秘书实务电子教案完整版.ppt

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1、 文字工作文字工作将各种信息转变成书面材料将各种信息转变成书面材料的工作。的工作。 包括文稿撰拟和文字记录两大类。包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。 (一一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二二) 秘书机构做好其他工作的前提条件秘书机构做好其他工作的前提条件 (三三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会秘书增长才干、展示才华的良好机会 (一一)写作活动的受动性写作活动的受动性 (二二)思维形式的抽象性思维形式的抽象性 (三三)表达方式的综合性表达方式的综合性 (四四)成文过程的程序性成文过程的

2、程序性 (一一) 各种法定公文各种法定公文 (二二) 其他通用文书其他通用文书 (三三) 商务文书和公关礼仪类文书商务文书和公关礼仪类文书 (四四) 上司讲话稿上司讲话稿 (五五) 媒体署名文章媒体署名文章 (六六) 新闻报道新闻报道 (一一) 秘书个人撰拟秘书个人撰拟 (二二) 小组集体撰拟小组集体撰拟 (三三) 职能部门代拟职能部门代拟 (一一) 准确反映上司意图准确反映上司意图 (二二) 内容符合法律政策内容符合法律政策 (三三) 观点明确、逻辑严密观点明确、逻辑严密 (四四) 内容实在、篇幅简短内容实在、篇幅简短 (五五) 语言规范、行文得体语言规范、行文得体 (一一) 文稿起草前的准

3、备文稿起草前的准备 第一，思想准备。第一，思想准备。 第二，材料准备。第二，材料准备。 第三，拟定提纲。第三，拟定提纲。 (二二) 初稿的撰拟初稿的撰拟 注意恰当地使用材料。注意恰当地使用材料。 应用性文体对语法、逻辑、格式的规应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。范要求比较严格。 (三三) 文本的校核、检查和修改文本的校核、检查和修改 1. 1.文本的校核文本的校核 2. 2.文本的检查和修改（文本的检查和修改（内容、语言内容、语言） (四四) 文稿的审核、签发和定稿文稿的审核、签发和定稿 ( (一一) ) 即时性即时性 ( (二二) ) 格式化格式化 ( (三三) ) 制度化制度

4、化 ( (四四) ) 准确性准确性 电话记录、值班记录、信访记录、电话记录、值班记录、信访记录、 接接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。上司讲话记录等。 ( (一一) )大事记录大事记录 ( (二二) )上司讲话记录上司讲话记录 ( (一一) )备好记录工具备好记录工具, ,准备随时记录准备随时记录 ( (二二) )培养倾听和判断能力培养倾听和判断能力, ,快速做出记录快速做出记录 ( (三三) )及时补充和修改及时补充和修改, ,认真整理记录认真整理记录 ( (四四) )科学地制作表格科学地制作表格 ( (一一) )要点记录法要点记录

5、法 ( (二二) )详细记录法详细记录法 ( (三三) )文字记录与录音、录像技术并用法文字记录与录音、录像技术并用法1.1.与其他人员的文字工作相比与其他人员的文字工作相比, ,秘书的文字工作秘书的文字工作有何特点？有何特点？2.2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？3.3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？4.4.简述文稿撰拟的一般过程。简述文稿撰拟的一般过程。5.5.秘书的文字记录工作包括哪些秘书的文字记录工作包括哪些种类种类？有何具有何具体要求？体要求？（一）文书工作的基本术语一）文书工作的基本术语 1.1.文书、公文

6、、文件文书、公文、文件 文书文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，形成，按照按照规定程序来制发和办理规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书具有法定效力和规范体式的文书。 文件文件( (狭义狭义) )是指组织在履行其法定职责或处理事务中是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书公文以及有名称或标题的内部文书。 （一）

7、文书工作的基本术语一）文书工作的基本术语 2. 2.文种、稿本文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类文种是按性质和用途确定的文件种类的的名称。名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。稿本包括文稿和文本。 文稿文稿草稿草稿、定稿定稿。 文本文本正本、副本、试行本、修订本、各种文正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。字文本等。 （一）文书工作的基本术语一）文书工作的基本术语 3. 3.公文体式公文体式 公文公文的的整体结构形式整体结构形式文体文体、结构、结构、格、格式式 文体文体应用性文体。应用性文体。 结构结构公公

8、文的组织构造。文的组织构造。 格式格式指指公文各组成部分及各种标记在公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置一定规格纸张上的规定位置。如下图：。如下图： （二）档案工作的基本术语（二）档案工作的基本术语 1.1.档案、全宗、案卷、件档案、全宗、案卷、件 档案档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

9、 档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值 全宗全宗一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。系的档案整体。 案卷案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 件件 归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。 （二）档案工作的基本术语（二）档案工作的基本术语 2.2.档案室、档案馆档案室、档案馆 档案室档案室是国家机构、企事业单位或其他是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构

10、。专门机构。 档案馆档案馆是集中管理特定范围档案的专门是集中管理特定范围档案的专门机构。机构。 （二）档案工作的基本术语（二）档案工作的基本术语 3. 3.档案的种类档案的种类 机关档案室的档案通常划分为以下门类：机关档案室的档案通常划分为以下门类： 文书档案文书档案、科学科学技术档案技术档案、专业档案专业档案、声声像档案像档案 文书工作文书工作核心内容是公文办理核心内容是公文办理。 档案工作档案工作 “秘书实务秘书实务”中的档案工作特中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。指组织内部档案室的档案管理工作。 ( (一一) )文书工作的基本要求文书工作的基本要求 及时、准确、安全及时、准确

11、、安全 ( (二二) )档案工作的基本要求档案工作的基本要求 1.1.统一领导，分级管理统一领导，分级管理 2.2.维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全 3.3.便于社会各方面利用便于社会各方面利用 草拟、审核、签发、复核、缮印、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。用印、登记、分发等。 签收、登记、审核、拟办、批办、签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。承办、催办等。 （一）保管工具（一）保管工具 存放工具存放工具、装订工具装订工具 （二）（二）分类分类 分类整理、分类存放分类整理、分类存放 ( (一一) )对本机关文书归档工作进行指导和监督。对本机关文书归档工作进行指

12、导和监督。 ( (二二) )负责管理本机关的全部档案。负责管理本机关的全部档案。 ( (三三) )制定制度，对所属地区或下级单位的档制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。案工作指导、监督和检查。 ( (四四) )确保档案和档案机密的安全。确保档案和档案机密的安全。 收集、整理、鉴定、保管、统计、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交利用、移交 （一）档案的收集（一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。立卷工作是互相衔接。 （二）档案的整理（二）档案的整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷整理工作主

13、要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。目录、填写档号。 （三）档案的鉴定（三）档案的鉴定 1. 1.判定档案的价值和保管期限判定档案的价值和保管期限 2. 2.档案的销毁档案的销毁 （四）档案的保管（四）档案的保管 档案的保管就是运用适当的设备和手段保档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案存和保护档案,以维护档案的完整和安全以维护档案的完整和安全,延长延长档案的使用寿命。档案的使用寿命。 （五）档案的移交（五）档案的移交 把保存期满的档案把保存期满的档案, ,连同案卷目录和有关检连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。（六）

14、档案的统计（六）档案的统计档案数目与现状统计档案数目与现状统计档案变化的统计档案变化的统计档案利用的统计档案利用的统计 （一）档案的检索（一）档案的检索 档案检索工具有：目录、索引、指南。档案检索工具有：目录、索引、指南。 （二）档案的利用（二）档案的利用 档案的利用是档案工作的最终目的。档案的利用是档案工作的最终目的。 机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。暂时外借、档案证明、档案复制等。 （一）电子文件（一）电子文件 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，

15、依赖计算机等数字设备磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件二）归档电子文件 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、元数据。元数据。 （一）电子文件的收集与积累（一）电子文件的收集与积累 收集收集 存储存储 登记登记（二）电子文件的鉴定（二）电子文件的鉴定 1.1.确定归档电子文件的真实性、完整性、确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性有效性。 2. 2.划

16、分归档电子文件的保管期限和密级。划分归档电子文件的保管期限和密级。 （三）归档电子文件的整理（三）归档电子文件的整理 归档电子文件以归档电子文件以“件件”为单位整理。为单位整理。（四）电子文件的归档（四）电子文件的归档 1. 1.归档要求归档要求遵从归档电子文件格式标准遵从归档电子文件格式标准 2 2. .归档方式归档方式逻辑归档和物理归档逻辑归档和物理归档 3 3. .归档时间归档时间一般不超过一般不超过3 3个月个月 4 4. .归档份数归档份数二份二份, ,保存一份保存一份, ,借阅一份借阅一份 （五）电子档案的保管（五）电子档案的保管 1 1对电子档案物质载体的保管对电子档案物质载体的

17、保管 2 2对电子档案内容的有效性保管对电子档案内容的有效性保管 （六）电子文档的利用（六）电子文档的利用 1.1.提供拷贝件提供拷贝件 2.2.网络提供网络提供 3. 3.直接利用直接利用 （七）归档电子文件的鉴定销毁、统计（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计1. 1. 简述收文和发文的办理程序。简述收文和发文的办理程序。2. 2. 哪哪些文书需要立卷并归档？些文书需要立卷并归档？3. 3. 机关档案工作的基本任务有哪些？机关档案工作的基本任务有哪些？4. 4. 怎样进行归档文件整理怎样进行归档文件整理? ?5. 5. 电子文档的保管有什么要求电子文档的保管有什么要求? ? （一）什么是会议（

18、一）什么是会议事先约定、有组织、有目的的聚众议事事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。或传达信息的一种社会活动方式。 （二）什么是会务工作（二）什么是会务工作 会务工作是指直接为会议的组织召开、顺会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。宣传等工作的总称。 (一一)常务会议常务会议 (二二)专题会议专题会议 (三三)学术会议学术会议 (四四)代表会议代表会议(五)现场会议(六)联席会议(七)电视电话、网络视频会议(八)活动性会议 (一一) 会议议题会议议题 (二二) 会议名

19、称会议名称 (三三) 与会人员与会人员 (四四) 会议时间会议时间(五) 会议地点(六) 会议组织形式(七) 会议成本预算 （一）会议预案的内容和格式（一）会议预案的内容和格式 1. 1.明确召开会议的目的、任务明确召开会议的目的、任务 2. 2.会议的规模会议的规模 3. 3.会议名称、时间、地点会议名称、时间、地点 4. 4.会议材料的组织和大会发言安排会议材料的组织和大会发言安排 5. 5.其他事项的安排其他事项的安排 （参见教材第（参见教材第100-101100-101页示例）页示例） （二）拟订会议议程和日程（二）拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后次序的安会议议程是对会

20、议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。项活动逐日做出的时间安排。 议程和日程是会议方案的组成部分。议程和日程是会议方案的组成部分。 （参见教材第（参见教材第102102104104页议程、日程表示页议程、日程表示例）例） 会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。责任人等项目。 （参见教材第（参见教材

21、第105-107105-107页示例）页示例） (一一)会议文件的起草会议文件的起草 主题报告主题报告 决议、决定决议、决定 开幕词、闭幕词开幕词、闭幕词 参考材料参考材料 候选人情况介绍候选人情况介绍 (二二)会议文件的审校会议文件的审校 (三三)文件材料的印制和分发文件材料的印制和分发 会前分发 报到、入场时分发 按座位发放 会议通知的基本要素：会议通知的基本要素： 会议名称会议名称 会议地点会议地点 会议目的会议目的 会议内容会议内容 会议期限和议程会议期限和议程 与会人员应做哪些准备与会人员应做哪些准备 报到日期、地点报到日期、地点 主办单位、联系人姓名及电话主办单位、联系人姓名及电话

22、 会场整体格局的布置 主席台座次布局 场区座次布局主席台座次安排（从台上往下看）主席台座次安排（从台上往下看） 1.主席台人数为奇数时：主席台人数为奇数时： 7 5 3 1 2 4 6 2.主席台人数为偶数时：主席台人数为偶数时： 6 4 2 1 3 5 会见座席布局会见座席布局会见座席布局会见座席布局( (一一) )预订住宿客房预订住宿客房 ( (二二) )安排会议餐饮安排会议餐饮( (三三) )落实交通保障落实交通保障 ( (四四) )印制有关票证印制有关票证 常用的签到方式有：常用的签到方式有： (一一) 簿式签到簿式签到 (二二) 卡片签到卡片签到 (三三) 电子签到电子签到 ( (一

23、一) )会议记录的结构会议记录的结构 一般包括会议基本情况和会议主体内容两一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。部分。 1.会议基本情况会议基本情况 2.会议主体内容会议主体内容 会议记录结构示意图会议记录结构示意图XXX会议记录会议时间： 会议地点： 出席与列席会议人员： 缺席人员： 会议主持人：记录人：主要议题： 发言记录：审阅： 签字： ( (二二) )会议记录的方法会议记录的方法 1. 1.详细记录详细记录 2. 2.择要而记择要而记 3. 3.灵活使用省略法灵活使用省略法 4. 4.用简便的写法代替复杂的写法用简便的写法代替复杂的写法 5. 5.做好记录整理工作做好记录整理工作

24、( (三三) )会议记录注意事项会议记录注意事项 1. 1.实事求是实事求是 2. 2.注意保密注意保密 会议简报有一套专门设计的固定版式，通会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身常由报头、报身(正文正文)、报尾三部分构成。、报尾三部分构成。 简简报报样样式式示示例例 会议简报的正文，大致有三种结构会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法：模式和写作方法： 综述法综述法 重点报道法重点报道法 言论摘要法言论摘要法 (一一) 会议现场服务会议现场服务 (二二) 会间生活服务会间生活服务 (三三) 会议文体活动会议文体活动 (四四) 会议卫生保健会议卫生保健 (五五) 会议值班工作

25、会议值班工作 (一一) 会议纪要会议纪要 会议纪要是召开比较重要的会议时，用会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。公务文书。 （参见教材第（参见教材第129页示例）页示例） (二二) 会议新闻报道会议新闻报道 会议新闻报道对于加快会议精神传播的会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。新闻报道示例

26、：新闻报道示例： 中国轻工工艺品进出口商会全体会长会中国轻工工艺品进出口商会全体会长会议议8月月11日日12日在北京召开。会议由中国日在北京召开。会议由中国轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、张杰副会长和张杰副会长和33家兼职副会长成员及其代表家兼职副会长成员及其代表参加了会议。参加了会议。 (一一) 会议文书材料的收集会议文书材

27、料的收集 也称会议文件的清退。机密程度较高的也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点：理并退回会议秘书处。收集的重点： 1. 1.会议形成的各种稿本会议形成的各种稿本 2. 2.会议的选举材料会议的选举材料 3. 3.会议证件会议证件 (二二) 会议文书材料的归档会议文书材料的归档 会议结束后会议结束后, ,秘书将会议文书材料秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交依据其内在联系加以整理，按规定移交给档案部门

28、存档，以便于日后查找利用。给档案部门存档，以便于日后查找利用。 （按照文档管理的要求进行）（按照文档管理的要求进行） (一一) 整理会议场地整理会议场地 1. 1.会场检查会场检查 2. 2.会场清理会场清理 3. 3.办理清退手续办理清退手续 (二二) 安排返程工作安排返程工作 1. 1.做好与会人员返程票的登记、代购做好与会人员返程票的登记、代购工作工作 2. 2.帮助与会人员做好返程准备帮助与会人员做好返程准备 3. 3.送别与会人员送别与会人员 (三三) 结算会议经费结算会议经费收入结算收入结算支出结算支出结算 是在会议进行过程中或结束之后，是在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对

29、会议组织工作的实施情会议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。分析和评价，并形成总结意见的过程。 会务工作总结的方式：会务工作总结的方式：1.1.座谈会座谈会2.2.总结表彰会议总结表彰会议3.3.书面总结书面总结1.1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。简述几种常见会议中秘书工作的重点。2.2.会议有哪些构成要素？会议有哪些构成要素？3.3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。会务工作的内容。4.4.秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案秘

30、书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案？5.5.会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议文书材料？样制作、发放和管理这些会议文书材料？6.6.假设某次会议假设某次会议180180人参加人参加,20,20人服务人服务, ,开会开会5 5天天共共4040个小时个小时, ,与会人员平均每小时工资与会人员平均每小时工资1515元元, ,请计请计算该次会议的隐性成本。算该次会议的隐性成本。调查研究指人们对自然界和人类社会的实调查研究指人们对自然界和人类社会的实际情况进行调查了解和分析研究。际情况进行调查了解和分析研究。 狭义的调查研究特指对社会

31、现象的调查研狭义的调查研究特指对社会现象的调查研究，在社会科学研究、国家和公共事务管理、究，在社会科学研究、国家和公共事务管理、企事业单位的管理中都得到广泛的应用。企事业单位的管理中都得到广泛的应用。调查研究包括调查和研究两个方面。调查调查研究包括调查和研究两个方面。调查是指通过各种途径是指通过各种途径, ,运用各种方式方法运用各种方式方法, ,有计划、有计划、有目的地了解事物的真实情况。有目的地了解事物的真实情况。 研究则是指对调查材料进行去粗取精、研究则是指对调查材料进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、去伪存真、由此及彼、由表及里的思维加工由表及里的思维加工, ,以获得对客观事物本质和规律的

32、认识。以获得对客观事物本质和规律的认识。 调查是研究的前提和基础调查是研究的前提和基础, ,研究是调查的研究是调查的发展和深化。发展和深化。 ( (一一) )根据调查研究的目的进行的分类根据调查研究的目的进行的分类 1. 1.基础性调查研究基础性调查研究 2. 2.政策性调查研究政策性调查研究 3. 3.经验性调查研究经验性调查研究 4. 4.专案性调查研究专案性调查研究 5. 5.经营性调查研究经营性调查研究 6. 6.素材性调查研究素材性调查研究 7. 7.科研性调查研究科研性调查研究 ( (二二) )根据调查研究的内容项目进行的分类根据调查研究的内容项目进行的分类 1. 1.专项调查专项

33、调查 2. 2.综合调查综合调查 3. 3.多项调查多项调查 ( (三三) )根据调根据调查研究查研究涉及对象的范围进行的涉及对象的范围进行的分类分类 1. 1.普查普查 2. 2.抽样调查抽样调查 3. 3.典型调查典型调查 4. 4.个案调查个案调查 调查研究要做到实事求是调查研究要做到实事求是, 必须：必须： 不唯上不唯上 不唯书不唯书 不唯众不唯众 不唯己不唯己 要唯实要唯实 ( (一一) )调查研究对做好领导工作的意义调查研究对做好领导工作的意义 1. 1.领导机关和领导进行科学决策的前领导机关和领导进行科学决策的前提提 2. 2.贯彻执行党和国家方针政策的必要贯彻执行党和国家方针政

34、策的必要步骤步骤 3. 3.解决具体问题的重要方法解决具体问题的重要方法 ( (二二) )调查研究在秘书工作中的重要地位调查研究在秘书工作中的重要地位 1 1 发挥参谋助手作用的重要途径发挥参谋助手作用的重要途径 2. 2.获取可靠信息的主要渠道获取可靠信息的主要渠道 3. 3.做好其他工作的前提条件做好其他工作的前提条件 ( (一一) )确定调查研究的课题和具体目标确定调查研究的课题和具体目标 ( (二二) )确定调查研究的对象和范围确定调查研究的对象和范围调查对象包括参加调查会的人员、个别访调查对象包括参加调查会的人员、个别访谈对象、专家咨询的对象和专家论证会的参加谈对象、专家咨询的对象和

35、专家论证会的参加者、问卷调查中问卷发放的对象范围、统计数者、问卷调查中问卷发放的对象范围、统计数据的提供者、现场观察的线路和范围等。据的提供者、现场观察的线路和范围等。 ( (三三) )做好调研做好调研组织、思想和技术上的准备组织、思想和技术上的准备 ( (四四) )拟拟订订调查提纲：调查提纲： 1. 1.调查的指导思想和目的、要求调查的指导思想和目的、要求 2. 2.调查的各项具体内容调查的各项具体内容( (即调查的项目即调查的项目) ) 3. 3.调查的地点、单位和对象调查的地点、单位和对象 4. 4.调查的方法调查的方法 5. 5.调查的步骤和进度调查的步骤和进度 6. 6.调查人员的具

36、体分工调查人员的具体分工 7. 7.调查中可能遇到的问题和对策调查中可能遇到的问题和对策 ( (五五) )设计、印制调查表格、问卷等设计、印制调查表格、问卷等 ( (一一) )调查点的联络调查点的联络 ( (二二) )进行正式调查进行正式调查, ,做好调查材料的收做好调查材料的收集、整理工作集、整理工作 指在调查活动基本结束后对调查材料进行综指在调查活动基本结束后对调查材料进行综合研究。目的是揭示事物的本质和规律合研究。目的是揭示事物的本质和规律, ,了解事了解事物之间的因果关系物之间的因果关系, ,预测事物的发展趋势预测事物的发展趋势, ,并在并在此基础上对领导的决策和管理工作提出具体建此基

37、础上对领导的决策和管理工作提出具体建议。综合研究是一种创造性思维活动议。综合研究是一种创造性思维活动, ,往往需要往往需要发挥集体的智慧。发挥集体的智慧。 ( (一一) ) 撰写调查研究报告撰写调查研究报告 ( (二二) ) 输出调研信息输出调研信息 ( (三三) ) 调研活动总结调研活动总结 ( (四四) ) 调研成果的转化调研成果的转化 ( (一一) )现场观察的方法现场观察的方法 1. 1.直接观察和间接观察直接观察和间接观察 2. 2.参与式观察和非参与式观察参与式观察和非参与式观察 3. 3.规定项目的观察和综合性随机观察规定项目的观察和综合性随机观察 ( (二二) )现场观察时要注

38、意的问题现场观察时要注意的问题 1. 1.要观察真实的现场，防止有人制造假象要观察真实的现场，防止有人制造假象 2. 2.观察要客观，不能带个人偏见观察要客观，不能带个人偏见 3. 3.要注意略看与细察相结合要注意略看与细察相结合 4. 4.要注意留下原始的观察记录要注意留下原始的观察记录 ( (一一) )个别访谈的方法个别访谈的方法 1. 1.选择性访谈和逐一访谈选择性访谈和逐一访谈 2. 2.引导式访谈和非引导式访谈引导式访谈和非引导式访谈 3. 3.直接访谈和间接访谈直接访谈和间接访谈 ( (二二) )个别访谈需要注意的问题个别访谈需要注意的问题 1. 1. 选择合适的调查对象选择合适的

39、调查对象 2. 2. 访谈前做好充分准备访谈前做好充分准备 3. 3. 讲究谈话的艺术讲究谈话的艺术 ( (一一) )调查会的种类和一般程序调查会的种类和一般程序 1. 1.调查会的种类调查会的种类 决策建议调查会决策建议调查会 事件真相调查会事件真相调查会 典型经验调查会典型经验调查会 民意倾向调查会民意倾向调查会 ( (一一) )调查会的种类和一般程序调查会的种类和一般程序 2. 2.开调查会的一般程序开调查会的一般程序 调查会前：选定参会人员，调查内容提调查会前：选定参会人员，调查内容提前发送前发送 进行阶段：主持会议和记录发言进行阶段：主持会议和记录发言 调查会后：整理记录，提取信息，

40、补充调查会后：整理记录，提取信息，补充调查调查 ( (二二) )召召开调查会开调查会的注意的注意事项事项 1. 1.调查会的参会人数要适宜调查会的参会人数要适宜5 5人至人至8 8人人 2. 2.调查会的时间长短要适宜调查会的时间长短要适宜1.51.5至至2 2小小时时 3. 3.不宜请与调查课题有关的权威人士参加不宜请与调查课题有关的权威人士参加 4. 4.要与个别访谈结合运用要与个别访谈结合运用 ( (一一) )调查调查问卷的基本结构问卷的基本结构 1. 1.卷首信卷首信( (封面信封面信) ) 2. 2.指导语指导语( (答卷说明答卷说明) ) 3. 3.问题和回答方式问题和回答方式 (

41、 (主体部分主体部分) ) 4. 4.编码和其他资料编码和其他资料 ( (二二) )调查调查问卷的设计问卷的设计 1. 1.问卷设计的原则问卷设计的原则 必要性原则必要性原则 可行性原则可行性原则 自愿性原则自愿性原则 ( (二二) )调查调查问卷的设计问卷的设计 2. 2.调查问卷中问题的类型和形式调查问卷中问题的类型和形式问卷的问题从内容问卷的问题从内容上看可分为三类：上看可分为三类： 背景性问题背景性问题 客观性问题客观性问题 主观性问题主观性问题问卷的问题从形式问卷的问题从形式上看有两种：上看有两种： 开放式问题开放式问题 封闭式问题封闭式问题 ( (二二) )调查调查问卷的设计问卷的

42、设计 3. 3.调查问卷答案的形式调查问卷答案的形式 封闭式问题封闭式问题, ,回答的具体方式主要有：回答的具体方式主要有： (1) (1)填空式填空式 (2)(2)是否式是否式 (3)(3)选择式选择式 (4) (4)排序式排序式 (5)(5)表格式表格式 ( (三三) )问卷调查的特点问卷调查的特点优点：优点：节省时间、经费和人力节省时间、经费和人力成本成本; 所得资料标准化程度高所得资料标准化程度高; 有利于得到真实材料。有利于得到真实材料。局限性：局限性：问卷设计难度大问卷设计难度大; 调查对象要具备调查对象要具备一定文化水准。一定文化水准。( (四四) )民意测验民意测验 民意测验是

43、专门为了解民众对某些特定民意测验是专门为了解民众对某些特定人物人物 或特定事物的评价或态度所做的问卷调或特定事物的评价或态度所做的问卷调查。查。 网络调查应归于问卷调查的一种。网络调查应归于问卷调查的一种。 常规性的统计调查常规性的统计调查 临时性的统计调查临时性的统计调查一种特殊的调查一种特殊的调查座谈会座谈会 专家论证会的开法有两种：专家论证会的开法有两种： 单向充分发表意见法单向充分发表意见法反向充分发表反向充分发表意见法意见法( (一一) )归纳归纳从同类中若干个别或特殊对象推出有关该类从同类中若干个别或特殊对象推出有关该类事物的一般性结论的推理方法。事物的一般性结论的推理方法。 注意

44、避免犯注意避免犯“以偏概全以偏概全”的错误。的错误。 ( (二二) )演绎演绎 以一般性原理为前提以一般性原理为前提, 推出有关特殊的推出有关特殊的个别事物的结论的推理过程。个别事物的结论的推理过程。 运用演绎法经常出现的偏差有两种：运用演绎法经常出现的偏差有两种： 一是一是大前提大前提(一般性原理一般性原理)不正确。不正确。 二是二是推理形式违反有关推理规则。推理形式违反有关推理规则。 ( (一一) )比较比较 将一个事物和其他事物进行对比研究将一个事物和其他事物进行对比研究, ,或将事物不同阶段的情况进行对比研究或将事物不同阶段的情况进行对比研究, ,找找出它们的相同点和不同点出它们的相同

45、点和不同点, ,从而对事物的性从而对事物的性质和发展规律做出科学结论。质和发展规律做出科学结论。 比较的两种基本类型：比较的两种基本类型： 横向比较横向比较 纵向比较纵向比较 ( (二二) )分类分类 分类是根据对象的相同点和不同点分类是根据对象的相同点和不同点, ,将调查将调查对象区分为不同种类的逻辑方法。对象区分为不同种类的逻辑方法。 分类必须根据一定的标准进行。分类必须根据一定的标准进行。 ( (一一) )分析分析 把事物的整体分解为各个部分、各个把事物的整体分解为各个部分、各个方面、各个要素方面、各个要素, ,再分别加以研究考察的方再分别加以研究考察的方法。法。 ( (二二) )综合法

46、综合法 在分析的基础上在分析的基础上, ,把对事物各个部分、把对事物各个部分、各个方面、各个要素的认识又组合为一个各个方面、各个要素的认识又组合为一个整体认识的方法。整体认识的方法。 ( (一一) )定量研究定量研究 指通过对事物各种数量关系的研究来认识指通过对事物各种数量关系的研究来认识事物的方法。事物的方法。 定量研究具有逻辑的严密性和可靠定量研究具有逻辑的严密性和可靠性性,得出的结论往往具有较强的说服力。得出的结论往往具有较强的说服力。 在进行定量研究时在进行定量研究时,要避免孤立地、要避免孤立地、片面地看待数据。片面地看待数据。 ( (二二) )定性研究定性研究 指通过对事物质的规定性

47、的研究来认指通过对事物质的规定性的研究来认识事物的方法。识事物的方法。 定性研究应该建立在定量分析的基础上。定性研究应该建立在定量分析的基础上。没有可靠数据分析支持的没有可靠数据分析支持的“定性定性”往往是主观往往是主观的的,不可靠的。不可靠的。 系统论认为任何事物总是存在于一定系统论认为任何事物总是存在于一定的系统中的系统中, 而它们本身也无不是其中的一而它们本身也无不是其中的一个子系统。个子系统。 集合性原则集合性原则 整体性原则整体性原则 相关性原则相关性原则 有序性原则有序性原则 系统研究方法系统研究方法就是按系统论的原就是按系统论的原则来对调查材料进则来对调查材料进行研究。行研究。1

48、.1.为什么调查研究要坚持实事求是原则？怎样才为什么调查研究要坚持实事求是原则？怎样才能做到实事求是？能做到实事求是？2.2.调查研究一般分几个阶段？各阶段有哪些主要调查研究一般分几个阶段？各阶段有哪些主要工作？工作？3.3.常用的调查方法有哪些？如何正确运用这些调常用的调查方法有哪些？如何正确运用这些调查方法？查方法？4.4.对调查材料进行研究常用哪些方法？试述各种对调查材料进行研究常用哪些方法？试述各种方法的作用和特点。方法的作用和特点。5.5.请选择一个有意义的调研课题，运用本章提供请选择一个有意义的调研课题，运用本章提供的有关知识，在老师指导下进行一次调研实践的有关知识，在老师指导下进

49、行一次调研实践( (组成调研小组，集体完成调研任务组成调研小组，集体完成调研任务) )。 广义的信息指能为人们感知的事物的状广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。描述它们的符号和信号。 狭义的信息指接受者原先不知道的、有用狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。的消息。 秘书机构信息工作对象秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的主要是指狭义的信息信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。而有用的信息。 1.时效性时效性 2.可增长性可增长性 3.可

50、传递性可传递性 4.可分享性可分享性 5.可贮存性可贮存性 1. 1.直接信息和间接信息直接信息和间接信息 2. 2.动态信息和静态信息动态信息和静态信息 3. 3.无记录信息和有记录信息无记录信息和有记录信息 4. 4.初级信息和高层次信息初级信息和高层次信息 ( (一一) ) 为领导决策提供可靠的信息根据为领导决策提供可靠的信息根据 ( (二二) ) 为领导日常工作提供有效的信息咨询为领导日常工作提供有效的信息咨询 ( (三三) ) 是秘书是秘书机构机构做好其他工作的重要保证做好其他工作的重要保证 ( (一一) ) 准确完整准确完整 ( (二二) ) 及时高效及时高效 ( (三三) ) 适