OA系统使用说明书详解(共36页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上OA企业办公自动化网站用户使用说明书震海知创科技有限公司2012年1月办公自动化系统是基于先进的网络互连基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到优化管理流程、提高工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。办公自动化系统采用最新的信息技术手段，实现了公文的在线起草、在线审批、在线传阅等功能。它有效的解决了以下几方面的问题： 1）异地网络公文起草，审批，查阅，显示；2）外部来文传阅功能；3）考勤管理规范化；4）客户管理条理化；5）方便内部员工交流；6）实现采购，资产统计等功能的有序化管理。1、 日常办公1.1日常办公处理日常办公，查阅会议列表，公

2、文列表，考勤信息；发布公告；处理邮件以及工作日志的撰写，收发流程。方便工作日志的建立和查阅。1.1.1我的公文查看未处理和已处理的公文。图1.1点击【未处理公文】中的【办理】时，出现图1.2。在对话框中键入相关内容后，点击继续流传，则公文处理完毕。图1.2当点击【是否结束】时，出现图1.3。图1.3当点击【已完成公文】出现图1.4查看已完成公文时，办理与催办为变为灰色，不能点击。图1.41.1.2我的会议点击会议类型，查阅相应的会议信息。图1.51.1.3我的通知公告点击图标便可查阅公文信息清单，勾选后可删除过时的通告信息。图1.61.1.4信息发布填入主题，发布时间，上传附件，选择发布部门及

3、接收人员后，点击确定，生成发布信息。图1.71.2我的邮件实现了撰写，查阅，收发邮件的功能。在撰写邮件时可以上传添加附件。1.2.1撰写邮件当鼠标点击【确定】时，将会保存发送邮件的信息，点击【浏览】即可添加附件。图1.81.2.2我收到的邮件当点击【撰写邮件】可跳转到1.2.1中的撰写邮件列表。图1.91.2.3我发出的邮件当点击【撰写邮件】可跳转到1.2.1中的撰写邮件列表。图1.2.11.3工作日志1.3.1日志列表查看日志清单，勾选第一列的复选框可选择删除相关信息。图1.3.11.3.2撰写日志日志详情中，可以修改字体的大小，格式，样式，可以添加图片表情。图1.3.21.4考勤管理减少手

4、工统计工作量,统计更准确,使用更方便，实现员工上,下班打卡!轻松记录员工考勤!1.4.1查询考勤对员工的打卡情况的统计。点击【打卡登记】跳转到图1.1.5。图1.1.4图1.1.5填写上班备注后点击【上班打卡】即可保存打卡记录。2、 公文流转公文流转管理通过在公司部门间建立标准的、统一的公文交换和共享机制，将相关应用系统有机地连接在一起，实现上下级不同部门之间、平级部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。2.1公文流转管理实现了公文的撰写，附件上传，发送，登记功能。2.1.1我的公文点击相应图标，查看未处理和已处理的公文、可以勾选过时的公文信息进行删除。2.1.2撰写公文在对话框中键入相应的

5、内容，点击确定后，生成公文信息。图2.12.1.3收文登记对接受的公文进行登记，并选择转发人批量发送。图2.23、 会议管理适用于企业综合办公室对于会议要求进行统一组织,管理所有的会议,并可以灵活的通过短信,即使信息,公告板等方式进行通知,省去了由人进行逐个通知的繁琐细节。3.1会议管理实现了会议的查阅,发布功能,对具体的发布时间,发布部门,发布对象进行了详细的记载.方便组织和管理会议信息。3.1.1会议列表点击图标,可以阅览当前用户已参加的会议以及发布的会议的详细内容。3.1.2会议发布在对话框中键入相应的内容,选择接受人后,点击【确认】,便成功发布新的会议信息。图3.1内部论坛它提供一块公

6、共电子白板，内部都可以在上面书写，可发布信息或提出看法。它是一种交互性强，内容丰富交流系统。内部员工可以获得各种信息服务，发布信息，进行讨论，聊天等等。4.1论坛版块设置了生活娱乐,采购资讯,行政发文,生产交流,财务信息等论坛版块。4.1.1生活娱乐发布,浏览各种生活娱乐信息。图4.1当点击时，及出现图4.1.2点击确定时即可发帖。图4.2当点击主题时，及出现图4.1.3即可发表帖子。 图4.3 最新跟帖人即为最后留言的人。4.1.2行政发文与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。用来发布行政单位或政府机构发的文件。4.1.3生产交流与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。用来加强生产调度工作，对于及时了

7、解、掌握生产进度，研究分析影响生产的各种因素，根据不同情况采取相应对策。4.1.4财务信息与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。讨论资本的筹措、投放、耗费、回笼、分配等内容。4.1.5采购资讯与【生活娱乐】一样，都可发帖跟帖。内部员工可在此版块发布商品信息，提供各种详细的商品参数和价格，相互交流各种采购资讯，还可以发布二手货信息，内部成员之间互相交易。4、 资产管理主要包括各种固定资产的新增、修改、退出、转移、删除、借用、归还等日常工作。5.1办公用品管理5.1.1办公用品登记办公用品进入仓库时都要记录信息，如数量，价格，入库时间。图5.15.1.2办公用品申领点击【确定】即可保存每个部门申领的办

8、公用品情况。图5.25.1.3办公用品查询查询每个部门的申领用品，数量，单价及负责人。图5.3品当点击【办公用品登记】即可跳转到图5.4。图5.45.2车辆管理5.2.1车辆资料登记点击【确定】即可保存车辆的登记信息。5、 人事管理人事部增加或删除员工信息,并对员工信息进行查询或更改, 对员工进行考勤管理。6.1员工管理 对员工的信息进行统一管理，完成了员工列表，增加员工，考勤管理等功能6.1 .1员工列表查看员工信息，勾选第一列的复选框，可以选择删除过时的信息。图6.16.2.1增加员工在对话框中键入相应的信息，点击“确定”按钮，可生成新的员工信息。图6.26.2考勤管理实现了打卡登记功能，

9、并可以对考勤信息进行查询。6.2.1考勤查询可查看考勤信息，勾选每行第一列的对话框，可进行相应信息删除。图6.36.2.2 打卡登记记录员工工作的初始时间，对员工进行考勤管理。图6.4图6.56、 客户管理在客户列表中添加客户信息,并查询。给每个客户制定名片,并进行名片信息查询。7.1.1 客户列表按照客户类别(我的客户,共享客户)来查询客户信息,并删除过时的客户信息。图7.1客户信息查询7.1.2添加客户填入相关信息,点击确定,生成新的客户信息,可在客户列表中查询。图7.2填客户信息7.2.1名片列表图7.3 查看名片信息7.2.2添加名片在此页面填入相关信息,添加客户名片。图7.4 添加名

10、片7、 常用工具为方便员工办公，提供常用的信息查询版块，包括列车查询，航班查询，邮件查询，邮编查询，手机归宿查询，天气预报查询功能。8.1 列车查询在对话框中键入相应的内容，便可查询相应的列车信息图8.18.2 航班查询当鼠标点击下拉菜单中选择要查询的航班信息后，便可自动显示出某天需要的到某地的机票的价格。点击查看折扣价，将会给出对应的实价信息。图8.2航班查询8.3 邮编查询在对话框中键入相应的内容，便可查询邮编信息 图8.3邮编查询8.4 手机归属。输入手机号码，单击查询按钮，便可得到手机归宿地信息图8.4手机归属8.5邮件查询选择快递公司后，输入运货单号，点击查询，便可跟踪快递信息图8.

11、5邮件查询图8.6快递选择8.6 天气预报在对话框中键入相关的城市信息，点击提交后，便可得到天气预报信息。图8.7天气预报8.7 万年历点击相应对话框，查询时间信息。图8.8万年历8、 系统管理方便用户管理，维护网站，可以在网站上灵活的设置公司基本信息。并对网站进行版块的设置。9.1网站基本信息将网站的基本信息填入相应的对话框中，点击确定后，将更改网站基本信息。图9.1网站的基本信息9.2系统基本参数设置当鼠标单击“论坛版块设置”图标，键入版块名，备注等信息后，点击“新增”按钮，便在论坛清单上显示增添信息。点击论坛清单最后一栏的“编辑”，可对相应的论坛信息进行修改。点击“参数设置”图标，可对论

12、坛基本参数进行相关设置。图9.2图9.3图9.4图9.5图9.69.2.1部门列表查询部门信息，在勾选框中进行勾选，点击“删除按钮”进行信息的删除。点击“新增部门”，可进入添加部门的页面。图9.7部门列表9.2.2添加部门在对话框中键入需要添加的新的部门信息，然后点击“确定”按钮，添加成功后，可点击左侧功能表中的“部门列表”选项，查询新建信息。图9.8添加部门9.2.3 岗位列表查询岗位信息，在勾选框中进行勾选，点击“删除按钮”进行信息的删除。点击“新增岗位”，可进入添加岗位的页面。图9.9 9.2.4添加岗位在对话框中键入需要添加的新的岗位信息，然后点击“确定”按钮，添加成功后，可点击左侧功

13、能表中的“岗位列表”选项，查询新建信息。图9.1.1添加岗位9、 采购管理从计划下达、采购单生成、到货接收、检验入库全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动规范化处理。10.1采购申领在对话框中填写需要采购的商品信息，点击“确定”按钮，在采购清单中即可查询新建的采购信息。图10.1采购申领 10.2采购清单当鼠标点击相应的采购类型图标（“办公用品”，“主材采购”，“劳保用品”，“辅材采购”）可查询出对应的采购申领清单，列出商品申领信息。勾选清单中每一行的第一列对话框，点击“删除”，便可消除对应的采购申领信息，若此采购申领任务经审批已经完成，便可点击“入库”，生成对应的采购商品的入库信息。 图10.2采购清单10.3 入库清单查询采购入库信息，在勾选框中进行勾选，点击“删除按钮”进行信息的删除。图10.3入库清单专心-专注-专业