2022年会议接待程序.docx

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1、精品学习资源会议接待流程一、销售部接待程序1、准时与会务方负责人进行联络1清晰明白会议性质接待工作、仍是商务活动，是否有重要嘉宾参与等及内容包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特别要求等 ；2假设属大型、 重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后， 应准时向部门主管领导汇报情形， 由部门主管领导召开和谐会议， 统筹整个会议的接待工作；2、落实会议场地和房间数量在会议洽谈协商的过程中， 应和会务方具体负责人具体争论有关的会议细节， 做好记录， 特别应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房；当确认场地及客房可按客户要求供应后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书；3

2、、商谈价格当确认场地及客房的支配没有问题后， 应依据实际情形给客户供应清晰的价格； 如该活动涉及多项内容， 应会同有关部门对某些价格进行调整及平稳 .价格政策是相对固定的， 如超出自己的权限， 应准时向主管领导请示；4、签订会议协议，收取会议押金当会务方已确认全部会议细节后， 双方应依据要求及承诺签订会议协欢迎下载精品学习资源议，并依照协议收取相应的会议押金；5、会议接待通知单签订好会议协议后， 依据双方协商的具体内容和有关细节， 填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并储存该次会议的档案； 6、会议接待发出会议接待通知单后， 需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，和谐会场的布置

3、，跟踪会议进程7、会议结账会议终止，假设客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收， 餐饮部赐予帮助；8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人，为来宾留下美好感受；9、会议终止会议终止，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户看法 反馈至相关部门， 同时销售部应做好回忆资料的存档工作； 对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表；二、前厅部接待程序房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：1、会议接待的前期工作1熟识、明白会议接待通知单的内容，包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情形、所需房间数量等；2明白结算方式，收费项目、联系人和费用签单人欢迎下载精品学习资源3

4、落实是否需要支配会议用房及用房数量和时间，明白房间是否需要开通长途、撤酒水、加床4落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等5落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达6负责会议嘉宾报到时房卡的分发等2、会议排房按会议接待要求支配相应的房间，在房类资源充分的情形下，房间支配力求集中， 同时也可挑选支配同类客房中处于最正确状态的房间；3、会议订房确认会议定房， 落实好具体房间后， 将预定内容输入电脑并确定房号4、会议嘉宾入住1在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切来宾入住前的预备工作2会议来宾到达前，预备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，

5、可将房卡、欢送卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态当会议来宾抵店后， 按会议接待支配及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员准时运输客人的行李；假设遇问题，准时与销售部会议接待负责人联系、会议嘉宾离店礼宾官接待信息，应准时帮助客人收送行李前台收银处快速结账欢迎下载精品学习资源帮助客人支配好车辆、关留意要来宾的消费习惯，收集整理客史资料三、客房部接待程序1、接到会议通知单，明白会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情形，所需房间数量等；2、与总台接待处联系，确定会议用房量及房号，明白会议负责人情形；3、依据会务组要求布置会场，主管检查落实

6、情形； 会场摆放、其它要求、音响成效等4、检查房间预备情形，帮助总台做好调房工作；5、检查房间卫生及设施设备情形，保证会议期间卫生达标，设施设备完好；6、提前半小时进入会场，做好会场服务预备工作； 备茶水、开音响等7、客人进入会场，服务员第一时间奉上茶水，会议期间每隔二非常钟巡察是否需要添加茶水，并留意观看客人要求；8、留意撤换烟缸， 一般要求两个烟头以上的烟缸必需撤换，撤换时， 将洁净的烟缸掩盖在脏烟缸之上，撤下脏烟缸后再放置洁净的烟缸， 留意轻拿轻放；9、留意调剂空调湿度，保证会场温度适中，会场通风；10、客人离开会场后，留意检查是否有燃烧的烟头及客人遗留物品；11、会议期间，与会议负责人

7、保持联系，处理客人提出看法，即使改欢迎下载精品学习资源良服务；12、会议终止后，与会议负责人送别，以示感谢；四、餐饮部接待程序餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到： 、会议接待前期工作做好记录，依据会议接待通知单，精确把握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特别要求并将接待信息逐级传递；依据会议接待通知单及会务方的要求， 至少提前半天布置会场；由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前预备情形会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、 电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等 ，发觉问题立刻整改，力求没有疏漏；提前两天跟进会务方及销售部会议联

8、络人，确定会议；用餐餐标及特别要求，并为会议客人预留用餐场所；、会议接待中支配优秀礼仪人员， 在会议召开前分钟到场，引领参会嘉宾；跟进会议服务及帮助客人处理睬间特别事项；帮助销售部会议联络人及财务部收银员准时理清会议帐务，预备与会务方负责人结账；、会议终止欢迎下载精品学习资源宴会服务人员跟进会议结帐工作；帮忙会议客人整理睬议遗留物品；、会议用餐及送别引领悟议客人用餐，并供应优质服务；做好餐饮帐务的结账工作；、送别恭送会议客人，为来宾留下美好感受；客人离店后，假设遗留下珍贵物品，应尽快联系交仍客人；、整理睬议客户资料，总结会议接待得失；五、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作；欢迎下载