行政文员工作指引.docx
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1、行政文员工作指引 工 作 职 责 指 引 一、住宿的办理及水电费用的核算 二、饭卡的管理及伙食费用的核算 三、工伤保险及养老保险 四、车辆出入费用统计记录 五、工衣的发放 六、办公用品登记和保管 七、行政文件的收发 工 作 细 则 一、水电费用的核算:(在每月5号前核算好交工资核算文员,并发邮件给财 务黄独创。) 1首先在上月水电费用总明细表中,把本月的离职人员删除,新进人员名单添加进去。(指有分宿舍) 2收集修理部供应的宿舍水表、电表的度数。例如,A12栋二楼是共用一个水表,计算方法是:水表总数-(宿舍的总间数*公司补助的数量)*每度的金额/宿舍的总间数=每个宿舍的水费/房间住的人数=个人的
2、水费用 3一般状况下的水电费计算方法:(总的水吨数-公司补助的吨数)* 每吨水的金额+(总的电数-公司补助的度数)*每度电的金额/房间的人数=每个人的水电费用 4每个人的水电费用后面小数点以0.5元为单位。 5有辞职或新进的员工没满一个月就相应的削减费用。 6外住93栋主管宿舍的计算方法同上。(其中702房唐小青的水电公司有供应一部份。)冬季(12月1日-3月31日):水公司供应5方/月,电公司供应60度/月。夏季(4月1日-11月30日):水公司供应10方/月,电公司供应190度/月。 二、伙食费用的核算: (在每月5号之前核算好交工资核算文员,并发邮件 给财务黄独创。) 1首先在本月伙食费
3、用总明细表中把本月的新进人员名单添加进去,把本月离职人员的离职时间在表中注明,假如是没有领饭卡的可以从中删除。 2在IMS里把本月的请假人员名单打印出来,在本月伙食费用总名单里注名。 3在核算伙食费用的明细表中,有请假的必需从中扣除。(在饭堂用餐之人员请假一次性超过五天以上(含五天)的在表中注名并且要在补饭堂伙食费用中扣除请假天数,若没有在饭堂用餐的人员请假半天以上(含半天)需扣除) 4员工餐补助4元一天,主管餐补助6元一天,在算补饭堂伙食费用中一律是6元一天。(全部在饭堂用餐人员) 三、饭卡的管理: 1每月底26号前各部门把下月用餐人员名单发电子邮件形式发于我,统计好,在员工档案里把全部人员
4、名单导出来,制作一份下月的领用饭卡总名单,注明用餐或用中餐,制作一份用餐人员名单在下月初交饭堂主管(备注好夜班人员的人数),另一份自己保存在电脑里,以后核算伙食费。 2每月底26号饭堂主管把饭卡送我处,照各部门发的用餐名单写好饭卡加盖人事部章,在月底30号发邮件给各部门领饭卡。 四、工伤保险的办理: 参工伤保险: 工伤参保在每月26日或29日统计好该月的新进人员和辞职人员,先插入3.5磁盘,新进人员在桌面上的参保系统里输入,后保存到3.5磁盘里,辞职人员在桌面上的退保系统里的参保人员名单的表中,在姓名前有个方框里打上钩即可,然后保存到磁盘里。 报工伤: 工伤部门应填写好工伤报告一份,打印工伤者
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