文件编码编号及格式管理制度.docx

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1、精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -1. 目的本文件规定文件类别的划分和编号及格式的规定，确保实施有序治理。2. 范畴适用于公司所质量治理体系文件。3. 公司代号DF：表示东方纸箱机械实业有限公司4. 治理类别划分及其代号规定：1技术治理T2选购物料治理B3质量治理Q4生产治理P5运输治理D6市场治理M7人力资源治理H8行政治理A9环境治理E10安全卫生治理S11基础设施治理I含投资12财务治理F13目标方案治理O含实体绩效治理 、年度经营方案目标14信息治理N15客户关系治理C类别序号治理类别代号说明业务类支持类5. 文件类别划分及其代号

2、规定：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -序号文件类别定义代号1质量手册规定组织质量治理体系的文件QM2程序文件质量治理体系中描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件QP3规章制度QR4方案规定用于某一具体情形的治理体系要素和资源的文件QL5作业指导书有关如何实施和记录的具体描述WI6表单用于记录治理体系所要求的信息的文件QF7清单目录QT8

3、技术规范TS6. 部门代号依据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识，如总经理、总经理助理、生产副总、营销副总均缩写成CE、生产部 PD、人事行政部 HA、财务部 FD、物控部 MC、开发部 RD、市场部 MD、品管部 QM、售后服务部 CS。7. 文件编号组成要素7.1 质量手册和程序文件：DF/QM -次序号（ 00， 01 ， 02）公司代号及文件类别名7.2 三级文件及其它文件：DF/ - - 可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页，共 9 页 - - - - - - - - -

4、-可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -文件的序号（ 01，02，）部门代号 其中物控部原已印刷的表单按“OP”, 但等 ERP正式运行后改为“ PMC”作业指导书（WI）、规章制度（QR）、技术规范（TS）、质量记录（QF）等文件类别名公司代号7.3 物控部方案编号： / / / / 此供应商当月生产方案单或追加方案单或更换方案单的流水号方案编制的当月流水号方案编制的月份方案编制的年份供应商编号8. 程序文件的结构和基本要求8.1 程序可用文字、流程图、表格或其组合描述。8.2 程序文件可采纳任何载体，如书面

5、文档和电子文档。8.3 程序文件的名称应简短的反映程序的内容。8.4 程序文件由封面、内容页、流程图（必要时）、修改状况记录页及附录组成。注：如有流程图，流程图放在“内部页”之后，“修改状况记录页”之前。8.5 程序文件的封面字体采纳楷体-GB2312。修改状况记录页、内容页的格式中字体的采纳宋体。8.6 文件的版本号用大写英文字母表示，例如第一版的编号为A。8.7 文件的修改次第号用两位阿拉伯数字表示，例如其次次修改的编码为02。8.8 文件的页码数和总页数用“第页，共 页”表示，例如一份共有六页的文件，第一页就表示为“第 1页共 6页”。8.9日期表示方法为： 2002-12-24 。9.

6、 程序文件封面的格式具体格式参见附录一： 程序文件封面格式。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -10. 程序文件内容页的格式10.1 程序文件内容页的章号和名称包括：目的、范畴、定义、职责、内容、记录、相关/ 支持性文件、附录。10.2 程序文件章节号规定如下：1. 章1.1 节1.1.1 条1.1.1.1款1.1.1.1.1目注 1：尽可能少

7、用款和目的编号。注 2： a, b可用于节以下的条文，一般用于短句以及不成句的短语或词组。10.3 具体格式参见附录二： 程序文件内容页格式 。11. 程序文件修改状况记录页的格式具体格式参见附录三： 程序文件修改状况记录页格式 。12. 程序文件“内容页”的内容12.1 目的简要阐明本程序文件的意图及实施本程序所期望达到的成效。描述方法示例：a) 本程序规定，通过实施确保b) 制订本程序之目的在于c) 本程序旨在确保d) 为了，建立和保持本程序12.2 范畴界定本程序文件适用的范畴，可就部门、产品、过程和活动之一或其组合阐述，以便明确本程序掌握的对象，必要时可说明不适用情形。描述方法示例：可

8、编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -本程序适用于。12.3 定义为正确和统一懂得本程序所涉及的术语，在定义中可包含：a) 虽然 ISO 9000 标准已有定义，但组织内在概念上易混淆的术语。b) 组织内专用的术语。c) 在定义中可列出缩略语的全文。注：仅在必要时，才阐述术语的定义。熟知的和无歧义的术语可不阐述其定义，在该栏里标明“无”。12.4

9、职责概括阐明实施本程序规定活动责任者的职责和权限。描述方法示例：a) 负责b) 负责组织实施c) 承担（某项或某些活动）注：责任者是指部门和 / 或岗位而不是某个人，要尽可能指明岗位。12.5 内容本项内容是程序文件的主要内容，依据工作流程中各个过程、活动的先后次序，规定活动的途径、步骤。在描述时应考虑：a) 规定组织及其顾客和供方的需要。b) 过程的输入、转换和输出的内容和掌握要求。c) 由谁或哪个部门，为什么，于何时何的做什么，以及如何做，如何掌握和记录。d) 规定完成活动所需的资源（人员、培训、设备和材料）。e) 规定与要求的活动有关的文件。f) 规定所实行的测量。注 1：本章的第一节应

10、描述是否有流程图，如有流程图，列出流程图名称。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -注 2：本项内容的细节可在作业指导书中阐述。12.6 记录列出实施本程序过程中生成的各项记录、表格，包括记录的编码（如有时）及名称。12.7 相关/ 支持性文件12.7.1 列出在本程序正文中引用的其他文件的编码及名称，包括程序文件、作业指导书、法规、标准。12.

11、7.2 在相关文件中不宜列出版本号/ 修改次第，这样能防止因被引用文件的修订而使引用失效。12.8 附录12.8.1 附录供应程序文件的支持性信息。12.8.2 附录可包括：对本程序内容的补充、图表、记录表格等。12.8.3 在程序文件正文中的第8 章“ 8.附录”中列出本程序中附录的目录，以正文中表述先后的次序列出编码及名称，如：“8.1供方评判审批表”。13. 程序文件编写的应用软件及排版要求13.1 文字文件采纳 Microsoft Word软件编写，流程图采纳Microsoft Word/Microsoft Excel编写。13.2 正文排版要求：a) 字体：采纳宋体。各章标题用粗体，

12、其他用常规字体。b) 字号：正文用小四号。标题用小三号。表格用小四或五号。c) 段落：每段两端对齐。行距为1.5 倍。d) 页边距：采纳 A4 纸张时，上页边距为1.6 厘米，下页边距为1.4 厘米，左、右页边距为1.3厘米。14. 程序文件的编制过程要点14.1 质量治理体系程序文件应由参加过程和活动的部门的骨干人员编写，部门负责人审核，以有利于对过程和活动要求的正确懂得，确保程序文件既符合质量治理体系标准要求，又适合本组织实际运作需要，提高体系的有效性和运行效率。14.2 程序文件编制人员应对比ISO 9001:2000 标准对质量治理体系的要求，评审现有的文件，识别质量治理体系中存在的不

13、足，以便予以订正和改进。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -14.3 程序文件所规定的是质量治理体系中一个规律上独立的部分，包括：某一个或一组相关联的过程/ 活动，通常是描述跨部门的活动。因此，程序文件编制人员不能局限于本部门，应从组织的全局动身，分析工作流程，懂得规律上的纵向次序和横向和谐关系，作出具体规定，确保体系的有效性。14.4 程序文

14、件应确保流程清楚、接口明确、层次分清、言简意赅。15. 程序文件的批准、发布和掌握要点15.1 评审和批准15.1.1 程序文件发布前，应由组织被授权人员对文件进行评审，确保内容正确、适合、充分、有效，结构符合规定要求。15.1.2 为使文件具有系统性、符合性、适合性和可操作性，在程序文件批准前，需要时可实行会签方式由文件使用部门对文件的适合性和是否符合实际运行需要进行评判，评判看法及其后续措施应予以保持。15.1.3 程序文件应由组织被授权人员批准才能发布，且具有明确的批准标识，组织应储存文件批准的证据。15.2 发放15.2.1 程序文件被批准后应由指定部门人员发放，发放的方法应确保文件使

15、用的人员在正确的时间、正确的的点得到有效版本的适用文件。15.2.2 为确保正确发放程序文件和有效掌握，可使用部门代号（如序列号）对每份发放的文件予以标识。15.3 更换掌握15.3.1 组织应规定文件更换的提出、评审、实施、掌握等过程，文件更换过程应执行原文件相同的评审和批准过程。15.3.2 组织应实行合适的方法实现对文件更换的过程。15.3.3 为确保各部门使用正确的文件，组织可使用说明文件更换状态（版本/ 修改次第）的文件总目录，或实行其他合适的方法，予以掌握。文件总目录应纳入受控文件范畴。15.3.4 更换的形式主要为换页或换本。15.4 作废文件处置组织应建立作废文件处置的过程，以

16、防止作废文件的误用。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -15.5 程序文件掌握状态标识15.5.1 程序文件是组织各项质量活动的依据，也是指导质量治理体系有效运行的准就，对此应作为受控文本，可用适当方法予以标识。15.5.2 对于其他特别需要发放的文件，当不要求对其更换进行掌握时，对此类文件应作为非受控文本，并予以明确标识。15.6 附录：15

17、.6.1 附录一 :程序文件封面格式15.6.2 附录二 :程序文件内容页格式15.6.3 附录三 :文件修改状况记录页格式批准审核制订可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 8 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -文件修改状况记录版本/ 修改次第更换页次 / 章节编制审核批准生效日期可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页，共 9 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载