信息化高校人事档案管理对策分析(共2460字).doc

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1、信息化高校人事档案管理对策分析(共2460字)1.信息化管理方法人事管理部分由管理员和操作员负责。管理员负责将师生的人事档案分类入库，系统化管理;操作员负责将师生的档案进行计算机化、规范化处理，并入库管理，促进档案的完整、准确和全面。档案的计算机化的好处在于，在这个互联网时代，人们只要在有网、有电脑的地方就能方便快捷地调出自己的人事档案，而不用像以前一样，到哪里工作都要带着自己的档案，从而避免了档案的流动性带来的弊端。由于档案还具有机密性，所以操作员在将档案资料入库的时候，会对每个人的信息进行加密保存，这就意味着除了档案所归属的本人，一般情况下没有人可以看到其他人的档案信息，也不会轻易篡改当事

2、人的信息。档案的真实性要求档案必须具备说服力，即使是当事人也不能随意添加或删除自己的信息。如果要修改，也是在提供相应证明的情况下，由相关管理人员审核通过后方能改动。而档案的动态性要求档案能够时时更新，以往的纸质档案的更新基本上是没有规律的，不仅信息更新慢，而且不利于保管，而现在的信息化管理会在规定的时间立即更新。档案的全面性和现实性更是要求信息的更新速度不能太慢，导致档案归属人生活和工作中的不便。2.加强信息化的档案安全管理铁皮柜的保存方式会让档案在存放过程中出现受潮、腐烂等问题，而且在流动过程中容易丢失。信息化档案管理虽然没有了传统保存方式的弊端，但互联网时代，国家机密信息系统也会遭到黑客入

3、侵，导致国家或者个人信息被盗。所以在信息化系统中人事档案的保密工作尤为重要，应该把它作为档案管理工作人员工作的重要环节加以重视，随时查阅信息是否完善。在大学，师生的档案通过层层设密来保证安全，譬如指纹识别或者人脸识别。提前录好新生的指纹和人脸入库，这是一项庞杂、烦琐的工作，但也只有如此，才能保证师生档案的安全。如果教师和学生想读取自己的档案，只需要指纹和人脸识别就可以，但是如果想要修改信息，则需要相关的证件证明或者档案管理的工作人员才能做出修改，这比以往在纸质档案上随意修改的说服力要大。3.档案信息的撤销以往的纸质档案上如果有不良信息需要撤销，通常的工作程序是:先去档案所在地提取档案，再到需撤

4、销信息记录地获得许可并找相关单位签字盖章，随后拿到现档案所在地进行修改。而档案被收录入库后，便不用这么麻烦，不仅可以省去长途的奔波，也不用将档案提出又存入，避免了档案在流动过程中的安全问题。二、重视档案管理部门的工作1.管理员档案管理员要严格按照中华人民共和国档案法的规定，对学生的档案进行有序严格的管理，而要使管理有力，负责档案管理的工作人员必须要具备专业素养和业务素质，对待管理工作一丝不苟。首先，作为工作人员，自身必须热爱本职工作，只有喜爱这份工作才能做好这份工作。其次，要具备一定的专业素养。虽然高校目前还没有针对档案管理开设专业课程，但是作为高校档案管理工作人员，必须认识到工作的重要性，通

5、过多种渠道学习专业知识，提高自身的专业素养。最后，管理员还应该提高业务素质，对待他人的档案，秉承客观公正的工作态度，对于有机会接触解密文档的人员，绝不徇私枉法。2.管理配置在档案管理室，要为档案管理员专门配备相应的办公用品，还要为专职的工作人员配备专用的办公场所和档案存放库，从而在硬件和软件上保证档案管理的质量。3.管理素养知识不能只凭实践总结，还要靠系统化的学习，唯有进行专门的管理培训，才能有效提高管理人员的管理素养。因此，对档案管理员的专业知识培养势在必行。建议由国家来牵头，尽快制定对管理员进行专职培训的相关规章制度，而这项工作可由学校的管理部门负责落实。再则，在档案管理信息化普遍化后，高

6、校也应设置相应的管理课程，作为相关专业的必修课程，将档案管理的重视程度提高到一个新的层次。三、高校档案管理对策1.增强高校人事档案管理的责任感同志曾说:“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”因为学校档案管理这一工作领导不重视，晋升机会少，所以管理员容易懈怠。因此，学校领导应重视档案部门的工作，加大对管理员的培训力度，提高他们的待遇水平，培养责任感，让工作人员有意识地提高自身的素质，认真对待档案管理工作。2.加大硬件配备力度在南通大学，档案管理工作室毫不逊色于教师办公场所，在档案室设备条件上，在档案管理人员的配备上，在档案资产投入上，在档案工作宣传上都十分重视，只

7、有这样，人事档案才能得到有效管理，而加大宣传力度，能够扩大舆论监督，使档案的机密性得到保障。南通大学有一个特别值得效仿的管理方法就是，他们不仅会把所有师生的档案信息化，而且还会完好地保存师生的纸质档案，作为原始参考文件。这样有效避免了纸质文件的丢失，或入库到互联网的文件被盗或者更改。这些工作虽然会消耗大量的财力、物力和人力，但由此也可看出，南通大学对信息化下人事档案的管理投入也是相当重视的。四、结束语档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，是社会信息系统的基石。作为教育机构的档案部分，应从传统的管理方式向现代化、信息化转变。国家也应该尽快地将信息化档案管理规范纳入到法律法规中，使档案管理有法可依。而对于工作人员，应加大对他们专业素养的培训力度，特别是信息化档案管理操作方法，让管理人员做到与时俱进。作者：侯光兰 单位：福建生物工程职业技术学院人事处阅读次数：人次第 5 页 共 5 页