公司费用报销管理制度(共16页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上*有限责任公司费用管理制度第一条 目的。为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。第二条 管理方法。公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。n 管理方法：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：业务单位的招待费、运输费、所有部门的手机费、办公费。n 管理方法：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：所有部门的差旅费、其他相对变动费用。n 管理方法：除此之外的相对固定费用采用预算管理。1. 预算管理1.1 定义预算管理是指

2、:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额2,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一编制月度预算，经总经理、董事长批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。1.2 具体实施1.2.1 每月15日前，各职能部室车间向财务部提交下月的费用预算表，审批核准后的预算在月底前发回各单位。1.2.2 各职能部室车间未能在规定时间内提交费用预算表，则该部门的费用报支顺延一个月。1.2.3 财务部对报支的费用逐笔登记台账，对超预算报销的单位，在次月公司经济责任制考评会上提出考核。1.3 超预算部分审批权限1

3、.3.1部门本期费用合计数超预算2000元，或单项费用超预算10，总经理审批。1.3.3部门本期费用合计数超预算2,000元，或单项费用超预算10%，由董事长审批。2. 额度管理2.1 定义额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。2.2 具体实施2.2.1 根据销售额确定额度的费用项目是业务招待费、运输费。业务招待费超额度本期内不予报销，运输费超额度需向主管部门提出书面报告，经批准董事长后方可报销。2.2.2 根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。2.2.3 根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分

4、本期内不予报销。3. 行政管理3.1 定义行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用短信或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。3.2 具体实施3.2.1 单项费用金额500元必须采用OA流程申请。无批准的OA申请，在报销时财务部门作退回处理。3.2.2 行政领导级次：员工部门主管公司主管领导总经理董事长。3.3 行政管理审批权限3.3.1 单项费用500元，由各部门公司主管领导审批。3.3.2 单项费用500且2,000元，由总经理审批。3.3.3 单项费用2,000元，由董事长审批。3.3.4 公司副处级及以上人员费用报销由

5、董事长审批4. 其他变动费用其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费。5. 相对固定费用除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。第三条 费用内容及管理分类。管理方法费用项目费用内容预算管理额度管理职能部门的招待费招待客人的餐费、礼品等手机费因工作需要而实际已支付的手机费办公费-其他办公用品日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等预算管理行政管理业务单位的招待费招待客人的餐费、礼品等差旅费出差的在途车费、住宿费、市内交通费、出差生活补贴交通费市内出差、办事所花费车费、副处级以上交通费车管费车辆花费费用，如：汽油、停车费、过桥路费等

6、会务费参加各种会议而单独列明的费用佣金支付的代理费用其他通讯费除移动通讯费之外的其他通讯费广告费支付媒体广告；宣传用资料、小礼品、展示摊位费等预算管理除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用第四条 费用报销单填列规范。1. 费用报销单填写及票据粘贴要求： 1.1 报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 1.2 报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 1.3 各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 1.4 若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 1.5 报销

7、单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 1.6 报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 1.7 报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 1.8 报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； 1.9 有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 1.10 出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认； 2. 报销的原始发票要求是正规发票。发票级次：增值税发票-普通发票。3. 对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写

8、，并经委托部门主管签字确认,无委托部门主管签字的,费用记入经办部门账。4. 报销单据4.1 使用说明单据名称使用说明差旅费报销单差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。日常费用报销单非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的招待费和手机费补贴也分别单独填写日常费用报销单。借款单个人差旅费、其他垫付款项暂借款。4.2 借款单使用注意事项4.2.1 借款单的审批权限，等同于“二、费用管理方法”中的权限。4.2.1 借款单的除差旅费以外的其他费用支付，以支票形式为主。第五条 费用报销的步骤和流程。各部门费用发生后均须按照规定行政审批流程经公司领导签字审批后到财务部报销，各部门单项费用超2000元（含20

9、00元）及公司副主任级及以上人员报销费用必须经董事长签字审批后，财务部方可进行报销。1. 步骤2.1 判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。2.2 判断所发生的费用：属哪种管理方法？2.2.1 如属“管理方法”判断是否超额度，若超额度不予报销。2.2.1 如属“管理方法”判断是否经过“行政管理”，单项费用金额500元是否有批准的OA申请？2. 流程详见费用报销流程附件第六条 借支规定。1. 个人差旅费借款，需凭批准后的借款单进行申请。3 个人差旅费借款的审批权限，按“二、管理方法-行政管理”中的“行政领导审批权限”执行。第七条 差旅费。差旅费采用预算管理和行政管

10、理两管理种方法。差旅费的行政管理是指是否填写出差申请单，并经相应行政级别批准（公司统一组织的出差除外）；产生的费用是否按行政级别审批。1. 出差1.1 出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费。1.2 出差期间的招待费不列入差旅费报销单，另行单独填写日常费用报销单，与差旅费同时报销。若出差期间的招待费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。1.3 对不享受手机费月报销额度100元/月的人员，出差期间的手机费补贴，也另行单独填写日常费用报销单，与差旅费同时报销。1.4 出差，必须先填出差申请单，根据需要，凭批准后的出差申请单

11、和借款单借支差旅费。1.5 出差回公司后，在2个工作日内，持出差申请单，到财务部门办理报销手续，经营部人员差旅费报销，由销售内勤负责整理本部门所有人员报销单据，并按照人员及费用类别编制统计表，经公司主管领导审批后与报销单据一并交财务部（电子表格报财务总监）。2 控制要求2.1 出差审批控制2.1.1 各部门应建立出差审批制度，严格控制出差人数和天数，确保在差旅费指标限额内开支，合理使用差旅费。2.1.2 员工因公需出差的，应经主管领导审批后方可出差：1. 公司副主任级及以上人员因公出差，由董事长批准；2. 其他员工因公出差，须经总经理批准3. 员工外出培训，除需由所在单位主管领导签字批准外，还

12、应经总经理、董事长签字批准。2.2 员工因公出差需借款的，应由本人在OA系统中填制借款审批单（专用模板）,注明借款人姓名、所在单位、出差事由、借款金额（其他说明事项可在备注中说明），按第资金管理制度中关于“职工借款审批流程”规定的审批权限提交有关领导审批，待审批流程完毕后到财务部办理借款。2.3 出差人员应按照“经济、便捷、直达”的原则选择行程路线，并按公司规定的乘车、住宿标准选择交通工具和旅店。2.3.1 出差人员（销售人员另行规定）住宿费标准（随住宿费收取的增容费、治安费、扶贫费、取暖费等计在住宿费限额内）：2.3.1.1 公司董事长、总经理为县级城市180元（每人每天，下同），一般城市4

13、00元，特殊地区500元；2.3.1.2公司副处级（副主任级、副处级调研员）人员为县级城市180元（每人每天，下同），一般城市200元，特殊地区300元；2.3.1.3 其他人员每人每天住宿标准为县级城市120元，一般城市140元，特殊地区180元。2.3.1.4两名及以上员工出差到同一地点的，有合住条件的，原则上要求合住，住宿费标准增加40元/人.天。2.3.2 出差人员交通工具乘坐标准：2.3.2.1出差人员可乘坐火车硬席、动车组二等座、高铁硬座、轮船三等舱位、普通长途公共汽车； 2.3.2.2原则上不可乘坐动车或高铁一等席位和卧铺、普通火车软席、轮船二等舱位、豪华长途公共汽车、飞机等交通

14、工具，如因出差路途较远，出差任务紧急需乘坐，需先行请示公司总经理批准并经公司董事长签字报销。2.3.2.3 乘坐火车出差，从晚八时至次日晨七时之间在车上过夜6小时以上、或连续乘车超过12小时的，可购同等硬席卧铺票；不足上述时间规定的，如同等硬席卧铺价格低于应乘坐的动车座位标准的，可予以报销。如飞机票低于同等硬席卧铺价格的，可予以报销。2.4 员工出差归来，应在三十天内报销和清理出差借款帐户，超过时限的，财务部可对出差人员所在部门考核处罚（非员工主观原因造成未按时报销的不考核）。2.4.1 报销的审批手续：员工因公出差报销差旅费时，需填制差旅费报销单，注明报销人姓名、所在单位、职务或职称、出差起

15、止点、出差事由、起止日期、应报单据张数及金额，按第2.1.2条款规定报请有关领导审批签字后到财务部门报销。2.4.2 任何人不得提供虚假票据进行报销，一经发现，财务部应拒绝报销。发票金额小于等于500元的，由报销人上税务局网站核实发票的真伪，并保证报送财务报销为真实、合法的；发票金额高于500元的，由报销人上税务局网站核实发票的真伪，并拷屏打印后与报销单据一并报财务部。2.5 财务部应凭票据、出差天数等计算、报销因公出差人员的差旅费。2.5.1 因公出差人员的住宿费实行限额凭据报销，具体按出差的实际住宿天数计算；2.5.1.1 出差住宿费在规定的限额标准内凭据报销，超过规定限额的部分，由个人自

16、理、不予报销；低于住宿费标准的，按节约额的50%给与出差人员补助。2.5.1.2 出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费收据的，不予报销住宿费。2.5.2 因公出差人员的旅途交通费在规定的乘坐标准内凭据报销，并给予适当的差旅补助，具体按以下计算；2.5.2.1 因公出差的车票订票费，10元以内准报，超过部分自理。2.5.2.2 车票的退票手续费20元以内准报。2.5.2.3 对符合乘坐卧铺车规定而不买卧铺票的，根据本人实际乘坐的火车硬席座位票价（不包括空调费、购票手续费及旅游车差价），按下列比例计发给个人补助费：1. 乘坐慢车、直快列车的按票价的60%计发；2. 乘坐特快列车的按票价

17、的50%计发；3. 乘坐新型空调列车的按票价的30%计发。2.5.2.4 对符合火车软席卧铺条件而改乘硬席座位的，按上述5.5.2.3条款规定办理；改乘硬席卧铺的则不执行本规定。2.5.2.5 出差人员乘坐旅游列车的，报销时应扣除其高出乘坐标准的差额部分。2.5.3 出差人员的伙食补助费实行包干，按出差的自然（日历）天数和伙食补助费标准计发。2.5.3.1 外地出差的伙食补助费标准：1. 离开工作常住地70元/天；2. 在工作常住地，但因公不能在食堂就餐的30元/天（不足4个小时按半天计）；2.5.3.2 员工经批准到外地学习、进修、培训的伙食补助费标准：1. 时间在3天以内（含3天），每人每

18、天补助30元2. 时间在半年以内的（含半年），每人每天补助15元；3. 超过半年不足一年的，每人每天补助12元；4. 一年以上的每人每天补助10元。5. 工作人员外出参加会议、学习、培训的伙食补助费食宿自理的，按相应标准发给伙食补助；6. 其他情况，如由主持和组织单位统一支付费用的，或会务费和培训费包含住宿费或伙食费的，不再发给伙食补助。7. 为鼓励出差人员不乘飞机，并鉴于乘坐火车在途期间伙食费用较高等原因，对于连续乘车每满12小时，加发20元伙食补助费。8. 夜间乘坐长途汽车、轮船最低一级舱位（统舱）以及乘车、船押运人员，夜间超过6小时的，每人每夜加发一天伙食补助费；超过4小时不足6小时的，

19、加发半天伙食补助费。2.5.4 员工因公产生市内交通费用及员工私有车辆用于公司的费用，由公司每年核定各部门费用指标，具体指标及管理规定另文下发。2.5.5 工作人员趁出差或工作调动之便回家探亲、绕道游览的，其绕道车船费扣除直线单程车、船费的超支部分由个人自理。绕道和在家期间，不发伙食补助费、住宿费和交通费。2.5.7 因病经公司批准去外地就医的，只报销车、船票和候诊期间的住宿费，其他费用按照工伤保险报销规定办理，超出工伤保险报销范围医药和器械费用、医院配餐费用、医院安排的陪护费用等由公司承担。经单位领导批准的重病患者的护送人员，按因公出差办理，按照30元/天的标准计算补助，但市内交通费不执行包

20、干办法，凭据在限额内报销。2.5.8 由于特殊原因住宿费、车票等超过规定标准的，需经公司董事长签字批准，方可报销。2.8 公务出国人员费用开支执行国家财政部财行200173号文件临时出国人员费用开支标准和管理办法（以下简称出国费用标准）。2.9 出国培训人员费用开支标准。2.9.1 伙食费标准：2.9.1.1培训时间在30天以内的，按出国费用标准规定的伙食费标准执行；2.9.1.2培训时间在3190天之间的，按出国费用标准规定伙食费标准的90%执行；2.9.1.3培训时间在91天以上的，按出国费用标准规定伙食费标准的80%执行。2.9.2 住宿费标准，在每次出国前由公司确定，执行实报实销。2.

21、9.3 公杂费标准：2.9.3.1 培训时间在30天以内的，按出国费用标准规定的公杂费标准执行；2.9.3.2 培训时间在31天（含31天）以上的，按出国费用标准规定公杂费标准的60%执行；2.9.4 其他费用按出国费用标准执行。 2.10 现职副处及以上人员公务用车费用2.10.1. 公务用车费用范围及标准：经公司红头文件正式任命的现职副处及以上人员，公务用车标准见附件一。2.10.2 公务用车费用报销流程如下：每月26日前由财务部统计整理现职副处及以上人员公务用车费用明细表，报董事长审批后报销付款。现职副处以上人员公务用车费用标准 单位：元岗 位标 准（元/人月）董事长3500总经理300

22、0副总经理22002.11公司公车日常使用费用控制标准：序号公车公司公车日常使用费用控制标准备注15000行政部负责该车辆的日常管理，负责充油卡和ETC缴费。燃油费、过路费、停车费等日常使用发生的费用均计入该控制标准。维修、保养费、保险等费用不计入。25000经营部负责该车辆的日常管理。燃油费、过路费、停车费等日常使用发生的费用均计入该控制标准。维修、保养费、保险等费用不计入。2.12公司领导、员工私车公用，由员工所在部门对日常使用里程进行记录和审核，按照公用里程1.5元/公里计算，于月度报销时凭票报销，公司领导私车公用由财务部承办报销。2.13日常因公外出、出差期间发生的出租、公交、地铁、租

23、车费用控制标准：序号部 门标准序号部 门标准1经营部60005财务部2002技术开发部10006生产部2003质量控制部2007物流部2004行政部2008设备部200第八条 招待费。1. 定义招待费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品等费用。经营部的招待费采用预算管理和行政管理相结合的方法，其他部门实行预算管理和额度管理相结合的方法。所谓招待费的行政管理是指费用报销人在费用产生前，采用短信打电话或OA的形式向行政领导提出本次费用计划，单次费用金额500元须申请本部门主管；单次费用金额500元2000元须申请总经理；单次费用金额2000元须申请董事长；内容包括事由参加人数预计金额。2.

24、业务招待费的使用范围2.1 业务招待费可用于上级主管部门、政府部门到本公司检查、指导工作及兄弟单位来人联系工作的接待。2.2 业务招待费可用于上级主管部门、政府各部门委托本公司承办的各种会议所发生的必要招待。2.3 业务招待费可用于业务部门外出联系工作所发生的必要招待。2.4 业务招待费可用于本企业发生突发性事件后的抢险抢修以及救灾所发生的就餐、茶水饮料等必要性开支。2.5 业务招待费可用于因实施重大生产项目、临时突击项目而需要连夜工作发生的夜间就餐，茶水饮料等必要性支出。3. 额度公司的招待费控制在年度预算额度内使用，各单位建立业务招待费报销台账（电子）并在摘要栏内简要列明事由地点招待单位参

25、加人数金额，按月上报董事长、总经理、财务总监。4. 招待费必须填列费用报销单，出差期间的招待费须与差旅费同时报销。5. 如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作为报销人。第九条 通讯费费。1. 定义1.1 固定电话，实报实销，超标部分从部门绩效薪酬中扣除。1.2公司对手机费采用预算管理和额度管理相结合的的方法，额度管理是指根据所担当的职务级别和工作的需要，确定该岗位的手机费报销额度。手机费须先自行缴费，后凭有效发票在额度范围内按实报销，超额度部分个人承担，试用期员工按照岗位对应标准的60%执行。若确因业务所需通讯费超过当期额度，须经办人在发票背面注明具体原因，按照费用报销审批流程经公司领导

26、签字批准后，财务部方可实报实销。2. 各部门的额度序号部门岗位标准序号部门岗位标准1公司领导董事长100017技术开发部部长3502总经理80018开发主办3503副总经理50019主任级工程师2004财务总监50020质量控制部部长2005董事50021副主任工程师1006行政部部长35022其他部室员工507行政助理10023生产部部长2008人事助理10024副部长1009分会专员10025班组长5010财务部财务主办20026物流部部长35011会计科员10027主办10012经营部部长45028转化工程师10013副部长45029其他部室员工及班组长5014区域经理35030设备部部

27、长20015销售内勤15031主任工程师15016原料采购15032班组长50第十条 办公费。1. 定义办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。2. 办公用品分类2.1 办公用品按会计核算项目分为专用办公品、快递费、其他办公品具体如下：2.1.1 专用办公品：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材和销售业务专用的单据。2.1.2 快递费：是指邮局的邮寄费、市内外快递费。2.1.3 其他办公品：包括消耗品：购增值税票，帐本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮

28、筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、签字笔、钢笔、圆珠笔、电池、剪刀、订书钉、计算器、复印纸、信纸、信封、订报刊等。2.2 其他办公用品按使用可分为个人领用与部门领用2种。个人领用：由个人使用保管的物品，如铅笔、胶水、橡皮等。部门领用：是指打孔机等管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用3. 其他办公用品的日常管理3.1行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序：各职能部门将办公用品领用计划报行政部审核，并经总经理/财务总监审批后到定点单位采购。3.2领用办公用品须作领用登记，行政部管理员建立办公用品领用台帐以控制办公品消耗。3.2行政部应按月将办公用品领用及费用分配表报

29、财务部，财务部将费用划转入各职能部门。3.3 办公用品系为公共活动提供，严禁带出公司私用。3.4办公用品（除财务部门专业用品外）由行政部门统一负责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。第十一条 员工综合补助福利1. 在职员工自2014年1月起发放市内交通补助，标准：150元/人.月，已享受公司车补的员工不享受本补贴。2. 在职员工自2014年1月起按照出勤天数发放误餐补助：标准：10元/天.人。以下情况不享受本补贴：2.1 员工离开工作常驻地出差期间，按出差的自然（日历）天数计发出差综合补助福利70元/天，根据出差票据经财务部核实于报销时计发，

30、不同时享受公司的餐补。2.2 在工作常驻地但因公不能在食堂就餐的可享受每人每天30元的误餐补助，不足4小时的按半天计，各部门正职负责记录和监控和报销确认，财务部核实于报销时计发，不同时享受公司的餐补福利。2.3 每月15日前各部门统计本部门所属员工上月出差情况表报财务部审核后，转行政部核减员工午餐补贴金额；3. 员工在工作常驻地期间，享受公司按照每月自然天数每人每天7元的标准直接补贴到公司食堂的餐补福利，享受免费午餐；4. 生产部、物流部、设备部、质量控制部副部长/主办以下岗位员工每月另外补贴100元餐补直接打入个人就餐卡。第十二条 附则。1. 本制度由公司财务部制定，经董事长核准签发，自20

31、1*年 月 日起实施执行，原相关费用制度作废，未尽事宜以财务部发文为准。2. 本制度由财务部负责解释、监察。附件：费用报销流程表及相关财务核销单据*公司费用报销流程图流程图说明权责部门相关表单文件报销单据整理粘贴 财务部审核部门主管审核填写费用报销申请单NGNG报销人员根据公司费用报销制度要求,整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴。根据报销内容填写费用报销单，外地出差的填写出差费报销单。报销人员报销发票报销单据费用报销制度借款单报销单填写要求不得涂改，不得用铅笔或红色字体的笔填写，并附上相关的报销发票或单据。若属于出差的费用报销，必须附上经过批准签字的出差审批表。采购物品报销需附上总经理

32、签字确认的采购申请表。报销人员费用报销单出差审批单采购审批表费用报销制度借款单费用报销单及相关单据准备完成后，报销人员提交给部门主管审核签字，部门主管须对以下方面进行审核：1） 费用产生的原因及真实性；2） 费用的合理性；3） 票据及单据的规范性。若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。相关部门主管费用报销单报销发票报销单据出差审批单采购审批单费用报销制度借款单部门主管审核签字后，将报销单据提交给财务部，由财务部门会计人员进行报销费用的确认，并经财务总监审核签字，主要内容包括：1） 产生的费用是否符合报销标准；2） 财务是否能及时安排此费用；3） 单据或票据是否符合财务规范要求.若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提报。财务部费用报销单报销发票报销单据出差审批单费用报销制度借款单总经理审批 NG审核符合要求的报销单据呈总经理，由总经理进行批准签字，若总经理发现不符合要求，须立即退回财务部，由财务部跟进处理。总经理审批后，费用在总经理审批权限内直接到财务部门报销，费用超过总经理审批权限再送呈董事长批准总经理费用报销单报销发票报销单据出差审批单借款单董事长 批准NG 对审核符合要求的报销单据送呈董事长，由董事长进行批准签字，若董事长发现不符合要求，须立即退回财务部，由财务部跟进处理。董事长费用报销单报销发票报销单据出差审批单借款单财务报表处理专心-专注-专业