2022年三级秘书录像真题分析教学总结 .pdf

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1、情景一秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁， 但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。电话铃响下， 钟苗及时拿起听筒：“ 你好！伟南公司。 ” 听筒中传来同事周伟的声音：“ 钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。”“好的。 ” 钟苗答道， “ 别忘了填张用印申请单。” 周伟： “ 好的。 ” 电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：“ 你好！伟南公司。” 听筒中传来张总的声音：“ 钟苗，今天下行我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。 ” 钟苗： “ 好的。我马上安排。” 放下电话，钟苗从文件夹中抽出“ 上司工作日志 ”

2、，在上面做了修订；又抽出“ 个人工作日志 ” 做了修改。钟苗拿起电话，拨号。钟苗：“ 后勤吗？我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还下午两点钟。” “ 好的，谢谢啊！” 钟苗放下话筒。“ 得赶紧通知各位经理。” 钟苗自语道。她继续拨电话：“ 销售部吗？请问赵经理在吗？赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行” 情景二钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递细钟苗。周伟： “ 这是用印申请单。” （特写）伟南公司用印申请单文件标题介绍信发往单位天地公司份数1 用印日期2006 年 10 月 22 日用印申请人周伟批准人备

3、注钟苗接过来看了看，说：“ 哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。” 周伟有些着急， “ 我已经跟李经理说过了，他同意了。”“别急，我问一下。” 钟苗说着拨通了李经理的电话。钟苗： “ 李经理， 周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办？ ” 李经理： “ 噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。 ” 钟苗： “ 好的。 ” 钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容， 然后从抽屉里拿出印章。 （特定：章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。）钟苗将介绍信撕下递给周伟：“ 给。 ”“谢谢！ ” 周伟接过来看了看，“ 钟苗，能不能

4、给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了！” 钟苗一边在文件夹中找“ 用印登记本 ” ，一边回答：“ 这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。 ”“那好吧。 ” 周伟无奈地说，“ 我走了啊！再见！” 钟苗： “ 再见。 ” 钟苗翻开 “ 用印登记本 ” ，根据 “ 用印申请表 ” 在上面进行登记。1、秘书着装正确。对2、电源线裸露，存在安全隐患。错精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 3、放置灭火器，有安全意识。对4、接听电话及时

5、。对5、电话应答语正确。对6、知道用印需要填定申请单。对7、能够对工作日志及时进行修改。对8、能够管理上司工作日志。对9、能够及时预订会议室。对10、能够及时将会议变动信息通知相关人员。对11、用印申请表上必须要有负责人签字。错12、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。对13、介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。错14、印章必须要加锁保管。错15、文末落款位置正确，骑年盖月。对16、文末章盖倒了。错17、没有盖骑缝章。错18、不能开空白介绍信。对19、用印后能够进行用印登记。对2006 年下半年国家三级秘书资格情景录像题和答案情景叙述：宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。

6、高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。电话铃响过两声，高叶左手拿起电话，右手准备记录：“ 喂，你好，这是宏远公司。啊，王总，我是小高 嗯 好，行，可以！没问题，您放心好了。再见！” 挂下电话。高叶看了一下手表，拿起电话拨打：“ 喂，钟秘书吗？我是高助理，现在是9 : 30 ，请通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，10 : 00 到 1 号会议室开个碰头会。好，就这样。再见！” 高叶挂上电话。会议室的时钟指着9 : 50 ，高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。高叶： “ 怎么还不亮啊？钟秘书，这

7、个投影仪有问题啊！你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。” 钟秘书出去进来一位技术人员。检查后说没问题了。钟秘书进来： “ 好了吗？高叶：“ 应该没问题。把开会的相关资料准备好，马上要开会了。1 号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。高叶主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。高叶： “ 今天会议的内容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关录像。 ” 这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。高叶继续发言：“ 下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王

8、总委托我跟大家一起在此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费少。我们大家讨论一下。马经理： “ 我有一个建议。作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以把那个荣誉室布置成展示厅，这样既可以节约开支，又能让外商体验到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。怎么样？精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 高叶边记录边接着说：“ 大家看马经理的建议如何 吴经理您觉得呢？吴经理： “ 马上要开

9、人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。公关部出去租个地方并不费事呀。马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：“ 出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。” 说完要走，高叶连忙摆手示意他坐下。高叶： “ 马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难。这就需要我们多想办法。我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样？方主任：

10、“ 没问题。 ”高叶对着马、吴两位经理：“ 那你们二位呢？吴经理有些勉强：“ 行。马经理点头说：“ 可以。高叶： “ 那好。展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗？大家说： “ 没意见。高叶边整理材料边说：“ 好，事情就这么定了。散会。” 众人离席。高叶： “ 吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟？您请坐。高叶示意吴经理坐下，说：“ 马经理年轻，有时说话比较冲，其实他还是动了脑子的。吴经理： “ 小高呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道，就没见过这么自以为是的人。他眼里还有谁呀？高叶端了杯水给吴经理：“

11、吴经理，您先喝水。这话又说回来了，谁都年轻过啊！我刚来的时候，不也和他差不多吗？要不是您手把手地教我，我哪有今天啊！吴经理： “ 真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。高叶： “ 哎，您是老同志，对我们年轻人还要多帮助。我有说得不对之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴经理：“ 嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。好了，我该走了。高叶站起：“ 那行，您多休息。今天还真谢谢您了。” 两人离开会议室。数天之后，办公楼。高叶一边上楼一边接电话：“ 噢，王总呀，小钟接上您了？行，我们都布置好了，一小时后您直接到会场吧。您放心好了 再见！吴经理，方主任，钟秘书走到高叶身旁。方

12、主任：“ 高助理，会场布置得真不错，挺像回事的。这时保安慌张地跑上楼来：“ 高助理，高助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了交通的出入。高叶听后说：“ 噢，我的应急方案里应该有这项吧？方主任： “ 对，可以从西门进来。高叶叶：“ 噢，西门？那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。方主任：“ 行。 ” 随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书：“ 走，看看会场去。试卷情景分析：该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。一、办公环境管理办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公宣含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求：1 在会客室或

13、办公室摆放一些鲜花或绿色植物；2 做好室内通风和温湿度的调节；3 防止光线太弱或过强；4 保持室内整洁和安全。录像中高叶的办公室缺少绿色植物，办公桌零乱， 文件随意堆放在精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 椅子上是错误的；办公自动化设备摆放合乎规范，室内光线自然是对的。二、会议管理（一）会前在会议召开前， 秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中高叶对碰头会的准备还是比较充足的。表现在：其一，根据王总的指示拟定会议议题 商量小型产品展示

14、会事宜；其二，确定参与人员 销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等；其三，确定会议的具体时间和地点 10 : 00 在 1 号会议室； 其四，把开会的时间地点通知到每个人其五，提记录，把握好会议进程，处理好突发事件等等。录像中高叶做得还是比较好的。其一，大家入座后即宣布开会，明示会议议题，要求大家发表意见；其二，能把握会议进程：讨论一归纳一统一意见一布置任务一宣布散会，整个会议紧凑且效率高；其三，安排钟苗秘书做好会议记录；其四，能处理突发事件， 即当吴、 马两位意见不和时能及时加以制止和引导，化干戈为玉帛。但是，高叶会前检查的多媒体设备直到散会也不见其发挥作用，不知是没准备好资料还是忘了。

15、这一点显然是错误的。（三）会后会议结束后， 秘书还有许多工作要做。就高叶召集的 “ 经理碰头会 ” 而言，要关闭多媒体设施，整理会议室， 落实会议精神， 检查工作进展情况。录像中高叶能亲自检查会场布置情况，对。至于关闭多媒体设施和整理会议室，因自己忙于与吴经理个别交谈，可安排钟秘书去做。三、商务沟通办文、 办会、办事都离不开沟通。有效沟通对推动各项工作顺利进行有重大作用。秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。横前到会场检查多媒体设, 备情况，发现问题马上请相关人员检修。这些都是做得对的。（二）会中在会议期间，秘书也有许多工作要做。就高叶召开的“ 部门经理碰头会” 这种小型会议而言，要安排好座次，宣

16、布会议议题，做好会议或通知、会议和演示等形式。上行沟通主要采取当面汇报、听取意见、设意见箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。如何实现有效沟通？首先要尊重对方。要以平等尊重的态度让对方进入轻松的、无障碍的交流。其次要理解对方。要通过换位思考、现身说法使对方心悦诚服。录像中高叶在与会人员之间出现矛盾冲突时，能运用柔性管理策略积极化解矛盾，会后能主动找受委屈一方 吴经理面对面地沟通， 沟通中又能尊重对方，并通过换位思考、 现身说法化解对方的心理障碍，化被动为主动，这些都是对的。参考结论：1 办公室内缺少绿色植物，错；2 办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对；3 将电脑、打印机等用电设备放置在一起，

17、便于电源接线和管理，对；4 办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；5 电话铃响三声内接听，用语规范，对；6 一边接电话一边记录重要信息，对；7 对总经理布置的工作能马上落实，对；8 能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对；9 能安排钟秘书将“ 碰头会 ” 的时间、地点通知到每个与会人员，对；10 提前进入会场检查并调试设备，对；11 能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；12 能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对；精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - -

18、- 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 14 准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错；15 能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；16 注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对；17 以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对；18 在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对；19 有处理突发事件的应对能力，对。一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置 /清洁 /办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植

19、物等。2、职业形象。包括坐/站/走姿等 /服饰等方面。3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。第一 ,上班前准备时间不足,并在匆忙中将篮球带入办公室。错; 第二 ,办公室物品摆放零乱。错; 第三

20、,穿运动服进领导办公室,不符合企业秘书的着装要求。错; 第四 ,在领导的要求下能迅速赶到。对; 第五 ,公司支票掉在办公室地上,粗心。错 ; 第六 ,进领导办公室先敲门,有礼貌。对 ; 第七 ,主动征询领导的意见并做好记录。对; 第八 ,及时为领导决策提供合适的建议。对; 第九 ,为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。对; 第十 ,出领导办公室不关门。错; 第十一 ,提前预订酒店并进行确认。对; 第十二 ,能重视来宾的安全保卫工作。对; 第十三 ,请下属帮忙购置赠送来宾的礼物,注意了人力资源的配置。对; 第十四 ,介绍信写法不规范。错; 第十五 ,印章没有盖在署名上。错; 第十六 ,公司印章随

21、便放在办公桌上,没有做好安全工作。错; 第十七 ,与来宾秘书进行及时的信息沟通,做好接待工作。对; 第十八 ,接待计划周详 ,并能提前请领导确认。对; 第十九 ,能根据实际情况修改接待计划,有灵活性。对 ; 第二十 ,对来宾接待中的设备需求考虑周到,并能及时做好准备。对。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - - -