2022年电大专科办公室管理完整小抄版.docx

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1、精品学习资源选择题1、社交场合很讲究次序礼仪，一般以右为尊2、办公室人员在社交活动中，有共同利益的话题是属于合适的话题；3 、 邮 件 的 寄 发 不 要 考 虑 以 下 因 素 爱 好4、文员做会议记录时，可以在会议记录中与发言者用 词 不一 致 但 意 思 完 全 一 致5、以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的按私人公务标准分拣6 、 传 真 机 最 好 用 来 传 送 一 般 的 图 纸7、以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责 制造8、文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情形是以下哪一种 初次写信或有过激言行的；9 、圆桌型 适合自由谈话，或是收集创意的会议10、以本单位与外

2、单位就某些问题的往来文书为标准立卷；如问函与复函等 按通讯者特点立卷11、办公室布置要留意 各种沟通、保密12、传真机使用哪一项不对的 随时随地可向对方发送13、在会议开头前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的作 会议记录时离开会议室接听电话14、文员订购和储备办公用品的行为中，哪哪一项不相宜 让员工们随便领取办公用品15、以下文员的工作次序中，哪哪一项正确的文员也应具有适当判定情形，机灵应对的应变才能16、文员必需治理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪哪一项不恰当的最好到价格廉价的商店去购买，质量并不重要17、文员必需具有合作精神，哪哪一项不相宜的 应当有自己的个性，尽可能使别人听从自

3、己 18、交互式电话会议的功能中 审查功能是 不具备的； 19、以下关于文员的实会礼仪中，哪哪一项正确的 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去20、文员制作日程支配方案表哪一种情形应防止日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上，可以废弃21、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打 印 顺 序 应 该 是 姓 名 、 部 门 、 地 址 、 国 名22、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务 发表看法23、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一样应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办24

4、、以下哪个接打电话的行为是不正确的受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 25、文员依据上司指示，向对方要求约会时，做法是错误的 假如上司 出 差 ， 可 以 在 他 回 来 的 当 天 安 排 约 会26 、以下关于名片的使用方式，哪项是错误的 名片只 能 当 面 递 送 ， 寄 去 是 不 礼 貌 的27、文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是下级单位报送的报告、统计报表等28 、值班人员不应当做以下哪类事情 签发文件29、接受忠告的正确反应是切勿感情用事30、以下哪点不是办公室事务治理的特点决策性31、以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的应设置电脑的桌面屏幕爱护功能32、文员在进行办公

5、室布置时，以下哪些行为是不相宜的 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上， 用标签贴在各种物品的下方33、以下关于录音机的使用哪哪一项不相宜的录音时需将监听开关至于“ON ”位置34、文员必需治理好自己的时间，以下利用时间的 行为中哪哪一项不相宜的每天把工作支配得超出工作时间，给自己压力35、接打电话的行为中，哪一项不相宜的应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系36、关于确认上司日程支配方案的行为中，哪一项不相宜的 以电话方式打算面谈或开会的重要预定方案，不用再以书面形式确认37、文员应为上司的商务旅行作很多预备工作，以下 哪 一 项 是 不 适 宜 的 代 替上 司 制定 约 会 计

6、 划38、以下关于交际礼仪的举止行为，哪哪一项比较相宜的 穿着短裙的下蹲姿态，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺拔，蹲下时慢悠悠地弯下腰39、以下说明宴会的种类与形式的内容，哪哪一项正确的工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举办均可40、上司打算参与某个会议时，文员不应当只在便笺上写好会议名称4l、在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的 接通电源可立刻复印操作42、文员对办公室零用现金治理的行为哪一项不相宜的标准的零用现金单据有一个签名43、文员依据“优先次序”处理工作，哪一项不相宜的可以依据文员自己的习惯进行工作44、文员传达上司的指示时，哪一项做法是不相宜的传达可以依据上司主要意思，夹进自

7、己的看法 45、以下文员应遵守的电话礼仪中，哪哪一项不相宜的打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话46、以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，哪哪一项不相宜的 未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内47、关于预订工作的行为中，哪一项不相宜的不一定要弄到确认旅社预订的传真或其他书面形式的证明48、文员帮助举办宴会时，不用考虑有无休息室49、关于说话的要领中，哪一项不相宜由过程先说50、将同文多页沿边取齐后匀称错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是骑边章51、以下关于文员对办公室布置的情形，哪一个是错

8、误的 办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐， 东西可放得满一些52、以下关于文员治理好时间的说法，哪一个是不正确的 把零散工作支配在寂静、有效的时间段里去做53、文员在接打电话时，正确的做法是在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立刻记录下来54、文员在拆邮件时，不正确的做法是拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开55、以下关于握手的礼节，不正确选项双方有很多人时，可以交叉握手56、文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应 拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订57、文员进行会议的方案和预备时，不应做的是会议场所的选择，要依据会议时间长短、花费多少

9、作打算58、文书立卷归档要求遵守肯定的制度，包括以下方面 归档范畴、归档时间、归档要求59、公司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确 不必提前在取票前或动身前再用电话予以确认60、照管上司身边琐事，哪一种不正确应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必赐予帮助61、文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应当打印在 左上角62、在办公室里， 离入口最远 的位置是上座；63、文员假如误拆了非本公司的信，应当在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去64、文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应当请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？65、会议中有时有人会要求把他发

10、言的一段不作记 录处理，这时文员应征求主持人看法，停止笔录，关录音机66、在某些情形下，文员在支配日程方案表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是把握足够的学问，明白业务的轻重缓急；另一是具有说话的技 巧 ， 了 解 要 求 约 会 者 的 心 理 ；67、当文员获知婚丧喜庆的消息后，第一应查证消息的可靠性68、以下餐巾的使用方法是正确的用来擦嘴唇嘴角69 、上司参与各种应酬和会议，有时需要更换服装 ， 文 员 应 通 知 上 司 家 人 把 衣 服 送 达70、文书立卷的归档制度包括三方面：归档范畴、归档时间 和归档要求；71、关于文员治理好时间的说法，哪一个是不正确的？ 把零散工作支配

11、在寂静、有效的时间段里去做 72、依据美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空 间距离的划分理论，45CM 一 120CM ，应是个人区73、对新情形、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理；这是采纳的（挡驾） 方法；欢迎下载精品学习资源74、为了防止办公室显现“瓶颈现象”，以下做法 中，哪项工作应当改进合理设计办公室的工作流程75、文员在为上司选择电话时，以下做法不正确的 是来电者查找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司76、在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用 “台鉴”、“惠鉴”77、上司打算参与某个会议时，文员不应当只在便笺上写

12、好会议名称判定题1、办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度；（ 2、没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致 就是 典型 的工 作 ；（ 3、文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍；（ 4、文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达 5、在阳光光明的教室和会议室内使用投影机，成效不受影响；（ 6、文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读；（ 7、男女之间 , 男士先伸手了 ,女士才能与之相握；（8、按英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来

13、访者讲话；（ 9、假如会客室的门是拉开的，文员进人会客室后， 才能让客人进人；（10、介绍位置相同的人时，应按到职的先后，先介绍新进职员；如同时到职，就先介绍年纪较轻的 人；（ 11、文员作介绍，如年龄、位置都相同，应从较靠近的人开头介绍（ 12、假如是你主持会议，就要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，假如以后显现问题，可以查看笔记，证明某一天你曾给某人支配了某件工作等；（ 13、 假如不当心发生日程支配方案重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己打算优先次序；（ 14、文书部门立好的案卷，须逐年移交给档案室集中保管，称归档，有归档范畴和要求，但无期限；（15、要发问或有看

14、法时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法；假如上司不加采纳， 应说服上司；（ 16、假如要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以防止由于拒绝而发生不必要的困扰；（ 17、宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必需有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒；（ 18、假如上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情形，文员应把有关资料输人电脑，预备交往提示文件； 19、假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明上司的意思，由于或许那是件必需取消原定约会的重要事情；（ 20、为来自外地的与会者支配宾馆住宿，

15、最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可；（ 21、办公室的灯光照明要躲开自然光，最好用人工灯光；（ 22、文员应防止不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行；（ 23 、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行；（ 24、假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进人后，再轻轻关上门； 25、文员作介绍，应先介绍位置高的人，再介绍位置低的人；（ 26、假如上司不预备参与某个会议，应立刻将会议通知丢掉，以免干扰其他事情；（27、代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应认真核对出席人数；（ 28、文员对支票治理要谨慎，

16、支票簿与印章应当一同锁人抽屉；（ 29、交际应酬要讲求时效，如时机错过再来补救， 不但无法表达诚心，仍会破坏彼此关系； 30、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的谈论， 也不行评论菜肴的优劣；（ 31 、同时介绍很多人时，可从右至左，按次序介绍；（ 32、假如文员要找的人是一位比上司位置高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话，告知上司要找的人立刻就会来听电话，让上司直接与对方通话；（ 33、文员代替上司传达不利消息时，由于当这个信差很困难，所以要拖到最终一刻行动；由于上司震怒，自己转达口信的语气也应当变成上司的语气；（ 34、当上司要求文员帮助私人事务时，就把它当作是上司利用文

17、员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；（ 35、文秘人员开出的介绍信的正本和存根必需一样，可以出具空白介绍信；（36、面对突发大事，值班人员有时在领导人未指示前就要实行临时应急措施；（37、注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果；（38、即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限；（ 39、女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离； 40、文秘人员对上司支票往来治理要谨慎当心，支票簿与印章应当一起保藏，以防止被盗用冒领；（ 41、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的帮助、财物治理及其他活 动；（ 42、凡是单位

18、撤消，原公章应立刻停用，不用通知有关单位；（ 43、档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有储存价值的文书；（44、值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理；（ 45、办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度；（ 46、合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和炫耀自己的话题；（47、受直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否就要向直属上司请示后再作决 定；（ 48、宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便

19、客人及早支配，已经口头商定的就不要补发请柬了；（49、无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式；请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服；（ 50、拜望长辈或位置较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报；（ 51、即使是上司私人的应酬，文秘人员也应当积极、愿意地去帮助； 52、如是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵位置”是在右边，三个人并行，就在中间；53、文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开； 54、鸡尾酒会一般要支配好座次，在请柬上注明对着装的要求；（ 55、用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔；（ 56、口头语言视时间、场合、对

20、象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文静些；对一般司事或顾客说话，就可通俗；（ 57、受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属上司沂指示的工作就可以接受，否就要向直属上司请示后再作决 定；（ 58、监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章；（ 59、列入保密范畴的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范畴，密级和保密期限的变更和解密；（ 60 、文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目二的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作；（）61、善于合作指每一名文秘人员都要虚心、谨慎， 对同事敬重和懂得，即不能违反同事的意 62

21、、文员由于已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了；“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的；63、对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去；64、当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声；（ ：65、文员在工作时间如需要补妆，应当去洗手间；（ 66、假如需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者便利的时间，查看上司的时间表，假如这一时间有空，就可答应下来；（ ）67、假如会客室的门是拉开的，先让来访者进人会客室后，文员立刻换手握住室内的门把手，以轻巧的步伐进人室内，轻轻关上门；（ 68、假如会议气氛紧急，且对上司立场

22、不利时，文员可借奉茶为名，态度和气，轻柔缓慢地端出茶 点，以排除紧急的气氛；（69、会议租用的设备，文员必需确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开头前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责；（ 70、上司自己支配的约会忘了事先告知你，显现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己支配的那一位；（ 71、办公室环境布置的目的之一是为了有利于保恋工作；（ 72、小办公室的优点是节约空间，空气流通，联系方便；（73、文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作支配在一起去做；74、对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留欢迎下载精品学习资源档备查；（ 75、文员在接

23、听电话时，假如投诉者无故辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再渐渐说明：“邓先生，如你始终说脏话，我就没有方法再跟你谈下去了；”76、无论，什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真；77、上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握；（ 78、女性文员应留短、薄式的发型，以免阻碍工作；（ 79、假如两位来访者均未预约，广该依据先来后到的原就引见给上司；（）80、文员对于在值班期间发生的重要情形，叫以等交接班后再报告上司；81、办公室桌、椅，特殊是客人的椅子应放在直对光源的地方；（ 82、请示与报告可以合并使用，如“关于X x xX问题的请示报告”；（ 83、列人保密

24、范畴的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范畴，密级和保密期限的变更和解密；（ 简答题1、什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ 答：一、受意是文员接受和领悟上司意图；二、受意分两种：直接受意和间接爱意； 三、文员要善于领悟上司意图，按上司意图办 事；但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示；要做到：备好记录本，记录下指示要点；留意倾听，专心判定指示的用意；必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；如有不同意 见，可以公开提出，但要言之有理，并要留意方 式、态度；接受指示后，要不失时机地贯彻实 施；2、公文的完全格式包括

25、哪几项？答：版头、发文字号、印刷次序号；密级、紧急程度；签发人姓名；公文标题；主送机关；正文、附件；发文机关、成文日期、机关印章；注释、阅读（发送）范畴；主题词；抄送单位、印发说明；3、文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：一、进言的定义是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝；二、进言的作用：参谋作用补缺作用；增进关系作用； 三、方法的要求是：适事、紧急的事、重要的事、上司需要知道的事；适时；考虑时机；适地；看场合；适度；要留意把握分寸；4、什么是文书的立卷特点？通常可以依据哪几种特点立卷？答：一、文秘或档案人员把文书依据某些共同特点组合成案卷，称为“立卷特点”；二

26、、可以依据以下类型立卷：按问题特点立卷；按作者特点立卷；按文种特点立卷；按时间特点立卷二； 按地区特点立卷；按通讯者特点立卷；三、在运用六个特点立卷时，需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案卷；5、单位印章主要有哪些？刻制和使用有哪些规定？ 答：一、单位印章主要有：单位印章、套印章；钢印、领导人签名章、其他印章二、刻制和使用的规定有：刻制公章有两种情形：一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由特地刻制厂刻 制；公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；加盖公章，是哪一级的公 章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；将盖用文件名称、编号

27、、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记；加盖印章必需做到用力均 匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒； 凡以单位名义发出的公文、信函等都必需加盖单位公章方能有效； 6、国务院规定的行政公文共有几类？ 答：（ 1）命令（令）； 2 ）打算； 3）公告； 通告； 4）通知；通报； 5 ）议案； 6）报告； 7）请示； 8）批复；看法； 9 ）函； 10 ）会议纪要；7、文员依据单位需要向外或向内发文，需经一系列程序即为发文处理过程；请说明这过程；答： l ）拟稿； 2 ）核稿；是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实； 3）签发；指机关领导人对文稿的最终审定、签字发出；4）编号；已经签发

28、的文 件，由文秘人员统一编排发文字号；5 ）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制； 6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正； 7 ）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章； 8）登记； 9）分发；指对预备发出的文件进行分装和发送；8、办公室人员为说服对方接受自己看法应怎么做， 要领？ 答：清晰知道在所说服的事项中，最想说什么，以规律分析自己的意向，并对目的、成效、重要性、关联性等，抓住重点；说服时，要尽量具体客观，使对方产生明白的动机；偶而也需要引用某些权威人士、专家的看法，或者用图表、资料、体会谈等等；要具体明白对方立场和意向， 先留意倾听对方所说的话，切勿以自己

29、主观的方式进行谈话；要把握对方不能明白的地方，努力加以说服；主动发问，明白对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确明白对方的情形）以恳切的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（为让对方打高兴 扉，使对方对自己的看法产生爱好（让对方认同自己）；不行损害对方的自尊心；9、来信受访的范畴有哪些？受理与处理的程序和基 本要求是什么？答； 1 受理的范畴是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接 给机关、单位领导的信件；2 准时拆封；拆封时， 不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方；对急 信、要信，或有过激言语的来信，要处理准时，报 告上司，仍要以有效方式

30、通告有关单位紧急处理； 拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装 订； 3 认真阅读；把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗 或“可与前信印证 ”等；供应领导复信所需要的资料； 4 逐项登记；用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位 人 以及承办后的情形、结果和立卷存档号等具体记载，便于统计、查找和催办； 5 认真处理；处理信伺：应当依据 “分级负责、归口办理 ”的原就，进行转办、交办或自办； 6 准时复信；复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任；复信可实行收信人 单位复信，或承办

31、人 单位 复信两种方式进行；10、提高会议效率的做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、削减会议数 量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、掌握会议经费、分析会议成本；11、文员利用提示系统提示上司的工作，有哪些提 示系统？具体做法是怎样的？答：一、有电子提示系统和人工提示系统；二、电子提示系统的做法： 在电脑中设置日程表、报警系统、一周方案以及其 他提示事项，文员应当随着情形的变化不断编排和 修改输人的信息；人工提示系统的做法：设置基本 办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备 忘录、预备约会表、预备特殊提示卡、预备交往提 示文件；12、文员所作的完整的会议记录

32、应当包括哪些事 项？ 答：会议名称；会议记录人的姓名、盖章；时间（开头时间、终止时间）；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议的经过情形及结 论；相关的资料；下次会议预定日期；13、文员所做的口头报告基本方法是怎样的，有什么要求？ 1 不要失去报告的适当时机；报告时机原就上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告；有时因上司太忙，不 妨预先约好时间； 2不要弄错报告对象及次序；要直接向指示工作的人 上司 报告； 3报告的次序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过；（ 4 ）肯定要简短、扼要、流畅；5 如报告过于复杂，应事先以5W2H 的原就检查是否有遗漏；

33、6假如觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明白，或者报告工程很多时，可以制作“报告备忘录”提出来；14、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几 种？一般应怎样做？答：对于上司不必要会见的来访者，不必要参与的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝；文员没有必要把真正缘由告知对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可；电话挡驾；上司不愿接的电 话，文员要告知对方，临时不能接或上司不在，将内容登记，转告上司；上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；来访挡驾；先问清来由， 判定有无必要引见给上司，或先作请示；会议、活动挡驾；对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝；15、文员受上

34、司指示，向对方要求约会时应留意哪些要点？打算时间、地点时要留意什么？答： l）要获得上司的许可； 2）假如用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认； 3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所 需要的时间等等； 4）商定好以后，肯定要向上司汇报，并填写在日程支配方案表上；仍应预备约会 所需要的文件资料；5）星期一早上、周末、即将 下班之前、午餐前后不要支配约会； 6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要 支配约会； 7）公司有重大活动的那一天不宜支配约会； 8）地点选择对方比较便利的地方，仍应考虑约会的礼仪规格、

35、是否需要保密、是否需要就餐 等因素；16、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形 式？答：会议纪要具有沟通情形、沟通体会、统 一熟识、指导工作的作用；可以用于向上级汇报会议情形；也可以分发给平级或下属单位，以传达 会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行；有两种形式：议决性会议纪要和周知性会议纪要；17、办公用易耗品主要包括哪些？答： 1信封、纸张； 2软盘、光盘等； 3铅笔； 4 圆珠笔； 5签字笔或钢笔； 6 修正液或修正带； 7印盒； 8各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切 纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；9 小刀； 10日历等； 1

36、1 其他，如标签纸、直尺、三角欢迎下载精品学习资源尺、透亮胶带、粘胶带、绳 带 、 图 钉 、 橡 皮 筋 、 大 头 针 、 纸 夹 等 ；18、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如 何？ 答：文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查； 1方案的步骤，要充分明白即将开头的工作内容，并摸索以什么方法进行效率会正确；2实施的步骤，要留意：同时检查是否依据起初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限；3检查的步骤， 要分析方案和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析；三者的关系为：先作方案，付诸实施，然后

37、检查结果，环绕“方案实施检查” 这样一个滚动的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案，然后依据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示；19、从文员工作角度对比说明打电话和接听电话的异同； 答：相同之处都应先问好，再传达自己的信息；都应保持耐性、热忱的态度；通话结 束，应让对方感受到自己开心的心情；都应简明扼要表达自己的意思；不同之处打电话应第一查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2 4 声就接听；打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话就没有这一步；20、文秘人员对上司主要工作的辅佐包括哪些方 面？ 答： 1提神醒脑的服务；上

38、司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或预备湿毛巾使上司排除工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作；2私事方面的帮助；帮助的方法应视实际情形，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特殊指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利；（ 2）纯私人性恳求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解决私人的事务； 3财物治理；包括：（1）薪金收入治理薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报；特殊是

39、稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续；（2）支票往来的治理最主要的是保管支票簿、支票专用印章；文秘人员应将支票簿与印章分别保藏，以防止被盗用冒领； 4其他；如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管；设计题1、小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文 件柜 .主任给她配置了带锁的办公印盒、墨水、复印纸，要求小李把东西分门别类放置在适当的位置；小李应当怎么做？答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分

40、门别类放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底 层，复印纸放在下面几层；2 、安徽某企业欲与上海某企业合作上海代表团一行将来访商量合作的具体事宜，办公室主任请小李作好预备；小李应怎样设计这个接待方案？答： 接受任务、明白来宾、制订方案、预订食宿、迎接来宾、商量日程、支配会谈、伴随参观、送别客人、接待小结；3、麦格公司为明白新产品的科技含量和市场竟争力，以制定合适的价格打人市场，打算召开专家座谈会，办公室人员应当如何预备和开好这次座谈 会？ 答： 1）座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者，能独立摸索、有主见又敢

41、于发表看法者； 2 ）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； 3）座谈会上，文秘人员应与主持人亲密协作； 4）主持人负责引导、组织，可不做记录； 5）具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做 6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短； 7 ）会场应预备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松；4 、 科达 公 司 召 开 中层 干 部扩 大 会 议， 共 46人， 参与会议人员月平均工资为2400 元， 因会议紧急支配午餐，餐费每人10 元；运算会议的成本；答：会议成本 = 2 3G + S T n 后勤开支=6 G + S T n 后勤开支； G 表示参与会议人员的每小时人均工资数每个人每小

42、时平均工资为 10 元， 2 400 30 8 ； S 表示参与会议人 员 每 小时 人 均 其 他 收 人 数 ， 其 他 收 人 为 2.5 元 600 30 8 T 表示参与会议人员人均到会时间为5 小时； n 表示参与会议人数为50 人（ 46 + 4 ；后勤开支 =支票开支、现金开支和实物开支的总和为800 200 + 100 + 1050 会议成本， 6 10 + 2 . 5 5 50 + 800 =18750 + 800=19550 元5、总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书 小付，小付应当怎样做？答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带； 每次用毕应将

43、印章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代管；加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记；加盖印章必需做到用力匀称，使印章端正、完整；6、康桥宾馆位于本市南京西路某企业预备召开全厂中层干部大会会议由总经办负责；小付要拟一个会议通知；应考虑的问题？答： 1 ）会议的名称； 2 ）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；3 ）日期、时间（开头到终止的预定时刻）；4 ）地点：（具体在几楼几号会议室）；5 ）议题（或者议事日程）；6 ）主办者的联络处、电话号码等； 7 ）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；

44、 8 ）留意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等；7、某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会终止了办公室人员在会后应当做些什么工作？答： 1 ）要替搭车回去的人支配车子； 2 ）在接待处临时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领； 3 ）有留话时，切记务必传达；4 ）检查会场有无物品遗漏；5 ）要为参与会议的人员送行； 6 ）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，就必需加以熄灭；7 ）桌、椅早先如有移动，必需仍原；洗涤烟灰缸、茶具等，并整理妥当，倒去垃圾；8 ）携带进会场的资料和会议用品要记得带回； 9 ）关紧门窗并上锁； 10 ）通知会场的治理单位，会

45、议已经终止；8、文员应当为上司的商务旅行作很多预备工作，在预备国内国际旅行时要考虑哪些工程？履行哪些职 责？ 答： 1 ）预备旅行方案和旅社信息；旅行方案表要说明动身和到达地点、是乘飞机仍是汽车、火 车或轮船，动身和到达的日期准时间、座位情形、 旅社情形； 2）制定约会方案；约会方案表包括： 城市名和省（州）名（假如是国外旅行，写明城市 名和国家名）旧期和时间，与上司约会者的姓名、 公司和地址，电话号码3 ）为商务洽谈收集资料；4）打算旅行用品；把上司作商务旅行时需要带的 用品列出清单；5）考虑行李问题；通过航空公司出版的旅行方案手册或旅行社代办人信息；为每件行李预备识别标签；6 ）支配差旅费； 7 ）建立旅行 旅社信息资料库；随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库；8 ）办理旅行保险，如意外损害保险等；9、某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何 办？要考虑哪些因素？答：清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司看法或同 意，在答应的钱款额度范畴内选购礼物；比较合 适的生日礼