会计报表处理系统.pptx

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1、第四章第四章 会计报表处理系统会计报表处理系统1 【学习目的与要求】：【学习目的与要求】：了解报表子系统的基本内容了解报表子系统的基本内容掌握报表模板的使用掌握报表模板的使用掌握自定义报表的编制掌握自定义报表的编制2第一节第一节 报表管理系统概述报表管理系统概述3一、手工和计算机方式下会计报表一、手工和计算机方式下会计报表 编制流程比较编制流程比较 4手工处理方式下会计报表的编制流程手工处理方式下会计报表的编制流程财会人员财会人员取得或绘制取得或绘制报表格式报表格式各各种种报报表表格格式式会计账簿会计账簿填报要求填报要求其他资料其他资料计算计算分析分析填列填列会计报表会计报表审核审核报送报送需

2、要部门需要部门5手工处理方式下编制会计报表的数据来源手工处理方式下编制会计报表的数据来源会计凭证会计凭证登登记记总分类账总分类账明细分类账明细分类账日记账日记账编编制制资产资产负债表负债表利润表利润表编编制制现现金金流流量量表表编编制制辅助管理报表辅助管理报表6计算机系统会计报表编制的基本处理流程图计算机系统会计报表编制的基本处理流程图进入报表系统进入报表系统账务处理系统账务处理系统数据文件数据文件报表格式设计报表格式设计报表数据处理报表数据处理各种报表格式文件各种报表格式文件其他子系统其他子系统数据文件数据文件各种报表文件各种报表文件输出输出会计报表会计报表初始化初始化日常处理日常处理7账务

3、处理子系统账务处理子系统账簿数据文件账簿数据文件报表数据来源定义报表数据来源定义报表数据文件报表数据文件编辑输出编辑输出会会计计报报表表计算机系统会计报表计算机系统会计报表数据来源数据来源8会计报表系统会计报表系统会计报表编制会计报表编制会计报表分析会计报表分析报表管理报表管理格式管理格式管理报表数据处理报表数据处理报表输出报表输出定义分析指标定义分析指标定义指标数据来源定义指标数据来源生成分析数据生成分析数据图形分析图形分析输出分析结果输出分析结果报表设置报表设置报表删除报表删除报表备份报表备份报表恢复报表恢复报表格式定义报表格式定义数据来源定义数据来源定义显示查询显示查询打印输出打印输出软

4、盘输出软盘输出网络传输网络传输报表生成报表生成报表审核报表审核报表汇总报表汇总报表合并报表合并二、会计报表系统的基本功能二、会计报表系统的基本功能9 报表管理系统的基本操作流程见下所示。报表管理系统的基本操作流程见下所示。 设计报表格式设计报表格式定义数据来源定义数据来源及运算关系及运算关系报表运算报表运算 生成报表生成报表 报表图形处理报表图形处理 输出报表输出报表数据录入数据录入 数据采集数据采集 审核审核汇总汇总创建新表创建新表 初始设置初始设置 日常处理日常处理 10 1. 1. 报表结构报表结构11 UFO报表系统将含有数据的报表分为两大部分报表系统将含有数据的报表分为两大部分来处理

5、，即来处理，即报表格式设计工作报表格式设计工作与与报表数据处理工作报表数据处理工作。 (1) 格式状态格式状态。在格式状态下设计报表的格式，。在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、报表公式等。如表尺寸、行高、列宽、单元属性、报表公式等。 (2) 数据状态数据状态。在数据状态下管理报表的数据，。在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。制作图形、汇总、合并报表等。12 表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。单元是组

6、成报表的最小单位，用于填制各种数据。单元是组成报表的最小单位，每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。 单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。表格边框等。 单元类型有单元类型有数值型、字符型和表样型数值型、字符型和表样型。 13格式设计窗口菜单栏编辑栏工具栏格式/数据转换按扭14 数值单元数值单元：用于存放报表的数据，在：用于存放报表的数据，在数据状态下数据状态下输入。数字可以输入。数字可以直接输入直接输入或由或由单元中存放的单元公单元中存放的单元公式式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型

7、运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默默认为数值型认为数值型。15 字符单元字符单元：也是报表的：也是报表的数据数据，只不过不一定是，只不过不一定是数值数据，也在数值数据，也在数据状态下输入数据状态下输入。字符单元的内。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入6363个字符或个字符或3131个汉字。字符单元的内容也可由单元个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。公式生成。16 表样单元表样单元：是报表的格式，是定义一个：是报表的格式，是定义一个没有数据的

8、空表所需的所有文字、符号或没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在元在格式状态下格式状态下输入和修改，在数据状态输入和修改，在数据状态下不允许修改。下不允许修改。 17 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块。元至终点单元是一个完整的矩形块。 在在 UFO 表中，区域是二维的，最大的区域是表中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元一个二维表的所有单元(整个表页整个表页)，

9、最小的区域是，最小的区域是一个单元。一个单元。 组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元些单元必须是同一种单元类型必须是同一种单元类型，UFO表在处理报表表在处理报表时将组合单元视为一个单元。时将组合单元视为一个单元。18 关键字是关键字是游离于单元之外的特殊数据单元游离于单元之外的特殊数据单元，可，可以以惟一标识惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的表页。关键字的显示位置在格式状态显示位置在格式状态下设置，关键下设置，关键字的字的值值则在则在数据状态数据状态下录入，每个报表可以定义多下录入，每个

10、报表可以定义多个关键字个关键字 UFO表共提供了以下六种关键字：表共提供了以下六种关键字： (1) 单位名称：字符（最大单位名称：字符（最大28个字符），为该报个字符），为该报表表页编制单位的名称。表表页编制单位的名称。19 (2) 单位编号：字符型（最大单位编号：字符型（最大10个字符），为个字符），为该报表表页编制单位的编号。该报表表页编制单位的编号。 (3) 年：数字型（年：数字型（1 9802 099），该报表表页），该报表表页反映的年度。反映的年度。 (4) 季：数字型（季：数字型（14），该报表表页反映的），该报表表页反映的季度。季度。20 (5) 月：数字型（月：数字型（112）

11、，该报表表页反映的），该报表表页反映的月份。月份。 (6) 日：数字型（日：数字型（131），该报表表页反映的），该报表表页反映的日期。日期。 除此之外，除此之外，UFO表有自定义关键字功能，可以表有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。用于业务函数中。 21表页的页标签2223 在会计报表系统中，一般都提供了多种分行业在会计报表系统中，一般都提供了多种分行业的常用会计报表格式及公式，称为报表模板。在每的常用会计报表格式及公式，称为报表模板。在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰。个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰。 24 调用系统已有的报表模板，如果该报表模板与调用系统已

12、有的报表模板，如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致，可以在此实际需要的报表格式或公式不完全一致，可以在此基础上稍作修改即可快速得到所需要的报表格式和基础上稍作修改即可快速得到所需要的报表格式和公式。公式。 【例例】启动与注册启动与注册UFO报表系统，并调用报表报表系统，并调用报表模板。模板。 252627282829 调用报表模板以后，首先要在格式状态下检查调用报表模板以后，首先要在格式状态下检查该模板的格式或公式是否与本企业实际需要的报表该模板的格式或公式是否与本企业实际需要的报表完全一致，如果不一致，则应作适当的修改。在此，完全一致，如果不一致，则应作适当的修改。在此，主要介

13、绍定义报表计算公式的操作方法。主要介绍定义报表计算公式的操作方法。 30 单元公式，是指为单元公式，是指为报表数据单元报表数据单元进行进行赋值赋值的公的公式。其作用就是从账簿、凭证、本表或其他报表以式。其作用就是从账簿、凭证、本表或其他报表以及其他子系统等处调用、运算所需要的数据，并填及其他子系统等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。入相应的报表单元中。它既可以将数据单元赋值为它既可以将数据单元赋值为数值，也可以赋值为字符。数值，也可以赋值为字符。 单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。算符序列组成。 31 (1) 账务取数

14、公式。账务取数公式。账务取数账务取数是会计报表数据的是会计报表数据的主要来源，账务取数函数架起了主要来源，账务取数函数架起了UFO表和总账等其表和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁，实现报表系统从他系统之间进行数据传递的桥梁，实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，从而实账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，从而实现账表一体化。现账表一体化。 账务取数公式其基本格式如下：账务取数公式其基本格式如下： 函数名（函数名（“科目编码科目编码”,会计期间会计期间,”方向方向”,账套账套号号,会计年度会计年度,编码编码1,编码编码2）32函数名金额式数量式外币式期初额函数QC()SQC()

15、WQC()期末额函数QM()SQM()WQM()发生额函数FS()SFS()WFS()累计发生额函数LFS()SLFS()WLFS()条件发生额函数TFS()STFS()WTFS()对方科目发生额函数DFS()SDFS()WDFS()净额函数JE()SJE()WJE()汇率函数HL()主要账务取数函数如表所示。主要账务取数函数如表所示。 表表 主要账务取数函数表主要账务取数函数表 33 (2) 本表页内部统计公式，用于在本表页内的指本表页内部统计公式，用于在本表页内的指定区域内作出诸如求和、求平均值、计数、求最大定区域内作出诸如求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值、求统计方差等统计结果的运

16、算，主值、求最小值、求统计方差等统计结果的运算，主要实现表页中相关数据的计算、统计功能。在应用要实现表页中相关数据的计算、统计功能。在应用时，要按所求的统计量选择公式的函数名和统计区时，要按所求的统计量选择公式的函数名和统计区域。主要本表页取数函数如表所示。域。主要本表页取数函数如表所示。 34 表表 主要本表页取数函数表主要本表页取数函数表 求 和PTOTAL()最大值PMAX()平均值PAVG()最小值PMIN()计 数PCOUNT()方 差PVAR()偏方差PSTD()35 为了方便而又准确地编制会计报表，系统提供为了方便而又准确地编制会计报表，系统提供了手工设置和引导设置两种方式。了手

17、工设置和引导设置两种方式。 【例例】对原表中的未分配利润取数公式进行修对原表中的未分配利润取数公式进行修改，把科目改，把科目4104利润分配改为利润分配改为4103本年利润加本年利润加4104利润分配。利润分配。36373839此处也可直接把此处也可直接把QM(“4104”,月月,年年,)复复制粘贴过来，再把制粘贴过来，再把4104改为改为4103即可！即可！394041 调用系统内预置的报表模板或企业自行编制的调用系统内预置的报表模板或企业自行编制的报表模板，均可随时生成固定格式的标准报表。报表模板，均可随时生成固定格式的标准报表。 【例】例】接上例，利用已定义好的资产负债表模接上例，利用已

18、定义好的资产负债表模板，生成华兴公司账套板，生成华兴公司账套2011年年1月份的资产负债表数月份的资产负债表数据。据。 (1) 录入关键字。每一张表页录入关键字。每一张表页均对应不同的关键均对应不同的关键字字，输出时表页的关键字会随同单元一起显示。，输出时表页的关键字会随同单元一起显示。 424344 (2) 生成报表，即按计算公式计算报表中的数据。生成报表，即按计算公式计算报表中的数据。一般来说，要正确进行报表的编制，一般来说，要正确进行报表的编制，首先首先需要正确需要正确定义单元公式，定义单元公式，其次其次还需要正确完成记账工作，这还需要正确完成记账工作，这样才能生成正确的报表数据。在编制

19、报表时，可以样才能生成正确的报表数据。在编制报表时，可以选择选择整表计算或表页整表计算或表页重算，整表计算是将该表的所重算，整表计算是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅是将该表页的有表页全部进行计算，而表页重算仅是将该表页的数据进行计算。数据进行计算。 454647 报表管理系统初始设置一般包括：创建新表、报表管理系统初始设置一般包括：创建新表、设计报表格式、定义报表的数据来源及运算关系等。设计报表格式、定义报表的数据来源及运算关系等。 48【例例】创创建新表，并保存为建新表，并保存为“自制利润表自制利润表”（存放路（存放路径：径：D: 300 账套备份）。账套备份）。4950 (1)

20、 设置表尺寸，即设置报表的行数和列数。设设置表尺寸，即设置报表的行数和列数。设置前应事先根据所要定义的报表大小计算该表所需置前应事先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行、列（行数不仅要考虑表体，还应考虑标题、的行、列（行数不仅要考虑表体，还应考虑标题、表头和表尾所占的行数）。表头和表尾所占的行数）。 5152 (2) 定义行高和列宽。设置列宽应以能够放下本定义行高和列宽。设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据溢出的错误。溢出的错误。 535455 (3) 画表格线画表格线。报表的尺寸设置完毕后，在报表。报表的尺寸设置完毕

21、后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。 5657 (4) 定义组合单元，即把几个单元作为一个单定义组合单元，即把几个单元作为一个单位使用。位使用。组合单元实际上就是一个大的单元组合单元实际上就是一个大的单元，所有，所有针对单元的操作对组合单元均有效。针对单元的操作对组合单元均有效。 5859 (5) 输入项目内容，并设置单元属性，指报表输入项目内容，并设置单元属性，指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾的固定文字内容，主要包括表头、

22、表体项目、表尾项目等。项目等。 6061 (6) 定义关键字，主要包括设置关键字和调整定义关键字，主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字在表页上的位置。 设设置关键字。关键字主要有六种：单位名称、置关键字。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字。以根据实际需要任意设置相应的关键字。义关键字。以根据实际需要任意设置相应的关键字。 一个关键字在该表中只能定义一次，即同表一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有重复的关键字。中不能有重复的关键字。关键字在格式状态下设置，关键字在格式状态下设置，关

23、键字的值则在数据状态下录入。关键字的值则在数据状态下录入。 62 调整关键字位置调整关键字位置。关键字位置是指关键字。关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。定义同一个单在某单元或组合单元中的起始位置。定义同一个单元或组合单元的关键字之后，可能会重叠在一起，元或组合单元的关键字之后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。所以还需要对关键字的位置进行调整。 调整关键字的位置必须输入关键字的调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移相对偏移量量。偏移量。偏移量负数负数值表示值表示向左移向左移，正数值正数值表示表示向右移向右移。 6364 报表公式是指报表或报表数据单元的计算

24、规则，报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。 6566 (1) 定义单元公式。定义单元公式。66 (1) 定义单元公式。定义单元公式。67 (2) 审核公式。报表中的各个数据之间一般都审核公式。报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系定义审核公存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系定义审核公式，可以进一步检验报表编制结果的正确性。审核式，可以进一步检验报表编制结果的正确性。审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页之间的勾稽

25、关系，还可以验证不同同表中不同表页之间的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。报表之间的数据勾稽关系。 审核公式由审核公式由验证关系公式和提示信息验证关系公式和提示信息组成。组成。6869 (3) (3) 舍位公式。舍位公式。 （主要用于行业汇总报表主要用于行业汇总报表）方法：方法： 1 1、打开一张已经设计好的表格，并切换至、打开一张已经设计好的表格，并切换至格式状态；格式状态； 2 2、执行数据、执行数据 编辑公式编辑公式-舍位公式，打舍位公式，打开舍位平衡公式编辑窗口；开舍位平衡公式编辑窗口； 3 3、填入舍位表名（如舍位后利润表）、舍、填入舍位表名（如舍位后利润表）、舍位范围

26、（位范围（C4:D16C4:D16）、舍位位数（）、舍位位数（1-81-8位），位），舍位位数为舍位位数为1 1，区域中的数据除，区域中的数据除1010；舍位位数为；舍位位数为2 2，区域中的数据除，区域中的数据除100100；以此类推。填写；以此类推。填写4 4（将（将以万元反映报表的内容）、在平衡公式处填写以万元反映报表的内容）、在平衡公式处填写公式，如：公式，如： 应填写应填写C16=C16=？+ +？+ +？,D16 =,D16 =？+ +？+ +？。？。 7071 (1) 录入关键字。录入关键字。 (2) 生成报表生成报表( (一般报表和舍位报表一般报表和舍位报表) )7273747

27、5 (3) 增加表页，可以通过插入表页，也可以通增加表页，可以通过插入表页，也可以通过追加表页来实现。其中，过追加表页来实现。其中，插入表页插入表页是在当前表页是在当前表页后面插入一张空表页；后面插入一张空表页；追加表页追加表页是在最后一张表页是在最后一张表页后追加后追加n张空表页。张空表页。 76三、网络课程制作特色三、网络课程制作特色 在一张报表的某些单元之间存在着内在联系，在一张报表的某些单元之间存在着内在联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系，即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以系，即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验

28、证报表的正确性。验证报表的正确性。 审核时，执行审核功能后，系统将按照审核公审核时，执行审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。系时，会提示错误信息。77 导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找不到）或账套数据等数据源错误等。不到）或账套数据等数据源错误等。 7879结束语结束语: : 思考与回顾一下我们在本章都思考与回顾一下我们在本章都 学习了哪些内容？学习了哪些内容？谢谢！谢谢！8081