新阳企业管理系统简介(共22页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上新阳企业管理系统简介一、系统特色系统可以横跨因特网,为企业扩展外地分公司,分仓库支持,系统包含销售管理、采购管理、库存管理、基础财务等功能模块,销售、采购、财务环环相扣责任与权限分明,达到对外地分公司的销售、仓库、财务集中管理。销售系统与采购系统自动衔接,解决由于销售与采购脱节,在采购到货后无法根据销售进行发货的现象,货到仓库后仓库无需要再通知销售。系统把员工的业绩与费用紧密的挂钩在一起,员工通过软件可以知道自己目前实时的业绩与费用情况,从而调动提高员工销售的积极性.员工通过系统对日常工作进行处理，实现办公的智能化、信息化，达到高效的协同工作从而提高企业整体效率。二、

2、资金安全管理企业中的各种角色通过系统就可以有效的配合起来,环环相扣,相互监督,同时也把各种角色的责任明确化,从而全面的提高企业整体效率。在企业资金使用管理过程中始终坚持安全防范意识，在资金使用全过程建立安全保障机制，将企业资金的进出、调动、内部周转等建立在软件的严格控制之下，建立合理的审批授权制度、复核制度、授信制度、结算制度、盘点制度等相关的资金保障制度，用制度来保证资金的安全使用。比如:在销售管理这一块, 企业管理人员可以在销售员发货之前先确保客户款已经到账,在审核销售出库单的时候,企业管理人员通过软件就可以了解该客户的欠款情况与该合同的收款情况,从而决定是否给予发货。系统通过销售应收款统

3、计、销售欠款账龄统计、超期销售欠款分析等功能,可以对企业销售资金的回笼进行有效监管,通过销售应收款统计企业可以很清析的了解每一个客户欠我们多少资金,通过销售欠款账龄统计企业可以很清析的了解每一个客户的欠款的时间长短与周期分布情况,通过超期销售欠款分析企业可以很清析的了解每一个客户的欠款的周期分布情况,哪些款是处于安全期内还是安全期外,如果是已经超过安全期外那已经超出了几天等等。企业为了提高销售员跟踪销售回款的积极性,可以对销售员名下客户的欠款进行征收利息,这样可以给销售员增加压力的同时增加销售员跟踪销售回款的积极性。在采购管理付款这一块,企业管理人员通过系统可以有效的监控哪些采购合同的款已经排

4、了但货超过了采购货期还未到公司,从而确保采购员在跟踪到货这一块的积极性。系统还可以让企业在付款之前跟踪将要付的这笔款是哪几个销售合同款,这些销售合同是否已经收到款,企业从而决定是否给予供货商付这笔款。二、库存查询销售人员可以实时的查询企业各地仓库不同批次的实时库存，员工边接客户电话就可以通过系统查询企业各地仓库的实时库存，便于掌握公司库存情况,比如企业目前还有多少库存,其中有多少是备货库存(员工可以随时销售的货),有多少是客户库存(已经被某个员工锁定),是什么时候入库的, 在库时间有多少, 企业的进价是多少等等信息,从而快速给客户报价。三、利润分析通过系统利润分析功能，可以准确计算出员工在任何

5、时刻的销售收入、销售毛利、费用、欠款等情况，并可对逐个数据进行深入分析，分析其产生的原因。四、费用管理及分析每笔费用报销有相应的费用承担人,费用承担人需对产生的费用要进行签名确认，方可进行下一步的主管和财务审批，达到严格控制员工费用报销的效果。同时，系统也提供企业和员工的费用分析功能，通过此功能企业和员工可以很清楚地查询到各自的费用开销情况。五、客户欠款分析统计客户某个时段的欠款金额，并可对欠款金额进行深入分析，分析是哪些欠款已经是快到回款期限,哪些欠款是已经超过收款期限。为企业与销售员追踪销售回款提供实时有效的数据。六、供应商付款分析统计供应商某个时段的已付和未付金额，并可对付款情况进行深入

6、分析，分析已付款和未付款情况。为财务打款提供实时有效的数据。七、发票查询分析企业采购发票和销售发票应及时准确录入到系统。业务员和采购员就可以轻松查询到相应的发票信息。系统提供发票分析，可计算出企业各个产品型号的缺票和多票情况，为财务做账提供重要参考。八、现金日记账系统根据财务人员的数据录入和处理，可自动计算出企业实时的现金流动情况，企业领导可最直接的了解企业现金流情况，避免现金流失和支配不当。九、客户备案管理系统对客户信息采取备案管理，对于已备案客户，不得再次备案，避免企业内多个业务员向同一客户重复报价，对于月内未成交的备案客户，将自动从系统里删除，此客户可有某个业务员重新备案。十、邮件通讯

7、邮件通讯主要实现以下功能：1.公司发布公告、颁布规定等公司群发邮件；2.员工相互交流，如：询价、报价、请示等。3.业务通知：业务处理中产生与之相关的信息，都会以邮件的形式通知当事人。系统流程图业务员业务经理采购员采购经理仓管员财务员总经理询价处理询价申请销售报价销售收款合同审批销售合同请款审批请款申请采购审批采购合同采购审批采购申请请款审批收票审批采购收票采购入库退货审批采购退货退货审批开票审批开票通知出库审批出库审批销售出库销售退货退货审批退货审批调拨出库调拨审批调拨入库合同到款盘盈审批盘盈入库盘亏审批盘亏出库费用分摊费用分摊费用分摊费用分摊费用分摊费用分摊费用签名费用签名费用分摊费用审批费

8、用签名费用签名费用签名费用签名费用签名费用审批合同到款采购申请采购合同仓库发货财务开票销售报价销售合同要等财务做完销售回款,销售员才能做合同到款做完合同后可以直接打印合同,然后查软件公司库存有备货马上做同仓调拨,无备货做采购申请同仓调拨采购报价仓库收货出现销售退货情况,销售员就是直接做销售退货出现维修情况,销售员就是直接做维修申请采购维修维修申请开票通知销售出库销售退货询价申请各角色流程图详细介绍销售管理流程调拨出库注意事项:1. 开始介绍系统操作之前,首先介绍一下系统整体情况,这套系统主要是为配合企业管理销售而设计的,所以整个系统的设计都是围绕着销售来设计的,系统将会为每一个销售,采购,财务

9、,仓管,企业管理人员等等都分配一个用户号,系统目前已经有设计了”业务员”,”采购员”,”仓管员”,”业务经理”,”采购经理”,”总经理”等等身份,总经理可以给企业中的每一个员工分配身份,员工拥有身份之后,就可以用相应的用户号, 身份,密码来登录系统,不同的身份进入系统权限是不一样的,业务员只能做销售相关的事情,只能查看自己的数据,采购员只能做采购相关的事情,也只能查看自己的数据,”业务经理”可以审核相关的销售用来把握控制销售风险,可以看到与它有关部门或小组的数据,”采购经理”可以审核相关的采购和请款用来把握控制采购风险,可以看到与它有关部门或小组的数据,仓管员只能做仓管相关的事情,比如入库,审

10、核出库等等操作,总经理可以看到全部数据,并且可以添加新员工,给企业员工分配角色,调整部门,转移客户,转移供应商,设置公司资料等等2. 在软件系统中,首先系统按不同的采购批次,不同的入库时间来分库存批次,不同批次的库存进价有可能都不一样,所以我们在查询库存的时候,同一个型号有可能会查询出好多条记录,这是因为不同批次的原故,这跟其它财务软件不大一样.其次系统对公司的库存,分为备货库存与客户库存,备货库存是指公司的备货,这类库存是不能直接出库的,必需调拨往某一个客户后才能出库,每一个销售人员都可以进行调拨转成客户库存出库,谁先调拨货就是谁的.客户库存是已经被客户预定的库存,这类库存表示客户今天或者明

11、天或者最近马上就准备出库的货,这类库存只有相应的销售员才能出库.备货库存与客户库存两种库存可以相互转换,具体的可以阅读底下的详细介绍.例如:今天销售员签了一个合同,客户明天才需要货,但库存里的货也已经不多了,这时销售员就可以把该备货转成属于销售员自己的客户库存,这样别的销售员就没办法跟锁定的销售员抢货了,别的销售员也可以看到该库存,但是他们只能查不能操作出库,这部份库存只能由锁定的销售员来操作,除非两个销售员之间协商借货.3. 在软件系统中,还有一点大家得注意,只有货到了仓库销售员才能出库,如果货还没到仓库,销售员是没办法开单的,这一点跟其它财务软件不大一样,销售员要出库的时候,系统会列出当前

12、的库存销售员选择,销售员要选择自己想出库的库存, 这有点像我们去超市买东西一样.4. 每一个企业的员工在系统中都会拥有相应的用户编号与用户身份与密码,系统中各个用户的初始密码是888员工登录系统后再自行修改密码,至于员工登录系统的用户编号员工应该问软件系统的负责人.销售管理流程:1. 首先系统从销售环节开始,销售人员先从”基础-客户管理”菜单添加客户资料信息,客户资料信息需要录入客户名称,联系人,电话,传真,客户地址,发货地址,收票地址等信息2. 接下来销售人员就可以通过”销售报价单”给客户报价,销售人员做好销售报价单可以直接打印出来传真给客户,如果该报价跟客户准备成交,则销售人员接下来就可以

13、直接打开”销售合同单”把我们之前做的销售报价单转入做销售合同,在销售合同单的窗口里,销售员可以直接通过”调入-销售报价单”按钮调入销售报价单,系统会自动把之前报价的产品信息直接调入销售合同(客户,产品等信息),销售员可以直接开始做销售合同填写合同相关信息.当然如果是已经很熟悉的客户,不需要做销售报价单的客户,我们销售员也可以直接从销售合同开始做起,不过如果直接从销售合同开始做起,那销售员就不能再从销售报价单调入数据了.做完销售合同后保存数据到服务器,我们就可以通过软件把销售合同通过打印机直接打印出来,系统里有包含相应的合同模板,企业可以根据自己的情况自行修改,不需要在EXCELL里再另做一份合

14、同.我们通过按”前单”按钮找到我们刚刚已经保存的销售合同,然后通过”打印”按钮,然后选择相应的合同模板然后直接打印,销售员就可以把打印出来的合同直接传真给客户盖章,当然如果企业有安装网络传真机,系统可以直接跟网络传真机连接成为一个整体协同工作.3. 与客户销售合同做好后,销售员这时可以对一份合同里的型号清单分成两类,一类是目前公司库存里有现货(备货),另一类是公司目前没有库存备货需要公司去采购调货,公司目前有现货的型号,销售员可以直接把货通过”同仓调拨单”把备货库存转成客户库存然后就可以直接出库,另一类需要采购调货的型号,销售员可以打开”采购申请单”, 注意这时销售员需要采购的合同型号不需要自

15、己在采购申请单中再重新填写一遍需要调货的型号,只要在采购申请单中通过”调入-销售合同单”按钮找到我们已经做好了并且未做调拨也未做采购的销售合同,然后调入销售员需要采购调货的型号,系统将把合同型号直接调入到”采购申请单”中,这时客户,型号信息,合同信息将会被自动调入到采购申请单中,销售员只要调整需要采购调货的型号的数量然后保存,接下来系统就会把流程转到采购员那边,这时销售员就要时不时的跟踪自己的销售合同,并等采购下单等自己的调货到就可以了.备注:1. 销售员怎么通过软件来跟踪自己的调货是否已经到仓库?销售员可以直接打开相应的销售合同,然后找到您要跟踪的销售合同,然后找到相应的型号,然后在销售合同

16、单网格的前半部份是合同的型号清单信息而后半部份就会有关型号目前执行的状态,通过相应的状态销售员就可以了解相应的流程目前已经执行到哪种程度4. 当仓库已经到货了,销售员就可以做销售出库单了,直接打开销售出库单,然后通过”调入-库存”按钮,调入销售员需要出库的库存,然后在网格后面填写将要出库的数量,最后选择一样”出库类型”,然后就可以保存并把数据提交给公司,数据保存后,系统会自动把流程转到相应的上级进行审批,等上级审批通过后,系统会自动把流程转到仓库,让仓库安排发货并审核.注意:1. 销售员一出库,系统就马上生成相应的客户应收款.5. 当销售出库仓库发货后,销售员就可以做销售开票单通知公司的会计进

17、行开票,销售员直接打开”销售开票单”,然后通过”调入-销售合同单”来调入将要开票的型号,调入数据后,销售员需填写”发票类型”,”开票账户”,”业务类型”等开票信息,提供给会计,然后按保存就可以向公司会计提出开票的请求了,系统会自动把流程转到财务部那边进行开票!备注:1. 平常一般的业务流程是先出库后开票,当然也有一些客户是需要先开票后出库的,系统同样也支持,如果碰到这种情况,销售员可以在没出库的情况下,就直接开票,具体的操作方法一样!6. 最后一步,当合同款到了后,销售员需要做”销售管理”的”合同到款单”,把相应的款分配到合同上,这样销售员以后就可以很轻松的跟客户客户对账.备注:1. 每一个客

18、户在系统里都有一个预收款账户.客户款到公司后,首先先由出纳通过”销售收款单”把客户的款收到客户名下形成预收款,这时客户的预收款就会增加,然后再由销售员把客户预收款分配到相应的合同上,分配到销售合同上后,客户预收款就会减少.7. 如果客户退货,销售员打开”销售管理”的”销售退货单”然后通过”调入-销售出库单”按钮调入之前的销售出库记录,然后填写退货数量直接保存,系统会自动把流程转到总经理那边,等待总经理审核,只有总经理审核允许退货后,系统会自动把流程流转仓库那边,等待仓库做审批退货收货工作.采购管理流程由销售员提出采购申请,或采购员提出采购申请采购申请仓库收货采购进货采购合同财务排款上级审核采购

19、请款财务审核采购收票采购发货上级审核采购退货注意事项:1. 在软件系统中,客户调货的采购销售员会自己填写,公司备货的采购则由采购员调出采购申请单来填写提出采购申请,然后采购员按自己各自负责的品牌来处理采购事宜,并做相应的采购合同单!2. 不同的客户的订货,只要是相同的供货商,采购都可以一起放在一张采购合同里一起采购.3. 每一个企业的员工在系统中都会拥有相应的用户编号与用户身份与密码,系统中各个用户的初始密码是888员工登录系统后再自行修改密码,至于员工登录系统的用户编号员工应该问软件系统的负责人.采购管理流程:1. 当销售员提出采购申请后,接下来的流程就轮到我们采购员做采购了,首先在”采购管

20、理”中打开”采购合同单”,然后通过”调入-采购申请单”按钮这边,我们就可以知道目前自己负责的品牌里还有哪些公司需要采购还未采购还有哪些型号,从这里我们就可以清楚的了解到还有哪些型号需要采购,采购员就可以开始跟供货商联系采购事宜,采购事宜跟供应商确认好后,采购把相应的型号调入到采购合同,系统会自动把型号信息调入到采购采购合同中,然后采购选择相应的”供应商”,这时采购员要是发现在供应商列表中未发现供应商信息,这时采购可以直接按”新增”按钮添加供应商信息,选择完供应商信息后,直接写采购合同数量,采购价格,采购货期等等然后保存,保存完后系统自动生成应付账款,这时采购员就可以转入采购请款给供应商安排货款

21、,当出纳付完货款后,系统将自动冲减应付款.备注:1. 如果供应商有提供返利,目前系统支持的返利结算方式有提货返利、出货返利等结算返利方式,而电气行业一般常见的都是提货返利方式,采购员做采购时在系统的采购合同单中可以让采购员灵活的选择本次采购供应商提供的返利政策,然后系统将自动根据采购员的采购单据中所选择的返利政策进行核算返利,核算的返利依据公司的政策来决定是否把返利返还给销售员,如果返还给销售员可以让销售员更加清楚的知道自己的成本,销售员在市场中有更大的竞争优势.系统默认的返利核算方式是供应商的返利全部返还给公司,该项目主要是依据公司的政策.2. 系统支持通过因特网与供应商实现系统对接进行电子

22、数据交换,实现数据共享,采购员在做采购合同单的时候,可以通过该模块上的”EDI下单”开关来决定是否通过软件自动向供应商下单,如果开关打开,则系统会自动通过供应商提供的EDI接口直接下单,否则系统不会自动通过EDI接口下单目前系统支持的供应商只有施耐德2. 接下来的流程就是给供应商付款,采购员在”采购管理”中打开”采购请款单”,然后通过”调入-采购合同单”按钮,系统将弹出所有未请款的采购合同,相同供应商不同采购合同的请款可以做在一起请款,采购员调入准备请款的采购合同,调入采购合同后系统默认本次请款金额是采购合同的总金额,然后采购员可以修改本次请款金额,然后按保存, 因为请款必需经过上级的批准,所

23、以软件会自动把流程转到上级等待上级审批,等上级审批完后,出纳方可付款,如果上级没有审批,则出纳付款无法继续,出纳付款后,系统将自动冲减应付款.备注:1. 一张采购合同的款可以分批多次请款,但总的请款金额不能大于采购合同总金额,当采购合同的款全部申请后,这张采购合同将会被隐藏,不会再出现在未请款列表里.每一张采购合同的网格后面有一列”付款比例”可以查看当前该合同的付款比例是多少,如果该合同已经申请全款,并且出纳也已经全部打款,则在”付款比例”中将显示1,表示100%3. 采购还要做的一件重要事情就是与供应商协商相应采购合同货物是通过哪种第三方物流企业,等供应商把货物发出来的时候,采购员需要与供应

24、商联系索要供货商的是发货方式和发货单号是多少,然后采购员把对应的采购合同调入并转做采购进货单告诉仓库供应商的发货方式与发货单号,当仓库收到货的时候,仓库就可以根据供应商名称和发货方式和发货单号就可以确定这是哪一个采购合同的到货,进而就不需要再与采购确认与沟通这是哪个采购合同的到货,仓库自行就可以自己做入库工作,除非发生意外的情况.4. 最后一步,款付完后就可以跟供应索取发票,等供货商的发票一到公司,采购员就直接打开”采购管理”的”采购收票单”,然后通过”调入-采购合同单”按钮,在列表里查找并选择已经到票的采购合同型号,并调入相应的型号,然后填写实际到票的型号数量与价格,然后按保存按钮,然后采购

25、员把实物发票递交到会计那边,然后会计会调出采购员填写的”采购收票单” 与实物进行核实并验收.5. 其它的情况,如果公司要退货给供应商,采购员可以打开”采购管理”的”采购退货单”,然后直接选择并调入将要退货的库存,然后再填写退货数量,然后按保存,因为采购退货并不是采购员随时可以自己退货的,所以这时系统会自动把流程流转到总经理,等待总经理审批同意,等总经理审批同意后,才能轮到仓库审核并且发货.备注:1. 采购退货做完后,必需由总经理审核,总经理审核完后,再由仓库审核发货给供应商.6. 采购员可以通过软件”查询中心”的”应付款统计”全面的追踪供应商的应付账款,采购员可以查看”已付金额”,”未付金额”

26、,”到货未付金额”,”已收发票”等数据,就可以很轻松的跟踪供应商所有的货与款与票,轻松的与供应商对账.7. 采购员还应该定期的根据公司目前的销售情况与库存备货来做备货,首先要分析公司当前所有产品的平均月销量情况,平均月销量的统计应该以至少三个月以上的时间为准,计算出每一个产品的平均月销售量,平均销售客户数量,平均销售业务员数量,我们就可以知道哪些产品公司平均每个月都有很好的销售,然后再确定公司目前有多少的备货库存,从而决定需要备多少库存.8. 采购员还可以通过”库存账龄分析”来追踪积压库存的时间,采购员可以按品牌,型号,系列,品名,销售员,部门,客户等等来分析,通过账龄分析采购员就可以知道相关

27、库存平均在库时间,30天库存有多少,60天的库存有多少,90天的库存有多少,120天的库存有多少,大于120天的库存有多少,采购员可以非常的清楚公司库存的积压时间,甚至可以清楚的知道是哪个品牌,型号,客户积压的.仓库管理流程仓管盘点库存,然后通过盘盈入库单,初始化库存上级审核盘盈入库增加库存采购员安排采购合同,货到后由仓库直接调入合同采购合同采购入库库存销售员安排销售出库,经过上级审核,后由仓库安排发货仓库发货上级审核销售出库采购员安排采购退货,经过总经理审核,后由仓库安排发货仓库发货上级审核采购退货销售员安排销售退货,经过总经理审核,后由仓库安排收货仓库收货上级审核销售退货仓管盘点库存,如果

28、出现数据多于实物库存,通过盘亏出库单保存平衡扣减库存上级审核盘亏出库注意事项:1. 通过软件系统,仓库管理的流程将流程货并精确化与简单化,仓库管理员将根据系统的数据流程来进行收货与发货!软件使用之前需要仓库进行初始化期初库存,软件的期初库存可以通过”仓库管理”的”盘盈入库单”来进行初始化,各地的仓库自己盘点,盘点在EXCELL里,然后统一通过”仓库管理”的”盘盈入库单”来导入,而导入的库存默认是公司备货库存,这样企业全体销售员就能够根据企业现有导入的库存来进行快速报价销售.2. 每一个企业的员工在系统中都会拥有相应的用户编号与用户身份与密码,系统中各个用户的初始密码是888员工登录系统后再自行

29、修改密码,至于员工登录系统的用户编号员工应该问软件系统的负责人.仓库管理流程:1. 在软件开始使用之前,仓库必需先把库存盘点出来,可以以特定的格式整理在EXCELL里,然后通过软件的”仓库管理”的”盘盈入库单”来初始化公司各个仓库的期初库存,EXCELL类似如下格式进行整理,整理好后通过复制EXCELL里整理好后的库存,然后在”盘盈入库单”的网格里通过弹出菜单”粘贴内容”的子菜单来自动导入库存信息,然后保存这时系统并未生成期初库存,因为库存初始化工作非常的重要,所以需要经过总经理审核,这时系统会把流程流转到总经理等待总经理审核,总经理审核完成后,系统才会自动生成期初库存.EXCELL格式如下附

30、图1, 附图2, 附图3附图1附图22. 期初库存初始化完后销售员就可以开始做销售,当销售员跟客户有签单了,并且也已经把出库单做好准备给客户发货,并且也经过上级审核了,这时就轮到我们仓管员来安排审核并发货,如果上级未审核或审核未同意,这时仓库是审核不了的,所以仓库不能安排发货.3. 如果公司采购的货已经到了公司仓库,仓管员可以直接打开”仓库管理”的”采购入库单”,然后通过”调入-采购合同单”按钮,在所有未到货列表里,仓管员通过供应商,供应商合同号,型号等等来确定是哪个采购合同到的货,然后选择并调入相应型号,然后填入本次真实的到货数量,然后保存,系统将直接生成库存,这时销售员就可以查询到公司新入

31、库的库存.一张采购合同不同型号有可能因为到货时间不同所以系统支持分多批次的入库,但总的入库数量系统有限制不能大于采购合同的采购数量,直到采购合同的全部入库,该采购合同将在未到货列表里隐藏,不会再出现在未到货列表里.备注:1. 入库后,系统将直接生成库存,供销售员查询调拨销售,如果仓库回头发现入库错了,需要重新修改入库单,这时只要库存还没被出库或者调拨,仓库都可以直接调出采购入库单进行修改,修改完后再保存既可影响库存,如果货已经被调走或者已经被销售,则仓库是无法再修改入库单的.4. 如果有收到从公司其它的仓库调拨过来的货,仓管员可以直接打开”仓库管理”的”调拨入库单”来进行收货5. 如果有发生销

32、售退货,采购退货,仓管员可以打开”仓库管理”中相应的”销售退货单”,”采购退货单”来审核并安排收货和发货6. 公司所有仓库应该定期的对仓库里的实物与软件数据进行盘点核对,如果出现库存数量与实物不符,则可以通过”仓库管理”的”盘盈入库单”和”盘亏出库单”来进行调整,如果实物比数据多,则要通过”盘盈入库单”来补库存,如果实物比数据少,则要通过”盘亏出库单”来减少库存,达到数据与实物的一致.备注:1. 盘盈入库单与盘亏出库单仓库保存完后,系统并不会马上影响相应的库存,而是必需通过总经理审核后,系统才会影响相应的库存.财务做销售收款,然后销售员把到款绑定合同财务管理流程合同到款销售收款销售开票费用登记

33、采购收票采购请款注意事项:1. 在系统里现在财务身份包含了企业的会计和出纳,财务身份目前可以操作发票和款项,因为我们的权限配制可以非常的灵活,所以针对人员配备充足的企业,系统可以把该身份拆成会计和出纳身份,然后把相应的权限也分开,会计只能操作发票,而出纳只能操作款项,系统默认是把会计与出纳合并在财务身份一起的.2. 因为系统与财务软件的定位不同,系统软件里并未包含正常财务软件做账的模块,所以企业做外账的话,就必需专业的财务软件来配合,据我们所了解目前电气行业分销企业基本上都是两套账,虽然增加了财务部的工作量,但企业这样做比较有利并且灵活,本系统的侧重点在于管理公司的库存与销售与账款,尽量让公司

34、有限的资源能够更好的为销售服务,相当于企业真实的内账,在系统里财务管理这一块与销售相关的就是账款与发票,所以财务在系统里主要做的事情就是配合销售收款与开票,配合采购打款与收票.备注:如果企业准备同时使用两套账,那会计会和出纳比较辛苦,除了要为销售和采购服务,而且还需要自己手工做企业的账,会计必需把销售开的票和采购收的票导入到专业的财务做账软件,出纳也必需把企业的款项导入到专业的账务做账软件(现在这行业的企业基本上都是这样来做的,除非企业全部做含税业务,不做不含税业务,有的企业虽只做含税业务也会有两套账,这样做有利于企业节省成本,只不过有的企业内账和外账是通过相同的软件来完成,有的企业是通过不同

35、的软件来完成3. 每一个企业的员工在系统中都会拥有相应的用户编号与用户身份与密码,系统中各个用户的初始密码是888员工登录系统后再自行修改密码,至于员工登录系统的用户编号员工应该问软件系统的负责人.财务管理流程:4. 先介绍一下收款的流程,在系统中每一个客户底下都会有一个账户,该账户就是用来存储客户的未分配到款,当客户的款到了公司账户上后,首先由出纳人员把相应的收款通过”财务管理”的”销售收款单”把到款做到系统里,这样系统就会自动把该客户的应收账款减少,同时该客户的账户未分配到款额度就会增加,这笔款将保留在客户的账户上,属于未分配的到款,这时销售员接下来还要做的一个工作就是把自己名下客户的未分

36、配到款通过”销售管理”的”合同到款单”分配到相应的销售合同上,当销售员把客户账户上的未分配到款分配到销售合同上时,客户账户上的未分配到款就会随着减少,一笔款只能分配一次不能重复分配,所以如果客户的款到了,但出纳还未做销售收款,则销售员是无法做合同到款的,或者说如果出纳已经把某客户的收款已经做到系统里,这时销售员也做了合同到款,这时出纳就不能修改或删除客户的收款金额,必需销售员先取消分配合同到款,出纳才能修改.备注:销售员做不做合同到款跟系统是否会自动冲减企业应收款没有关系,只要出纳做销售收款,系统就会自动与应收款冲减,合同到款只是为了方便销售与客户之间日后对款对账的方便而以.5. 接下来我再介

37、绍一下付款流程,供应商的付款流程是由采购员先通过”采购管理”的”采购请款单”提出请款申请,请款申请单里就有包含是给哪个供应商付款的信息,采购员提出来的采购请款必需先经由总经理审核批准,等总经理审核完后系统把流程流转到出纳这边, 出纳再来安排付款并且审核,当出纳审核的时候系统就会把该请款当作款已付处理,这时系统就会自动冲减企业的应付账款,这时采购员自己通过系统也可以查到供应商的款已经付了.6. 当销售员要会计开销售发票的时候,销售员必需先通过”销售管理”的”销售开票单”提出销售开票申请,销售员开出的销售开票申请里就有包含客户的详细信息与开票地址,然后会计就可以根据销售开票申请上面的客户与相应的型

38、号资料来开票,发票开完后,会计要审核销售员提出的”销售开票单”,这时销售员就会知道客户的票会计已经开了.7. 当采购员收到发票的时候,采购员必需先通过”采购管理”的”采购收票单”提出采购收票单申请,然后采购员这时还需要做的一件事情就是把收到的实物发票拿给会计,当会计收到采购员拿过来的发票的时候, 会计要在系统中调出实物发票相对应的采购收票单的申请记录,然后核对实物与数据是否一致,如果一致,会计就可以审核采购收票单,表示会计已经拿到并确认采购员拿过来的发票,如果会计收到了采购员拿过来的发票,但采购员未在系统里提出采购收票单的申请记录,这时会计应该通知采购先做采购收票单的申请记录,然后再把发票送过

39、来.8. 出纳还要做的一件事情就是,把企业在日常运营过程中产生的费用,分摊到相应的员工身上,相应的费用是哪个员工产生的,就分摊到哪个员工的身上,比如电话费,因为电话费是由销售员在销售的过程中需要与客户沟通所产生的费用,所以这笔费用应该分摊到相应的员工身上, 出纳可以通过”财务管理”的”费用登记单”,然后把相关的费用通过”承担员工”分摊到相应的员工身上,这样整个系统就可以把销售员的业绩与费用成本结合在一起,毛利高费用低的销售员肯定利润就大.9. 企业的出纳可以通过软件查询中心,查询某段时间内共付多少款,共收多少款,比如可以查询统计今天的所有款项进出情况.10. 企业会计人员做企业财务账的时候可以

40、跟其它专业的账务软件配合, 因为这系统的定位是管理销售,采购,库存,系统的强项是体现企业真实的内账不能直接当作财务账处理除非企业全部做开票的业务,但会计可以直接通过系统查询中心导出发票与款项数据来配合企业做账.依照我们以往软件实施的经验,我们有以下几个步骤能够确保企业在软件的实施过程中能够顺利的进行,并且对企业当前业务正常的运转影响降低到最小,如下:1. 企业全部仓库的管理员整理库存,然后把库存导入系统,库存信息包含数量与价格2. 系统管理员设置企业的基础信息.(单位信息,仓库,部门,员工,员工权限,机器授权等信息),导入库存与系统基础信息设置可以同时进行3. 这样仓库边导入库存,软件供应商同

41、时培训企业员工,只要库存导入系统,这样企业全体销售员都可以在线查询公司目前的库存,软件马上就可以提高销售员的报价效率.4. 企业全体销售员的新销售合同全部将以本系统来进行管理,我们会有专门的软件工程师旁边指导企业全体人员软件的操作备注:那销售员的客户何时导入系统?答:我们建议销售员不用一次性全部输入所有的客户,这样销售员前期的工作量太大,怕会影响销售员目前的业务,我们的建议是,今天销售员成交了五个客户,那销售员今天只要录入五个客户信息就可,客户信息录入完成后,直接就可以马上做销售.5. 接下来在实施软件的过程中,将会碰到其它的细节问题,我们将继续与企业相关人员进行沟通,然后根据企业的实际情况,再做一些针对企业的工作,比如流程调整或者初始化其它基础信息等等,但我们相信经过半个月后,企业销售,采购,仓库,财务等相关人员对软件的操作会达到相当熟悉程度,不需要软件工程师再进行指导,偶尔几个问题可以通过QQ或者电话沟通就可以解决.专心-专注-专业