限，提出销毁看法。要销毁的科技档案必需填写清册，经主管领导和立档单位负责人审批，报主管机关备案，并指定专人负责监销。 其次十一条 引进技术和购置的大型仪器设备档
11、案，正本由院档案管理部门保管，复制的副本由运用单位保管。其次十二条 单位撤销或变动，仪器、设备、建筑物等转移运用关系时，其档案须经上级主管部门批准后向有关单位办理交接手续；单位之间业务机构调整，经原单位同意，可将有关科技档案移交到另一个单位，并办理移交手续。 其次十三条 借阅科技档案，立卷课题人员只需登记即可借阅；借阅其它课题的档案需得到该课题主持人同意后方可借阅。外单位借阅时需持单位介绍信，经立档单位主管业务负责人批准后方可借阅。借阅机密档案要履行肯定的审批手续。借阅人应遵守借阅制度，保守机密，爱惜档案，不得随意拆散、涂改，如需复制和借出，要经档案工作人员同意并履行借阅手续。归还档案时，双方
12、须当面核对清晰。 第四章 附则 其次十四条 院档案管理部门依据有关科技档案文件和本方法，制订了科技档案案卷质量标准、科技文件材料归档范围、科技文件材料归档时间、基建工程文件材料归档范围、仪器设备文件材料归档范围。（附件）其次十五条 本方法由院档案管理部门负责说明。 附件1： 、科技档案案卷质量标准 、科技文件材料归档范围 、科技文件材料归档时间 、基建工程文件材料归档范围 、仪器设备文件材料归档范围 附件：科技档案案卷质量标准 主题内容与适用范围本标准规定了科技档案案卷的组卷、编目、卷皮、格式以及制成材料的质量要求。 本标准适用于科学技术探讨、科技开发、基本建设、仪器设备等科技档案的案卷管理。
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- 河南省 农业 科学院 农业科学 技术档案 管理办法
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