报销管理规定(共6页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上费用报销审批管理规定10目的为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。 20适用范围本制度适用对象为公司所有人员的费用报销。本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。30职责31部门负责人对其各部门报销单据所发生的业务真实性、合理性和有效性负责。32财务部对报销费用的票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关资金支付相关制度等进行审核。40报销基本要求41报销人须按实际业务发生情况分部门填单报销，以便财务部进行成本核算。42各种发票、收据、支持性附件等必须内容

2、完整、票据合法，方能给予报帐。 A内容完整：各种发票、收据、单证必须写清楚客户名称、业务发生时间、物品名称（或费用名称），数量、单价、金额、大小写必须正确、相符。 B票据合法：各种发票必须是税务机关当前认可的合法票据，必须有税务监制章（或财政监制章）、签发单位的财务专用章等有效印章，填制人和收款人的签名。 4. 3报销必须符合公司有关制度。44票据粘贴整齐:市内交通费等小张发票须按日期、金额顺序呈阶梯状粘贴整齐,且要写清楚票据张数和合计金额；发票等大张票据直接附在相关报销凭单后面。 44单据填写规范：各种凭证、单据一律要求采用黑色签字笔填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写

3、要清楚、完整、正确、相符，大写金额前面用“”封写，对后面没有金额部分用“零”补齐，如“伍佰叁拾捌元零角零分”；小写必须写到分位，前面用“￥”封写，对后面没有金额部分用 “0”补齐，如“￥538.00元”。45对有收取现金的部门，一律不得用于费用开销等方面的坐支 (所谓坐支是指有经济业务发生部门从本单位的现金收人中直接用于现金支出。)，否则将视坐支金额处以2倍以上罚款。46费用报销单上必须填明报销部门，年月日，单据页数，用途，金额，金额大写和报销人，不得缺写，其中空白处用“/”表示。47差旅费报销单上必须填明报销部门，年月日，姓名，职别，出差事由，出差起止日期，单据附送张数，日期，起讫地点，天数

4、，机票费，车船费，市内交通费，住宿费，出差补助，住宿节约补助，其他，小计，合计，总计金额大写和出差人，不得缺写，其中空白处用/”表示。50各类报销业务具体要求列表如下:51具体说明5.1.1费用报销单上必须填明报销部门，年月日，单据页数，用途，金额，金额大写和报销人，不得缺写，空白处、无金额和无需填写处用/”表示。报销单据不得涂改。5.1.2差旅费报销单上必须填明报销部门，年月日，姓名，职别，出差事由，出差起止日期，单据附送张数，日期，起讫地点，天数，机票费，车船费，市内交通费，住宿费，出差补助，住宿节约补助，其他，小计，合计，总计金额大写和出差人，不得缺写，空白处、无金额和无需填写处用/”表

5、示。报销单据不得涂改。发票粘贴需呈阶梯状样式粘贴。5.1.3.餐补和房租水电费的报销,涉及到与人数有关的,需总公司人事行政中心或分公司人事行政部确认人数.5.1.4各类报销业务具体要求列表如下:报销种类单据要求（依次粘贴要求）审批程序备注1.长期合同/协议环境管理类清洁卫生依次粘贴顺序:1. 银行汇款(转帐)通知单2. 费用报销单3. 发 票 4. 分包业务验收表 5. 合同协议复印件(仅要求附金额显示页、合同期限/有效期显示页和双方盖章页。)6、其他有效证明真实发生费用的书面依据复印件。1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。1. 发票单位与汇款(转帐

6、)通知单的付款单位和所附合同单位三者要一致。2. 分包业务验收表须填写数量、单价、总支付金额和月份.3.报销发票不得用其它发票代替。4报销单上需注明报销此费用的具体月份。5财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。6. 垃圾清运费注意不得亏损报销。7.如有扣款，必须在业务分包验收表上有对方签字或盖章或有其他对方认可扣款的有效书面原件。消杀园林绿化化粪池清理地砖抛光、打蜡垃圾清运其它工程管理类空调水处理电梯维保消防设备维保弱电系统维保机电设备维保空调维保转供电协议空调使用协议水池消毒其他2.短期合同/协议环境管理外墙清洗依次粘贴顺序:1. 银行汇款(转帐)通知单2. 费用报销单3. 发 票 4

7、. 分包业务验收表 5. 合同协议复印件(仅要求附金额显示页、合同期限/有效期显示页和双方盖章页。6、其他有效证明真实发生费用的书面依据复印件。1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1. 发票单位与汇款(转帐)通知单的付款单位和所附合同单位三者要一致。2. 分包业务验收表须填写数量、单价、总支付金额和月份.3.报销发票不得用其它发票代替。4报销单上需注明报销此费用的具体月份。5财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。6.如有扣款，必须在业务分包验收表上有对方签字或盖章或有其他对方认可扣款的有效书面原件地砖抛光地砖打蜡工程管理类装修水池清洗零星土建

8、工程零星设备维修工程其它3.固定资产采购类依次粘贴顺序:1.银行汇款(转帐)通知单 2.费用报销单3.发票4.电脑小票5. 固定资产购置/维修表6.固定资产卡片（由财务制作）1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1. 发票单位与汇款(转帐)通知单的发票单位一致。2. 报销发票不得用其它发票代替。3.资产物品的相关说明书、保修卡、光盘、发票复印件等需自行保存, 同时登记固定资产台帐4.固定资产物品定义为单价金额在1000元以上的资产（含相机和对讲机）5.报销发票不得用其它发票代替。4.日常采购耗材类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2费用报销单3.

9、 发票 4. 电脑小票 5. 入库单（要有仓管员和质检员审批）6. 经过审批的采购申请文件7 费用分摊表（对于需分摊的费用）1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1. 发票单位与汇款(转帐)通知单的发票单位一致。2.采购申请批准之后，才可报销，且报销金额不得超过审批金额。不得先斩后奏。2.报销发票不得用其它发票代替。5.差旅费类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2差旅费报销单3.交通发票4住宿发票(住宿电脑小票)5.出差补助票据6.员工出差申请表（原件）7出差报告（审批与第6项一致）8出差费用分摊表1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额

10、2.费用报销单参照公司审批权限。 1.员工出差返回后五天须报销费用并及时还款2.报销发票不得用其它发票代替。6.市内交通费（含租车）类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2 费用报销单3.公交车发票或出租车发票或运输发票4.市内交通费明细单5租车申请单1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1.市内交通费明细单按部门填写报销单2.在车票粘贴单上注明车票的张数与单价，公交车票可以连号3公交费报销每月25号统一报销（见用车管理制度）4. 报销发票不得用其它发票代替。7.外培学习类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2费用报销单3发票4培训计划（需分公司

11、总经理或集团总经理审批）5外培取得合格证书复印件6. 合同协议复印件1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1.财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。2. 报销发票不得用其它发票代替。8.业务宴请(礼品)类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.发票 4.业务宴请(礼品)审批单1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1.涉及业务宴请送礼的必须先申请2宴请单上需写明宴请地点，发票要与宴请地点一致，一张宴请单只针对一次宴请行为，不同宴请内容（如中餐、晚餐、娱乐等）须事先分开进行业务宴请申请。

12、3.宴请(礼品)名单需总经办审批详见业务宴请(礼品)管理规定4. 报销发票不得用其它发票代替。9.社区活动类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.发票 4.社区活动方案5.相关照片 6.社区活动物品发放登记表7.效果评估表1.经办人填写须写明时间,单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审批权限。 1.社区活动开展前先报社区活动方案,列明所需费用明细和奖品发放规则2.开展社区活动时,必须填写社区活动物品发放登记表3. 报销发票不得用其它发票代替。10.工资（含奖金，福利费）类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.工资，奖金，福利费汇总表（李总审批）1

13、.每月人事行政中心25日完成上月的工资表2.工资汇总表与转帐通知单及报销单金额要一致11.社保类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.社保汇总表（与工资汇总表一致）4.社保申报汇总表5.社保局的社保回执1.每月人事行政中心25日完成上月的社保表2. 社保汇总表与转帐通知单及申报单与扣款回执金额要一致12.个人所得税类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.个税汇总表(与工资汇总表一致)4.个税申报汇总表5.税务局的扣款回执1.每月人事行政中心25日完成上月的个税表2. 个税汇总表与转帐通知单及申报单与扣款回执金额要一致13.招聘类依次粘贴顺序:1银行汇款(

14、转帐)通知单2.费用报销单 3.发票 4.合同协议复印件(仅要求附金额显示页、合同期限/有效期显示页和双方盖章页。)1.财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。2. 报销发票不得用其它发票代替。14.保险理赔类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.发票 4.保险单5.突发事件处理记录6.相关人事出具对责任人进行处理的确认7.保险公司支付资金到账证明（财务出具）8.业主或商户等赔付对象的签字确认原件。1. 突发事件处理记录需品质部审批。（详见保险理赔管理规定）2、对责任人按审批后的处理意见处理完成，由相关人事对此进行确认。3、业务或商户等赔付对象签字确认的金额要与保险金额

15、一致。4. 报销发票不得用其它发票代替。15.开发商类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.发票 4.开发商公章确认函5.审批后的结算明细表1.报销发票不得用其它发票代替。16.退押金类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.押金收据4.退费通知单5.临时收款分户分项明细表6.票据遗失需原收据复印件，退款人身份证复印件，遗失证明1.退款账户为退款当事人账户。2.退款账户非豪龙系统显示退款当事人的，必须由豪龙系统显示人员或服务中心经理出具书面证明。17.其他退款类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.退费通知单4.豪龙软件明细表5.审批报

16、告1.退款账户为退款当事人账户。18电梯年检类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单 3.发票 4.电梯验收检验收费标准5.电梯检验申报、审批相关表单19.交单签收说明1.交单人与收单人之间需要有签收记录，否则追究未记录方的责任（适用单据流通各环节）2.各部门交单前须发送电子版报销清单至财务管理中心各分管会计。20.单据报销时间说明1.日常材料采购报销不能超一个月报销，若存在超一个月报销（外地分公司不能超两个月报销），应附经过批准的超时报销呈文报告。不报销超过1年的费用。2.资料齐全、合法、有效、符合规定的报销单据自财务接单1个月内付款支付完毕。21.收单时间说明各部门及分公司交单时间为每月10，20，30日，分公司应提前三天邮寄，务必在10，20，30日时准时到达财务管理中心。节假日顺延。60罚则6.1若发票金额小于报销金额，则扣报销部门财务督导分5分6.2其他见报销考核标准文件70本制度自修订之日起实行。80本制度最终解释权为财务管理中心。90相关支持性文件和质量记录9.1采购计划审批表 9.2固定资产购置/维修表 9.3分包业务验收表 9.4差旅费报销管理规定 9.5用车管理规定9.6市内交通费明细表9.7 保险理赔申请管理规定9.8业务宴请礼品费报销管理规定 9.9笔记本电脑申领管理规定专心-专注-专业