集团有限公司会议管理办法.docx

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1、集团有限公司会议管理办法第一章总则第一条为规范集团公司会议管理，提高会议质量，本着统一协调、合理安排、规范管理的原则，制订本办法。第二条综合办公室是会议的综合管理部门。第三条会议分类及组织（一）党委会、党政联席会、总经理办公会按相关规定或由董事长提议组织召开，综合办公室负责会议组织工作。（二）集团公司级会议：包括集团公司党员大会、集团公司全体员工大会、集团公司职工代表大会、综合调度会、安全生产例会、经济分析会、专业或专题会议、重要来访过程中组织的会议等。经党政联席会议研究确定后，由相关职能部门组织实施。（三）部门会议：由集团公司分管领导批准，各职能部门负责组织召开，包括招标会、专题培训会等。（

2、四）外部会议：由集团公司分管领导批准，参加外单位组织或邀请的会议，包括交流会、讲座等。（五）集团公司例会：需纳入例会制的会议，由例会的组织部门提前到综合办公室登记。如暂时取消例会，组织部门应及时告知综合办公室。例会原则上要按规定时间、地点、内容组织召开。（六）临时会议：临时会议召开前，会议组织部门应提前半小时通知综合办公室。第二章会议申报和备案第四条会议实行上报制度，分申报和备案两种。需申报的会议是集团公司级会议和部门会议；需备案的会议是外部会议。第五条会议申报程序会议组织部门至少提前三个工作日填写会议申报单，并将拟举办会议的方案和主要议程等相关资料一并向综合办公室申报，由综合办公室负责安排会

3、场。遇紧急会议无法履行会议申报程序时，会议组织部门应在第一时间通知综合办公室，由综合办公室根据会议室的使用情况进行统一协调安排。第六条会议备案程序根据集团公司分管领导批示，需到外地参加会议的人员应在综合办公室备案，否则扣罚绩效工资200元。备案方式：领导批示文件或电话、短信等。第三章会前组织准备第七条会议组织1.会议组织部门应提前做好会议资料的准备工作，并提前三个工作日呈集团公司领导审阅。2.会议组织部门应提前做好会务准备工作，如布置会场，筹备会议所需的各种设施、用品。3. 会议组织部门可要求其他部门给予协助，采用有限集团公司内联单工作制度，细化分工，明确责任，协助部门应按要求执行。4.如会议

4、发生纰漏，对集团公司造成不良影响或导致相关工作进度受阻的，视情节轻重扣罚会议组织部门负责人绩效工资100500元。第八条会议通知1.集团公司级会议和外部会议由综合办公室负责通知；部门会议由会议组织部门负责通知；2.集团公司例会不另行通知(特殊情况除外)。3.会议通知可通过集团公司内网、电话、短信等形式，通知时应明确会议主持人、组织部门、召开时间、地点、议题、参加人员等。4.因临时工作安排导致会议冲突时，综合办公室需提前通知会议组织部门。第九条会议邀请(一)当会议需邀请上级部门领导或外单位人员参加时，会议组织部门根据实际情况拟定邀请人员范围，报集团公司领导批准后，分配邀请任务。相关部门根据分配的

5、邀请任务，落实到场的邀请人员，并报会议组织部门。(二)综合办公室负责印制请柬，配合部门负责发送请柬；相关部门未按要求送达请柬和落实到场嘉宾的，扣罚相关部门负责人绩效工资100元。第四章会议过程控制第十条会议服务如上级领导或外单位人员参加集团公司会议时，会议组织部门按下列服务程序进行会议服务。1.指定会议发言人,并提前准备会议发言材料。2.提前1个工作日通知综合办公室调度集团公司及外来车辆的停放。3.指定专人在办公楼前迎接上级领导或外单位人员，并引领至会场。4.指定专人进行会议服务。5.由政工部负责影象资料的拍摄及留存。6.会议期间使用的保密级别的文件或资料，会后由会议组织部门及时回收。7.向外

6、单位提供的集团公司内部管理资料由各部门负责人决定提供范围及形式。第十一条会议纪律(一)参会人员需提前到达会场并签到（提前到达时间根据会议通知的具体要求执行），严格遵守开会时间，不允许迟到、早退，因事不能到会或不能按时到会应事先向会议组织部门负责人请假。会议迟到或早退的，扣罚当事人绩效工资50元；会议未及时请假的，扣罚当事人绩效工资100元。(二)会场内禁止大声喧哗、随便走动；不允许交头接耳、窃窃私语。(三)手机在会议期间的管理执行手机使用管理办法。第十二条会议记录（一） 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则。会议组织部门安排专人做好会议记录，妥善保存记录资料。集团公司级会议均应形成会议纪要，会

7、议纪要视工作需要，经集团公司董事长批准后下发。（二） 员工参加外部会议时要认真做好会议记录，形成会议纪要，回集团公司后应及时向集团公司领导汇报会议精神和要求，并按照相关要求做好贯彻执行和情况反馈。第十三条会议考勤会议组织部门负责做好会议考勤工作。会议结束后，会议组织部门要及时将考勤情况报集团公司企管法务部。第十四条其他事项（一）会议结束后，会议组织部门应第一时间通知综合办公室，由综合办公室清理会场。（二）员工参加会议时着装情况应符合集团公司员工着装管理规定。第十五条本办法由集团公司综合办公室负责解释。第十六条本办法自下发之日起执行。附件：会议申报单会 议 申 报 单序号：年号制表单位：综合办公室申报部门申报人员拟召开会议日期召开时间会议通知形式会议通知人员会议议题参会人数拟申报会议室参会范围（集团公司领导）（员工）集团公司分管领导签字申报部门领导签字办公室签字确认会议内容：需综合办公室协调事宜：