信托公司部门流程-法律事务部部门操作手册(共16页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 北京国际信托有限公司法律事务部操作手册（版本 V1.0）德勤管理咨询2008年9月专心-专注-专业目 录文档说明及修改记录文档说明文档名称法律事务部部门操作手册管理人（姓名）审核人（姓名）审批人（姓名）文档状态初稿文档编号V1.0修改历史记录版本日期文档更新人更新点描述V1.0年月日V2.0年月日V3.0年月日V4.0年月日第一部分为了使本手册得以及时更新、有效维护，特指定“管理人”、“审核人”和“审批人”对本手册做规范化的管理。1. 管理人“管理人”是部门操作手册制作、更新和维护的负责人，由本部门经理指定本部门专人担任并履行如下职责：w 根据本部门业务特点及工作流

2、程，制作部门操作手册，包括部门主要风险类型识别、风险事件描述、关键风险控制措施制定，以及主要工作流程设计等，报审核人核准；w 发现能够影响部门操作手册全面性、完整性、时效性的新的风险点、风险事件、新的业务和工作及相应的操作流程，对手册的内容进行修改和补充，或者根据需要删除不符合本部门现状的内容，保证部门操作手册及时更新；w 负责本部门操作手册的保存；w 协助解释并指导本部门员工理解并正确使用本部门的操作手册；w 至少每年重新审视一遍手册，根据需要及时修改，以维护所有内容的完整性及正确性。2. 审核人“审核人”是部门操作手册的审阅人，由本部门经理担任并履行如下职责：w 在手册管理人制作部门操作手

3、册的过程中提供相关指导；w 监督部门操作手册的制订，控制部门操作手册的质量，保证部门操作手册符合本部门工作特点和现状、包含部门主要风险点，确保风险控制措施正确且有效、主要工作流程完整并能对部门风险起到有力的防范作用；w 督促手册管理人根据公司内控管理制度的要求、部门的发展变化或监管机构的要求对手册进行更新和维护；w 监督部门操作手册内容改动的执行情况，检查下属是否严格遵照部门操作手册的规定开展相关工作，发现问题及时处理；w 确保至少每年重新审阅部门操作手册一遍，以维护所有内容的完整性及正确性。3. 审批人“审批人”是部门操作手册的最终审阅和批准人，由分管副总担任并履行如下职责：w 对分管部门制

4、作的部门操作手册进行最终审阅；w 从公司角度整体把握部门操作手册的内容，指导分管部门经理和相关人员进行手册的制作、维护和更新；w 掌握行业最新的动态，针对影响分管部门操作手册的新情况和新问题向分管部门的相关人员进行提示，对分管部门操作手册的原则和方法提出指导性意见；w 把对分管部门操作手册的每年定期审阅和审批作为固定工作。4. 手册更新流程第二部分1. 部门职责w 负责公司全面法律服务与支持工作，并作为合规管理的主要配合部门参与合规管理有关工作，协助公司风险控制委员会做好公司风险控制与管理工作w 负责对公司各类业务法律文件进行法律与合规审查，制定科学有效的法律文件审核管理办法及严密的流程w 制

5、定并不断完善公司固有及信托业务合同文本的标准文本w 负责公司外聘律师管理与联络工作，配合外聘律师处理公司有关法律事件w 配合有关部门进行风险项目的化解、处置w 负责公司员工法律知识和风险意识的宣传、培训教育，负责选取典型案例定期分析2. 关键控制点描述编号主要风险点关键控制程序操作风险法律事务OP-2.01不完整的法律文件登记及备案记录w 法律事务部设专人负责送审法律文件的登记及备案工作，经办人员送审时应先办理登记，同时提交全部送审文件的书面材料和电子文本w 业务部门、综合部档案室存原件，修改痕迹的复印件由法律事务部保管OP-2.02公司管理规章制度的执行力度不足w 在部门操作手册中明确公司管

6、理规章制度的监督职责w 法律事务部部门应加强管理制度的约束教育，并制定严格的奖惩制度OP-2.03印章丢失或管理不善w 部门印章应由专人保管w 应明确规定印章的使用范围和使用方式，通过严格的制度管理，避免印鉴管理不善造成的损失OP-2.04滥用信息系统，造成信息系统受到破坏或公司资料遗失外泄w 各部室应严格遵守并执行公司员工使用手册中对于计算机和网络的使用权限和使用要求OP-2.05突发事件及常规信息披露未按规定进行披露w 法律事务部对披露信息进行审核，审核后交董事会办公室对外披露OP-2.06信息披露内容不准确，或故意隐瞒或粉饰信息披露的内容w 法律事务部负责对拟披露的信息进行法律审核OP-

7、2.07信托项目风险审核出现疏忽和遗漏，给公司带来风险隐患w 制作项目文件法律风险审核检查清单，明确列示需要关注的风险检查要素OP-2.08信托项目事前报告未经过有效的审批程序w 项目负责人应将信托项目事前报告交由风险管理部、法律事务部以及相关的业务部门审批并签署意见法律风险法律事务LW-2.01委托人提供的资料不齐备，导致缺乏关键法律支持文件w 法律事务部初步审查送审的相关法律文件是否齐备、表格填写是否规范。LW-2.02在集合类项目中，业务部门未按规定聘请合格的外部律师出具独立性的法律意见,不符合相关法规的要求w 对于重大的信托项目，聘请外部律师提供法律意见、法律文件起草和参与项目谈判等w

8、 法律事务部负责对业务部门聘请的外部律师资格进行审核LW-2.03没有政审离境出访或离境人员，造成公司资料或国家机密外泄，导致公司遭受起诉w 应严格按公司人力资源部的要求办理离境或出访手续，并由党组书记或副书记盖章确认LW-2.04法务人员不熟悉信托业务，致使法务工作质量下降，出现对法律条文的误解w 招聘有相关经验法务人员w 为法务岗位制定连续的业务培训计划LW-2.05合同缺乏经过法律审查后的法律意见书，造成公司面临诉讼纠纷w 对于集合类信托项目，法律事务部应聘请外部律师对项目投资涉及的有关法律文本的完备性和法律效力出具独立的法律意见w 对于单一类信托项目，法律事务部应负责对项目投资涉及的有

9、关法律文本的完备性和法律效力出具法律意见LW-2.06合同条款表述不清晰，存在与国家相关法律规定歧义的解释，导致合同无效或合同效力下降w 合同签订前，由合规与风险管理部对合同条款进行审核，有需要时咨询法律事务部LW-2.07违反国家法律规定，导致项目资金管理和其他服务提供协议合同无效或效力下降w 法律事务部应负责对合同条款的审核，并出具书面意见LW-2.08未对非标准合同进行审查，产生法律方面的潜在纠纷w 非标准合同起草完毕，业务主办部门初审w 按照公司法律文件审查管理办法送交法律事务部进行审查w 必要时，审查须向其他相关部门征询相关审查意见管理风险法律事务MT-2.01文件审查机制和流程不清

10、楚，对审查过程缺少控制程序w 公司应建立完善的文件审查机制，确保文件的真实、完整性w 要求文件必须具有法律部门和总经理的双重审核意见才具有效力MT-2.02缺乏外聘法律顾问的程序启动标准和资质审核程序，导致法律意见提供不及时或不正确w 法律事务部应建立明确的外聘法律顾问的程序启动标准和资质审核程序MT-2.03员工培训不足，业务水准下降w 到位的识别、监测员工培训需求的流程，包括：个人能力和绩效、项目知识、轮岗、职业规划、业务计划和重点的变化、重要交易流程信息系统和IT的变化w 对于临时、合同员工提供合适的技能培训MT-2.04职责与工作范围不清晰 w 在制度、操作手册和岗位说明书中明确相关职

11、责和工作范围，并实时更新MT-2.05档案管理不善w 法律事务部应指定专人负责档案材料的催收、汇总和整理w 根据相关规定制作检查清单，逐一检查档案材料是否齐备w 对违反档案管理制度的行为，视轻重予以纠正或严肃处理w 应明确档案保管期限，如有特殊情况需要延长，可确定新的保管期限w 到期档案须由主管档案的公司领导批准销毁MT-2.06未对业务人员交接制定相应的规定w 妥善进行交接工作，交接双方签字确认交接的工作，由部门主管制定专人签字确认w 移交过程应有专人负责监督MT-2.07职责分离与制衡不足，增加欺诈和不规范行为w 人员变动（离职、预期或非预期离开）时职责分离与制衡仍必须清晰w 通过管理者监

12、督和制度约束进行双重控制MT-2.08缺少对业务和法律熟悉的专业人员，导致对反洗钱指导方向失误w 法律事务部指定一名具备充分法律知识和经验的人员配合反洗钱领导小组的工作合规风险法律事务CP-2.01违反国家法律规定，导致合同无效或效力下降w 应订立有关法规的列表，随时更新并严格遵照有关法规的规定开展法务工作w 配合合规与风险管理部对法律文件进行的合规检查CP-2.02项目法律文件不符合相关要求，使公司面临合规风险w 制定公司防范项目文件法律风险的有关要求的列表，完成项目法律文件的合规性审查CP-2.03公司设立的制度未经相关部门审核，存在违反国家相关法律法规的风险承办部门完成制度起草工作，按以

13、下程序进行审核：w 由公司制度管理部门核稿，重点就制度草稿与国家有关规定是否一致、与公司其它制度是否冲突以及文字内容、格式等把关w 提交分管副总经理审核。CP-2.04未能对项目建议书中与国家法律法规相抵触的风险内容提出建设性的意见w 法律事务部应配合风险部严格检查项目建议书与相关法律法规的兼容情况，并提出风险意见w 法律事务部应配合风险部监督并检查风险意见的执行情况CP-2.05年度信息披露未按照国家有关法律法规要求执行法律事务部对公司年度信息披露进行审阅，确保信息披露符合国家有关法律法规要求：w 公司年度信息披露和重大事项信息披露，执行中国银监会颁发的信托投资公司信息披露管理暂行办法w 集

14、合类信托计划信息披露执行中国银监会颁发的信托投资公司集合资金信托业务信息披露暂行规定w 单一类信托计划信息披露遵照合同约定合规风险法律事务RE-2.01未经批准的信息披露给公司声誉造成损失w 公司年度报告、年度简报及重大事项报告的文本编制完成后，由法律事务部审核由总经理审批上报董事会，经董事会批准后予以披露第三部分1. 法律文件审查（1） 法律文件审查基本流程总图（2） 法律文件审查流程图及流程说明步骤负责人行动描述信息来源或归档备注1送审部门送审前准备 送审部门在送审文件之前应到公司局域网BJITIC信息中心/公司制度/法律业务管理文件夹下载法律文件审查表，由经办人员填写打印、签名并经部门经

15、理签署意见后送法律事务部审查。2法律事务部送审法律文件的提交与登记 法律事务部设专人负责送审法律文件的登记及备案工作，经办人员送审时应先办理登记，同时提交全部送审文件的书面材料和电子文本。全部送审文件包括法律文件审查表、送审法律文件及必要的背景材料(合规与风险管理部已签署意见的项目审议申请表及预审文件)，送审文件应齐全，填写应规范3法律事务部初步审查 法律事务部应初步审查送审的相关法律文件是否齐备、表格填写是否规范，初审合格的，由法律事务部确定具体审查人员和审查方式；初审不合格的，退回原送审部门或在通知原送审部门补齐相关文件后再进行审查4法律事务部责任审查人审查 责任审查人根据国家现行法律法规

16、规章和公司制度进行审查，并提出法律意见5法律事务部辅助审查人审查 辅助审查人根据国家现行法律法规规章和公司制度进行审查，并提出法律意见6法律事务部法律事务部经理审查 法律事务部经理审核并签署意见 7法律事务部外聘律师对集合信托项目出具独立法律意见 若审查项目为集合类信托项目，则需聘请外部律师出具独立法律意见8法律事务部法律意见退回送审部门 法律事务部应于接到齐备的送审文件第二日起三个工作日内完成审查工作；特殊情况下经与送审部门协商后，可延长审查时间。审查人员出具的法律意见经法律事务部经理审核并签署意见后，退回送审部门9送审部门项目责任人对于法律事务部出具的意见做出专项说明 项目责任人对于法律事

17、务部出具的法律意见已经采纳并修改的及未予采纳的，均应做出专项说明10合规与风险管理部；信托财会部合规与风险管理部及信托财会部复核 项目责任人将法律文件审查表、有法律事务部修改痕迹的法律文件及修改后法律文件清稿送合规与风险管理部、信托财会部复核。合规与风险管理部、信托财会部在复核中发现项目责任人未按照法律事务部意见修改法律文件或发现其他法律问题的，可要求法律事务部进行复核。11法律事务部法律事务部复核 法律事务部根据合规与风险管理部、信托财会部的要求对修改后的法律文件出具复核意见12送审部门报送公司领导审批 项目责任人按公司程序将已复核完毕的法律文件逐级报送其主管领导及公司总经理审批13法律事务

18、部法律文件审查表备案 项目责任人应在公司总经理签署意见后三个工作日内将该审批意见复印件送法律事务部备案14法律事务部签署文件并备案 送审文件正式签署后五个工作日内，送审部门应将正式签署文件的复印件送法律事务部备案。如未签署，送审部门应书面反馈法律事务部 未及时办理备案手续的，法律事务部可暂停受理其新送审的法律文件15法律事务部使用通过审查的格式合同 经审查过的格式合同，业务部门未做修改直接使用的，可按照公司业务程序办理，不必再行送审。如业务部门认为确需修改后使用的，须按本管理办法规定的程序送审2. 信托项目外聘律师管理（1） 信托项目外聘律师管理流程图及流程说明步骤负责人行动描述信息来源或归档

19、备注1业务部门提交聘请审批 项目责任人填写信托项目外聘律师申请表，并将该表与外聘律师事务所及主办律师简介，外聘律师事务所有效营业资格证明，主办律师有效执业资格证明及法律服务协议文本一起提交法律事务部 信托项目外聘律师申请表2法律事务部法律事务部审查 法律事务部依据信托项目外聘律师管理暂行办法进行审查并提出审查意见，法律事务部经理签署意见后退回项目责任人3公司领导公司领导审批 项目责任人依据信托项目外聘律师管理暂行办法提交主管总经理及总经理审批4外部律师法律意见书及尽职调查报告备案 外聘律师出具法律意见书及尽职调查报告后，项目责任人应将上述文件复印件送法律事务部备案5法律事务部外聘律师年度考评

20、每年度由法律事务部牵头对信托项目外聘律师工作情况进行检查考评，与外聘律师有业务往来的高级信托经理及公司董事会办公室，法律事务部，合规与风险管理部，信托财会部，稽核审计部填写信托项目外聘律师评价表，法律事务部汇总后报主管总经理及总经理后确定考评结果对考评不合格的律师及律师事务所，公司将停止或限制与其开展新项目合作 信托项目外聘律师评价表附件一 已核销贷款管理办法-05-1-20新增附件二 公司法律文件审查管理办法2008-1-30修订附件三 担保业务管理办法附件四 劳动争议调解处理试行办法.doc附件五 信托项目外聘律师申请表2008-1-30修订附件六 信托项目外聘律师管理暂行办法2008-1-30修订附件七 信托项目外聘律师评价表2008-1-30修订附件八 北京国际信托投资有限公司客户投诉管理办法-定稿