Excel基础与应用精品教程完整版教学课件整套教程电子讲义（最全最新）.ppt

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1、Excel 基础与应用精品教程第1章 从零开始1.1 初识Excel 20071.2 工作簿和工作表基本操作 1.3 上机实践创建销售报表1.4 获取帮助 安装好Office 2007软件后，可按如下方法启动Excel 2007。 单击“开始”按钮，选择“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2007”项，即可进入Excel 2007的工作界面，如下图所示。 启动Excel 2007后，呈现在我们面前的就是它美观的工作界面，其主要由标题栏、Office按钮、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表编辑区和状态栏组成，如下图所示，各主要组成元

2、素的功能如下。 状态栏标题栏Excel程序窗口控制按钮编辑栏工作簿窗口控制按钮工作表编辑区快速访问工具栏Office按钮功能区 标题栏位于Excel 2007窗口的最顶端，标题栏上显示了当前编辑的文件名称及应用程序的名称，其右侧是3个窗口控制按钮，用于对Excel 2007窗口执行最小化、最大化/还原和关闭的操作，如下图所示。 文件名称程序名称3个窗口控制按钮 Office按钮位于窗口的左上角。单击该按钮，在展开的列表中选择相应的选项， 可执行文件的新建、 打开、保存、打印和关闭等操作，如下图所示。 单击该按钮可对Excel 2007进行一些相关设置单击第2章 数据的输入与编辑 2.1 数据输

3、入基本方法2.2 数据输入技巧2.3 上机实践制作商品报价单2.4 数据的基本编辑2.5 为单元格设置数据有效性2.6 为单元格创建下拉列表2.7 数据的保护2.8 上机实践编辑商品报价单 2.1 数据输入基本方法 在Excel中，用户可以向单元格中输入各种数据，如文本、数值、 日期和时间等，每种数据都有它特定的格式和输入方法，下面一一介绍。 文本是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串，例如，“南昌”、“商品1”、“G32”等都属于文本。 输入结束后按【Enter】键，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格 单击要输入文本的单元格，然后可直接输入文本，输入的内容会同时显示在编辑栏中。

4、 输入完毕，按键盘上的【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮 确认。默认情况下， 在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐，如下图所示。 如果输入的数据长度超出单元格长度，并且当前单元格后面的单元格为空，则文本会扩展显示到其右侧的单元格中，如下左图所示。若后面单元格中有内容，则超出部分被截断，不显示，如下右图所示。不过，如果单击该单元格，在编辑栏中可看到内容依然存在，只是暂时隐藏起来了。 文本扩展显示到右侧单元格中文本显示被截断无论文本如何显示，其内容都被保存在当前单元格中。 要让文本自动换行，可首先单击目标单元格，然后在“开始”选项卡上的“对齐方式”组中单击“自动换行”

5、按钮 ，如下图所示。 要在单元格中的特定位置开始新的文本行，先双击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按【Alt+Enter】组合键，效果如下图所示。 这是双击单元格A1后，分别在“京”字和“克”字后断行的效果 在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字 09、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。 输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐，如下图所示。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。如下图所示。 分数的格式通常为“分子/分母

6、”。如果要在单元格中输入分数（如4/5），应先输入“0”和一个空格，然后输入“4/5”，单击编辑栏上的“输入”按钮 后单元格中显示“4/5”，编辑栏中则显示“0.8”，如下图所示。 如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“4月5日”，如下图所示。 如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可，如下图所示。 当输入的数据位数较多时，如果输入的数据是整数，则数据会自动转换为科学计数表示方法；如果输入的是小数，则系统会根据情况进行自动调整，如下图所示。 要手工调整单元格中显示的小数位数，可单击“开始”选项卡上“数字”组中的“增加小数位数”按钮 和“减少小数位数”按钮

7、，如下图所示。 此外，利用“开始”选项卡上“数字”组中的按钮 ，还可为数值设置会计数字格式、百分比样式和千位分隔样式，如下图所示。 利用“数字格式”下拉列表则可以为单元格快速设置各种特定格式，如下图所示。 用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中，如下图所示。 Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。 例如，要输入下午3时25分38秒，用24小时制输入格式为 15:25:38 ，而用12小时制输入时间格式为 3:25:38 PM，如下图所

8、示。如果缺少空格，则所键入的数据将被当作文本型数据处理。 在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、 秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的，因此，如果要以12小时制的方式输入时间，则应当在输入的时间后键入一个空格，然后输入“AM”或“PM”。 如果要同时输入日期和时间，则在日期与时间的中间用空格加以分隔。例如，要在A2单元格中输入 2008年9月26日下午2:52，操作步骤如下图所示。 2.2 数据输入技巧 记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去重复录入的操作。 在输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的

9、录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。例如，在一列中已经输入过“张小红”三个字，在该列的紧临数据区域的其他单元格中再输入“张”字，单元格中就会自动显示出“张小红”字样，如下图所示，此时若直接按【Enter】键，就可将该内容输入到单元格中。 也可以选择要以文本格式输入数字的单元格区域，然后在 “数字格式”列表中选择“文本” 项，此时输入的数字即可以文本格式显示。 若用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证号、 邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等，可在输入数字前加单引号“”，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示，如下图所示。 填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域

10、右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针更改为黑色的实心十字形指针，如下图所示。 如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后向上、下、 左或右拖动填充柄即可，具体操作步骤如下。 将鼠标指针移到输入数据单元格右下角的填充柄上，按下鼠标左键并向右拖动鼠标到C1单元格，释放鼠标即可完成数据的填充，如下图所示。 如果第1个单元格内容为数字、包含数字的字符串、日期 、时间或星期，则执行自动填充时的效果如下图所示。 如果我们希望改变自动填充结果，例如，填充星期时在各单元格中都填充“星期一”（第1个单元格的内容），填充纯数字时

11、在各单元格中填充一个数值序列，操作其实很简单 。 每次当我们执行完自动填充操作后 ，都会在填充区域的右下角出现一个图标。这个图标被称为 “自动填充选项” 按钮，单击它将打开一个填充选项列表，从中选择不同选项，即可修改默认的自动填充效果，如下图所示。 利用“填充”列表可以将当前单元格或单元格区域中的内容向上、下、左、右相邻单元格或单元格区域做快速填充。 下面以利用 “填充” 列表向右和向下填充数据为例进行介绍，操作方法如下，向左和向上的填充与此类似，此处不再详述。 选定从已输入数据单元格开始的行方向单元格区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮 ，在展开的列表中选择相应的选项，如“向

12、右”，在相邻的单元格中自动填充与第一列单元格相同的数据，如下图所示。 若选择列方向单元格区域，然后在“填充”列表中选择“向下”，则填充结果如下右图所示 ，即在相邻的单元格中自动填充与第一行单元格相同的数据。 对于等差序列的自动填充，可以采用输入等差序列的前两组或前两个数值 ，以确定序列的首项和步长值，然后再拖动填充柄向上、下、左、右进行填充，具体操作步骤如下。u等差序列 选定已输入的等差序列的前两组数值，向下拖动右下角的填充柄，即可完成等差序列的输入，如下图所示。 要用等比序列填充单元格区域，可参考如下操作步骤进行。 u等比序列 1 选定从已输入第一个数据单元格开始的列方向单元格区域，然后单击

13、 “开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮 ，在展开的列表中单击“系列”项，如下图所示。 2 在打开的对话框中选中“等比序列”单选钮，在“步长值”编辑框中输入步长值，然后单击“确定”按钮。所选单元格区域按所设置条件填充等比序列。 我们除了可以单独填充一个数据序列外，还可以同时填充多个数据序列。例如，要同时在单元格A1到A5中填充星期，在单元格B1至B5中填充对应的日期，可按如下操作步骤进行。 输入并选定序列初始值后向指定方向拖动该单元格区域右下角的填充柄，释放鼠标，Excel自动填充序列的其他值，如下图所示。 要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，应首先选中要填充相同数据的多个单元

14、格，然后输入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格，如下图所示。 要同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据，需采用工作表组操作，即：首先将要处理的多个工作表设置为工作表组。当在组中的一个工作表的单元格中输入数据，也会自动在组中其他工作表的相应位置输入数据，即用户操作的结果不仅作用于当前工作表，而且还作用于工作表组中的所有工作表，如下图所示。 操作步骤见视频2-1 若对“Sheet3”中单元格A1的内容进行修改，则工作表“Sheet1”和“Sheet2” A1单元格中的内容都得到一致修改，如下图所示。操作步骤见视频2-1 若已经在某个工作表中输入了数据，那么也可快速将该数据填充

15、到其他工作表的相应单元格中，操作方法如下图所示。 操作步骤见视频2-1选中含有输入数据的源工作表“Sheet1”，以及复制数据的目标工作表“Sheet2”和“Sheet3”，并选定包含需要复制数据的单元格 下面通过制作一个如下图所示的“新新报价单”工作簿，熟悉一下文本、普通数字、文本型数字及会计数字格式的添加等。 2.3 上机实践制作商品报价单操作步骤见视频2-2 所谓数据的清除，只是删除了单元格中的内容、格式或批注，而空白单元格仍然存在。 如果要清除数据的内容和格式，可参考如下操作步骤。 1 选中要清除内容的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮 ，在展开的列表中

16、选择“清除内容”，所选内容被清除，如下图所示。 2.4 数据的基本编辑 2 选择要清除格式的单元格或单元格区域，然后在“清除”列表中选择“清除格式”项，单元格区域的货币格式被取消，只显示数字，如下图所示。“清除”列表中其余选项的意义如下：u选择选择“全部清除全部清除”：将单元格的格式、内容、批注全部清除。u选择选择“清除格式清除格式”：仅将单元格的格式取消。u选择选择“清除内容清除内容”：仅将单元格的内容取消。u选择选择“清除批注清除批注”：仅将单元格的批注取消。 移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。 下面利用剪切、粘贴功能，将单元格

17、A1至A5中的内容移动到单元格C1至C5中，操作步骤如下。 1 选中要移动数据的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“剪切”按钮 ，如下图所示。 2 选中要存放数据的单元格或单元格区域左上角的单元格，如C1，然后单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 ， 所选数据被移动到新位置，原单元格中数据不存在，如下图所示。 若要利用拖动方法来移动数据，可参考如下操作步骤。 将鼠标指针移到要移动数据的单元格的边框线上，此时鼠标指针变成十字箭头形状 ，按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置，在移动过程中会显示目标单元格地址。 释放鼠标， 完成数据移动操作，如下图所示。 复制数据是指

18、将所选单元格或单元格区域中的数据复制到指定位置，原位置的内容仍然存在。要复制单元格或单元格区域中的数据，可参考如下操作步骤进行。 1 选中要复制数据的单元格，按下【Ctrl+C】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“复制”按钮 ，将数据复制到Windows剪贴板中，如下图所示。 2 单击目标单元格，按下【Ctrl+V】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 ，所选单元格内容被复制到新位置 如下图所示。 复制单元格区域的操作与此类似，即首先选中要复制的单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键，再单击目标单元格区域左上角的单元格，按下【Ctrl+V】组合键即可。 1 打开要

19、进行查找操作的文件，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和替换”按钮，在展开的列表中选择“查找”项，如下图所示。 若已知要查找的数据，希望查找该数据所在单元格，例如，我们要查找工作表中含“江西”字样的单元格，方法如下： 2 在“查找内容”编辑框中输入查找内容，然后单击“查找下一个”按钮，光标定位到第一个符合条件的单元格中，如下图所示。 3 继续单击“查找下一个”按钮，光标定位到下一个符合条件的单元格。查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。 u“范围范围”下拉列表下拉列表：设置仅在当前工作表中或整个工作簿中查找数据。u“搜索搜索”下拉列表下拉列表：设置搜索顺序（逐行或逐列）。u“查找范围查找

20、范围”下拉列表下拉列表：设置在全部单元格（选择“值”，默认）、包含公式的单元格（选择“公式”）、或单元格批注中查找数据。u区分大小写区分大小写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。例如，如果不选中该复选框（默认），则搜索“a”时，将查找所有内容包含“a”和“A”的单元格。如果选中该复选框，则只查找内容仅包含“a”的单元格。u单元格匹配单元格匹配：设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内容。例如，如果不选中该复选框（默认），则查找“a”时，将查找所有内容包含“a”的单元格（如ab，cac等）。如果选中该复选框，则仅查找内容为“a”的单元格，此时将无法查找内容为ab，cac的单元格。u区分全区分全/半

21、角半角：设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。 若单击“查找全部”按钮，对话框的下方会显示所有符合条件的记录，如下图所示，查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。 若只知道要查找的部分内容，还可以使用通配符来进行查找。通配符包括星号“*”和问号“？”。u?：用于查找任意单个字符（“?”必须在英文状态下键入）。u*：用于查找任意多个字符。 下面介绍这两种通配符的使用方法，操作步骤如下。 打开要进行查找操作的文件，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输入查找内容“上宫?敏”，然后单击“查找全部”按钮，则只查找到“上宫小敏

22、”，如下左图所示。若在“查找内容”编辑框中输入“上宫*敏”，然后单击“查找全部”按钮，则查找结果如下右图所示。 要替换单元格中的数据，可按如下操作步骤进行。 1 打开要进行替换操作的文件，单击 “开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在展开的列表中选择“替换” 。 2 打开“查找与替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输入要查找的内容，在“替换为”编辑框中输入要替换的内容，然后单击“查找下一个”按钮，如下左图所示，系统将定位到第一个符合条件的单元格，如下右图所示。 3 单击“替换”按钮或按【Alt+R】组合键，将替换掉第一个符合条件的内容，如下图所示。 单击“替换”按钮，将逐个替换找到

23、的内容；若单击“全部替换”按钮，将替换所有符合条件的内容 在建立工作表的过程中， 有时为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。下面以为员工花名册中的“联系方式”（假设联系方式都为手机号码）列设置数据有效性，操作步骤如下： 1 打开文件，选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”选项卡上 “数据工具” 组中的“数据有效性”按钮 ，如右图所示。 2.5 为单元格设置数据有效性 见视频2-3 2 打开“数据有效性”对话框，分别在各选项卡中进行相应的设置，如下图所示，然后确定即可。

24、3 单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示，如下左图所示，然后就可以输入数据了。当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现出错警告，如下右图所示。 4 单击“重试”按钮，重新输入；若单击“取消”按钮，则取消用户当前的操作。 如果某些单元格中要输入的数据很有规律，如性别（男、女）、 学历（中专、大专、本科）、 婚姻状况（是，否）等，希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以为单元格创建下拉列表。下面以为“性别”创建下拉列表为例进行介绍，最终效果如下图所示。 2.6 为单元格创建下拉列表操作步骤见视频2-4 1 选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”

25、选项卡上 “数据工具” 组中的“数据有效性”按钮 。 2 对“设置”选项卡中的内容进行设置，如下左图所示。单击“确定”按钮，此时在所选区域右侧出现下拉按钮，单击该按钮出现下拉列表，如下右图所示。 数据间用英文逗号隔开 为防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表及改变工作簿窗口的大小和位置等，可以为工作簿设置保护措施，操作步骤如下。 2.7 数据的保护 1 打开要进行保护的工作簿，单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮 ，在展开的列表中选择“保护结构和窗口” 。 2 选中“窗口”复选框，在“密码”编辑框中输入密码，如下左图所示，然后单击“确定”按钮。 打开“确认

26、密码”对话框，再次输入刚才的密码，如下右图所示，然后单击“确定”按钮。 操作步骤见视频2-5u结构结构：选中此复选框可使工作簿的结构保持不变。删除、移动、复制、重命名、隐藏工作表或插入新的工作表等操作均无效。u窗口窗口：选中此复选框可使工作簿的窗口保持当前的形式。窗口不能被移动、调整大小、隐藏或关闭。u密码密码：在此编辑框中输入密码可防止未授权的用户取消工作簿的保护。密码区分大小写，它可以由字母、数字、符号和空格组成。 保护工作簿后，就不能对工作簿进行结构和窗口的编辑和修改操作了。下图所示是工作簿保护前、后右击工作簿中工作表标签的效果。从下右图可以看到许多对工作表的操作菜单变为灰色，不可用。

27、保护工作簿后不可用的菜单项 要撤销工作簿的保护，可单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮 ，在展开的列表中取消“保护结构和窗口”前的对钩，如下图所示。 若设置了密码保护，会打开如下图所示的对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作簿的保护。 输入正确的密码 保护工作簿，只能防止工作簿的结构和窗口不被编辑修改，要使工作表中的数据不被外人修改，还需将该工作表进行保护，具体操作步骤如下。 1 打开要进行保护的工作表，然后单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮 ，如下图所示。操作步骤见视频2-5 2 保持默认的复选框选中状态，输入密码，然后单击“确定”按钮。在打开的对话框中再次

28、输入刚才的密码，然后单击“确定”按钮，如下图所示。 这时，工作表中的所有单元格都被保护起来，不能进行任何操作。如果试图进行编辑、修改操作，系统会弹出如下图所示的提示对话框，提示用户该工作表是受保护且只读的。 要撤销工作表的保护，只需单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“撤销工作表保护”按钮。若设置了密码保护，会打开“撤销工作表保护”对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作表的保护。 对工作表设置保护后，工作表的所有单元格都不能修改。这样，用户自己如果想随时对该工作表的单元格进行修改，操作起来就显得不方便。其实，在实际应用中，Excel允许用户只对工作表中的部分单元格实施保护，而另一些部分内容则可以

29、随时改动。 若只想保护工作表中的部分数据，此时可按如下步骤进行设置。 1 选中不需要进行保护的单元格区域，如下左图所示。然后“设置单元格格式”对话框的“保护”选项卡中清除“锁定”复选框的选中，最后单击“确定”按钮，如下右图所示。 操作步骤见视频2-5 2 单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮 ，在打开的对话框中设置保护密码 ，然后只选中“选定未锁定的单元格”复选框，如下图所示，最后单击“确定”按钮。 这一步的选择是关键此密码是可选的。如果不提供密码，则任何用户都可以取消对工作表的保护并更改受保护的数据 3 确认密码后单击“确定”按钮，未选中的单元格受到保护。对工作表中的部分单元

30、格进行保护后，只能对选定区域进行编辑，而其他单元格则受到保护，如下右图所示。 被保护的单元格只能查看，无法编辑 下面通过编辑“新新报价单”，来熟悉数据的查找与替换、单元格格式的清除及工作表的保护操作，效果如下图所示。 2.8 上机实践编辑商品报价单操作步骤见视频2-6第3章 编辑工作表 3.1 单元格基本操作 u利用鼠标 将鼠标指针移至要选择的单元格上方后单击，选中的单元格以黑色边框显示，此时行号上的数字和列标上的字母将突出显示。u利用“名称框” 在工作表左上角的名称框中输入单元格地址，按下【Enter】键，即可选中与地址相对应的单元格。 首先单击要选择的任意一个单元格，然后按住【Ctrl】键

31、的同时单击其他要选择的单元格。 u按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠标即可。 要选择相邻单元格区域，常用方法有如下两种： u单击要选择区域的第一个单元格，然后按住【Shift】键单击最后一个单元格，此时即可选择它们之间的多个单元格，如下图所示。 按【CtrlA】组合键或单击工作表左上角行号与列标交叉处的“全选”按钮 ，可以选取工作表中的所有单元格。 要在工作表中插入单元格，可以使用 “插入”列表或快捷菜单。 当插入单元格后，现有单元格将发生移动，给新的单元格让出位置。 利用“插入”列表插入单元格的操作步骤如下。 1 单击要插入单元格的位置，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”

32、按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“插入单元格”项。 2 在“插入”对话框选择一种插入方式， 然后单击“确定”按钮，即可在指定位置插入一个单元格。 此外，右击要插入单元格的位置，在弹出的菜单中选择“插入”项，也将打开“插入”对话框，选择一种插入方式后单击“确定”按钮，也可在指定位置插入单元格。 当删除单元格时，周围的单元格会移动来填充空出的单元格。 要删除单元格，可以利用删除列表，也可以使用右键菜单，操作方法类似。利用右键菜单删除单元格的操作步骤如下。 右击要删除的单元格，在弹出的菜单中选择“删除”项，在打开的“删除”对话框选择一种删除方式，然后单击“确定”按钮，则选中单元格被删除。 。

33、要为单元格添加批注，可按如下操作步骤进行。 单击要添加批注的单元格，然后单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“新建批注”按钮 ，在批注框中输入批注的内容，单击其他任意单元格，完成批注的添加。添加批注的单元格右上角出现一个小红三角 。 对于已经存在的批注，可以根据需要对其进行修改、编辑，操作步骤如下。 单击要编辑、修改批注的单元格，单击“审阅”选项卡上的“编辑批注”按钮 ，批注文本框四周出现8个圆形控制点，表示处于可编辑状态，此时可对批注内容进行编辑、修改，然后单击工作表任意单元格结束编辑。 批注既可以一直显示在工作表中，也可以隐藏起来，只有当鼠标指针指向单元格时，批注才会显示出来。 单击 “审阅

34、”选项卡上“批注”组中的 “显示所有批注” 按钮 ，显示工作表中的所有批注，如下图所示。再次单击该按钮，则隐藏所有批注。 若单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“显示/隐藏批注”按钮，则显示所选单元格的批注，再次单击该按钮，则隐藏所选单元格的批注。 要查看工作表中的批注，可单击“批注”组中的“上一条” 或“下一条” 按钮。 要删除工作表中的批注，可选中含有批注的单元格，然后单击“批注”组中的“删除”按钮 。删除批注后，单元格右上角的小红三角消失。 小红三角消失 下面，我们通过编辑手机销量排行榜工作表，来练习插入、删除单元格，为单元格添加批注的操作，效果如下图所示。 操作步骤见视频3-13.2 上

35、机实践编辑手机销量排行榜（一） 要选择工作表中的一整行或一整列，可将鼠标指针移到该行的左侧或该列的顶端，当鼠标指针变成向右 或向下 黑色箭头形状时单击，即可选中该行或该列，如下图所示。 3.3 行与列基本操作 在对高度和宽度要求不十分精确时，可以利用鼠标拖动来调整。方法是：将鼠标指针移到某行行号的下框线处或某列列标的右框线处，此时鼠标指针变成 或 形状，然后按下鼠标左键上下或左右拖动，到合适位置后释放鼠标即可。 要调整工作表的行高与列宽，常用方法如下。 下面以调整行高介绍调整方法，调整列宽的操作与此类似，具体操作步骤如下。 单击某行，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开

36、的列表中选择“行高”，在“行高”编辑框中输入数值，单击“确定”按钮，所选行的行高被调整。 如果要将工作表的行设置为最合适的行高，只须将鼠标指针移到该行行号下方的边线上 ，待鼠标指针变成上下双向箭头 后双击边线即可；或者选中该行，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“自动调整行高”项。 如果要将工作表的列设置为最合适的列宽，只须将鼠标指针移到该列列标右侧的边线处，待鼠标指针变成左右双向箭头 后双击边线即可，如下图所示。或者选中该列，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“自动调整列宽”项。 选择要隐藏的行或列，单击“开始”选项

37、卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开列表中选择“隐藏和取消隐藏”“隐藏行”或“隐藏列”项即可。 也可在列表中选择“行高”或“列宽”项 ，打开“行高”或“列宽”对话框，在“行高”或“列宽”编辑框中输入0，最后单击“确定”按钮即可。 要显示隐藏的行或列，应首先按住【Shift】键选择要显示的行的上一行和下一行，或者按住【Shift】键选择要显示的列两侧的相邻列，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，展开列表，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”即可。 选定要删除的行或列后，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“删除” 按钮即可将所选行或列删除。 此外，

38、右击要删除的行或列，在弹出的菜单中选择“删除”项，也可将所选行或列删除。 要在工作表某处单元格上方插入一行，或单元格左侧插入一列，应首先通过单击单元格进行定位，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”按钮右侧的三角按钮 在展开的列表中选择“插入工作表行”或“插入工作表列” 。 另外 ，如果希望一次在某行上方或某列左侧插入多行或多列，应首先通过按住【Shift】键或拖动方式选中该行及其下方的若干行，或该列及其右侧的若干列，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”按钮右侧的三角按钮 ，在展开的列表中选择“插入工作表行”或“插入工作表列”。 下面对3.2节的工作表再次进行编辑，来熟悉

39、一下删除行、列，调整行高和列宽的操作，效果如下右图所示。 操作步骤见视频3-23.4 上机实践编辑手机销量排行榜（二）3.5 工作表基本操作 同一工作簿窗口中只能显示一个工作表，但我们可以通过切换工作表的方式来显示、查看其他工作表 。要从当前工作表切换到其他工作表，可直接单击要查看的工作表标签。 单击工作表标签左侧的4个滚动按钮 ，可以查看没有显示的工作表标签，当看到所需工作表标签后再单击它，即可切换到该工作表。 除了前面介绍的可利用【Shift】键将相邻工作表成组外，还可以利用右键菜单来成组工作簿中的所有工作表，操作步骤如下。 右击要进行成组工作表中的任意工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定

40、全部工作表”项，工作簿标题栏中显示“工作组”字样，表示已将全部工作表设置为工作表组了。 例如，如果希望将如下左图所示“Book2”中的工作表“Sheet1”和“Sheet3”成组，操作步骤如下。 单击第一个要成组的工作表标签“Sheet1”，按住【Ctrl】键的同时单击“Sheet3”，此时工作簿窗口的标题栏中显示“工作组”字样，成组工作表的标签高亮显示，如下右图所示。 若要成组不相邻的工作表，可在单击第一个要成组的工作表标签后按住【Ctrl】键，再单击其他要与该工作表成组的工作表标签。 默认情况下，新建工作簿时，只有3张工作表，我们可根据实际需要在工作簿中插入工作表，或将不需要的工作表删除。

41、 u在现有工作表末尾“插入”工作表 要在现有工作表的末尾插入工作表，可直接单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮 。 单击要在其前面插入工作表的工作表标签，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”按钮，在展开的列表中选择“插入工作表”项，在所选工作表的前面插入一新工作表。 u利用“删除”列表 单击要删除的工作表标签，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“删除”按钮，在展开的列表中选择 “删除工作表”，在打开的提示对话框中单击“删除”按钮，所选工作表被删除。 u利用鼠标右键菜单 右击要删除的工作表标签，在弹出的菜单中选择“删除”项，在打开的提示对话框中单击“删除”按钮，所选工作表被删除。 用

42、鼠标双击要命名的工作表标签，此时该工作表标签呈高亮显示，处于可编辑状态，输入工作表名称，单击除该标签以外工作表的任意处或按【Enter】键即可。 重命名的工作表标签 右击要重命名的工作表，在弹出的菜单中选择“重命名”项， 然后输入工作表的名称，按 【Enter】键即可。 移动和复制工作表有两种方法：一是使用鼠标拖动操作；二是使用“开始”选项卡上“单元格”组中“格式”列表中的命令。下面利用鼠标拖动的方法来移动和复制工作表。u移动工作表 在同一个工作簿中，直接拖动要移动的工作表标签至所需位置即可实现工作表的移动。 要在同一工作簿中复制工作表，只需在按住鼠标左键拖动工作表标签的过程中按下【Ctrl】

43、键即可。 u复制工作表 此外，也可利用“开始”选项卡“单元格”组中“格式”列表中的“移动或复制工作表”命令来移动或复制工作表。 下面使用“开始”选项卡上“单元格”组中“格式” 列表中的“移动或复制工作表”命令，介绍在不同工作簿之间复制或移动工作表的操作。 首先打开要进行移动或复制的源工作簿和目标工作簿，然后执行如下操作步骤。 源工作簿目标工作簿 选定要移动或复制的工作表标签，单击“开始”选项卡“单元格”组中“格式”按钮，在展开的列表中选择“移动或复制工作表”项，在打开对话框的“将选定工作表移至工作簿”下拉列表中选择目标工作簿，在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表复制或移动到目标工作簿的

44、位置，然后单击“确定”按钮即可。 操作步骤见视频3-3若在“移动或复制工作表”对话框中选中“建立副本”复选框，则表示复制操作，结果如下图所示。 右击要设置颜色的工作表标签，在弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项，然后在展开的颜色列表中选择一种颜色，如红色，所选工作表标签被添加上所选颜色。 此外，还可在单击工作表标签后，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“工作表标签颜色”项，展开颜色列表，然后选择一种自己喜欢的颜色即可。 为减少屏幕上工作表的数量并避免不必要的更改，我们可以将工作表隐藏起来。当隐藏工作表时，数据从视图中消失，但并没有从工作簿中删除。 要隐藏工作表

45、，可使用右键菜单，也可以使用“格式”列表中的“隐藏和取消隐藏”“隐藏工作表”菜单。 右击要隐藏的工作表标签，在弹出的菜单中选择“隐藏”项，所选工作表被隐藏起来。所选工作表标签不见了3.6 上机实践编辑词汇突破班工作表 首先我们利用工作表组功能新建两个格式与已有工作表类似的工作表 ，然后分别将它们重命名、设置工作表标签颜色，如下右图所示。 操作步骤见视频3-43.7 工作表显示方式 如果想让屏幕显示更多的表格内容，以充分利用屏幕空间，可以选择全屏显示，这样可以使工作簿窗口中的选项卡隐藏，从而扩大工作区的范围。要全屏显示工作表，操作步骤如下。 打开要全屏显示的工作表，然后单击“视图”选项卡上“工作

46、簿视图”组中的“全屏显示”按钮 ，全屏显示工作表窗口，选项卡被隐藏，工作表被最大化显示。“普通”视图下显示的工作表 此时单击窗口右上角的还原按钮，可使工作表窗口还原。 要调整工作表的显示比例，可左右拖动状态栏上的“显示比例”调整滑块 来调整显示的百分比，或单击滑块左侧的“缩放级别”按钮 ，在打开的“显示比例”对话框中选择一种合适的显示比例，如下图所示。 例如，要将选定内容充满整个屏幕，可按如下操作步骤进行。 选择要全屏显示的内容，单击“视图”选项卡上“显示比例”组中的“缩放到选定区域”按钮 ，全屏显示选定区域，以便查看、编辑工作表中数据，如下图所示。 3.8 拆分与冻结窗格 拆分框分为“水平拆

47、分框”和“垂直拆分框”两种，可将工作表分为上下两个以便上下对照，或者分为左右两个工作表以便左右对照；也可同时使用水平和垂直拆分框将工作表一分为四，更利于数据的查看、编辑和比较。使用拆分框拆分工作表的操作步骤如下。 将鼠标指针指向窗口右上角的垂直拆分框，此时鼠标指针变为拆分形状 ，按住鼠标左键并向下拖动，至适当的位置松开鼠标左键，即可将窗口上下拆分。 操作步骤见视频3-5 将鼠标指针指向窗口右下角的水平拆分框，此时鼠标指针变为拆分形状 ，按住鼠标左键并向左拖动，至适当位置松开鼠标左键，即可将窗口左右拆分。 选定待拆分的单元格（行或列），单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“拆分”按钮 ，在选定单元

48、格的上方和左侧拆分窗口，一分为四。操作步骤见视频3-5若选择待拆分的是行或列，则将窗口一分为二 利用冻结窗格功能，可以保持工作表的某一部分在其他部分滚动时可见。如在查看过长的表格时保持首行可见，在查看过宽的表格是保持首列可见，或保持行和列均可见。 要保持工作表首行可见，操作步骤如下。 选中首行或工作表的任意单元格，然后单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“冻结窗格”按钮 ，在展开的列表中选择“冻结首行”项，被冻结的窗口部分以黑线区分，当拖动垂直滚动条向下查看时，首行始终显示。 要保持工作表首列可见，可在选定工作表中的任意单元格后，在冻结窗格列表中选择“冻结首列”即可。首列冻结后，当拖动水平滚动条

49、处向右查看时，首列始终可见。 操作步骤见视频3-5 若要在滚动工作表时始终保持行、列数据可见，可在选定单元格后选择冻结窗格列表中的“冻结拆分窗格”项即可。 选定待冻结区域左上角的单元格，然后单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“冻结窗格”按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”项，在选定单元格的上方和左侧出现冻结窗格线，冻结窗格后拖动垂直滚动条，可方便查看排在后面的数据信息。 操作步骤见视频3-5第4章 美化工作表 4.1 设置单元格格式 4.2 上机实践美化普通员工考核表4.3 设置表格格式4.4 上机实践为普通员工考核表添加边框和底纹 4.5 套用表格格式和单元格样式 4.6 上机实践对考绩

50、评比表应用内置样式 4.7 使用条件格式 4.8 上机实践利用条件格式标识销售明细表 4.1 设置单元格格式 默认情况下，在单元格中输入数据时，字体为“宋体”、字号为“11”、颜色为黑色。为了使工作表中的某些数据醒目和突出，也为了使整个版面更为丰富，通常需要对不同的单元格设置不同的字体和字号等，常用设置方法如下。 利用“字体”组中的按钮，可以快速、方便地为所选单元格或单元格区域设置字体和字号，具体操作步骤如下。 选中要改变字体和字号的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“字体”组中的“字体”按钮，在“字体”下拉列表中选择一种字体；单击“字号”按钮，在“字号”下拉列表中选择一种字号，所选单元