2022年办公室管理期末复习指导.docx

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1、2021 年春期开放训练（专科）办公室治理期末复习指导一、单项挑选题1（ B）不是办公室事务治理的特点；A服务性B 决策性C专业性D主动性2办公室布置要留意（D）；A. 上司单独用的办公桌椅靠墙放B一般办公室桌椅最好面对面放置C打字、复印间离上司办公室近些D各种沟通、保密3以下关于办公室环境布置的目的的说法中，不正确选项（ C）；A 创 造 舒 适 而 又 工 作 效 率 高 的 环 境 有 效 辅 助 上 司B. 塑造组织形象C 使 上 司 办 公 室 远 离 文 秘 办 公 室 ， 建 立 挡 驾 制 度D有利于保密工作 4在使用复印机的过程中，不恰当的做法是（A）；A接通电源可立刻复印操

2、作 B选定复印纸后要抖松排除静电 C挑选复印倍率来打算复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿 5关于传真机的使用，不正确选项（B）；A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本 6传真机最好用来传送（D）；A一般的图纸 B隐秘文件C很长的文件D 感谢信7. 关于录音机的使用，以下做法中不相宜的是（B ）；A. 文员可以利用录音机录下上司口述的内容 B为了节省成本，文员在记录谈话时，使用一般磁带即可C在使用录音机之前应当认真阅读使用说明书D将磁带盒两侧的防抹片除掉，可以爱护已经录制好的内容8. 以下选项中，不属于办公用易耗品的是（A）；A. 书报

3、架 B修正带 C剪刀D台历9 以下文员订购和储备办公用品的行为中，不相宜的是（B）；A保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B让员工们随便领取办公用品 C通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D 用库存一览表来储备办公用品10（B ）不是文员在预备办公用品时的职责；A订购B制造C安排D储备11. 以下文员的工作次序中，不正确选项（B）；A. 没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判定情形，机灵应对的应变才能 C上司分派两项以上工作时，依据先来后到次序进行 D上司所指示的工作假如不合适，可以不实施12. 文员依据 “优先次序 ”处理工作，不符合这一原就的行为是（D）；A. 先将

4、自己想做的工作以重要程度为标准分类B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D可以依据文员自己的习惯进行工作13. 文员必需治理好金钱，学会节省开支，以下行为中没有做到的是（A）；A. 最好到价格廉价的商店去购买，质量并不重要B. 作出预算，按月或季度估量办公室的开销来掌握开支C选购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 D限制不必要的长途电话，轻易不要挑选快递服务 14以下文员对办公室零用现金治理的行为中，不相宜的是（C）；A. 现金通常放在一个带锁的盒子里，再放在带锁的办公桌抽屉里B. 把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C标准的零用现金

5、单据有一个签名D不答应任何人从零用现金基金里借钱 15文员传达上司的指示时，不应当（A）；A传达可以依据上司主要意思，夹进自己的看法B. 必要时可形成文字材料，照本宣科C. 不行在一般电话、一般函件里传达有隐秘内容的指示D. 重要的指示，应当要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记16. 文员接受和领悟上司意图时，应当（D）；A用大脑专心记住B随时借助录音机记录C只需接受和领悟、并贯彻执行即可，不要提问D 留意倾听，专心判定指示的用意17. 文员必需具有合作精神，以下合作方法中不相宜的是（ B）； A善于同他人合作，亲密协作，步调一样 B应当有自己的个性，尽可能使别人听从自己C配备文秘人员时遵从异

6、质结合的原就D公允地与同事共享成功的成果，分担失败的责任 18以下选项中，不属于文秘人员解除的专线电话的种类的是（ B）；A市长电话 B报警电话C投诉电话 D监督电话19. 文秘人员在接听电话时，不应当（A）；A. 假如上司不在办公室，先询问对方是谁，再告知对方他16 / 8要找的人不在B. 接听电话第一传达必要的信息C电话铃响 3 声就接听D由始至终保持礼貌和耐心 20关于接打电话的行为，不正确选项（A）；A受到通话对方极大的责难，应针锋相对予以回击 B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒轻轻地朝

7、下放置21 以 下 文 员 应 遵 守 的 电 话 礼 仪 中 ， 不 适 宜 的 是（ B）；A考虑打电话的时间是否合适B 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知肯定立刻调查此事22 以 下 关于 交 互 式电 话 会 议 的 功 能中 ， 不 具 备 的 有（ A）；A审查功能 B保密功能C欢迎词播放功能D报数功能23 邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，（D）与文员的工作要求不一样；A. 每天开箱次数与邮局投递次数一样 B取出邮件立刻返回办公室 C

8、事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办24文员分拣邮件不应当遵守（C ）标准；A按收件人姓名分拣B. 按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣D换邮件重要性分拣25 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印次序应当是（C）；A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址 26邮件的寄发不要考虑（D ）因素；A时间 B便利 C经济D爱好27. 文员在处理信访工作时，当（A）情形发生时，要由收信人（单位）复信的情形；A初次写信，或有过激言行的B 有过激言行或漫骂领导的匿名信C已做结案处理的D没有具体内容的匿名信28

9、. 正确的握手方法应是（D）；A. 男士与女士握手时，为了表示对对方加倍的亲切和敬重，应双手相握B. 握手应保持较长时间C可以戴着帽子握手D 许多人同时握手时，应按次序进行29文员在带领来访者上下楼梯时，不应（A）；A. 上楼梯时，自己紧跟在来访者后面B. 下楼梯时，自己走在前面，并将身体倒转一直访者 C让来访者走在楼梯的中间，由于楼梯中间的位置是上位D 上下楼梯时，提示来访者：“请当心”30. 在写会议通知时，以下选项中，不肯定要有（ A ）；A会议经费 B 会议名称 C会议的议事日程 D 会议时间和地点31. 在会议开头前和进行过程中，文员的以下活动中，不恰当的是（C）；A帮助签到 B分发

10、资料C作会议记录时离开会议室接听电话 D临时保管与会者的物品 32文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）；A加入自己的主观看法B 不记录议题C与发言者用词不一样但意思完全一样D 对所记内容作评论33有时应上司要求，文员参与会见或会谈，（B）不是文员的任务；A预备资料B发表看法 C现场服务D 会议或会谈记录34（ C）型适合自由谈话、或是收集创意的会议；A. 口字B 教室 C圆桌D. U 字35文员制作日程支配方案表时，应防止（ D ）；A 上司没有经过文员而打算的日程支配方案，也必需填写在方案表上B. 假如表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够明白的简洁符号 C制作日程支配方案表时，要

11、留意上司转变摸索的时间和路途上的时间D日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上，可以废弃 36文员依据上司指示，向对方要求约会时，（D）是错误的；A 假如用写信的方式，在估量对方收到信后，再打电话确认B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立刻通知 C对方越忙越必需早一点联络 D假如上司出差，可以在他回来的当天支配约会 37以下关于预订工作的行为中，不相宜的是（D）；A 与人联系要登记对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人B 第一要明白火车运行时间，上司对铺位的要求C. 假如预订需要有保证，应事先申明，假如想取消预订， 也要在结帐之前打电话D. 不肯定要弄到确认旅社预订的

12、传真或其他书面形式的证明38以下关于名片的使用方式，错误选项（D）；A文员应在任何时候、任何场合携带名片 B向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方C假如对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 39社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）；A. 以右为次 B以右为尊 C以后为次 D以左为尊40以下关于文员的宴会礼仪中，正确选项（D）；A 用叉、匙进食时，将餐具的整体放入嘴里，或用舌头去舔B 站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜爱的食物C口内含有食物与人说话D 吃西餐时，用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起， 再用汤匙轻轻由里向外舀去41 以下文员应遵守

13、的参与宴会的礼仪中，不相宜的是（ C）；A 应挑选轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜B 白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚就应选用香味文雅的香水C未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内D 文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意42. 文员帮助举办宴会时，不用考虑（D ）；A宴会的形式与气氛B交通是否便利 C有无停车场D有无休息室43. 文秘人员在代替上司挑选礼品，并向他人赠送礼品时，应当（ B）；A挑选价值不菲的礼物B去掉包装上的标价 C不用特意包装 D不用在外包装上署名 44以下关于说话的要领中，不正确选项（B） A语句要简短 B由过程先说C

14、利用重复的成效D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言45. 接受忠告的正确反应是（D）；A以烦躁的心情倾听B尽量把责任推给别人 C应辩解说： “那是由于 ”D切勿感情用事 46办公室人员在社交活动中应如何挑选话题，（A）属于合适的话题；A有共同利益的话题B炫耀自己的话题 C保密的话题D应当忌讳的话题 47将同文多页沿边取齐后匀称错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页的确是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A ）；A骑边章B封存章 C骑缝章D证见章48值班人员不应当做（A）；A签发文件B分发会议通知 C询问情形 D传达指示49 文 员 要 做 好 档 案 收

15、 集 ， 应 该 收 集 的 文 书 资 料 是（A）；A下级单位报送的报告，统计报表等B未经签发的文电草稿 C单位内部相互抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 50以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷；如问函与复函等用（A）；A. 按通讯者特点立卷 B按地区特点立卷C按文种特点立卷 D按作者特点立卷二、判定题1 办公室的灯泡照明要躲开自然光，最好用人工灯光；（ ）2 办公室环 境 布 置的目 的之一 是为 了 建立挡 驾制度 ；（ ）3. 在阳光光明的教室和会议室内使用投影机，成效不受影响；（ ）4. 收到新的办公用品应当分类摆放，把不常用的办公用品存放在 架

16、 子 的最 上 面 或最 下 面 或 放在 储 藏 柜的 最 里 面；（ ）5. 文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍；（ X）6 文员在工作中一旦有疑难时，应当准时向上司请示；（ ） 7文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达；（X ）8. 文员打电话给对方时，在对方接听电话后，应先问好，再请问对方的姓名；（ ）9. 替上司挑选电话，把不必由上司接触和知悉的电话挡驾在外，是文秘人员的职责之一；（）10. 文员对报纸和杂志的处理，可挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上其他的放在报刊架上供大家阅读；（ ）11. 文员在寄发邮件时，应尽量防止不必要的

17、通信和邮寄， 尽可能把频繁的联系集中起来分批进行；（）12. 按英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来访者讲话；（）13. 文员作介绍，应先介绍位置高的人，再介绍位置低的人；（ X ）14. 介绍位置相同的人时，应依据到职的先后，先介绍新进的职员；如同时到职，就先介绍年纪较轻的人；（ ） 15 文员作介绍，如年龄、位置都相同，应从较靠近的人开头介绍；（）16. 假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门；（）17. 假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入；（ X）18. 为来自外地的与会者支配宾馆住宿，最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预

18、定房间，只要弄清有多少人数即可（ X）19. 假如是你主持会议，就要做好笔记，并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，假如以后显现问题，可以查看笔记，证明某一天你曾给某人支配了某件工作等；（ ）20. 假如上司不预备参与某个会议，应立刻将会议通知丢掉，以免干扰其他事情；（ X ）21. 办公会议的议题应当相对集中、具体；每次会议争论的议题不多，但力求解决；通常每次议题几乎都不同，有新的变化、进展和补充；（ ）22. 代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应认真核对出席人数；（） 23 文秘人员应当将上司自己支配的约会和自己为上司支配的约会都记录在日程表上；每天早

19、上或前一天接近下班时， 文秘人员都必需笑容可掬地坚持和上司核对当天或其次天的日程表；（ ）24. 假如不当心发生日程支配方案重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己打算优先次序；（ X ）25. 假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明上司的意思， 因为或许那是件必需取消原定约会的重要事情；（V）26. 假如上司一年之中交往许多，但很难记住每一个人和每一次见面的情形，文员应把有关资料输入电脑，预备交往提示文件；（V ）27. 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的帮助、财物治理及其他活动；（）28. 文员对支票治理要谨慎，支票簿

20、与印章应当一同锁入抽屉；（ X ）29 文 员 在工 作 时 间如 需 要 补 妆 ， 应随 时 随 地 进 行 ；（ X）30 男 女 之间 ， 男 士先 伸 手 了 ， 女 土才 能 与 之 相 握 ；（ X ）31. 交际应酬要讲求时效，如时机错过再来补救，不但无法表达诚心，仍会破坏彼此关系；（V）32. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式；请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服；（V）33. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头商定的就不要补发请柬了；（X）34. 宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必需有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒；

21、（X）35. 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的谈论，也不行评论菜肴的优劣；（V ）36. 拜望长辈或位置较高人士时，可先请人递上你的名片， 以作通报；（V ）37. 假如要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度分别使用表示方法以防止由于拒绝而发生不必要的困扰（V ）38. 对于重要的指示，文员在传达时应当要求被传达者备好纸和笔记录下来，以免遗漏；（） 39要发问或有看法时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法；假如上司不加采纳，应说服上司；（ X）40. 受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受， 否就要向直属上司请示

22、后再作打算；（ V ）41. 合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和炫耀自己的话题；（X）42. 凡是单位撤消，原公章应立刻停用，不用通知有关单位；（X ） 43公章停用后即为废章，由文秘人员或文秘部门统一丢弃即可；（ X） 44值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理；（ V ）45办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度；（X） 46档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有储存价值的文书；（V）47文书部门立好的案卷，必需逐年移交给档案室集中保管，称为“

23、归档”，有归档范畴和要求，但没有期限；（X） 48在平常的归卷工作中，对于一些不便归卷的文件，可暂 时不归卷；但要锁在自己的文件柜或者抽屉里；（）49年终组卷，简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作；（ ）三、简答题1办公用易耗品主要包括哪些？ 答：办公用易耗品主要有：1信封、纸张；2软盘、光盘等； 3 铅笔； 4圆珠笔；5签字笔或钢笔； 6修正液或修正带； 7印盒； 8各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等； 9小刀； 10日历等； 11其他，

24、如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等； 2简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查；1. 方案的步骤，要充分明白即将开头的工作内容，并摸索以什么方法进行效率会正确；2. 实施的步骤，要留意：同时检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实 施；协作上司预期的期限；3. 检查的步骤，要分析方案和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析；三者的关系为：先作方案，付诸实施，然后检查结果，环绕“方案实施检查”这样一个滚动的过程开展；三者相

25、互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案，然后依据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示； 3文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ P3637答：进言是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规 劝；它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请 示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报；进言具有以下作用：.参谋作用，主动向上司提出看法、建议； .补缺作用，上司在工作难免有疏忽，文员看到准时提出拾遗； .增进关系作用，文员适当的进言，形成与上司常常、非正式的思想沟通，有利益建立上下级关系；进言要求： .适事，反复摸索的确

26、认为合理的事；.适时考虑时机，重要的事、紧急的事应立刻进言；一般的事要看上司闲暇，心情好进言；.适地，要看场合； .适度，要留意把握分寸；4. 来信受理的范畴包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？(1) 受理的范畴是 : 国家机关 ,主管部门或新闻单位转来的信件；职工 ,群众直接给机关 ,单位领导的信件 . 1 分(2) 准时拆封 .拆封时 ,不要损坏邮票 , 邮戳和其他书写内容的地方.对急信 ,要信,或有过激言语的来信 ,要处理准时 ,报告上司 ,仍要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时 ,信纸在前,信封在后 ,要一并装订 . 2 分(3) 认真阅读 .把握信中的主要内容,也

27、可用颜色笔为领导标明信中的重点 ,或在信纸的空白处注明 参阅某卷宗 或 可与前信印证等.供应领导复信所需要的资料. 2 分(4) 逐项登记 .用钢笔将写信人的姓名,职业 ,单位或住址 ,写信时间,收发日期 ,主要内容 ,要求 ,收信单位 人 以及承办后的情形 , 结果和立卷存档号等具体记载,便于统计 ,查找和催办 . 1 分(5) 认真处理 . 处理信伺 :应当依据 分级负责 , 归口办理 的原就 ,进行转办 ,交办或自办 .2 分(6) 准时复信 . 复信是取信于职工群众的有效措施, 增加职工群众对组织的信任 . 复信可实行收信人 单位复信 , 或承办人 单位 复信两种方式进行 . 2 分5

28、. 文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？p137答：会议记录事项如下：.会议名称； . 会议记录人的姓名、盖章；时间（开头和终止时间）；会议地点；.议题； . 主持人、主席； .出席者名单； .会议经过情形及结论； .相关资料； .下次会议预定日期；6. 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的？有什么要求？ p234答：文秘人员所作的报告就是把上司所指示工作的结果，在上司所期望的期限以前供应应上司；通常，报告是以口头或文书表示，这里要谈论的是口头报告说明；1. 不要失去报告的适当时机；报告时机原就上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告；有时因上司太忙，不妨预先约

29、好时间；2.不要弄错报告对象及次序；要直接向指示工作的人上司 报告； 3. 报告的次序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如： “结果是这样，理由有三个，一是 ； 4. 肯定要简短、扼要、流畅； 5.如报告过于复杂，应事先以5W2H 的原就检查是否有遗漏； 6. 假如觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明白，或者报告工程许多时，可以制作“报告备忘录 ”提出来；7. 单位印章主要有哪些？p244245 印章在使用上有哪些规定？ p245247答： 1. 单位印章、套印章；2. 钢印、领导人签名章、其他印章认； 3. 刻制公章有两种情形：一种是由上级主管机关刻制颁发； 4. 另一种由法人代表

30、申请，经主管部门批准，公安部门登记后由特地刻制厂刻制；5. 公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；6.加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；7.将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记； 8. 加盖印章必需做到用力匀称，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；9.凡以单位名义发出的公文、信函等都必需加盖单位公章方能有效8. 依据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定， 国务院规定的行政公文共有几类几种？p255答：有十三类十四种：. 命令（令）； .打算； .公告；.通告； .通报； .议案； .报告； .请示； .批复；

31、. 看法； .函； .会议纪要；9什么是文书的立卷特点？通常可以依据哪几种特点立卷？ p265267答：文秘或档案人员把文书依据某些共同特点组合成案卷，称为文书立卷；通常可以依据以下几种特点立卷：.按问题特点立卷；将放映同一问题的文书组成案卷；.按作者特点立卷；将同一作 者为标准将有关资料组合成卷的方法；.按文种特点立卷；将同一文种名称为标准将文书组合成卷；. 按时间特点立卷；以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷；.按地区特点立卷；以文书的地区、地点、和部位因数为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以放映该地区的 工作情形和有关地区问题的处理；按通讯者的特点立卷； 以本单位与外单

32、位或某些问题的往来文书为标准立卷；在运 用六个特点立卷时 ,需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案卷；10 、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：文秘人员所作的报告就是把上司所指示工作的结果，在上司所期望的期限以前供应应上司；通常，报告是以口头或文书表示，这里要谈论的是口头报告说明；1.不要失去报告的适当时机；报告时机原就上最好是在完成被指示工作之 时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告；有时因上司太忙，不妨预先约好时间；2.不要弄错报告对象及次序；要 直接向指示工作的人上司报告； 3. 报告的次序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样， 理由有三

33、个，一是 ； 4.肯定要简短、扼要、流畅；5. 如报告过于复杂，应事先以5W2H 的原就检查是否有遗漏； 6. 假如觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明白，或者报告工程许多时，可以制作 “报告备忘录 ”提出来；11、文员依据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程；请说明这一系列过程；答： .拟稿；是文件承办人依据领导的交拟或批办看法草拟文稿的过程； .核稿；是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查核核实； .签发；机关领导人对文稿的最终审定、签字发出；编号；已经签发的文件，由秘书统一编排发文字号； .缮印；对已经签发的文件定稿进行誉清、复印、或排版印制； .校对；指文件的誉写稿，

34、打印稿或清样按定稿校对校正； .用印；是指在完成文件上加盖机关印章；.登记；一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的治理和查找；分发；对预备发出的文件进行分装和发送；2、公文的完全格式包括哪几项？请写出这些工程；答：公文的完全格式包括 18 项： . 版头， .发文字号， . 印刷次序序号， .密级， .紧急程度， . 签发人姓名， . 公文标题， .主送机关， .正文， . 附件， .发文机关， .成文日期， .机关印章， .注释， . 阅读， .主题词， .抄送单位， .印发说明；四、设计题1. 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置

35、了带锁的办公桌、电 脑、电话机，仍给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸 2 包 ，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置；小李应当怎么做？p13答：电话放在办公桌左边,便于左手摘机 ,右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔, 胶水 ,剪刀 ,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层；2. 康桥宾馆位于本市南京西路45 号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停

36、车场等，某企业预备在11 月 15 日上午 9:00到 12：00 召开全厂中层干部大会，争论其次年产品进展和销售方案，地点就在康桥宾馆的12 楼会议室；这次会议由总经理办公室负责支配；办公室主任让小付拟一个会议通知；他应当考虑哪些问题？P123答： 1 会议的名称； 2 出席会议者的姓名或组织 ,部门的名称； 3 日期, 时间 开头到终止的预定时刻 ； 4 地点 :具体在几楼几号会议室 ；（ 5议题 或者议事日程 ； 6 主办者的联络处,电话号码等； 7 开会所在地 ,建筑物名称 ,几楼,电话号码必要时可附上地图 ；8 留意事项 ,是否备有餐点 ,有否停车场 ,或当天应备的资料等；3. 麦格

37、公司为明白新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，打算召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应当如何预备和开好这次座谈会？P150 答： 1 座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者, 能独立摸索 ,有主见又敢于发表看法者；2座谈会以小型为主 , 人数以七 , 八人为宜； 3 座谈会上 ,文秘人员应与主持人亲密协作； 4 主持人负责引导,组织,可不做记录； 5 具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；6座谈会的时间不必严格规定 , 可长可短； 7 会场应预备些饮料 ,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松；4. 东南汽车公司为了推出三菱蓝瑟（lancer）这款新车型，

38、 预备召开一个记者款待会，办公室人员应当如何预备和开好这次记者款待会？答：为使会议成功举办，需要文秘人员支配承办；大中型会议应设置特地的秘书机构，即大会秘书处或大户办公室，依据会务工作的要求，秘书机构下设会务组，材料组，简报 组，后勤组和保卫组等；各个小组分工明确，各负其责；一般而言，会议需要预备的方案以及程序如下：1 举办会议的打算， 2 参与会议的人选， 3 会议日期，时间的打算，4 会议场所的挑选， 5 议程表制作和执行方法6 会议通知的写法和传达方法 7 会议资料的预备； 8 会议场所的布置； 9 出席者的位置 10 会议用品的预备， 11 为来宾支配膳宿等；只有预备好了以上这些程序才

39、能开好这次记者款待会；5. 文秘人员常常要代替上司挑选礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？P223答：文秘人员常常代替上司挑选礼品，在处理这些事情应该： 1. 在赠送礼品前必需搞清赠礼的目的；如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；2.仍要清晰赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；3.在日历上应当清晰地标明节日活动支配以引起上司的留意；时间如何取决于当地的购物环境；仍应熟知以下规就 .除非上司有特殊要求，不必送太昂贵的礼物，只要专心为对方挑选适当的礼物即可；.要看对方的实际情形挑选礼品，做到恰如其分，适合对方；.赠送礼物应去掉包装上的标价，并应请商

40、店用精致包装纸重新包装一下；.文秘人员应预备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的看法、以及标明 价格范畴； .假如不是亲自送礼，应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡；.为了防止所送礼物的重复，文秘人员应当为全部接受上司礼物的人做一张卡片记录五、案例分析题1. 某年 3 月 5 日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从 3 月 5 日至 3 月 12 日，预定 12 日上午回来；文员小王负责处理公司的各类邮件；小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封， 其中有一封寄自河南分公司的信，总经理曾

41、关照过让销售科科特长理；正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长 ”，小李把信带走了；小卫把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参与定于3 月 12 日下午的研讨会，小王想，总经理前几天仍谈到预备参与这次研讨会， 12 日他正好回来，肯定会参与的；于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参与会议，并替总经理签了名；拆开其次封信，拿出信纸，里面仍有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中；小王拆开邮包，发觉是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，

42、一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种；心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了；请分析：（ 1）小王处理邮件的做法是否正确？为什么？（ 2）假如不正确，正确的做法应当是怎样的？ 参考答案：1 河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；2 把上司亲启信件先储存下来，并通知发信人信已收到，告知对方何时可能得到答复；(3) 12 日回来就参与会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天支配活动；(4) 在回信上应签上自己的职称 某某人的文秘人员 ，发出前复印一份，留待上司过目；5 发觉附件缺少，应当在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应准时打电话或写信与寄信人联系；(6) 没有订购的东西不能签收；(7) 在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并储存好；2. 文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件；早上第一批