业务跟单的工作职责.doc

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1、业务跟单的工作职责业务跟单的工作职责一、外贸部各业务员签定销售合同后，跟单员必须全面准备并了解订单资料（客户制单数量、生产工艺要求、最终确认样模式），并由跟单员拟订生产任务单，由业务员签字、业务经理审核再由总经理复审签字后抄送：单证员、业务员、外贸业务经理、财务部出纳和经理、制造部经理和科长、品质部经理、技术部经理、采购部科长以及包装仓库，每人一份。二、产过程中安排、督促工作1、确认和安排定单：与业务员确认相应定单产品的材料、规格、数量以及包装唛头和标贴，并及时安排到包装外协厂和本公司各相关部门。2、跟进生产：在生产定单安排生产后，多到车间督促生产，向各工序的管理人员了解各款产品在生产过种中所

2、碰到的问题，并及时一书面形式向部门经理反映问题及建议。3、货期和质量：督促生产部门确保定单的交货日期并让品质部门严格控制掌握好产品的质量。在此过程中跟单员需积极发现问题并与制造部和品质部门协调解决。4、产成品出货：产成品发货凭跟单员开具提货单发货，确保发货的产成品的包装唛头、材料以及彩标符合生产单及客户要求。集装箱装柜日期确定后安排装卸人员小心装卸并记录好集装箱规格、箱号、铅封锁号以及装柜数量，及时配合单证员和业务员的工作。票据、报表：将产成品发货开具的申请单、提货单、出库单、入库单的财务附联当日上交到财务部门，并做好当月的销售报表和样品室样品车的造册登记，于每月的25号上报财务部门。一、职责

3、表述：审核订单，根据订单要求安排生产1、确认订单产品名称、规格、数量、单价、付款方式、包装要求、交货日期等。2、填写制造命令单、附送相关电子文档，进行订单登记。3、及时、准确的下达制造命令单，并做好文档管理。4、根据生产计划表回复客户交货日期。二、职责表述：维护客户关系，了解客户需求1、建立详细的客户信息档案。2、根据客户要求，进行产品询价、报价。3、寄送样品给客户进行确认。4、按照客户要求生产（彩盒、说明书、唛头、外箱、丝印等），确保正确无误。5、维护好订单交期，跟进生产进度，按时按质交货。6、处理好客户退货品质问题，并将相关信息传递到相关部门。三、职责表述：协助财务部及时回收货款1、查询货

4、款是否到账，到账后方可发货。2、及时催收公司应收货款。3、做好相关开票资料。四、职责表述：安排出货1、通知客户验货。2、要求客户及时传送相关进仓资料。3、核算货物面积，安排相应的物流公司准时到厂装货。4、填写发货单给财务签字确认，安排仓库人员装车，并做好ERP系统销售出库单。5、及时整理已完工的订单，及时发货，减少库存压力。五、职责表述：更新、整理网络信息资料，1、及时回复阿里旺旺客户相关咨询，达成销售意向。2、经常更新阿里巴巴网络相关信息（图片、文字）。3、了解其他竞争厂商相关产品和价格。4、发布促销活动，提高公司知名度。扩展阅读：业务跟单工作职责业务跟单工作职责所谓“跟单员（Merchan

5、diser）”，是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品或服务运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中间枢纽，就好比人体内的运动神经一样，随时调度协调各器官之间的配合，以完成大脑所下达的动作指令。一个优秀的跟单员必须具备全面的生产进度控制能力，要求具有严谨的思维、周密的计划，可以说要“一切尽在掌握之中”。跟单员工作的重要性主要表现为：1.跟单员需要面对客户，面对订单开展工作。2.跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。3.随着商品市场的多样化，小批量化以及节奏的加快，其工作性质的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。4.跟单员工作是一项非常“综合性”和

6、“边缘性”的工作，对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。5.作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。6.对于订单的生产来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎掌握在生产部门的手里，于是，沟通、跟催等能力就特别致命。这是跟单工作的挑战性所在。7.有些时候，跟单员是业务经理的助理，有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理，有些时候，跟单员是老板的助理，更多时候，跟单员是客户的助理。对跟单员的工作界定如下：业务跟单：严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，以缔

7、结业务合同为目标的一系列活动。对外是业务员或业务员的助理。生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。对内是业务经理、生产主管和总经理的特别助理。无论是工厂企业里的跟单员，还是贸易公司的跟单员，其基本职责也都是由“业务跟进”和“生产跟单”两大部分构成。对于贸易公司里的跟单员，无非是对工厂运作的介入少一些。跟单员是业务员跟单员的工作不仅仅是企业的营业员，被动地接受订单，而要主动地进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。为此跟单员必须：（1)寻找客户。跟单员通过各种途径寻找新客户或跟踪主要客户。（2)设定目

8、标。跟单员应决定怎样在准客户与现实客户中分配工作时间。（3)传播信息。跟单员应熟练地将企业产品的相差信息传递出去。（4)推销产品。跟单员应与客户接洽，演示产品，回答顾客的疑问并成订单。（5)提供服务。跟单员要为客户提供各种服务，提供咨询意见，加速交货。（6)收集信息。跟单员要收集市场信息心脏进行市场调查。（7）分配产品。在产品短缺时优先分配给主要客户。跟单员是业务助理跟单员在许多时候是扮演业务经理助理的角色。他们协助业务经理接待、管理、跟进客户。为此，跟单员必须做好以下工作：（1）传真、电子邮件等文件的回复，打印或验签（2）计算报价单（3）验签订单（4）填对账表（5）目录的寄送与登记（6）寄样

9、品（7）客户档案的管理（8）来访客户的接待（9）主管交办事项的处理（10）与相关部门业务的联系跟单员是协调员跟单员应对客户所订的产品的交货进行跟踪协调，即进行生产跟单。其跟踪的要点有生产进度、货物报关、货物装运等。为此，跟单员在小企业中，可能要身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员、物控员，甚至还会是采购员。在大企业中，跟单员则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。跟单员的工作特点跟单员的工作几乎涉及到企业的每一个环节，从销售、生产、物料、财务、人事到总务都会有跟单员的身影出现。跟单员的工作是复杂的、全方位的。（1）跟单员是一种责任大、权力小的工作岗位。跟单员的工作是建立在订单与客

10、户上的，其责任十分重大，因为订单就是企业的生命，客户就是企业的上帝，失去订单与客户将危及企业生存。但跟单员的权力却是非常小的，他可以说是毫无职权，只是一个办事员而已。跟单员完成其责任的权力不是来自其职权，而是来自其所做的事。（2）跟单员的工作重心在于沟通协调，而不是在于以权压人。跟单员与客户、与生产部门、与销售部门的工作是一种沟通与协调，都是在完成订单的前提下而进行的与人的沟通的工作。（3）跟单员的工作是做客户的参谋。跟单员从本质上来讲是为客户服务的，他们在大多数时候是当好客户的参谋。跟单员掌握着企业的大量的客户资料，又对他们的需求特点十分熟悉，同时也了解企业的生产情况，他可以对客户的订单提出意见，以利于客户的订货。（4）跟单员的工作节奏是多变与快速的。客户的需求是多样的，有时客户的订单是小批量的，却要求及时出货，这就要求跟单员的工作效率应是快速的。同时，跟单员所面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式、作息时间与工作节奏各不相同，这也要求跟单员的工作节奏是多变的。（5）跟单员的工作是综合性的。跟单员的工作是涉及企业的所有的部门，由此决定其工作是综合性的。对外跟单员执行的是销售人员的职责，对内则是执行生产管理协调，跟单员必须熟悉工厂的生产动作流程与进出口贸易的实务等。第 6 页 共 6 页