2022年会议室预约管理系统方案书.docx

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1、精品学习资源会议预约治理系统系统方案欢迎下载精品学习资源目 录一、系统概述31.1 什么是会议预约治理31.2 会议治理趋势4二、系统功能52.1 功能特点52.2 系统优势62.3 系统界面7三、系统部署103.1 安装示意图103.2 安装实景图11四、会议显示12五、应用行业135.1 训练行业135.2 法律行业135.3 医疗保健135.4 企业13欢迎下载精品学习资源一、系统概述为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统， 用于显示每个会议室的使用情形和正在召开会议的主题；每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议

2、内容，参与人员等信息； 会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示各会议室的使用情形和各种准时资讯等；该系统可以显示各种集团内和公共的通知/ 通告，各种社会公共信息如天气预报、新闻等公共信息 、会议通知、会议排列情形、会议室使用情形及会议主题等信息；同时仍可以以图片、视频、Flash 等形式显示各种其它信息；1.1什么是会议预约治理会议预约治理线下型治理：这种会议治理方式比较集中在一些仍没有进行信息化改造的企业，会议支配全部依靠人工的上传下达，仍需要和谐其他部门，对会议资源的使用进行支配没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录治理；线上型治理：这种会议治理方式比较集中在一些大型企

3、事业或500 强企业， 已经有比较完善的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些 OA 或 ERP中集成这类应用；这种会议治理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的和谐，是比较先进的会议治理方式；会议室治理粗放型治理这类治理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随便在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源投影设备、网络设备、茶水 服务、清洁服务有召集人用传统的通知或人工通知方式传达；这种方式在会议的和谐性比较差，假如需要帮助工作协作，在支配这些工作的上传欢迎下载精品学习资源会议治理趋势下达所铺张的时间许多，不利于办公效率的提高；人工型治理这类治理

4、方式采纳由特地的部门或人对会议室的进行支配，全部会议的召集和访客的治理，相关的会议资源也有此人进行和谐；这种方式虽然只有一个 人或一个部门统一治理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会 议室的治理效率，缺点是对于工作的“痕迹”治理来说，仍停留在人工记录 或简洁的电子表格记录；1.2欢迎下载精品学习资源二、系统功能为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、供应系统化的会 议过程治理，特研发了这套“会议预约治理系统” ；该系统简化了会议室治理， 敏捷调度手段可以准时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认； 全部用户无需安装和配置，由于系统就是基于B/S 架构，直接通过浏

5、览器使用；2.1 功能特点可对操作员进行增加、 删除、修改操作， 可以敏捷设定操作员的治理权限；可自定义会议室名称，并进行增加、 删除和修改操作；可以设定会议室的使用时段； 可以设定会议室的使用权限， 让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议；可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 企业内部各部门按树状列表显示；可对企业职工进行增加、删除、修改操作；可以直接创建企业职工的系统账户；可以查询企业内全部职工的联系信息；操作员可以创建、撤销、 复原会议预定； 系统治理员可以操作全部会议记录；可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议；欢迎下载精品学习资源可以查询会议室的预定

6、信息、并以日历的方式直观展现出来； 可以汇总本周或本月内，关于个人用户参与的会议和预定记录；系统支持通过E-mail、短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提示的功能；可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等； 可对系统操作日志进行治理， 查询所选时间段内的操作日志； 记录系统服务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；可实现数据库的备份，可修改用户登陆密码；会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容， 也可以显示全部会议室的会议信息；当没有会议召开时可以显示其他内容，如：天气预报、多媒体 视频、新闻资讯等；会议显示屏版面可以自定义， 实现中英文显示； 可以发送

7、通知到会议屏上； 可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏；2.2 系统优势会议进程免打扰会议支配无纸化会议信息电子化会议记录数据化使用状况比照化会议进程可视化操作使用图形化会议预约异地化欢迎下载精品学习资源2.3 系统界面欢迎下载精品学习资源欢迎下载精品学习资源欢迎下载精品学习资源三、系统部署会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器，播放器和显示器 之间用 VGA线连接，播放器网口插入网线设置好IP 地址连入服务器；会议系统采纳 B/S 架构，安装在服务器里， 网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议预约；全部的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示；显示的内容样式可以自定义；

8、由于采纳了 B/S 架构， 服务器可通过企业内的核心交换机接入互联网，用户可以随时随地的进行会议预约操作；3.1 安装示意图欢迎下载精品学习资源3.2 安装实景图欢迎下载精品学习资源四、会议显示欢迎下载精品学习资源五、应用行业5.1 训练行业利用会议预约治理系统支配会议和活动，简化调度和和谐非训练活动策划，每个大事治理所需的全部设备和资源，以及用户之间共享调度信息化解决方案；5.2 法律行业明白的资源调度室是律师事务所必不行少的；使用会议预约治理系统支配客户会议，证言，视频会议等，并确保A/V 设备，餐饮服务等始终同步和谐；5.3 医疗保健医院、多医师设施， 诊所和讨论试验室都需要一个明确的， 有效的和谐制度， 让他们有更多的时间来工作；看看会议预约治理系统授权简化调度的医疗服务；5.4 企业具有可扩展，易于安装的功能，不强调现有的IT 资源，会议预约治理系统可以通过定制与现有系统无缝集成，处理任何调度需求；欢迎下载