某企业公司档案管理规定.docx

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1、某企业公司档案管理规定为规范公司档案管理，增强档案的实用性和有效性，理顺各类文书、资料的收集、整理、保管等工作程序，特制定本规定。一、立卷归档范围1、上级机关颁发的法律命令、指示、决定、决议、通知、信息、专项会议纪要及各类政策法规；2、公司向上级机关的请示、报告、工作计划及对下级部门的批复；3、公司重大事宜会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、职务任免、奖惩及公司的各项制度、规定）；4、公司内部及与有关单位往来的文件、协议及各类合同文书；5、公司制订的工作计划、统计报表、财务、工程预决算及工作总结；6、公司主持召开的各种专业会议所形成的领导讲话、文件资料和会议纪要；公司参加外单

2、位或上级机关召开的会议所带回需贯彻执行的文件材料；7、公司技术改造、科研攻关申报项目的技术资料、土建工程和自制设备的技术资料与图纸；8、其它直接记述和反映公司及部门经营管理与职能活动的，具有现实和长远参考价值的有效证券、证照（包括文字、电子文件、图样、照片、实物等）。二、归档程序1、公司归档文件、资料实行“季度归档”及年度归档制度，即每年的四、七、十和次年的一月为档案资料归档期；2、归档期内，由档案管理员分别向各部门主管收集应该归档的原始资料，各部门应予积极配合和支持；3、生产、基建、科研活动中形成的文件资料，分别由产品生产、科研课题、工程项目、设备采购和维修负责人指定专人负责积累，整理后归档

3、；4、经营管理及行政、群团组织日常工作中形成的文件资料，由办公室或业务部门按其管辖范围指定专人负责收集，整理后归档；5、各部门专用的收、发文件资料和信函，按文件的密级确定是否归档；凡机密以上的文件必须按保密制度要求予以归档。三、归档要求1、归档文件、资料必须齐全完整，照片、录音、录像必须同详细文字说明材料一起归档；2、归档文件、资料必须经过系统整理，应准确地反映生产、基建、科研、技术、质量、人事、财务、经营管理等各项活动的真实内容与历史过程，符合自然形成规律；3、归档文件、资料必须是原件，具有重大意义的文件应同时保存历次变更修改件，重要的或利用频率高的文件、资料可根据需求复制若干备份归档；4、

4、文件、资料归档时，交接签字手续完备。其制成材料易于长久保存，禁用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等制成文件、资料归档；电子文件归档时实行“双套制”，即将电子文件制作相应的纸质拷贝件与光盘同时存档；5、归档文件、资料应按档案法和公司保密制度要求进行分类，立卷保存。案卷标题简明扼要，并确定保管期限，原则上分为永久长期（十五年以上）、短期（十五年以下）两种。四、文件的查阅与销毁1、查阅、调用档案室文件资料，严格遵照保密管理制度执行，认真履行查阅审批程序，密件原则上不得查阅或调用。特殊情况时，须由总经理批准同意，并严格控制知悉范围；2、档案室除专职档案管理员外，其他任何人不得进入；档案管理员应随时检查档案室的温湿度控制与防火、防盗情况、确保其安全无患；3、对于多余、重复、过时失去保存价值的文件，档案管理员应定期登记、清理、造册，报请上级领导批准，按保密管理制度的规定方式予以销毁。任何部门或个人无权擅自处理。