2022年会议接待服务标准.docx

《2022年会议接待服务标准.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年会议接待服务标准.docx（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、精品学习资源会议接待服务标准1.0 目的为了标准会议接待行为，统一服务标准，连续、稳固的为用户供应良好会议接待服务；2.0 适用范畴适用于大厦各类会议接待工作；3.0 职责3.1 客户部负责会议接待的详细实施；3.2 客户员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开； 并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来打算会议的大小，实行相应的服务措施；3.3 客户部负责支配工作人员对会议室进行布置，保证会议室洁净舒服；3.4 会议接待员负责在会议进行期间巡查，准时处理突发大事，确保会议顺当进行；4、程序4.1 会议的分类依据现时会议接待工作实际情形，将会议接待分为日常接待二类会议接待、一类

2、会议、暂时会议；4.2 会议接待服务标准1 每天支配一名会议接待员于早上8：00 上班，于 8：00-8 ： 15 分时段完成以下工作：将全部会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18F 会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开头时有足够的开水；2 每天的工作由会议负责人依据实际情形进行支配；3 会议接待员必需留意自己的外表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开头前15 分钟将茶水预备到位；4 到岗后第一检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒服、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发觉反常无法处理时准时向主管领导报告；5参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当

3、会议开头时会议接待员应在自己治理区轮番巡查， 以便能准时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位；6 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己治理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25 分钟到会议室加茶水，直至会议终止如有特别情形可自己把握；7 在加茶水过程中，会议接待员应准时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒服；服务工作要细致周到，服务中要做到三轻走路轻、讲话轻、动作轻；8会议接待领班必需到场监督服务职工作，巡察会议室的预备情形和会议的进行情形，以便有突发事情时准时应对；9 接到热线人员通知，会议暂时需要的物资，应5 分钟内送到，如无法满意，会议接待员亦应5 分钟

4、内到会议室向客人说明，如客人不中意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决；10 会议终止后，会议接待员应简洁将会议室整理一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；全部设欢迎下载精品学习资源备复原原状；会议暂时用品插线板、铭牌、暂时增加的椅子、白板等仍到仓库，假如桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议；11 每天下班前，会议接待员仍应对自己治理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开；一类会议专指服务区域在主楼内的会议室：1) 会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，明白会议的需

5、求，并要求对方在会议物资需求表、会议费用结算表中签字确认；2) 按客户要求申购会议物资；3) 申购物资到位后，提前一天预备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位部门保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯预备、卫生情形、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭治理，不准无关人员进入会场会议室；一切预备妥当后，可要 求客户到现场观看；4) 会议接待员必需留意自己的外表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30 分钟到岗，并于会议开头前15 分钟将茶水预备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；5) 按 4.2.1第 5条

6、款到第 11条款的程序开展工作；6) 会议快终止时，服务员在会议室门外站好预备欢迎参会人员；7) 客户部主任或客户服务经理，必需到场监督会务工作人员的情形，巡察会议室的预备情形和会议的进行情形，以便有突发事情时准时应对；8) 如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应留意会议期间用电设备的工作情形，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情形下，应有服务员在场进行疏导；9) 会议终止后，会议接待负责人持客户确认的会议物资需求表、会议费用结算表到我部收费员处开发票；10) 将发票交客户时肯定要求客户签收，会议接待负责人始终跟进，直到我司收到该费用为止

7、；4.2.3暂时会议：1接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5 分钟内到场按 4.2.1第 5条款到第 11条款的程序开展工作；4.3 会议工作流程4.3.1 服务热线值班人员下班前将OA网上收集会议的信息填写在商务接待活动登记表上交会议接待负责人员，并在其次天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门协作的接待工作，应将会议情形记录在会议接待设备预备工作表中交弱电组及其他部门进行会议预备；4.3.2 服务热线值班人员每20 分钟对 OA网进行暂时会议信息的收集，并将新信息准时通知会议接待负责人员，由其支配工作并将新信息登记在 商务接待活动登记表 中；会议接待人员在会议

8、前15 分钟完成对会议室的检查及预备工作， 检查结果记录在商务接待活动登记表上；无语音、投影系统的会议不用填会议接待设备预备工作表；4.3.3 会议接待负责人员在领取当天商务接待活动登记表时，应将前一天的商务接待活动登记表、会议接待设备预备工作表交服务热线值班人员统一归档；欢迎下载精品学习资源4.3.4 服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后，5 分钟内将会议接待设备预备工作表交给弱电组指定的技术员，由其在会议前15 分钟内做好预备工作；4.3.5 参观接待、二类会议、电视会议的会议接待工作，应在治理中心发出通知后进行；客户部对接会议使用方，确定会议议程，转交弱电组、严格按议程预备及协

9、作；4.3.6 领导日常办公会议、参观接待、二类会议及4 电视会议，由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息；备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及4 楼电视会议的工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动的统一性及各项质量记录表格的有效性；4.4 弱电技术员的日常保护及会前预备4.4.1 原就：保证会议系统的设备正常运行4.4.2 措施：1) 每周保护、检查会议室的会议设备语音、投影，做好保护、检查工作的记录，每月进行会议室会议设备功能性的评估；2会议前半小时依据服务热线供应的会议接待设备预备工作表，对会议室会议系统进行检测，并将完成情形记录在会议接待设备预备

10、工作表上，由会议接待人员进行复核；3 领导以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟进；4会议开头前5 分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好下午好，进行最终一次试音”，验证会议系统会议服务标准1会议服务人员的仪容外表、语言、态度、纪律、服务卫生1、仪容外表a) 着装统一洁净，佩戴服务标志，不穿拖鞋，响钉鞋；b) 服务人员长发不遮眼、后发不披肩、要求画淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰；c) 坐站标准端庄，不翘腿；2语言a) 语言温顺亲切，音量适中，一般话标准；b) 语言文明礼貌，使用礼貌用语；c) 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗；3) 态度a) 敬业、勤业、乐业，

11、精神饱满，彬彬有礼；b) 微笑服务，态度勤恳、热忱、周到；c) 工作过失失误准时订正并当面赔礼愧疚；d) 说明问题有礼有节；欢迎下载精品学习资源e) 想服务对象之所想，及服务对象之所急，尽服务对象之所需；4) 纪律a) 上班前不饮酒，不吃异味食物；c) 不准擅自脱岗、漏岗，不在服务场所使用；d) 服务过程中不打哈欠，喷嚏，挖耳鼻；e) 严格遵守职业道德；5) 服务卫生a) 工作服固定、洁净、洁净；b) 定期体检，健康合格，持证上岗；c) 用品用具分类治理，准时清洁消毒，摆放整齐；2会议服务的程序会议服务三步走 :准 备跟踪收尾一、会前预备1、会议服务员在接会议通知单后，须明白 ：1 会议单位名

12、称、与会人数、重要领导；2 明白会议使用场地；3 明白会议开头的时间、场次；4 明白会议中需要留意的事项及布置；2、依据要求将所需的各种用具预备好；如：会议桌、会议椅、演讲台、白板、幕布、纸杯、矿泉水、茶叶、烟缸、抽纸、白板笔、横幅、鲜花等绿色植树、人名牌、指示牌等；负责人员：会议服务员完成时间：会议开头前一天3、按要求将会议需用的设备预备到位；需在大 中剧院举办的会议，工程部人员须调试好相关设备如麦克风、幻灯机、投影仪等，并确保其正常使用；负责人员：工作人员完成时间：会前 1 小时4、服务员需在会议开头前半小时内 将各项预备工作做到位；如：开窗通风、开启灯、依据温度开启空调或风机、备好充分开

13、水；针对大中剧院，须调试音响，敏捷掌握；5、依据要求，将会议指示牌放在特定位置；负责人员：会议服务员完成时间：会议开头前半小时6、检查会议现场是否符合要求；如：桌面 , 地面要洁净，照明灯正常开启, 各种用具洁净、齐全，会议使用物件摆放符合标准；负责人员：经理助理 / 保洁部主管完成时间：会议开头前半小时7、对于一级会议，服务员需在会议开头提前非常钟 , 精神饱满地在门中等候.并支配人员在会议区通口等位置进行指引；会前预备时的留意事项1、留意个人仪容外表1 服务员不得留长指甲2 女服务员应画淡妆欢迎下载精品学习资源2、留意会议室卫生： 会议室桌椅上不得有灰尘3、留意会议使用餐具的卫生：1有无破

14、旧2 有无污垢、灰尘4、摆台时的几个要点 以 方 便 客 人使用为宗旨：1 杯子的摆放：杯子需摆放在桌子中间客人右侧，杯柄与桌面约成45 度角；2 纸张和笔的摆放：将洁净的纸平铺于客人正前方，笔与纸右下方成45 度角，笔头向外；3 餐巾纸盒的摆放：应摆放在两位客人中间，以方面两人使用；5 、其他1) 为客人冲泡的茶叶平常应密封储存，添加茶叶时以两个咖啡勺为准；2) 提前五分钟 将冲泡好的茶水杯 八成 满摆放到位；二、会议跟踪1、当客人来到会议室时，礼貌热忱地向客人问好，请客人进入会议室入座；2、会议前 30 分钟内，每 10 分钟为客人添加一次茶水，30 分钟以后，添水频率降低，但需依据详细情

15、形即用户用水量敏捷变通， ；留意事项：1 服务员进入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得体；2 会议服务员在添加茶水时，应严格遵守相关礼仪；如：服务员一般于客人右后侧添加茶水，左手拿杯、右手拿壶，不得触碰杯口；3 主要客人发言时，服务员停止一切服务，以免影响其发言；4 加水一般从中间按顺时针方向依次添加，遵循先主后次的原就； 3、需准时用镊子清理杂物，假如皮纸屑等；一般先添水再清杂物4、如发觉有客人吸烟，应主动将烟灰缸放置于客人右侧，以便其使用；5、一般情形下，对于重要会议，服务员需站在会议室角落，观看会场情形，以便随时供应服务；6、会议中间休息，要尽快整理睬场，补充和更换各种用品；如客人因用餐暂将珍贵物品如公文包、手提电脑等暂放于会场，会议服务员应主动提示其妥当保管，并联系保安部支配人员看管会场；三、会议收尾1、会议终止，服务员应站在门口，微笑着向客人道别；即送客2、会议终止，认真地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，做好记录； 查看设备设施是否有损坏，做好记录， 如发觉有损坏现象，须准时请会议主办负责人签字确认；如有客人遗留了物品，就应准时联系会议组织方负责人，联系不到的，就应准时联系部门主管；3、将会议用具、设备整理好，关闭空调、照明灯，窗，锁好会议室门；欢迎下载