文件收发管理制度.doc

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1、文件收发管理制度文件收发管理制度文件收发管理制度目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或

2、人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。十一：文件由负责人统一发送，送件人应将文件内容，报送日期，部门，接收人等有关事项填写清楚，并向文件签发人报告报送结果。1扩展阅读：集团公司文件收发管理制度*集团

3、收发文件管理制度一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。3、本企业各类文件统一由行政部归口管理。二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，经部门责人、分管领导初审后，送行政部核稿，经行政部核稿后送总经理签发。2、经总经理签发的文件由行政部统一登记、分类编号并保留一份原件存档。3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补

4、发或改用其他方式发送。4、所有由行政部发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。三、收文管理1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由行政部统一签收、登记、编号，送领导阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，行政部接收后负责转交，并由接收人签收。3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交行政部，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交行政部的由行政部根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由行政部保留原件

5、或复印件存档。4、行政部收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送领导批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示领导后办理，根据文件内容、领导批示予以催办。5、已交行政部存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。四、保密文件管理1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定

6、发送范围、数量，报送总经理审批后印发。3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。五、文件的销毁1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和分管领导的共同监督下进行销毁。六、附则1、本制度由集团公司行政部负责解释。2、本制度自发文之日起实施。附件：档案借阅审批表档案查（借）阅审批表编号：借阅日借阅部门借阅档案工程档案借阅人：期文书档案会计档案声像档案实物档案种类档案名称：借阅事由：部门负责人批示：公司领导批示：是否归还归还借阅人：是否档案管理员：日期：备注：1.如外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，且需公司总经理签字同意。2.会计档案除市公司财务部相关人员以外，其他人员谢绝借阅。3.会计档案原则上不予借出，如需借出，需公司总经理签字同意，并在一日内归还。第 4 页 共 4 页