2022年办公室管理期末复习指导Word文档.docx

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1、办公室治理期末复习 第一部分 课程基本情形课程性质： 办公室治理是为 “现代文员 ”、“行政治理 ”专业专科类同学开设的一门必修课；该课程突出实践操作与基本工作程序的讲解与介绍，很少理论的阐释与赘述，是文员工作实务操作的应用手册，也是检验文员工作规程的技术规范；文字教材： 本门课程的文字教材是上海复旦高校出版社出版发行的由陆瑜芳主编的办公室实务；考核依据 ：本课程的考核依据是教案大纲和考核说明以及文字教材；考核要求： 本课程主要考核同学对办公室实务操作方面的基本学问、基本技能和与之相关的交际才能、文字才能等；通过详细业务工作的开展与实践，考查同学对办公室一般业务 工作方法的把握情形；考核分为三

2、个层次，即一般明白、基本把握、重点把握；一般明白，主要指对教材中介绍的一般性学问、方法等有一个大致的明白，知道有一个说法就可 以；基本把握是指对所要求的内容要能够做到运用较为敏捷，对涉及到的相关理论和方法 能够既知其然，又要知其所以然；重点把握是指对所要求的内容在基本把握的基础上做到 对学问的融会贯穿，对方法的把握能够娴熟运用，谙熟于胸；考核形式 ：本课程采纳形成性考核与期末考试相结合的方式进行考核，形成性考核与期末考试两者的比例分别为20%和 80%；形成性考核以作业册形式由中心电大统一布置，测试共支配 4 次，每次均按百分制评阅，四次成果平均分的20%记入总成果；期末考试亦按百分制评阅，其

3、成果的80%记入总成果；试卷类型及其结构： 期末考试的题型为：单项挑选题、判定题、简答题、设计题、案例分析题等；各题型所占分数比例分别为：10%、10%、20%、30%、30%；例：单项挑选题文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不相宜的（）A. 预备一些放开的文件夹，贴上相应的标识条B. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要常常清理C. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D. 下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料保藏好以免丢失和泄密判定题办公室的灯光照明要躲开自然光，最好用人工灯光；（） 简答题提高会议效率可以有哪些做法？设计题对方如想与本单位领导商谈事

4、宜，作为文员应如何设计这个约会；第一，写信定约，等对方收到信后，电话确认；其次，正确告知相关联系方式等，并作相应预备，日期的确定应有弹性；（4 分）第三，打算时间时应留意躲开不宜支配约会的时间，地点、会场挑选也应留意便利及相11 / 9应的礼仪规格，必要时应预备相关资料；案例分析题其他说明： 本课程考试时间为90 分钟；期末复习与考试应留意的问题：1、同学们在期末复习阶段需要通读教材，熟识教材的篇章结构；2、考试时试卷书写要工整，肯定要留意仔细审题，每个问题均要回答；3、本课程试卷题量较大，肯定要留意把握时间，做题次序应当先易后难；4、考试答题时要思路清晰，陈述问题要有条有理，分析充分，要点全

5、面；其次部分课程重点问题线索本课程教案内容分为十五章，包括办公室实务概述、文员实务、电话电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程支配、差旅事宜、照管上司身边琐 事、交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、文书与档案实务、电子文档实务等；第一章办公室实务概述一、办公室的含义；事务治理特点：服务性、分散性、专业性、主动性、纷杂性； 二、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容；三、办公室环境布置1. 目的（ 6 7 页）：（ 1）制造舒服而又工作效率高的环境；（2）塑造组织形象；（3） 建立挡驾制度；（ 4）有利于保密工作；2.办公室整理 11 13

6、页四、办公器械使用：传真机使用要点（P16）等；五、办公室零用现金治理；P25-26其次章文员实务一、文员的工作次序：方案的步骤、实施的步骤、检查的步骤二、 “优先次序 ”处理工作：第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；其次阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情打算优先次序；三、文员治理时间的方法四、文员的工作方法：1. 请示方法与报告方法P35-36请示内容：必需是自己难以处理或无权处理的事，恳求上司赐予指示或授权办理；请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式；重大、政策方面、需授权批准的事，作

7、书面请示，上司作书面批复，以示谨慎，也可备日后查证；一般的事，事务性工 作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示；紧急的事，文员可先作口头请示，准时办理，事后再补写书面请示，留档备查；请示要留意的问题：要对口，请示要单一，一事一请示；报告内容 ： 一是定期报告工作情形和进程，让上司准时明白下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司准时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情形；文员主动汇报情形，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作；报告方式：口头或书面形式；重要情形、重大事项采纳书面形式，必要时可以附上文员自己

8、对情形的看法和看法，提出处理问题的建议和方案，供上司挑选、参考；2. 方案方法和总结方法P36-37方案方法：（ 1）要有科学的、明确的工作方案：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间；（ 2）分清轻重缓急，打算工作次序，有条有理地去进行；受制约的工作应置于前，自己支配的工作就置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间 分散去做，任何工作既有庄重性，又有敏捷性，使方案有肯定余地；总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作准时的回忆，以便确定成果，得出体会，找出不足，吸取教训；从时间上、规律上进行；3. 受意方法 P37受意是文员接受和领悟上司意图；一种是直接受意，

9、即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等；这种直接受意，易于判定和领悟；另一种是间接受意，指上司在平常任凭交谈情形下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的看法和看法等；文员要善于领悟上司意图，按上司意图办事；但要防止把上司酝酿过程中的的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示；4. 传达方法 P38传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情形等传递给下级机关或员工、群众；一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露 ”主要精神，或所谓“吹吹

10、风 ”；一些尚未最终打算、需要听取反映的政策性内容往往实行这种方式；无论是正式传达和非正式传达，文员都要仔细对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨；5进言方法（ P38-39 ）进言是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝；它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报；适事、适时、适地、适度；6. 变通方法和挡驾方法（P39-40）（ 1）变通方法通常情形下，文员必需照章办事，但在特别情形下，文员可采纳变通方

11、法，敏捷从事；重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告；来信来访者有特别困难，文员可以在政策答应的范畴内赐予特别的照管或暂时安置；对新情形、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理；（ 2）挡驾方法对于上司不必要会见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝；挡驾的目的是爱护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要留意方式方法， 以不损害人际关系和公务活动为原就；文员没有必要把真正缘由告知对方，只需要礼貌 地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可；电话挡驾、来访挡驾、会议及活动挡驾；7. 分工方法与合作方法P44-46第三章电话、电子通

12、讯一、电视、交互式电话会议会议；二、接、打电话的方法；（P44P45）三、挑选电话的一般做法；（P53-55）第四章邮件收发一、邮件的收取二、邮件的分拣 P63文秘人员收到邮件后应当根据肯定的标准进行分拣：1. 根据收件人的姓名分拣；2. 根据收件部门的名称分拣；3. 根据邮件的重要性分拣；三、邮件的拆封上司不在时的邮件处理；（P68P70）第五章接待实务一、行为举止方面的礼貌二、外表方面的礼貌三、接待平常来访者的实务1. 初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见2. 接待方案中来宾：内宾接待（ P103） a.接受任务 b.明白来宾 c.制订方案 d.预订食宿 e. 迎接来宾f. 商量日程

13、g. 支配会谈h.伴随参观i. 送别客人j. 接待小结；外宾接待（ P104） a.接受任务 b.明白来宾 c.制订方案 d.预订食宿 e.欢迎来宾 f. 商量日程 g.礼节性拜望 h.宴请 i. 正式会谈 j. 签订协议书 k.伴随参观游玩 l. 互赠礼品 m.欢送来宾 n.接待小结；第六章信访实务一、来信受理程序与基本要求（P107108 ）准时拆封；仔细阅读；逐项登记；仔细处理；准时复信；二、来访接待程序与基本要求（P110111 ）热忱迎送：仔细听记；精确解答；准时处理；三、信访工作实例（ P113、P114）第七章会议及会谈实务一、会议的目的（118 页）会议的详细目的是：信息的传达

14、；信息的交换；相互启示；作出打算；收集创意；二、会议方案、预备及实务1 会议通知的写法和传达方法P124-126在写作通知时，肯定要有：（ 1）会议的名称；（ 2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（ 3）日期、时间（开头到终止的预定时刻）；（ 4）地点：（详细在几楼几号会议室）；（ 5）议题（或者议事日程）；（ 6）主办者的联络处、电话号码等；假如会议场地是在公司外，除了上述之外，仍必需有：（ 7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（ 8）其他：留意事项；3会议记录 P135 136简洁、清晰、通俗；4.会议纪要（ P143）议决性会议纪要、周知性会议纪要；5会议

15、后的实务（P140-141 ）6. 提高会议效率遵守法律法规、合理确定会议目标、确定必要的会议者、削减会议数量、缩小会以规模、简化会议程序、缩短会议时间、掌握会议经费、分析会议成本；7. 分析会议成本 P160第八章日程支配一、基本把握1. 日程支配方案表的种类2. 日程支配方案表的制作和填写3. 日程支配方案治理二、重点把握1.约会（ P176-179 ）打算时间地点时，一般应留意：（P177）2. 日程支配方案的确认及变更调整；（P182-184）3. 提示工作 P184电子提示系统和人工提示系统；第九章差旅事宜一般明白：1. 预备工作2. 履行过程支配重点把握旅行终止后的有关工作（P20

16、2）第十章照管上司身边琐事一般明白：1. 照管身边琐事的预备2. 各种照管身边事务的工作3. 照管身边琐事的做法 -与上司家人的联络（P206）第十一章交际与礼仪一、一般明白：交际业务应留意的问题二、基本把握 : 1喜庆实务和宴会礼仪2丧事实务和吊唁礼仪三、重点把握宴会举办（ P223225 ）收赠礼品（ P230231 ）第十二章办公室用语一、一般明白：1. 口头语言的特点（ 230 页）2. 敬语的种类二、基本把握 : 1敬语的用法2. 接待用语3. 说明的方法4. 报告的方法 P2415. 说服的方法 P244三、重点把握：1.说话的要领（ P238 239）2拒绝的方法 P245-2463指示的接受法 P247-2484.合适的社交话题（ P249-250 ）第十三章印信、值班工作基本把握 : 1印章的用图（ P255）2介绍信的使用3值班工作的任务（ P268-269）4. 值班工作的制度与要求P271-272第十四章文书与档案实务重点把握 :1公文的格式 P274-2762收文处理 P276-2773发文处理 P278-2794文书立卷标准 P284 P2865. 档案的保管和利用 P291第十五章电子文档实务一般把握：1. 电子文档传输应留意的问题P305-3062. 电子文档储备的基本要求（P308）