Excel基础教程PPT课件幻灯片.ppt

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1、Excel基础教程PPT课件幻灯片2022-4-241Excel概述概述Excel 的启动和退出的启动和退出保护功能保护功能数据的输入数据的输入目目 录录工作表的格式化工作表的格式化数据的管理数据的管理公式函数的应用公式函数的应用图表图表排版与打印排版与打印高级应用高级应用 一、一、Excel概述概述 在日常办公事务中，人们经常要在日常办公事务中，人们经常要“写写”和和“算算”。“写写”（写通知，（写通知，写报告等）可通过文字处理软件进行，而写报告等）可通过文字处理软件进行，而“算算”（计算，统计数字（计算，统计数字等）则应使用电子表格来实现。等）则应使用电子表格来实现。 Excel 之所以被

2、称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管理数据。理数据。 Excel以二维表格作为基本操作界面。以二维表格作为基本操作界面。 Excel 2003是微软公司出品的是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。大的制作图表的功能。 表格标题表格标题数据数据文字文字数值数值自动填充自动

3、填充公式公式函数函数图表图表图形对象图形对象数据清单数据清单排序排序筛选筛选分类汇总分类汇总自动处理自动处理直观显示直观显示功能功能Office家族成员之一家族成员之一电子报表软件电子报表软件二、二、Excel 2003的启动和退出的启动和退出启动启动Excel的方法：的方法： 用快捷图标启动用快捷图标启动：桌面快捷方式图标桌面快捷方式图标 双击已存在的表格文件（扩展名为双击已存在的表格文件（扩展名为.xls的文件）启动的文件）启动 用用“开始开始”按钮中的按钮中的“程序程序”项启动项启动1234从从Excel窗口的窗口的“文件文件”菜单中选择菜单中选择“退出退出”命命令令 单击单击Excel

4、窗口标题栏右侧的关闭按钮窗口标题栏右侧的关闭按钮 按按Alt+F4键键退出退出Excel的方法：的方法：工工作作簿簿工作簿工作簿 （Workbook） ：是用于存储并处理数据的文件，：是用于存储并处理数据的文件， 启动启动Excel 2003后，系统将自动建立建立一个名为后，系统将自动建立建立一个名为Book1的新工作簿。的新工作簿。 一个工作簿是一个一个工作簿是一个Excel文件，扩展名为文件，扩展名为 .XLS，工作簿的名字就工作簿的名字就是文件名是文件名.xls工作表工作表工作表标签工作表标签工作表工作表（Worksheet）：由单元格构成的表格，由单元格构成的表格，是工作簿的重要组是工

5、作簿的重要组成部分，成部分，又称电子（报）表格。又称电子（报）表格。 系统默认系统默认一个工作一个工作簿包含簿包含三个工作表名称三个工作表名称为：为：Sheet1 Sheet1 ，Sheet2Sheet2，Sheet3Sheet3 一个工作簿最多有一个工作簿最多有255255张互相独立的工作张互相独立的工作表表SheetSheet。 工作簿是工作表的工作簿是工作表的集合集合。一个工作簿可包一个工作簿可包含多个工作表含多个工作表。 同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理；正在使用的；正在使用的工作表（即活动工作表）显示为白色；在活动工作表标签的左工作表（

6、即活动工作表）显示为白色；在活动工作表标签的左侧有侧有4个按钮，每个按钮显示不同的工作表。个按钮，每个按钮显示不同的工作表。当前单元格当前单元格单元格：单元格：行和列的交点形成的每个网格称单元格行和列的交点形成的每个网格称单元格。是是工作表的基本单元工作表的基本单元。每个工作表有每个工作表有256列和列和65536行组成行组成。取消按钮取消按钮：单击该按钮，可取消此次对单元格的输入或修改操作，相当于按Esc键。输入按钮输入按钮：单击该按钮，可确认此次键入或修改的内容，相当于按Enter键。插入函数按钮插入函数按钮：调出【插入函数】对话框，以便于在单元格中输入或修改函数 地址栏地址栏/名称框名称

7、框编辑栏编辑栏名称框：名称框：显示活动单元格的地址或单元格区域名称，也可以给单元格区域命名。编辑区：编辑区：显示活动单元格中的内容，向活动单元格输入数据、公式或函数时，输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现。单元格：是工作表的基本单位单元格：是工作表的基本单位。（1 1）列标由列标由A,B,CA,B,C字母表示字母表示，行标由行标由1,2,31,2,3数字表示数字表示（2 2）每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格, ,称为活动称为活动单元格单元格，当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时，它的当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时，它的四周就会出现

8、粗黑线框，同时它的名称还会显示在表格左上方四周就会出现粗黑线框，同时它的名称还会显示在表格左上方的名称框中。的名称框中。单元格单元格工作簿工作簿工作表工作表工作簿（工作簿（255）（3 3）为便于对单元格的引用，系统赋予每个单元格一个地址：为便于对单元格的引用，系统赋予每个单元格一个地址：列标列标+ +行号行号。如：如：F6F6表示的是第表示的是第F F列第列第6 6行交叉点处的单元格；行交叉点处的单元格； A1A1：D4D4表示的是表示的是A1A1到到D4D4单元格之间的巨型区域。单元格之间的巨型区域。行号行号列号列号单元格地址：单元格地址：C2单元格地址：单元格地址：B8单元格地址单元格地

9、址（4）单元格的选取单元格的选取： 单个单元格：鼠标左键单击；单个单元格：鼠标左键单击；或或“编辑编辑”菜单菜单/“定位定位”命令命令 多个连续单元：多个连续单元：鼠标变成空心十字时鼠标变成空心十字时 按住左键拖动鼠标按住左键拖动鼠标。 不连续单元格：选一单元格，按住不连续单元格：选一单元格，按住Ctrl 键，逐一选取键，逐一选取。 整行整行/列：单击相应的行号列：单击相应的行号/列标列标 整表：整表：单击左上角行列交叉的全选按纽单击左上角行列交叉的全选按纽 相临行相临行/列：鼠标拖拽行号或列标。列：鼠标拖拽行号或列标。1.1.ExcelExcel文件的建立文件的建立 选择选择“文件文件”|“

10、”|“新建新建”命令来建立一个命令来建立一个ExcelExcel文件。文件。 直接点击常用工具栏中的直接点击常用工具栏中的“新建新建”按钮。按钮。 按按Ctrl+NCtrl+N键来完成新建操作。键来完成新建操作。2 2ExcelExcel文件的打开文件的打开 使用使用“文件文件”|“”|“打开打开”命令命令 直接单击工具栏中的直接单击工具栏中的“打开打开” ” 按钮。按钮。 按按Ctrl+Ctrl+O O键键3 3ExcelExcel文件的保存文件的保存4.4.改变默认的工作表数目改变默认的工作表数目 “工具工具”/ /“选项选项”命令，弹出命令，弹出“选项选项”对话框，对话框，单击其中的单击

11、其中的“常规常规”选项卡，如图所示。微调框中输入选项卡，如图所示。微调框中输入。5.5.工作表的选定工作表的选定 单击，选定单个工作表单击，选定单个工作表 选择相邻多个工作表：选择相邻多个工作表：shiftshift（工作组）（工作组） 选择不相邻多个工作表：选择不相邻多个工作表：ctrlctrl 选择全部工作表：右键快捷菜单选择全部工作表：右键快捷菜单6.6.工作表的插入、删除工作表的插入、删除 选定一表，选定一表，“插入插入”-“-“工作表工作表” 、“编编辑辑”|“”|“删除工作表删除工作表”命令命令 选定一表，选定一表，右键单击可见右键单击可见插入、删除等命令插入、删除等命令7.7.工

12、作表工作表复制、移动：复制、移动： 同一个工作簿：拖动标签、同一个工作簿：拖动标签、ctrlctrl 不同不同bookbook之间：如图之间：如图, ,或右键或右键“移动或复制工作表移动或复制工作表”8.8.工作表的重命名：工作表的重命名： 双击要改名的工作表标签，双击要改名的工作表标签，使其反白显示，直接输入新名，使其反白显示，直接输入新名，然后按然后按即可；即可； 右键快捷菜单右键快捷菜单“重命名重命名”； 菜单菜单“格式格式”/“/“工作工作表表”/“/“重命名重命名”9.9.切换工作表：切换工作表：出现在工作表中的：直接单击相应的标签出现在工作表中的：直接单击相应的标签未出现在工作表中

13、的：使用滚动按钮切换未出现在工作表中的：使用滚动按钮切换快捷键：快捷键：C Ctrl+trl+P Pageupageup C Ctrl+trl+P Pagedownagedown10.10.工作表的隐藏和恢复工作表的隐藏和恢复 选定要操作的表，使用选定要操作的表，使用“格式格式”|“”|“工作表工作表”|“”|“隐隐藏藏”“取消隐藏取消隐藏”11.11.改变工作表显示比例改变工作表显示比例： “ “视图视图”|“”|“显示比例显示比例”命令（在格式工具栏上有命令（在格式工具栏上有提示操作）提示操作） 当一个工作表数据超过一屏幕时，滚动会使表头移出当前屏当一个工作表数据超过一屏幕时，滚动会使表头

14、移出当前屏幕，而不利于观看。有时，我们希望数据上下移动时，表头不动，幕，而不利于观看。有时，我们希望数据上下移动时，表头不动，左右移动时，表题列不动。左右移动时，表题列不动。 拆分屏幕使之成为多个窗口，目的是使同一工作表中相距较（甚）远的数据能同时显示在同一屏幕上。分割有菜单法和鼠标拖动法两种。12.拆分与冻结工作表拆分与冻结工作表(以以“销售统计表销售统计表.xls”为例为例)先来看拖动法： 拖动“水平分割条”可将屏幕分成上下两个部分，拖动“垂直分割条”可将屏幕分为左右两个部分。水平、垂直同时都分割，最多可以分割成四个窗口。 取消拆分：可通过鼠标双击拆分线来完成； 或将拆分框拖拽出工作区均可

15、取消相应的拆分框。菜单菜单“窗口窗口”|“”|“拆分拆分”（【窗口窗口】冻结窗格）冻结窗格）若要若要取消拆分：执行【窗口】/【取消拆分】命令 取消冻结，可选择取消冻结，可选择【窗口窗口】【撤消窗口结撤消窗口结】。 拆分后，Excel工作窗口中有一个拆分框，拆分后的窗口被称为窗格，在数据多的情况下，每个窗格都有各自的滚动条。拆分后的工作表还是一张工作表，对拆分后任意一个窗格中的内容的修改都会反映到另一个窗格中。 对于一张较大的工作表，可以将其按横向或者纵向进行拆分，这样就能够同时观察或编辑同一张工作表的不同部分再来看菜单法：五、保护和隐藏功能五、保护和隐藏功能所谓保护即知道密码方可修改工作表或工

16、作簿所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿密码区分字母的大小写密码区分字母的大小写sheet工作簿工作簿1 1、保护工作簿、保护工作簿 工作簿的保护有两个方面：第一是保护工作簿，防工作簿的保护有两个方面：第一是保护工作簿，防止他人非法访问；第二是禁止他人对工作簿或对工作簿止他人非法访问；第二是禁止他人对工作簿或对工作簿窗口的非法操作。窗口的非法操作。2、对工作表的保护、对工作表的保护 如果不允许对工作簿中工作表进行移动、删除、插如果不允许对工作簿中工作表进行移动、删除、插入、隐藏、取消隐藏、重命名或禁止对工作簿窗口的移入、隐藏、取消隐藏、重命名或禁止对工作簿窗口的移动、缩放、隐藏、取消隐藏或

17、关闭，操作步骤动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭，操作步骤如下如下：【工具工具】/保护保护/保护工作表保护工作表如果选勾复选框，工作表将如果选勾复选框，工作表将不能移动、删除、插入等不能移动、删除、插入等键入密码，若要取消这种保键入密码，若要取消这种保护，可以选择护，可以选择【工具工具】保护保护撤消工作簿保护。撤消工作簿保护。3 3、保护单元格、保护单元格 首先使工作表处于非保护状态（撤消工作表保护）首先使工作表处于非保护状态（撤消工作表保护） 选定需要锁定或取消锁定的单元格区域；选定需要锁定或取消锁定的单元格区域； 【格式格式】单元格单元格/“/“保护保护”标签标签 注意：清除注意：清除“锁定锁

18、定”复选框并单击复选框并单击“确定确定”按钮。按钮。重新对工作表实施保护后，本操作中取消锁定的单元格重新对工作表实施保护后，本操作中取消锁定的单元格就是可以进行修改的单元格，其余单元格为保护单元格。就是可以进行修改的单元格，其余单元格为保护单元格。（1）隐藏工作簿）隐藏工作簿 隐藏： 打开要隐藏的工作簿； 单击【窗口】隐藏； 退出Excel，退出时选择保存；下次打开该文件时，以 隐藏方式打开。可以使用其数据，但不可见。 取消隐藏：4、隐藏功能、隐藏功能 【窗口】取消隐藏 对工作簿和工作表除了上述密码保护外，也可以赋予“隐藏”特性，使之可以被其他工作表调用，但其内容不可见，从而得到一定程度的保护

19、。（2 2）隐藏工作表）隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表 打开要隐藏的工作表；打开要隐藏的工作表； 【格式格式】工作表工作表隐藏，单击隐藏，单击“保存保存”。 隐藏工作表后，屏幕上不再出现该工作表，但可以隐藏工作表后，屏幕上不再出现该工作表，但可以引用该工作表中的数据。若对工作簿实施引用该工作表中的数据。若对工作簿实施“结构结构”保护保护后，就不能隐藏其中的工作表。后，就不能隐藏其中的工作表。取消工作表的隐藏取消工作表的隐藏 【格式格式】工作表工作表取消隐藏取消隐藏在弹出的对话框中选中要取消隐藏的在弹出的对话框中选中要取消隐藏的sheetsheet，“确定确定”。隐藏单元格内容：隐藏单元格内容：

20、“格式格式- -单元格单元格- -保护保护- -隐藏隐藏”( (若需要隐藏的单元格区若需要隐藏的单元格区域有保护，则要先取消单元格保护域有保护，则要先取消单元格保护) )；【工具工具】保护保护保护工作表，使隐藏特性起作用。保护工作表，使隐藏特性起作用。隐藏单元格内容是指隐藏单元格内容是指:单元格的内容不在数据编辑区显示。单元格的内容不在数据编辑区显示。（3 3）隐藏单元格的内容）隐藏单元格的内容 例如，对存有重要公式的单元格进行隐藏后，人们只能在单例如，对存有重要公式的单元格进行隐藏后，人们只能在单元格中看到公式的计算结果，但在数据编辑区中看不到公式本身，元格中看到公式的计算结果，但在数据编辑

21、区中看不到公式本身，而隐藏之前却可以看到。而隐藏之前却可以看到。 取消工作表的保护，方法如前；选定要取消隐藏的单取消工作表的保护，方法如前；选定要取消隐藏的单元格区域。元格区域。 单击单击【格式格式】【单元格单元格】，对话框中单击，对话框中单击“保护保护”标签，清除标签，清除“隐藏隐藏”复选框，最后单击复选框，最后单击“确定确定”按钮。按钮。取消单元格隐藏取消单元格隐藏1 1）隐藏行（列）隐藏行（列）：法一：法一：“格式格式”- -行行- -隐藏隐藏 法二：右键快捷菜单法二：右键快捷菜单- -隐藏隐藏（4 4）隐藏行或列）隐藏行或列 鼠标变为鼠标变为 = = 形状时双击形状时双击 单击单击【格

22、式格式】行（或行（或“列列”）取消隐藏。取消隐藏。 也可用鼠标拖动的方式来完成，把鼠标指针指向也可用鼠标拖动的方式来完成，把鼠标指针指向已隐藏行的下一行的行号最上端（或已隐藏列右列的已隐藏行的下一行的行号最上端（或已隐藏列右列的列标最左侧），当鼠标指针出现为列标最左侧），当鼠标指针出现为 = = ，向下（右），向下（右）拖动鼠标即可。拖动鼠标即可。2）取消行（列）的隐藏）取消行（列）的隐藏六、数据的输入六、数据的输入k输入文本输入文本k输入数值输入数值k输入日期和时间输入日期和时间k快速填充数据快速填充数据每个单元格最多包含每个单元格最多包含3200032000个字符个字符。文本包含任何字母、

23、中文字符、数字和键盘符号组合文本包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合。当数字作为文本当数字作为文本输入时输入时，1、输入文本、输入文本存储数据存储数据：取消输入取消输入:默认单元格内左对齐默认单元格内左对齐数字前输入单引号数字前输入单引号表示输入的表示输入的数字作为文本处理。数字作为文本处理。如如 1234Enter键或键或Tab键键;上、下、左、右的光标键上、下、左、右的光标键; 或在其它单元格单击鼠标，都可以存储当前单元或在其它单元格单击鼠标，都可以存储当前单元格中输入的数据。格中输入的数据。若在未存储之前，取消输入的数据，按若在未存储之前，取消输入的数据，按Esc键键进入修改状态的

24、方法：进入修改状态的方法： 按按F2或双击或双击单元单元格内换行：格内换行：按按Alt+Enter组合键可强制在某处换行组合键可强制在某处换行确认操作确认操作取消操作取消操作2、输入数字、输入数字对齐方式：默认右对齐对齐方式：默认右对齐u正数：直接输入正数：直接输入u负数负数：带括号带括号或或使用使用“-”-”号，如：号，如：-15-15或（或（1515）均表示负数）均表示负数。u小数：小数：“工具工具”-“-“选项选项”-“-“编辑编辑”正数，设置小数位数负数，设置尾数0的个数u输纯分数：应在分数前加输纯分数：应在分数前加“0”“0”和一个空格和一个空格，要避要避免把输入的数字当作日期，免把

25、输入的数字当作日期，如：如：0 3/40 3/4。提示两点：提示两点：（一）当要输入并显示多于（一）当要输入并显示多于11位的数字时，系统自动以科学记数位的数字时，系统自动以科学记数法（如法（如7.89E+08）表示，而编辑栏中仍将显示输入的内容；无）表示，而编辑栏中仍将显示输入的内容；无论显示的数字的位数如何，论显示的数字的位数如何，Excel单元格中只保留单元格中只保留15位数字精度。位数字精度。若超过若超过15位的数字，则多余数字位将转换为位的数字，则多余数字位将转换为0（低位）。（低位）。（二）当输入一个超过列宽的较长数字时，（二）当输入一个超过列宽的较长数字时，ExcelExcel会

26、自会自动采用科如果单元格中给出动采用科如果单元格中给出【#】标记，说明列宽已标记，说明列宽已不足以显示数据（扩大列宽后数据会重新完整地显示），不足以显示数据（扩大列宽后数据会重新完整地显示），但系统但系统“记忆记忆”了该单元格的全部内容，当选中该单元了该单元格的全部内容，当选中该单元格后，在编辑栏中会显示完整内容。格后，在编辑栏中会显示完整内容。3、输入日期和时间、输入日期和时间1）输入日期）输入日期：使使用用分隔符分隔符 /或或 - 1996/10/1，1996-10-1， 01-OCT-96,1/OCT/96 3/43/4，3-43-4：则：则显示显示“3 3月月4 4日日”2）输入时间）

27、输入时间：hh:mm:ss 19：15，7:15空格空格PM，19时时15分，下午分，下午7时时15分分 （12小时制小时制：AM或或PM，PM或或P表示下午，表示下午，AM或或A表表示上午。示上午。如如“8:20 PM”） 日期和时间视为数字处理日期和时间视为数字处理，右对齐，右对齐。输入时，必须严格按照输入时，必须严格按照规则，规则，当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本，被当做，被当做字符串来处理，字符串来处理，就左对齐了就左对齐了，如：如：2011.3.42011.3.4。3 3）日期和时间的组合输入）日期和时间的组合输入 既要输入日期又要

28、输入时间，则用空格分隔开既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 如：如：1996-10-01 1996-10-01 1919：15 15 ， 9696年年1010月月1 1日日1919时时1515分。分。输入当天日期：输入当天日期：ctrl+; 组合组合输入当前时间：输入当前时间：ctrl+: 组合组合 4、填充、填充 在在ExcelExcel中，利用数据的填充可以将大量数据迅速中，利用数据的填充可以将大量数据迅速地输入到工作表中去地输入到工作表中去. .对于有一定规律的数据和公式，对于有一定规律的数据和公式，ExcelExcel提供快速序列填充，主要包括等比序列、等差序提供快速序列填充，主

29、要包括等比序列、等差序列、日期序列、自定义序列等，对于不同的序列，填充列、日期序列、自定义序列等，对于不同的序列，填充方法稍有不同。方法稍有不同。 （1 1）填充柄自动填充）填充柄自动填充 适用于填充相同文本序列、等比序列、等差序列、适用于填充相同文本序列、等比序列、等差序列、日期序列甚至是自定义序列，但必须告诉日期序列甚至是自定义序列，但必须告诉ExcelExcel在开始时在开始时如何去做。步骤如下：如何去做。步骤如下： 在第一个单元格区域中输入数据；在第一个单元格区域中输入数据； 选择填好数据的单元格或区域，将光标选择填好数据的单元格或区域，将光标移至区域的右下角填充柄处；移至区域的右下角

30、填充柄处； 鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格松开鼠标即可松开鼠标即可; ;（2 2）输入序列）输入序列 在序列的第一个单元格中输入数据作为初始值在序列的第一个单元格中输入数据作为初始值 选定序列所填充的单元格区域（此步骤可省略选定序列所填充的单元格区域（此步骤可省略) ) 【编辑编辑】/ /【填充填充】/ /【序序列列】，弹出，弹出【序列序列】对话框，对话框，选择填充类型，填入步长值，选择填充类型，填入步长值，如果没有选定序列所在的区域，如果没有选定序列所在的区域，需选择序列产生的方向和填入需选择序列产生的方向和填入终止值，用以确定数据区域的终止值，用以确定

31、数据区域的范围。注意：在选定单元格区范围。注意：在选定单元格区域的情况下，域的情况下，【序列序列】对话框对话框的的【终止值终止值】不用填写。不用填写。 单击单击【确定确定】按钮即可完成序列的填充。按钮即可完成序列的填充。练习：练习：在单元格在单元格A1:A10中填入序列数字中填入序列数字2, 4,8, 164096, 选择选择【工具工具】/ /【选项选项】命令，命令，在在【输入序列输入序列】框中输入相应的数据项，每个数据项框中输入相应的数据项，每个数据项 以以EnterEnter键分隔，输入完毕后单击键分隔，输入完毕后单击【添加添加】按钮即可按钮即可用户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列。用

32、户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列。 经常使用有一定的规律相对固定的文本（如学生姓经常使用有一定的规律相对固定的文本（如学生姓名等），可设定为自定义序列。名等），可设定为自定义序列。(3)自定义序列自定义序列设置方法设置方法: 使用时只需输入该序列的第一个数据，拖动填充柄使用时只需输入该序列的第一个数据，拖动填充柄即可实现自定义序列的填充。即可实现自定义序列的填充。按住按住CtrlCtrl键键, ,选定所有需要输入相同数据的单元格选定所有需要输入相同数据的单元格在最后选定的单元格中输入数据，按在最后选定的单元格中输入数据，按Ctrl+EnterCtrl+Enter键键(4)(4)在不连续单

33、元格中输入相同内容在不连续单元格中输入相同内容作业作业NO.0902 制作学生成绩表制作学生成绩表七、七、 工作表的修饰工作表的修饰工作表格式化是指通过格式工作表格式化是指通过格式设置或套用系统模板获得设置或套用系统模板获得所需格式的表格。所需格式的表格。行列的修饰行列的修饰单元格的格式化单元格的格式化工作表的格式化工作表的格式化1、行和列行和列的设置的设置调整单元格的行高和列宽调整单元格的行高和列宽 ： 方法一：采用菜单命令方法一：采用菜单命令 “格式格式”菜单菜单/ /“行行”命令命令( (或或“列列”命令命令) ) 方法二：采用拖放操作方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高拖动鼠标来调

34、整行高( (或列宽或列宽) )行和列的设计行和列的设计:学号姓名数学英语计算机9801001 李明5678659801002 王强8085909801003 赵小芳6445699801004 于云云938775学号姓名数学英语计算机9801001 李明5678659801002 王强8085909801004 于云云9387759801005 魏清7362859801006 吴小庆756480学号姓名数学英语计算机9801001 李明5678659801002 王强8085909801004 于云云9387759801005 魏清7362859801006 吴小庆756480（1）单击某一行的

35、行号选中该行或某一行的某个单元格，选择菜单【插入】/【行】命令。添加一行或一列的方法：添加一行或一列的方法：（2）右击某一行的行号，从快捷菜单中选择【插入】选项；当然，在选中该行后，在该行任一单元格上右击【插入】也可。（3）选中一行中任意单元格，在其上右击，从弹出的快捷菜单中选择【插入】选项或选择【插入】/【行】命令，弹出【插入】对话框，选【整行】单选按钮，并单击【确定】。整行、整列的删除: 选中要删除的整行（或整列）， 【编辑】菜单中的“删除”命令； 或右键快捷菜单-“删除”。删除行、列删除行、列数字选项卡数字选项卡数值：设置小数位数数值：设置小数位数货币：设置货币样式货币：设置货币样式日期

36、：日期的表示形式日期：日期的表示形式百分比：百分比：0.2 -0.2 -20%20%科学计数法：科学计数法： 0.145 -0.145 -1.45E-011.45E-012、单元格的修饰：、单元格的修饰：(1)“格式格式”/“单元格单元格”设置对齐方式设置对齐方式 默认情况下，默认情况下，ExcelExcel根据单元格中数据的类型，自动调整数根据单元格中数据的类型，自动调整数据的对齐方式。用户也可利用据的对齐方式。用户也可利用“单元格格式单元格格式”的的“对齐对齐”选项选项卡进行设置。卡进行设置。文本对齐方式：水平、垂直文本对齐方式：水平、垂直文本控制：合并单元格文本控制：合并单元格文本方向：

37、旋转度文本方向：旋转度设置字体设置字体字体选项卡字体选项卡:字体、字形、字号字体、字形、字号、下划线、颜色下划线、颜色框线的设置：框线的设置： 使用使用“格式格式”工具栏上的工具栏上的“边框边框”各按钮，或执行各按钮，或执行“格格式式”/“/“单元格单元格”命令，可以为命令，可以为表格设置线条和边框线。表格设置线条和边框线。 单击单击“格式格式”工具栏上工具栏上“边框边框”按钮右边的小箭头，屏幕出现按钮右边的小箭头，屏幕出现“边边框框”各小图标。各小图标。单元格底纹：单元格底纹：满足条件的单元格显示特定的格式满足条件的单元格显示特定的格式(2)格式格式/条件格式条件格式例：将小于例：将小于60

38、60分的用红色倾斜显示，大于分的用红色倾斜显示，大于9090的绿色倾斜加粗的绿色倾斜加粗使用格式刷：使用格式刷： 首先首先选中要复制格式的单元格；选中要复制格式的单元格； 然后单击工具栏上的然后单击工具栏上的“格式刷格式刷”按钮，最后在要复制到的单元按钮，最后在要复制到的单元格上单击格上单击。 (3)(3)格式的复制格式的复制选择性粘贴选择性粘贴 复制后，单击鼠标右键选择复制后，单击鼠标右键选择“选选择性粘贴择性粘贴”(4)(4)单元格的插入与修改、移动与复制、清除与删除：单元格的插入与修改、移动与复制、清除与删除：插入： 选中要插入的单元格或区域； 选择【插入】单元格，弹出“插入”对话框 在

39、提供的四种选择中选择所需的一种，再单击“确定”按钮。 若在原数据上略加修改且数据较长时，可通过双击单元格来进行修改，此时状态栏显示为“编辑”。也可单击要修改的单元格，重新录入新数据，状态栏显示为“就绪”。修改单元格内容： 通过菜单方式完成复制和移动单元格内容与Word相同，不再赘述。 通过鼠标拖动方式完成复制和移动单元格内容步骤如下：（1）选定要被移动的单元格区域，将鼠标移到区域边框线上，鼠标指针将变成移动箭头形状。移动与复制单元格内容移动与复制单元格内容（2）按住鼠标左键拖动到需要移动数据的目标位置，松开按键即可完成数据的移动（如果鼠标移动时按住Ctrl键将完成数据的复制操作）。（3）如果在

40、鼠标移动时按住Shift键将以插入方式移动或复制单元格内容，目标单元格原有内容相应右移或下移。清除： 将单元格或区域的内容清除，使之成为空白区域。删除： 将单元格或区域的整个内容（包括内容和单元格本身）去掉，然后它的右邻（或下邻）单元格产生移动来顶替当前空间。删除与清除：删除与清除：数据的清除包括四个方面：数据的格式、批注、内容及全部。我们可以只清除其中一个方面，如只清除数据的内容，这时格式仍然保留。【例52】 清除单元格B3，B4，B5的全部内容。操作步骤如下： 选定区域B3:B5; 选择【编辑】清除全部说明：在“清除”子菜单中：“全部”：清除所有信息； “格式”：只清除格式，内容和批注不变

41、“内容”：只清除内容，格式和批注不变； “批注”：只清除批注（在单元格的右上角有红色小三角的表示有批注）。若只需要清除数据的内容，保留数据的格式、批注等，还可以用以下简单的方法。方法一： 选定B3:B5，按键。方法二： 选定B3:B5，指针放在单元格区域内并用快捷菜单中的“清除内容”项清除单元格：清除单元格： 单元格还在单元格还在,清除内容、格式、批注清除内容、格式、批注删除单元格：删除单元格： 单元格不存在单元格不存在,将选定的单元格从工作表中删除将选定的单元格从工作表中删除右键快捷菜单“删除”或“编辑”菜单-删除Backspace键或Del键（5）插入批注）插入批注 选择【插入】菜单的“批

42、注”命令，就会出现一个文本框，直接输入内容即可。 此时，在当前单元格的右上角有一个红色三角形，当鼠标经过它时，批注会自动显示。批注就是单元格的说明、备注。3、工作表的格式化、工作表的格式化（1 1）选定要套用格式的区域）选定要套用格式的区域格式格式/自动套用格式自动套用格式（2）选择自动套用格式）选择自动套用格式撤消选择撤消选择“无无”样样式式1 、数据清单数据清单2 、数据排序数据排序（重点）3 、数据筛选数据筛选（重难点）4 、分类汇总分类汇总（重难点）ExcelExcel工作表中单元格构成的矩形区域，又称数据列表。工作表中单元格构成的矩形区域，又称数据列表。记录：数据清单中的每一行记录：

43、数据清单中的每一行（第一行称为表头第一行称为表头） 每一行对应数据库中的一个记录。每一行对应数据库中的一个记录。字段：每一列称为字段字段：每一列称为字段。列标是数据库中的字段名称列标是数据库中的字段名称 数据清单中不允许有空行或空列数据清单中不允许有空行或空列； 不能有数据完全相同的两行记录不能有数据完全相同的两行记录。1 1、数据清单、数据清单避免在一张工作表中建立多个数据请单。避免在一张工作表中建立多个数据请单。数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。避免在数据表格的各条记

44、录或各个字段之间放置空行和空列。最好使用列名，并把列名作为字段的名称。最好使用列名，并把列名作为字段的名称。建立数据清单时，注意的问题：建立数据清单时，注意的问题：（1 1）简单排序简单排序例如：如何对例如：如何对“学生成绩统计表学生成绩统计表.xls”.xls”中的学生按中的学生按“计计算机基础算机基础”成绩降序排列？成绩降序排列？（2 2）复杂数据排序复杂数据排序例如：对例如：对“学生成绩统计表学生成绩统计表.xls”.xls”中的学生按下列方式中的学生按下列方式排列：排列：首先按首先按“计算机基础计算机基础”成绩降序排，如果成绩降序排，如果“计算机基础计算机基础”成绩相等，则按成绩相等，

45、则按“高等数学高等数学”成绩降序排，如果成绩降序排，如果“高等高等数学数学”成绩也相等，则按成绩也相等，则按“大学英语大学英语”成绩降序排。成绩降序排。2 2、数据排序数据排序 当用户只对数据列表中一部分数据感兴趣时，可以当用户只对数据列表中一部分数据感兴趣时，可以使用数据筛选功能。数据筛选将不感兴趣的记录暂时隐使用数据筛选功能。数据筛选将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的数据。藏起来，只显示感兴趣的数据。数据筛选分为两种：数据筛选分为两种：自动筛选自动筛选 高级筛选高级筛选3、数据筛选数据筛选步骤如下：步骤如下：在数据清单以外的位置建立在数据清单以外的位置建立条件区域条件区域“数据数

46、据”“”“筛选筛选”“”“自自动动/ / 高级高级筛选筛选”命令命令（1） 自动筛选自动筛选全部：显示所有行。全部：显示所有行。前前1010个：显示由数据项或百分比指定的上限或下限范围内的行。个：显示由数据项或百分比指定的上限或下限范围内的行。自定义：使用当前列中的两个条件值，或者其他比较运算符，而自定义：使用当前列中的两个条件值，或者其他比较运算符，而 不是不是“与与”运算符（默认运算符）运算符（默认运算符）空白：只显示此列中含有空白单元格的数据行。空白：只显示此列中含有空白单元格的数据行。非空白：只显示此列中含有数值的数据行。非空白：只显示此列中含有数值的数据行。 例例1 1：将：将“学生

47、成绩统计表学生成绩统计表.xls”.xls”中的计算机基础不及中的计算机基础不及格的学生筛选出来？格的学生筛选出来？（2 2） 高级筛选高级筛选 能实现更复杂的筛选功能能实现更复杂的筛选功能例例1：将：将“学生成绩统计表学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不及中的计算机基础不及格或者英语不及格的学生筛选出来？格或者英语不及格的学生筛选出来？例例2：将：将“学生成绩统计表学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不及中的计算机基础不及格或者英语不及格的男生筛选出来？格或者英语不及格的男生筛选出来？1、建立条件区域，、建立条件区域，同一行上的条件关系同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之为逻辑与，不同

48、行之间的关系为逻辑或间的关系为逻辑或2、打开高级筛、打开高级筛选对话框选对话框3、选择数据区、选择数据区域和条件区域域和条件区域4、单击、单击“确定确定”按钮按钮定义：定义：是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。例如：求求“学生成绩统计表学生成绩统计表.xls”中男生和女生的英语平均成绩中男生和女生的英语平均成绩注意：在分类汇总之前，首先一定要对分类字段进行排序，否则注意：在分类汇总之前，首先一定要对分类字段进行排序，否则分类汇总就没有意义了。分类汇总就没有意义了。4 4、 分类汇总分类汇总先要对数据清单按分类的关键字进行排序，再执行先

49、要对数据清单按分类的关键字进行排序，再执行“数据数据”的的“分类汇总分类汇总”命令。命令。 例例4-194-19 在成绩表中，按在成绩表中，按“班号班号”字段分类汇总字段分类汇总“成绩成绩”的的平均分平均分( (即统计出各个班的平均分即统计出各个班的平均分) )Sum：数据清单中数值的和。它是数字数据的默认函数Count：Average：数据清单中数值的平均值。Max：数据清单中的最大值。Min：数据清单中的最小值。Product:数据清单中所有数值的乘积。Count Nums： 数据清单中含有数字数据的记录或行的数目。StdDev：估计总体的标准偏差，样本为数据清单。StdDevp：总体的标

50、准偏差，样本为数据清单。Var：估计总体方差，样本为数据清单。Varp：总体方差，总体为数据清单。清单中数据项的数目，它是非数字数据的默认函数。5、输入有效数据输入有效数据选定若干个单元格选定若干个单元格选选“数据数据| |有效性有效性”命令命令（1）复制数据）复制数据 方法一：使用方法一：使用“常用常用”工具栏上的命令按钮复制数据工具栏上的命令按钮复制数据 方法二：用鼠标拖放来复制数据方法二：用鼠标拖放来复制数据 （2）移动数据）移动数据 移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同 （3） 选择性粘贴选择性粘贴 一个单元格含有数值、格