Excel使用技巧大全.doc

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1、- .Excel 使用技巧集锦一、 图形和图表编辑技巧1. 在独立的窗口中处理嵌式图表 在某些情况下，你可能希望在独立的窗口中处理嵌式图表，例如，一个图表比工作表窗口要大的话，那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个窗口中处理图表，可在图表区单击鼠标右键，并从快捷菜单中选择“图表窗口。 2. 在图表中显示隐藏数据通常，Excel不对隐藏单元格的数据制图。但是，你也许不希望隐藏的数据从图表中消失，可以这样操作:首先激活图表，单击“工具选项图表，在“图表标签中取消选择“只绘制可见单元格数据复选框。要注意的是，“只绘制可见单元格数据只适用于激活的图表，因此，你在进展这个操作之前，必须激活

2、图表，否那么“只绘制可见单元格数据选项是不可选的。 3. 在图表中增加文本框只要你愿意，你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本容(不限于标题)。方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何局部，然后在编辑栏中键入文本容，接着按回车键，这样，图表中就自动生成包含键入容的文本框，你可以把它移到任何地方并根据自己的喜好进展格式化。 4. 建立文本与图表文本框的在工作表的空白单元格输入要的文本，单击选中图表，在编辑栏输入等号，然后单击包含要文本的单元格，接着按回车键，该文本就出现在图表中的某个位置上了。这样，不管什么时候工作表单元格的文本发生变化时，图表的文本也随着改变。但要注意的是，一旦你取消了选中

3、文本框，就很难再用鼠标选中该文本框进一步地修改，此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法，即使用箭头键移动选择图表元素。 5. 给图表增加新数据系列有时我们需要对已创立好的图表增加新的数据系列，虽然你可以重新创立包含新数据系列的图表，但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。 方法一:使用“数据源对话框 激活图表，单击“图表源数据系列，单击“添加按钮，在“名称栏中指定数据系列的名称，在“值栏中指定新的数据系列，单击“确定按钮即可。 方法二:使用“选择性粘贴对话框 选择要增加的数据系列并将其复制到剪贴板上，然后激活图表，单击“编辑菜单中的“选择性粘贴命令，出现“选择性粘贴对话框，

4、选择添加单元格为“新系列，并选择适宜的数值轴，然后单击“确定按钮即可。 方法三:拖动鼠标法 选择要增加为新数据系列的单元格区域，鼠标指针指向区域的边框，把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候，图表中就增加了新的数据系列。注意:这一方法仅对嵌式图表起作用。 方法四:使用“添加数据对话框 激活图表，单击“图表添加数据命令，然后选择要增加为新数据系列的单元格区域，单击“确定按钮即可。 6. 快速修改图表元素的格式通常，我们通过使用“格式菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“格式命令来对图表元素进展格式化。其实还有快速的方法:双击图表元素，将会调出此图表元素的格式对话框。根据选择的图表

5、元素不同，此对话框会有所不同。 7. 创立复合图表复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，比方，你可以让一个图表同时显示折线图和柱形图。创立一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列，单击“图表图表类型命令，然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定按钮即可。 8. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 有时，你需要绘制度量完全不同的数据系列，如果你使用同样的坐标轴，那么很可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见，你可以使用辅助坐标轴。要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快

6、捷莱单，单击“数据系列格式坐标轴命令，选择“次坐标轴选项。 9. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 Excel中提供了一些自定义图表类型。其实，你可以将自己创立的图表设置为自定义图表类型，以便以后使用。具体方法为:创立要设置为自定义图表类型的图表，直到你满意为止。激活此图表，单击“图表图表类型自定义类型，选择“自定义选项，将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加按钮，将会出现“添加自定义图表类型对话框，为你的图表类型输入一个名称和简短的说明，然后单击“确定，这样你定制的自定义图表类型就被参加到列表中了。 10. 复制自定义图表类型如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑

7、中，只需要简单地把C:WindowsApplicationDataMicrosoft Excel文件夹中的xlusrgal.xls文件复制到其他机器的同样文件夹中即可。 11. 旋转三维图表 你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度，以获得不同的视觉效果。 方法一:使用“设置三维视图格式对话框 激活三维图表，单击“图表设置三维视图格式命令，选择适宜的控制命令或数据来旋转和进展透视改变。 方法二:使用鼠标实时拖动“角点旋转图表 点击图表，图表边角出现黑色的控制点(称为“角点)。你可以拖动一个角点，旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全搞乱了，不要紧，你可以单击“图表设置三维视图格

8、式命令，单击“默认值按钮，恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时，如果在拖动的同时按下Ctrl键，那么可以看到全图的外廓，这样使你看得更清楚，不至于把图表搞得奇形怪状的。 12. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 选择图表数据系列中的一个数据点，然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点，你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。如果你知道一个图的外形以及你要确定能生成该图的数值，这种技巧就显得非常有用。但要注意的是，这种方法在大多数情况下是危险的，因为你可能在不经意间更改了不应该更改的数值。 13. 把图片合并进你的图表 Excel能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素

9、合并到图表中。 方法一:使用“图案对话框 双击某个数据系列，选择“图案标签，单击“填充效果按钮，在“填充效果对话框中选择“图片标签，单击“选择图片按钮，选择一个要使用的图形文件即可。 方法二:使用剪贴板 将图像复制到剪贴板上，激活图表，选择数据系列或数据系列中的一个数据点，再单击“编辑粘贴命令。这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候，只要图像可以复制到剪贴板上，那么这种方法就可行。 方法三:使用图片 我们知道，图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话，你可以粘贴图片到图表代替数据表。下面是具体的操作方法: 创立好图表，并将数据表使用的单元格区域按你的需要进展格式化。选

10、定需要的单元格区域，按住Shift键，单击“编辑复制图片命令，出现一个“复制图片对话框，单击“确定承受默认选项。这样，选定的单元格区域就作为一个图片复制到剪贴板中了。激活图表，将剪贴板中的容粘贴到图表。此时所粘贴的是一幅图，还不是的表，还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入的单元格区域(或直接用鼠标选择)。这样，粘贴的图片就变成与工作表数据区域的图片，对于工作表单元格区域中的任何改变，都会直接反映在图表的图片中。 14. 用图形美化工作表 我们在制作Excel工作表时，呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意，首先在“绘图工具栏上按下“自选图形按

11、钮，然后选择“其他自选图形，从中选择一个你需要的图案。插入此图形后，在工作表中选中它，单击“编辑栏，输入你想要突出显示的单元格，然后回车。这样，单元格的容将会出现在所选定的图案上。如果单元格的容变动时，图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外，如果想要让自选图形更加醒目的话，你可以用鼠标双击图形，翻开“设置自选图形格式对话框。在这个对话框中，你可以改变目前所使用的格式，例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等。 15. 让文本框与工作表网格线合二为一在“绘图工具栏中单击“文本框按钮，然后按住“Alt键插入一文本框，就能保证文本框的边界与工作表网格线重合。 16. 快速创立默

12、认图表我们知道，创立图表一般使用“图表向导分4个步骤来完成，在每个步骤中你可以根据需要调整各个选项的设置。其实，如果你想使用默认的图表类型、图表选项和格式而不加修改直接生成图表的话，有快速的方法:翻开包含用来制作图表数据的工作表，选取用来制作图表的数据区域，然后按F11键即可快速创立图表，图表存放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。 17. 快速创立嵌式图表 在工作表中选取用来制作图表的数据区域，然后单击“默认图表按钮即可，不过，一般缺省时，“默认图表工具按钮不会显示在工具栏上，你可以通过下面的方法把“默认图表按钮显示出来:单击“工具自定义命令，在“类别列表中选择“制作图表，并在“命令列表中

13、找到“默认图表，用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当的位置即可。 18. 改变默认图表类型 Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型，可以通过以下方法来改变它:单击“图表图表类型命令，选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型或自定义类型中的一种)，然后单击“设置为默认图表按钮，确认即可。如果你需要创立很多个同一类型的图表，你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高你的效率。19. 快速转换嵌式图表与新工作表图表 你可以轻易转换嵌式图表与新工作表图表，方法是:选择你已创立的图表，可以看到Excel的“数据菜单变为

14、“图表菜单，单击“图表位置命令，出现“图表位置对话框，你可以在“作为新工作表插入和“作为其中的对象插入两者之间作出选择图5，同时选择一个工作表。这样，Excel将删除原来的图表，以你选择的方式移动图表到指定的工作表中。 20. 利用图表工具栏快速设置图表通常，我们使用“图表菜单中的命令来对图表进展适当的设置。其实，我们可以用鼠标右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“图表。这样就激活了图表工具栏，我们看到其中包含了“图表对象、“图表区格式、“图表类型、“图例、“数据表、“按行、“按列、“顺时针斜排和“逆时针斜排等按钮图6，当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表等其他一些制作图表的

15、工具按钮拖到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表菜单更方便，而且速度更快。 21. 快速选取图表元素图表创立好以后，我们还需要对某些图表元素进展编辑和格式化。图表区包括整个图表和它的全部元素，当你选取图表区后，你就可以看到8个黑色小方块。要想调整单个的图表对象，首先必须选取该对象，然后更改其属性。通过把鼠标指向某一特定图表对象来选取该对象，可能会很困难，特别是在一个带有许多元素很拥挤的小图表中。在这种情况下，我们一般可以使用位于“图表工具栏上左侧的“图表对象下拉列表，从该下拉列表中选取的任何工程，也就等于在当前图表中选取了那个工程。 其实，还有一种选取图表元素方法，即在选取图表的任何一局部

16、以后，你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它局部。使用向上或向下的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表每一个可以选取的元素，包括每一个数据系列中的单个数据点，以及图例中的彩色图例符号和文本条目。 22. 通过一次按键创立一个Excel图表 这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创立一个图表，选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创立图表。另外，在选好单元格后按下“Alt+F1，你将得到一样的结果。 23. 绘制平直直线在Excel绘制直线时是不是很难？其实，在应用直线绘制工具时，只要按下Shift键，那么绘制出来的直

17、线就是平直的。另外，按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。 一、 函数和公式编辑技巧24. 巧用IF函数去除Excel工作表中的0有时引用的单元格区域没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0呢？利用IF函数可以有效地解决这个问题。 IF函数是使用比拟广泛的一个函数，它可以对数值的公式进展条件检测，对真假值进展判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示计算结果为TRUE或

18、FALSE的任意值或表达式。例如A1=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否那么结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“)所表示的含义为:如果单元格B1到C1有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进展求和运算。反之，单元格B1到C1没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。 25. 批量求和对数字

19、求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为mn的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击“常用工具条上的“图标，那么在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。 26. 对相邻单元格的数据求和 如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:先选定单元格B6，输入“=， 再双击常用工具栏中的求和符号“;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2B5区域，这时在

20、编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)，单击编辑栏中的“或按Enter键确认，公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。 同样的，如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式对话框中的“水平对齐中选择“常规方式 , 这样在单元格显示的公式不会影响到旁边的单元格。 如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中，那么可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6，单

21、击常用工具栏中的“复制图标，再选中C6到E6这一区域，单击“粘贴图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。 27. 对不相邻单元格的数据求和假设要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下: 先选定单元格E6，输入“=，双击常用工具栏中的求和符号“;接着单击单元格B2，键入“，单击C5，键入“，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sumB2，C5，D4，确认后公式即建立完毕。 28. 利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值如金额除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将

22、各个单位值如单价平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决其实就是一个除法算式，分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 29. 自动求和在老一些的Excel版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自动求和按钮被到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。借助这个功能更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按Ent

23、er。 30. 用记事本编辑公式 在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！能否用其它方法来编辑公式呢？ 翻开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又防止了以上缺乏。 31. 防止编辑栏显示公式有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置: 右击要隐藏公式的单元格区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式，单击“保

24、护选项卡，选中“锁定和“隐藏。然后再单击“工具保护保护工作表命令，选取“容，单击“确定以后，用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。32. 解决SUM函数参数中的数量限制Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假设我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，A96，A98，A100)显然是不行的，Excel会提示“太多参数。其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM( (A2，A4，A6，A96，A98，A100)即可。稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的

25、函数的引用区域数。 33. 在绝对与相对单元引用之间切换当你在Excel中创立一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。操作方法是:选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。 34. 快速查看所有工作表公式 只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列

26、值。操作方法如下: 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+与“符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1键的左侧。 35. 实现条件显示统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格;输入60以上的分数时，显示为“及格。这样的效果，不妨称之为“条件显示，用IF函数可以实现。 假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级: =if(b3=60,“不及格，“及格) 分“不及格和“及格2个等级 =if(b3=60,“不及格，if(b3=90,“及格，“优秀) 分3个等级 =if(b3=60,“不及格，if(

27、b3=70,“及格，if(b390,“良好，“优秀) 分为4个等级 注意:符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。一、 数据分析和管理技巧36. 管理加载宏 Excel包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩大了工作表的根本功能。默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。为了防止这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。单击“工具加载宏，出现“加载宏对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库、“规划求解、“条件求和向导等，单击

28、“确定，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是，然后插入Office安装光盘完成安装。 不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的存。建议你将“自动保存加载，井设置适当的“自动保存时间间隔，这样在Excel使用过程中能自动创立备份文件，防止了掉电时丧失尚未保存的文件容。 37. 在工作表之间使用超级连接 首先需要在被引用的其他工作表中相应的局部插入书签，然后在引用工作表中插入超级，注意在插入超级时，可以先在“插入超级对话框的“到文件或URL设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置设置栏中输入相应的

29、书签名，也可以通过“浏览方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现Excel自动翻开目标工作表并转到相应的位置处。 38. 快速网上的数据 你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的: 1.翻开Internet上含有需要数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑复制命令; 2.翻开需要创立的工作簿，在需要显示数据的区域中，单击左上角单元格; 3.单击“编辑选择性粘贴命令，在“选择性粘贴对话框中，选择“粘贴按钮即可。 假设你想在创立时不翻开Internet工作簿，可单击需要处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=.Js./

30、filel.xls。 39. 跨表操作数据 设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3工作表，现要用Sheet1的D8单元格的容乘以40，再加上Sheet2的B8单元格容乘以60作为Sheet3的A8单元格的容，那么应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D840Sheet2!B860。 40. 查看Excel中相距较远的两列数据 在Excel中，假设要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进展比照，只能不停地移动表格窗的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变成两个，让相距较远的数据同屏显示。 把鼠标指针移

31、到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表的容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进展轻松的比拟。41. 如何消除缩位后的计算误差微软Office技巧大赛获奖作品 有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具选项重新计算，选中“以显示值为准，这样计算结果就没有误差了。 事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解

32、决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。 42. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下: 在一个空单元格中输入“-1，选择该单元格，并点击“编辑复制命令，选择目标单元格。点击“编辑选择性粘贴命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。 43. Web查询保持Excel工作表总是最新 Web页上经常包含适合在Excel中进展分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从W

33、eb页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel 2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创立新的可刷新Web查询，方法如下: 在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创立可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。 在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。 注意:当你从W

34、eb站点获取数据时，可能会丧失一些格式或容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。 44. 在Excel中进展快速计算 查看一系列单元格的最大值的操作方法: 选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量选择计数值，或者计算已填充单元格的数量选择计数。 45. 自动筛选前10个 有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n

35、个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个选项时，将出现“自动筛选前10个对话框，这里所谓“前10个是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比方根据需要选择8个、12个等。 46. 同时进展多个单元格的运算微软Office技巧大赛获奖作品 如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进展加减乘除运算，那么一个一个运算显然比拟麻烦，其实利用“选择性粘贴功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。 我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输

36、入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴，在“选择性粘贴对话框中勾选“运算框的“加选项，点击“确定。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。 47. 让Excel出现错误数据提示 Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进展检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告。 选取单元格或单元格区域，单击“数据有效性命令，单击“输入信息选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息复选框，

37、输入标题，如“注意，输入显示信息如“这里应输入负数！，单击“确定按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。 另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据有效性命令，单击“出错警告选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告复选框，选择警告样式，输入标题如“警告，输入出错信息如“不能输入正数！，然后单击“确定按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数! 48. 用“超级连接快速跳转到其它文件 用超级在各个位置之间跳转十分方便，假设你要切换到其它文件，只

38、需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级文件，然后单击鼠标即可跳转到超级所指向的子位置上去，看完后假设要返回，只需单击“Web工具栏上的“返回按钮即可。 一、 设置技巧49. 定制菜单命令 你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具自定义命令，翻开其中的“命令选项卡，在左侧的“类别窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令格进展选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动翻开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须翻开菜单项选择中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令格中即可。也可在该示意图翻开的情况下，翻开菜单单击

39、右键，选中“删除命令即可。 50. 设置菜单分隔线 Excel工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，那么自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，那么自动去掉中间的分隔线。 51. 备份自定义工具栏 在C:WindowsApplication DataMicrosoftExcel文件夹中有个Excel10xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0xlb文件作拷贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。

40、52. 共享自定义工具栏如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你可以将它“附加到一个工作簿中。单击“工具自定义工具栏，选择你的自定义工具栏，单击“附加按钮，出现“附加工具栏对话框，单击“复制按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。 53. 使用单文档界面快速切换工作簿 Excel 2002采用了单文档界面，每翻开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口菜单中选择翻开的工作簿名称。如果你的Excel 2002没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具选项命令，单击“视图选项卡，选中“任务栏中的窗口复选框，单击“确定按钮即可。54. 自定义工具栏按钮单击“工具自定义命令，翻开“自定义对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。 1.使用“命名改变工具按钮的名称; 2.使用“复制按钮图像可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上; 3.使用“编辑按钮图像来调用按钮编 。- . 可修编.