谈办公室文书档案规范化管理(共3858字).doc
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1、谈办公室文书档案规范化管理(共3858字)【摘要】对文书档案进行标准化、规范化的管理,既是每一个档案管理工作者的工作目标和方向,也是每个单位需要积极推动的事业。鉴于此,本文从办公室文书档案管理的现状及存在问题入手,分析论述促进文书档案规范化、标准化管理方式,以期可以为办公室文书档案管理工作效率和质量的提升提供一些参考和改进意见。【关键词】文书档案;规范化;管理一、文书档案定义文书档案,产生于各种机关、团体、企事业单位等在日常工作、行政管理等活动中,从各类型具有保存价值的、较为重要的文书材料转化成为档案,人们在生产生活中的使用文字记录、相互交流、信息传递等活动均可汇集产生文书。文书主要包括公务和
2、个人两种类型,通常所说的文书主要指公务文书。就企事业单位的管理体系而言,文书档案管理是其非常重要的一部分,与单位管理效率、服务质量有着直接的联系。而对于文书管理来说,分类和归档又是其中的主要构成部分。但是,随着现代社会的发展进步,企事业单位文书档案管理工作也暴露出了很多问题,这就需要单位从自身实际出发,针对问题提出解决措施,让文书档案管理工作更顺利、更规范、更标准地进行。二、文书档案分类文书档案分类具体如表1所示。三、文书档案管理现状及存在的问题(一)管理现状。当前,我国很多企事业单位的档案管理思想和管理方式都比较落后,且普遍存在领导不重视文书档案管理工作的问题,加之很多单位也没有结合自身发展
3、实际建立文书档案管理制度,且没有根据实际发展现状更新完善,这就导致目前的文书档案管理工作无法正常满足企业发展需求,甚至会阻碍各部门之间的正常沟通协作。具体表现为:1.部分单位领导不重视办公室文书档案管理工作,在很大程度上,这是造成文书档案管理资金欠缺的最主要因素,不论从设备配置还是从人员配置来看,均无法很好地满足企事业单位对文书档案管理的实际需求。很多单位的文书档案管理人员可能是兼职人员或有关系的人员,其专业能力欠缺、综合素质低等问题都是造成文书档案管理工作效率低下、服务质量不达标的关键因素。2.文书档案管理员在上岗前,一般没有经过相关严格的专业知识培训,而单位内部也没有对其进行一定的在岗培训
4、,这就造成从事文书档案管理的工作人员存在综合表质较低、责任意识不强、管理水平不高等问题。这样的问题如果不引起领导重视,只会发展成恶性循环,这种循环也会让文书档案管理工作针对性不强、准确性不高,从而无法正常履行文书档案管理部门应尽的责任,并发挥其在单位该有的作用。(二)存在问题。1.制度不健全。就现状来看,较大一部分单位均存在档案管理制度不健全的问题。这一问题的存在可能会让资料、文件在被整理、收集、归档时随意摆放、无章可循,应该归档的重要文件没归档,一些不重要的文件却被错误归档。没有健全的制度支撑,会让文件、档案整理工作更加混乱,缺乏规范性。同时,档案借阅也会存在凭关系、看心情等问题,在不履行正
5、常交接手续的情况下借取档案,或档案借出后不追不还,人为造成档案管理混乱。2.人员欠缺相关管理知识和能力。文书档案管理不只是简单的管理工作,其本质上属于技术工作。通常而言,文书档案管理的质量和效率直接取决于从事文书档案管理工作人员的管理能力和业务水平。如果档案管理人员文化水平不高、管理水平和管理能力不强、专业知识不充足、管理经验欠缺,那么不利于档案的规范化管理,而档案管理不善则无法保证档案质量。因此,档案管理人员要不断学习,坚持充实自己,从各方面努力提升自己的业务水平、专业知识及管理能力。3.意识不强。部分档案管理工作者欠缺档案管理意识,不清楚自己的责任和义务,对档案管理工作只会被动接收,得过且
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