会计档案管理概述.pptx

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1、辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础第十三章 会计档案管理辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础第二节 会计档案人员对现行会计文件、会计信息的

2、监督与控制辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础二、电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制 在电算化条件下，传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性。为此，我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计档案信息及其管理的新特点，及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善，才能使会计档案的管理理论具有实践的品格，才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用。（一）电算化会计档案信息系统的特点 1、电算化会计档案信息系统缺乏交易处理痕迹。 2、内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性，同时也增加了会计档案信息系统差错反复发生的可能性。 3、电算化会

3、计档案信息系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异。 4、电算化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了。 5、电算化会计档案信息系统镇南关会计信息存储数字化。 6、网络技术的发展及其在会计活动中的应用，带来了许多新问题。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础二、会计文件的归档制度 会计文件的归档制度是确保一个立档单位会计档案的系统积累和质量的一项重要的业务制度。（一）会计文件归档制度的一般内容设计 1、归

4、档范围 会计档案的归档范围会计档案的归档范围，主要包括本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案保管清册，实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件以及其他会计核算资料。 会计档案的不归档范围会计档案的不归档范围，主要包括本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度，财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（企业可根据自己情况在会计机

5、构专柜保管） 1）移交清册要真实准确(密封处理、加经手章） 2）齐全完整、保持卷册的封装 3）责任人由会计人员、档案员担当（档案室存放） 4）出纳人员不得兼任档案保管 5）档案处理要有多机构专业人员共同参加 6）所有财务账薄等都需归档保存，以备查询 7）所有会计文档必须经过审核鉴定 8）所有财务文件必须按照国家规定规范整理 9）所有材料必须符合档案安全保护需要 10）必须将所有材料转交档案管理部门 11）档案管理部门必须全面接受移交的会计档案 12）必须做好档案材料的安全备份工作辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础单位名称档案年度保管年限年 月 日 第

6、页移交单位 经手人接收单位 经手人移交清册移交清册辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 、现金记账凭证及日记账的输出及保管。 现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由审核员审核无误后，当日输入计算机并打印出现金日记账页，交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。 、银行记账凭证、账册的输出与保管。 制单人员必须及时把经审核无误的原始凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章

7、，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。 现金、银行记账凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 、转账凭证的输入、输出与保管 有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。 、科目汇总表、账簿打印时间。 (1)现金、银行日记账每天打印。 (2)银行余额调整表每月打印一次。 (3)总分类账和各种明细分类账每月打印一次。 (4)现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账

8、凭证一起装订。 (5)会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。 、其他 由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 6、数据备份管理 （1）由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。 （2）在日常工作中, 准备三套软盘循环使用, 隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。 （3）需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

9、（4）机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。 7、电算化会计档案的集中管理 （1）会计档案存档手续: 打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。 （2）为保证备份数据的安全, 备份光盘必须贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 （3）由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理。 （4）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软

10、件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。 （5）各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。 （6）必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。 辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础二、会计档案的分类 会计档案分类有广义和狭义之分。广义的分类

11、包括会计档案种类的划分会计档案种类的划分、会计档案实体的分类会计档案实体的分类和会计档案会计档案信息内容信息内容的分类三个方面的内容。每一种分类所针对的实际工作对象和所要达到的目标是不一致的。（一）会计档案的分类要求 第一，会计档案的分类标准及分类方法的选择与运用，应当具有一定的客观性。 第二，会计档案的分类体系必须符合逻辑性要求。 第三，会计档案的分类体系和分类结果必须具有实践性。（二）会计档案的分类标准 （1）来源标准 （2）时间标准 （3）内容标准 （4）形式标准辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 现金 永久 1 25年 2000年 2000年

12、银行 总帐 定期 2 15年 明细 财务报告财务报告帐簿帐簿 2001年 25年 2001年 15年 2002年 2002年 辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础三、会计档案的组卷 所谓组卷，又称立卷，就是将互有联系的、保存价值和保密等级相同或相似的会计记录、会计文件组合成会计档案保管单位的活动过程。（一）会计核算文件、记录的立卷方法 1、凭证的立卷方法 会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。 按月组卷 按会计凭证的形成的时间顺序排列 剔除凭证内的金属物 装订 （一般不超过2cm) 加盖“骑缝章”(以上应为会计操作) 标“案卷

13、号” 装盒填写封面 抄写会计档案案卷目录辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。 一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻

14、阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。 装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。 (1)将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封皮上角，做护角线。 辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。 (3

15、)用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。 (4)在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。 (5)将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。 (6)向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。 (7)待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理

16、学基础 会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的依据。 会计账簿种类及划分会计账簿种类及划分 活页账、死页账、总账、明细账、银行存款账、现金日记账等。 死页账（直接标案卷号） 注：会计跨年度帐放在用完年的年度(即截止年) 活页账 要求：按年度组卷，结合保管期限 A、抽出空白页编页号 B、加装封皮，拟写案卷题名，填写案卷封面 C、装订、装盒（不能混期限），填写盒面内容 D、编写案卷目录辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 财务报告是根据日常

17、会计核算定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。 财务报告按时间划分财务报告按时间划分 会计年报（包括内容：资产负债、利润分配、经费情况、资金活动、财务分析及说明、附注等）、月报、季报。 财务报告的组卷财务报告的组卷 按会计年度组卷，结合保管期限。会计报表、报表备注、财务情况说明书不要分开，一并组卷；同时对于不同年度、不同保管期限的要单独组卷。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础（二）会计档案的立卷编目 1、拟制案卷题名 2、填写卷内目录 3、案卷封面其他项目的编目 4、备考表的编目

18、 5、卷脊的编目 一般按下列步骤进行： 1、单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。 2、会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。 3、时间：填写本册会计凭证的起止年月日。 4、册数：填写会计凭证的册数。 5、册次：填写本册会计凭证的序号。 6、记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 7、记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。 8、 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。 9、 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。 10、会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。 11、

19、装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。 12、 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。 13 、备注：填写该本凭证需要说明的事项。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础案卷号案卷号类别类别题名题名页数页数起止年月日起止年月日期限期限签字签字签字签字辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础 案卷号案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。 类别

20、类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。 题名题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。 起止时间起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。 保管期限保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。 卷内张数卷内张数：指凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。 备注备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项 辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础案卷号：会计凭证可按盒抄写，但案卷号是实际案卷号，而不是盒号,例:一盒内有3本凭证，案卷

21、号是3-5，在案卷号这栏填写3-5。会计档案案卷目录 辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础第五节 会计档案的鉴定一、会计档案鉴定的内容和意义（一）会计档案鉴定的内容 其一，会计档案价值鉴定。 其二，会计档案质量的鉴别与审核。（二）会计档案鉴定的意义 1、会计档案鉴定有利于实现会计信息的优化 2、会计档案鉴定有利于合理地使用有限的人力、物力和财力资源 3、会计档案鉴定有利于在发生突然事件时及时抢救重要的会计档案 4、会计档案鉴定有利于保证电子会计文件和记录的证据价值辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础二、会计档案鉴定

22、规则1、高龄规则 2、客观性规则3、整体性规则 4、双重价值规则5、当机立断规则 6、未结禁销规则7、依附性规则 8、可靠性规则三、会计档案鉴定标准和保管期限表（一）会计档案价值鉴定的一般标准 1、会计档案自身的属性和保存状况标准 2、会计档案鉴定的社会利用需要标准（二）会计档案的保管期限的划分依据 会计档案的保管期限是依据会计档案的价值大小及其发挥作用的时间的长短而确定的会计档案的保管年限。目前，我国档案部门一般都根据国家财政部和国家档案局的有关文件精神和规定，将会计档案的保管期限划分为永久和定期两种。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础（三）各种保管期限会计档案的构成1、永久会计档案的构成2、定期保存的会计档案的构成依据会计档案管理办法执行四、会计档案的合理处置（一）继续加以保存 1、虽到期但未结清的债务债权的原始凭证和设计其他未了事项的原始凭证，不得销毁。 2、建设单位在建的项目档案不得销毁。（二）需要销毁的会计档案 1、由档案机构制定相关的销毁意见、销毁清册、销毁时间和过程计划。 2、由单位负责人审核同意。 3、由各职能部门监督执行。 4、销毁时需各部门签章。辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础档案管理学基础