公文写作行文规范培训课件.ppt

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1、公文写作行文规范培训2009-09-07主要内容v公文写作概论v公文写作规范v格式公文写作v通用文书写作v自由体例公文写作一、公文写作概论1.公务文书的分类格式文书：通知、请示、报告、函等通用文书：总结专用文书：外交公文、司法公文等公务文书一、公文写作概论2.文种法定文种非法定文种文种法定文种（18种）命令（令）议案决定决议指示公告通告通知通报一、公文写作概论报告请示批复会议纪要函公报条例规定意见区别区别关系区别决议与决定是否经过会议讨论通报、通告与通知通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。通知：批转下级公文、转发上级及不相隶属机关公

2、文、发布规章、传达事项，要求有关单位和人员周知、办理或共同执行。请示与批复请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。互相对应关系 一、公文写作概论非法定文种 不采用标准公文格式 使用简便式（标题正文日期 ） 不具备独立行文资格 需借助法定文书作为载体：文件头一、公文写作概论 上行文：报告、请示等 下行文：通知、命令等 平行文：函 3.行文关系一、公文写作概论行文关系上行方向下行方向平行方向逐级向上越级向上逐级向下多级向下直达社会4.公文格式与规范一、公文写作概论一、公文写作概论眉首主体版记眉首部分主体部分版记部分版线一、公文写作概论眉首部分主体部分版记部分发文机关

3、标识发文机关名称+文件联合行文：应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。一、公文写作概论 文件文件联发XXXXX号联合行文：一、公文写作概论眉首部分 公文份数序号复印的顺序编号。位置：阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一、公文写作概论眉首部分 秘密等级：秘密、机密、绝密 保密期限：如不标保密期限，根据保密法规定，秘密保密10年，机密保密20年，绝密保密30年。 秘密等级标识：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；秘密等级和保密期限之间用“”隔开。一、公文写作概论眉首部分 紧急程度顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，

4、 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。一、公文写作概论眉首部分 发文字号： 发文机关代字 + 年份 + 顺序号 年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 联合行文时以主要发行单位发文字号为发文字号，具唯一性。 发文字号标识位置：发文机关标识下空2行，3号仿宋体字，居中排列。一、公文写作概论眉首部分主体部分版记部分标题公文标题的构成： 发文机关+ 中心语+ 文种 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的标识位置 红线下空2行，居中排布单一行文可省略发文机关；联合行文则不能省一、公文写作概论眉首部

5、分主体部分版记部分主送机关 主送机关指公文受理机关，应当使用全称或规范化简称。 主送机关的标识位置： 标题下空1行，左侧顶格3号仿宋体字标识。 通常上行文只有一下主送机关。一、公文写作概论眉首部分主体部分版记部分附件 附件标识规范： 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”； 附件名称后不加标点符号； 附件与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。 一、公文写作概论眉首部分主体部分版记部分成文日期与印章成文日期标识规范： 用汉字将年、月、日标全；“零”写成“”； 成文日期以负责人签发日期为准； 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。成文日期右空4字。

6、 联合发文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关在前；两个印章均压成文时间。一、公文写作概论用印的原则 必须有领导人签发 除会议纪要和电报形式外 印章与落款一致 下套与中套方式 印章下弧无文字 下套方式（仅下弧压在成文时间上）“骑年压月”印章下弧有文字 中套方式（印章中心线压在成文时间） 联合行文需加盖两个印章时，只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方式解决。用印的原则 下套方式 “

7、骑年压月” 中套方式 联合行文加盖两个印章一、公文写作概论二九年九月一日二九年九月一日二 九 年 九 月 一日一、公文写作概论眉首部分主体部分版记部分抄送单位 抄送的规范： 在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。二、公文写作规范二、公文写作规范1.数字v使用汉字数字的场合 成文时间 数字作为词素构成词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩的语句时 eg：唯一、五颜六色、三个代表、八荣八耻 临近两个数字连用表示概述 eg：两三天、七八年问：“十人以上需由领导批准”，是否包括十人？二、公文写作规范1

8、.数字v 其它场合应当使用阿拉伯数字v 公文的结构层次q 第一层为“一、”，第二层为“（一）、”q 第三层为“1.”，第四层为“（1）”q 不要越级套用，限制在四层以内q 一般不用“第一”，“第二”，“首先”，“其次”，“再次”等二、公文写作规范2.标点符号v 点号： 句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气） 句内点号：逗号、顿号、分号、冒号（局内停顿）v 标号：标明语句的性质和作用 九种：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号eg：1.（试行）的括号表示法律法规的成熟程度； 2.引号：表示特定称谓、缩略语、需重点关注的内容二、公文写作规范3.计量单位应当使用国家法

9、定计量单位 判 断 题 质量（重量）单位 长度单位 功率单位 功、热单位 体积单位 电量单位 土地面积单位千克、公斤、斤、两公里、米、尺、公分千瓦、马力焦耳、千卡毫升、公升、立升千瓦时、度公顷、平方米、亩、平方丈三、格式公文写作三、格式公文写作v 受命性v 适用性v 时限性v 由法定作者制发（或代言作者）v 读者定向性格式公文写作的特点三、格式公文写作-通知v通知的分类 批转、转发性通知（区别） 事项性通知 发布性通知 执行性通知 会议通知1.通知三、格式公文写作-通知批转性通知与转发性通知批转性通知主要是上级机关批转下级机关的重要公文，要求有关单位执行或参照执行。重点在一个“批”字。转发性通

10、知主要是将上级机关和不相隶属机关的公文发给下级机关执行或参照执行。重点在一个“转”字。区别三、格式公文写作-通知v 事项性通知的写法 标题 发文机关事由文种 正文 通知的缘由、根据通知事项 结语 特此通知；请遵照（研究、参照）执行。v 公文内在逻辑结构 凭-事-断：通知 断-事-凭： 事-析-断：事故报告、通报 依据要素 根据 目的主旨 为了 意图主旨 现决定 过渡句加冒号 具体事项通知如下： 1.时间 2.地点 3.事项开头的写作规律三、格式公文写作-通知 印发：草案、征求意见稿、领导讲话 转发：成熟的规章制度 发布：来自上级机关、不相隶属的机关的法规通知发布法规、规章标题：关于印发 的通知

11、三、格式公文写作-通知v通报的种类 表彰性通报 批评性通报 情况性通报2.通报v通报的特点 典型性 时效性 教育性三、格式公文写作-通报 标题 发文机关事由文种 正文 通报缘由分析评价决定事项希望要求 落款 发文机关、发文日期 案例：通报的结构三、格式公文写作-通报v请示的种类 事项性请示 请求批准 请求解决问题3.请示v请示的特点 请求性 求复性 超前性 单一性 （一文一事）三、格式公文写作-请示v 不能越级（紧急情况除外）v 双重领导，主送一个v 语气多用“拟”、“建议”v 立场明确，请示事项明确请示的注意事项三、格式公文写作-请示 标题 发文机关事由文种 主送机关 不能多头主送 正文 缘

12、由、事项、请求语：（专此请示，请批复） 附注 联系人的姓名、电话 落款 发文机关、发文日期 案例：请示的结构三、格式公文写作-请示4.报告v报告的特点 广泛性 单向性 叙述性三、格式公文写作-报告v报告的种类 工作报告：特此报告 情况报告：专此报告 回复报告：以上报告请审阅 递送报告：请收阅（文件类） 请查收（物品类）4.报告三、格式公文写作-报告 标题 发文机关事由文种 发文机关可省略，但事项不能省 主送机关 呈送的上级机关 正文 缘由、事项、结语 落款 发文机关、发文日期“报告”不得夹带请示事项。 报告的结构三、格式公文写作-报告5.函v函的特点 范围广泛：上下级、平级、不相隶属的机关 写

13、法灵活三、格式公文写作-函5.函v函的种类 商洽函：特此函达、特此函告 问答函：询问函、答复函（特此函复） 请批函：本质为请示（请复、盼复）三、格式公文写作-函 标题 发文机关事由文种 便函可以无标题 主送机关 接收函件的机关 正文 缘由、事项、结语 落款 发文机关、发文日期函的结构三、格式公文写作-函 缘由 复函：需引述来函的标题和发文字号 结语 复函：特此函复正文的语言规范三、格式公文写作-函6.会议纪要v会议纪要的特点 纪实性 提要性 指导性 知照性三、格式公文写作-会议纪要v会议纪要的分类 行政会议纪要 工作会议纪要 座谈会议纪要 标题 发文机关会议名称文种 发文机关会议名称（正副标题

14、） 正文 导言、主体、结尾 归纳式、概述式、发言摘要式 段落开头：“会议认为”，“会议强调”， “会议决定”等会议纪要的结构三、格式公文写作-会议纪要7.练习v 问答1）您所在的单位发生了一起工作事故，上级领导来电询问情况，以书面形式按照什么公文上报？2）出色完成了上级交付的意见专项工作，特进行书面汇报，应以什么公文上报？3）要开展某项工作，需上级领导的同意，应写什么？4）某单位收到上级的公文后要发给其下属部门执行，应以什么公文发布？5）不相隶属的部门进行沟通，应采用什么公文？6）上级发函至下级欲了解事故的处理情况，下级应采用什么公文回复？正确答案：1）回复报告/情况报告；2）工作报告； 3）

15、请示； 4）转发性通知；5）函； 6）报告。三、格式公文写作-练习v 判断题（一）1）受双重或多重领导的单位，视请示内容，可以有两个以上的主送机关。2）报告一般不需要上级答复。3）情况紧急可以越级请示。4）关于请示上级领导批准和请示后才能办理的公务，都可以用“请示”行文。5）关于请示上级领导批准的事务，可以不只一个。6）对于联合行文，有时为简化手续、提高效率，可以由主办机关盖上印章即可生效。7）某单位申请上级同意其开办培训班，起草了一个公文，标题拟为“关于申请开办培训班请示的报告”。8）基于同志的表现优越，某单位发布了通告对其进行表彰。三、格式公文写作-练习v 判断题（二）9）对于下级的请示，

16、上级进行了回复，公文标题为“关于请示的复函”。10）下级请示上级解决相关事宜，公文中列举了几个处理方案，请示上级抉择并确定最终方案。11）报告中最后结语是“妥否，请批示”。12）递送报告只能递送文件。13）批转性通知中，需批转的公文以附件的形式发布。三、格式公文写作-练习四、通用文书写作1.总结v总结的特点 实践性 概括性 指导性四、通用文书写作-总结 标题 总结单位时限文种（也可用正副标题） 正文 工作概况、经验体会、不足、打算 落款 总结的单位和时间总结的结构四、通用文书写作-总结五、自由体例公文写作1.电子邮件v电子邮件礼仪与规范 简单明了 避免不速之“件”：提前通知 拼写与语法检查 不

17、要随意转发信件 小心使用抄送功能 不要使用过多标点符号五、自由体例公文写作-电子邮件1.电子邮件v主题 不要空白标题 简短，提纲挈领 不要随意用紧急 回复时可以更改主题五、自由体例公文写作-电子邮件1.电子邮件v附件 正文对附件进行说明 附件名称要有意义 ：“附件主要内容-制作者-起草说明” 附件不宜超过4个 特殊格式注明打开方式 附件不宜过大五、自由体例公文写作-电子邮件1.电子邮件v回复 寻找替代沟通方式 情绪高涨时避免立刻回复 及时回复-48小时原则 针对性回复，引用原文 不要多次回复 不要少于5个单词五、自由体例公文写作-电子邮件2.演示稿v设计指南 每张幻灯片限于一个主题 平行结构

18、六乘六原则：6行，每行12个字 字体与字符大小，慎用艺术字体 动态效果不超过3个 结构的处理五、自由体例公文写作-演讲稿2.演示稿v设计指南 文字颜色不要超过三种 灯光无法控制时，用深色字体 上标题（分解）与下标题，编号 将数据做成可以隐藏的小模块 图片的选择：版权问题 五、自由体例公文写作-演讲稿3.短信v短信礼仪与规范 短信要有称呼与署名 短信的时间要注意 短信一定要回复 祝福一来一往足已 重要电话短信预约 重要时间短信提醒五、自由体例公文写作-短信3.短信v短信礼仪与规范 给长辈、客户短信要原创 短信邀约他人的注意事项 短信回复的时效性 切忌两三个字敷衍回复 标点符号与错别字五、自由体例公文写作-短信谢谢！