费用报销制度(定稿)(共21页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上文件号BH-CW-012012-02发文部门财务部发文日期版本第二版使用部门全公司签发人借支及费用报销管理制度第一部分总则第一条 为加强公司费用管理,规范财务报销制度,明确费用报销标准、清晰费用报销流程,合理控制费用支出,特制定借支及费用报销管理制度。第二条 本制度根据公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、税费支出、差旅费支出及其他专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出的具体制度和流程。第三条 本制度适用于公司所有部门、各子公司(含控股子公司)、分公司的全体员工。第二部分 借支管理规定及借支流程第四条 借款管理规定(一) 定额备用金借款:部门公务较
2、多的人员可申请实行定额备用金制度,即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金,报销时可不抵借支,直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须填写“定额备用金审批表”,经主管部门经理确认,主管副总裁审核后,交财务部核定备用金定额后,由总裁审批后实行。(二) 临时备用金借款:员工因出差或者业务活动需要,填写借支单(出差还需填写“出差申请审批表”),按审批权限报批后,可向公司财务部预支一定数额的临时备用金。(三) 临时备用金借支人员须在公务完毕后三个工作日到财务部结清备用金,实行定额备用金的人员每季度末定期清理一次,借支人必须按规定时限及时结清备用金,前款不清,后款不借。(四) 每年12月31日前,除12
3、月下旬借支的备用金除外,所有个人借支的备用金都必须结清归还,逾期不还的,一次或分次从借款人工资中扣回。(五) 借款销帐时应以借支单为依据,据实报销,超出借支单申请范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐。(六) 借支单是财务账务处理的依据之一,除当日借支当日归还的以外,报销费用时借支单不予退还;归还多借备用金时,由出纳开具收据给报销者本人,借支单也不予归还,收据须妥善保管备查。第五条 借支流程(一) 借款人按规定填写“借支单”,注明借款事由,借款金额(大小写须完全一致,不得涂改),借款支付方式。(二) 借款人因出差借支需在“借支单”后附经审批的“出差申请审批表”,借款人因业务招待
4、借支的需在“借支单”后附经审批的“业务招待费申请审批表”,借款人因支付各项非固定费用的借支需在“借支单”后附经审批的专项费用支出申请报告。(三) 借款审批流程:借款人填写借支单部门经理确认主管副总裁审核总账会计复核财务经理复核财务负责人复核总裁审批(四) 借款支付流程:出纳根据完成审批流程后的借支单将款项支付给借款人。第三部分 日常费用报销制度及流程第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、汽车费用(含油费、路桥费、修理费、停车费、保险费等)、培训费、资料费等。第七条 费用报销的一般规定(一) 使用单据:差旅费报销使用“差旅费报销单 ”,其他报销
5、使用“费用报销单”。(二) 报销单的填写与票据要求:A. 报销单必须使用签字笔或钢笔填写,报销凭据及其各附件要素齐全并填写完整。B. 单据所填写文字、数字要工整、干净;金额大小写相符,一律不允许涂改,小写合计栏首位前加“¥”,大写按数字要求完整规范书写,靠左不留空格。C. 不同单位、不同部门的报销分别填写相应的报销单,同一张报销单的不同费用项目分栏填写,摘要栏简明扼要,能反映经济活动内容。D. 签名模式清晰可辩,使用与身份证一致的姓名。E. 如为借款报销的,应在报销单上注明冲借支,并写清金额,如有漏写的经财务部查出可退回报销人延期报销。F. 加班报销车费需写明加班人、日期、时间段。G. 报销票
6、据要求提供合法发票,发票抬头必须是公司全称,要素清晰、完整,包括:时间、费用内容、数量、单价、金额、经手人、收款单位及其发票专用章,金额大小写必须相符,发票开具内容必须与报销事项一致(火车IC卡乘车凭证只能作为发票附件,需以火车报销凭证报销)。字迹模糊不清或要素不完整者视同无效依据,不得办理报销事宜。H. 外来单位人员收取货款或费用款,要提供授权委托书和能证明其身份的有效证件,以杜绝冒领事件的发生。I. 支付给外单位的款项,收款单位信息必须与发票开据的单位一致。J. 禁止使用订书钉装订发票;原始票据应按时间先后顺序、费用类别分门别类的阶梯式错位粘贴,金额清晰;粘贴、发票正面朝上、长宽不得超过费
7、用报销单; K. 如未取得合法发票的,需由经办人写出情况说明,经部门主管签批后由总裁批准后以真实的票据入账。未取得发票的报销不得与有发票的报销使用同一报销单。L. 费用报销的内容如为购买实物的,须有收货人签收证明(报销人与收货人不允许为同一人)。如在商场或超市购买物品的,需将购物小票附发票后;M. 如果有热敏纸打印的发票或附件的,请复印后连同原件送审。N. 差旅费报销的标准和特殊规定参看后续相应条款。O. 招待费报销标准及注意事项参看后续相应条款。P. 工资、奖金及福利品等发放需附花名册并由人力资源部提交员工签字的清单。Q. 汽车费用、电话费、办公用品报销的具体流程及标准参看后续相应条款。(三
8、)报销审批流程:A. 报销人填写报销单证明人或相关部门确认部门经理确认主管副总裁审核总账会计复核财务经理复核财务负责人复核总裁审批B. 签字审批作业职责要求:a) 办理其他部门交办事务或二人以上同行的需要相关人员确认签字。b) 费用所属部门经理确认费用的真实性、合理性,核实是否为本部门费用,检查报销凭据的完整性、规范性及价款的正确性。c) 如为报销运费发票,需要销售中心人员确认。d) 财务部总账会计复核,确定费用报销前期的审批手续是否完整,确保数据的准确性,是否符合相关报销标准,发票是否完整真实。相关费用与发票是否匹配,确定往来款项的正确性。e) 财务部经理对总账会计的审核进行复核。f) 财务
9、负责人对财务部经理的审核进行复核。g) 总裁审批签字。第八条 罚则:经总裁特批的除外,财务在审核过程中发现有不符合相关规定的,应退回报销人修改或改正。对情节较为严重的,报请上级领导处以50-100元/次的罚款。对情节特别严重的,直接上报公司处理。财务人员在执行过程中必须严格执行财务管理制度,审计监督部门对财务人员执行中提出不符规范的问题,责其纠正或修改;给企业造成损失的,直接责任人承担损失金额的30%。对情节较为严重的,报请上级领导,并处以100-200元/次的罚款。第九条 各子分公司实行总经理负责制,总经理对本部门所有人员的费用报销请领款和对外支付款事宜进行审核和复核,并自觉接受财务的审计和
10、领导的监督检查,总经理本人发生的请领款费用报销等,必须由总裁签字审核,财务才能认可执行。第十条 差旅费报销标准及特殊规定(一) 出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务,并根据本制度的规定享受相应标准的伙食补贴和交通补贴;在公司办公所在地城市市内履行公务不享受伙食补贴和交通补贴。(二) 公司员工出差应严格履行报批手续,出差之前填写“出差申请审批表”,载明出差事由、出差目的地、出差时间、出差费用预算、交通工具,出差线路,未经批准不得自行出差,自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担,公司不予报销。公司各部门应严格控制出差人数,并考虑其完成任务的期限,确
11、定合理出差日期,逾期出差应向上一级主管负责人报告,对因公出差人员,按相应标准报销出差费用。(三) 出差人员将审批过的“出差申请审批表”交财务部,按借支管理规定办理借款手续。(四) 出差人员持审批过的“出差申请审批表”复印件,到行政部订票,由行政部负责办理订飞机票与火车票。(五) 出差人员应在回公司后三个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写“差旅费报销单”,并附上“因公出差核销明细表”,填写报销单时要写明出差事由、出差当日出发时间与到达当日到达时间;每笔车费需写明起止地、事由及明细;若票面无日期的,需注明日期;若为定额发票,需注明实际发生的金额;出差如为多人同行,请分别填写住宿费用、餐补。
12、如住宿发票开在一起,由一人负责报销时,应注明同行报销人员的名字,并附上同行人员的出差申请单,方可报销。(六) 按报销审批流程进行审批,提交出纳报销。(七) 费用标准:A、 出差人员分级:出差人员根据其在公司担任职务不同(董事长和总裁实报实销)分为四级:一级包含副总裁、总经理、副总经理、总监;二级包含经理、主任、部长;三级包含副经理、副主任、副部长、主管;四级为公司一般办事人员。B、 地区分类:根据地方经济发达程度及居民消费水平,将全国主要城市及地区分为四大类:A、北京、上海、天津三个直辖市和深圳、广州、厦门等沿海发达城市B、各省会城市C、地级城市 D县级城市(含重庆市内除主城区以外的区县)C、
13、 交通工具标准:出差人员使用的交通工具标准为火车硬卧、汽车、轮船三等舱等普通交通工具,特殊情况需提高乘坐标准或乘坐飞机的需经总裁批准,如提高标准后的交通费用低于或等于火车硬卧的费用可直接写说明不用提交总裁审批。乘坐出租车需提供机打发票,除总裁特批外定额发票不予报销,每次经总裁批准后只可报销50元限额,单张发票金额超过50元的,以上部分不予报销。乘坐公共汽车的市内交通费据实报销。D、 出差时间的限定:按实际出差天数(以24小时为1天)计算。出差起止时间以出差的长途车船(含机票)发出和到点时间各顺延1小时为准,不允许绕道行走(绕道行走的时间和路途逗留时间要计扣,不得算出差时间)。E、 住宿费报销标
14、准:住宿费按地区与人员分级实行以下标准,根据发票在标准内据实报销,超支部分自理,规定标准内节约部分按60%返还给个人,公司员工随同主管及以上级人员一同出差,其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行,两人及两人以上同性别的员工出差,必须入住标准客房,出现单数的方可入住单人客房,住宿费用的报销按1人标准执行。出差目的地办事滞留期间,实际住宿天数按四级出差人员为标准报销住宿费。 表一 : 单位:元/天补助金额四级三级二级一级A类地区155200250300B类地区120150200220C类地区90110130150D类地区7090100110D类地区(本市主城区以外)60708090F、 伙食补
15、贴标准:出差期间伙食补贴采用包干原则,无须使用相关票据。出差人员当日有招待费发票的,当日不计算伙食补贴。招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由,招待费发票未注明日期的,一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补贴,因公外出当日返回的不属出差,不享受此项补贴,重庆员工出差遵义基地,基地予以安排午餐和晚餐的,不享受此项补贴,只安排一餐的,按照伙食补贴的50%的执行,出差时由接待单位提供餐或由上级主管人员安排用餐的将不予报销伙食补贴,伙食补贴根据实际出差天数(含往返途中),按地区与人员实行以下标准:表二: 单位:元/天补助金额四级三级二级一级备注A类地区40506070短期出差补助B类地区
16、35404550短期出差补助C类地区30354045短期出差补助D类地区25303540短期出差补助异地补助20253035长期往返无食宿的只可享受此项(如培训)生活费异地补助:主要针对外派员工长期驻外,公司不提供食宿的员工进行包干补贴,此项必须经总裁特批后执行。G、交通补贴标准:出差交通补贴按地区与人员分级实行以下标准,根据发票在标准内据实报销,超支部分自理,规定标准内节约部分按80%返还给个人,出差时由接待单位提供交通工具的或公司派车出差的,不享受此项补贴。出租车票必须注明往返地点及用车事由,出租车票无日期的,且出租车票数量超过出差天数2倍及以上的,出差期间不予计算交通补贴。交通补贴根据实
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