采购管理办法(共10页).doc
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7、对经营利润产生很大的影响。因此,有效的采购制度可以发挥以下作用: (1) 奠定稳定的采购管理工作基础; (2) 提高采购管理水平; (3) 降低采购成本和储存费用,合理使用资金。为了规范集团所属公司、各部门原辅料、包装材料、设备、仪器、五金配件、办公用品及生活用品的采购业务,及时提供适质、适量、适价的产品,特制定本制度。 2适用范围 本程序适用于山东圣光集团下属管理的山东圣光化工公司、山东未来化工公司、山东圣光装饰公司、山东东圣传媒公司及集团所属各部门。凡大宗原料、辅料、包装材料、设备、零件、器材、办公用品、生活用品等采购业务有关询价、议价、采购等作业,均应执行本制度各项规定。 3组织及职责
8、3.1集团设立采购管理委员会、价格管理委员会和各公司采购部及相关集团采购部门。3.2集团采购管理委员会由集团总裁为主任,各公司总经理、集团各部门负责人为成员,必要时可请相关工程、技术人员列席。3.3集团价格管理委员会。 3.4集团采购管理委员会职责(1)议定集团物资采购政策和方针。(2)对集团拟定物资采购控制程序进行审议和批准; (3)定期组织召开采购管理会议,议定各公司、各部门报送的物资采购计划、价格和数量。(4) 特殊情况下可根据原物料、设备的采购特点及资金调度情况临时召开采购会议。 (5)协调、解决影响采购实施的重大问题。3.5价格管理委员会职责(1)及时收集集团各公司所用原材料、包装材
9、料、工程材料市场信息,包括供应商、价格等。(2)根据采购管理委员会的要求,对临时或急需的物资及时询价,或组织相关部门进行实地考察,为采购委员会的决策提供依据。(3)对各类所需物资信息进行分析,每月末向采购管理委员会提交市场分析报告。3.6具体采购部门职责3.6.1各公司采购部职责(1); (2) 提高采购管理水平; (34程序4.1权限划分 (1)原物料、包装材料、生产及辅助设备、仪器、工程材料的采购计划、价格、策略等均由各公司采购部门提出具体方案和建议。一次性采购金额不低于10万元时,由集团价格管理委员会询价,报请集团采购管理委员会议定,各公司采购部具体采购。 一次性采购金额低于10万元的,
10、由各公司审议并具体采购。(2)低值易耗品、五金配件、生产性消耗采购,由各公司使用部门提出采购计划申请,各公司采购部负责询价,呈各公司总经理签准,各公司采购部采购。 (3)办公用品、生活用品分别由集团办公室和集团后勤部提出采购计划申请,集团价格管理委员会询价,报集团采购管理委员会议定,分别由集团办公室和集团后勤部采购。(4)特定仪器、设备的采购须由请购部门负责人或相关技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。5采购工作基本原则 5.1 集团采购管理委员会是集团在大宗物资采购过程中的最高决策机构。 5.2 集团各公司、各部门负责人是集团采购管理委员会决议的最高执行者。 5.3 集团技术中心质量部门
11、必须对购入的生产用原料、包装材料质量、设备、仪器进行全过程监控。 5.4集团价格管理委员会和采购部门必须坚持多途径、少环节、货比三家、适时、适质、适量、适价的采购原则。 5.5各物资具体采购部门每月对负责采购的物资进行统计,每月末提交采购计划的同时提交物资的库存、耗用情况、应付及外欠货款统计报告。5.6各公司采购部和集团财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款等资料。5.7各公司应定期对采购人员进行业务培训和考核,以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。5.8原物料采购须尽量遵循“货到付款”的原则,严格控制原物料预付货款。 6集团采购管理委员会会议制度 6.1集团采购管理委员会的运行 (
12、1)每月二十五号定期召开集团采购会议 (2) 对采购管理过程中的特殊事项,如原物料市场急剧变化时,经各公司、集团部门负责人提议,应临时召开采购会议。 (3)集团采购管理委员会召开会议时,参会成员若因故无法参加,应授权代理人员参会。 (4)会议主持人为集团采购管理委员会主任,主任因故不能出席会议时应委托其他人员主持。 6.2集团采购管理委员会会议的内容及程序 6.2.1各公司报告内容: (1) 上次会议决议事项的执行情况; (2) 原物料的库存量、在途量; (3) 原物料的市场行情预测动态,公司应采取的措施; (4) 月原物料采购计划及资金需求计划; (5) 外欠货款情况; (6) 采购实施中需
13、协调解决的问题。6.2.2技术部报告内容:(1) 本月所购物资(原料、设备、仪器)的质量、技术验收情况; (2) 新采购物资(原料、设备、仪器)的使用情况;(3) 采购技术、质量方面需协调解决的问题。 6.2.3财务部报告内容:(1) 本月资金的使用情况; (2) 现金流;(3) 外欠货款情况。6.2.4集团价格管理委员会报告内容:各公司所需大宗物资市场行情及预测。6.2.5 集团采购管理委员会对各公司报告内容及采购相关的重大事项进行讨论并做出决定。 6.2.6 会议决议事项由集团办公室记录,整理后呈集团采购管理委员会主任核准。 6.2.7集团办公室将核准后的会议纪要分送至其他参会成员。 7供
14、应商管理办法 7.1 供应商的选定及指导 7.1.1对于大宗或经常使用的原物料,各采购部门应建立相对稳定的供应商,并设立供应商档案作为日后询议价和供料的参考。 7.1.2为确保货源,采购人员对于大宗和经常采购的原物料,应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购,以稳定货源、降低价格。 7.1.3选定供应商时,应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑,并依此确定是否发展为长期供应商。 7.1.4若供应商为贸易商或代理商时,采购人员应调查其信誉及技术服务能力等,据此作为判断是否为采购对象的依据。 7.1.5积极向供应商宣传公司原料品质标准,并在品质及技术服务上
15、给予必要指导,使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。 7.2 供应商的管理和分类 7.2.1每一笔采购业务,都要进行采购成本分析,交采购部门经理审阅后存档以充实供应商的资料。 3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、 资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D 四大类:A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商;B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商;C 类指信誉较好,资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。 3.2.3对于时常出现交货品质不符合
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