行政文秘岗位工作说明书(共5页).doc

《行政文秘岗位工作说明书(共5页).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政文秘岗位工作说明书(共5页).doc（5页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、精选优质文档-倾情为你奉上行政文秘岗位说明书第一部分 岗位规格说明一、基本资料：岗位名称行政文秘岗位评价基层岗定员标准1人直级上级行政部主管部门主管分析日期2007年12月20日二、岗位职责：（一）概述：在行政部经理的领导下，全权负责办公室日常事务管理，包括办公室内卫生环境的维护，办公用品的采购、来客接待及引见、总机电话接听及转接等。（二）工作职责及要求（见表1）：工作职责工作要求一、公司总机来电接听，准确及时传达电话记录；准确运用礼貌用语，及时传达给相关人员，如相关人员不在位置上，委婉告诉来电人。并让来电人留下联系方式及姓名，如是客户来电，应马上打电话告知相关人员，请其马上给客户回电。二、维

2、持前台纪律、办公室环境及卫生；1、每天早上提前10分到达办公室。2、打开空调、窗户通风。3、整理总经理办公室，把桌椅摆放整理、，备好茶水。4、每天下班前把自己的办公桌一次，关闭好门窗、电源等。三、公司来访客人前台接待、登记，来访宾客接待引领，展现公司良好形象；1、笑脸相迎，茶水相待。2、询问来宾情况，来访目的，有无预约及身份情况等。3、索要名片。4、及时告知相关人员。5、按同事的意见引见，接待（按情况给予续茶水）。四、公司员工出差车票、机票、酒店的预定工作了解具体的往返时间及人数，如果在几天内的往返应向订处票咨询是否可以订往返票，因为往返票有优惠；如果是订酒店，则除应了解人数后，还应了解入往人

3、的关系，以便进行房间的分配。平时，应多收集关于订票及酒店的信息，多进行价格筛选和质量比较。五、做好签收、准确分送邮件和信函，报刊的收发、整理工作；收：收后到应立即转到当事人手上，严格执行签收制度；发：早上的邮件必须于当天中午12点前发出去，下午的邮件必须于当天下午前发出去。每天早上上班前，至大厦一楼公司邮箱交当天报纸取出，整理挂在前台报架上。六、监督考勤，每月底最后一天向主管提交本月考勤记录1、新员工到岗，及时开考勤卡；2、监督每日的打卡情况和员工外出登记情况，对于没有登记，而又不在位置上的员工，应致电了解原因，回来后让其在登记表上补签。对于有代打卡的，应立即予以制止。七、办公用品的采购按计划

4、采购，并严格按见单采购的原则，需采购的物品必须由相关单位出示物品采购申请单。收到申请单后，仔细询问用品的规格、型号，确保采购的物品适用。物品采购费用采月结。平时，应多收集关于文具批发商的信息资料，多进行价格筛选和质量比较。八、协助部门进行文字录入、文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订、打印等工作；确保及时、准确完成九、负责管理公司会议室，进行会议室使用状态登记，确保会议室白板笔、白板的正常使用，会议室随时的正常使用状态；定期让清洁工人对会议室白板进行清洗，备好白板笔，让设备管理员常对会议室路线、网线、投影仪进行测试。十、档案管理文件管理1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。2、

5、收到外来文件，先做好收文编号，需要发放的应及时传递发放，留下记录，需要归档的应及时做好归档存放，把新文件编号编进档案索引表。3、内部通知、报告应及时在公司内部传递，并在文件墙上粘贴。4、归档文件应建立借阅登记，便于回收。十一、公章使用登记、审批公司必须合同章、公章的使用必须严格管控，按照审批程序执行。对于重要的合同文件没有经过部门或总经理的审批，不能加盖公司章。三、其他职责：1、领导交办的其他的临时工作。四、监督及岗位关系：（一）所受监督和所实施监督：1、所受监督：直接接受行政部主管的工作监督与指导；2、所施监督：对公司全体同事的办公室事务执行情况进行监督。（二）与其他岗位关系：1、内部联系：

6、本岗位与公司各部门在工作上有密切的协调和配合关系；2、外部联系：本岗位与外部酒店、订票处、办公室用品销售商、物业管理办公室等有工作上的合作关系。（三）本岗位职务晋升阶梯图（见图1） 行政部主管 办公室主任 行政文秘 （四）本岗位横向平移情况本岗位可向其他职能部门客服或商务岗位平移五、岗位权限：1、对各单位口头提出或不符合办公室用品采购或用公章的情况予以指导的权力；2、对违反办公室纪律的行为予以监督和指导的权力；3、对损坏公司财产，浪费公司资源的行为予以制止的权力；4、有对上级部门提出合理化建议和意见的权力和义务。六、劳动条件及工作环境：本岗位属于脑力工作，工作环境温、湿度适中，无躁音、粉尘污染

7、、照明条件良好。七、工作时间：本岗位实行每周工作五天制，合37.5小时标准工时制。第二部分 员工规格要求八、资历：1、工作经验：具有二年以上工作经验，一年以上本岗位工作经验；2、学历要求：具有大专以上学历，英语3级以上。九、身体条件：要求身体健康、精力充沛、长相端庄，声音甜美。十、心理品质及能力要求：1、智力：具有较强的学习能力，理解指令能力和推理、判断能力；2、较高的领悟、反应能力，口头表达流利、吐字清晰；3、具有一定的沟通协调能力、管理能力、实施运作能力；4、严谨、细心、善于发现问题，并能及时作出判断和动手解决；5、积极、主动性高，善于进行工作沟通和协调。十一、所需知识和专业技能（一） 担

8、任本岗位职务应具备的专业知识和技能1、 具备岗位服务规范知识；2、 具有一定的计算机操作水平，能熟练操作使用计算机办公自动化软件；3、 具有一定的的外语水平，能进行简单对话；4、 具有一定的公关意识，能处理一般的客户电话问题；（二） 应具备素质：德：良好的职业道德修养、敬业爱岗，忠于职守。能：（1）业务能力：A、服务行业专业知识和实际运用能力；B、日常突发事件处理的能力；C、公关和协调能力；（2）管理水平：具有一般的计划、组织、控制、协调能力。（三） 招聘本岗位员工应考核的内容：1、思想素质、判断、思维、沟通协调能力；2、服务意识；3、计算机操作水平4、专业能力；（四）上岗前应接受的培训内容：

9、1、了解公司企业文化及相关的规章制度；2、了解本岗位主要的职能和责任，熟悉部门各项操作规程；3、掌握公司各职能部门的工作分工；4、服务意识、安全意识、保密意识；5、熟悉、掌握公司的产品和业务。（五）上岗后继续教育训练的内容：服务规范、公关学、社会学、心理学、行政管理学十二、绩效管理绩：1、办公室电话接听、快递接发的及时性，要求达到100%；2、会议室、领导办公室环境维护、环境优化；要求达到100%；3、办公用品采购的及时性；要求达到100%；4、发票邮寄、客户签收回执收集率要达到100%5、公章使用审批合格率在达到100%6、考勤执行要求达到98%以上。勤：出勤率、办公室纪律执行情况；十三、本岗位从时间角度的工作要求：1、每天下班前对办公室（特别是会议室及领导办公室）进行整理，锁好门窗；2、次月5日前递交工作总结报告；3、根据工作进展情况，随时向行政部主管提出合理化建议和意见；4、每年年末，制定全年工作计划，根据工作完成的实际情况，向上级作述职报告。十四、考核结果的分析与反馈：由上级及相关领导对本岗位员工一季度的工作进行核实与客观评价，并将考核结果与周期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。专心-专注-专业