秘书考试综合资料(共4页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上国际商务秘书考试资料11124纵向沟通的关键是( 向上沟通 )。 5信息存储的方式有手工存储、计算机存储、电子化存储和( 微缩胶片存储 )。 6引领常见的手势有横摆式、曲臂式和( 斜下式 )。10个人所得税中工资、薪金适用九级( 超额累进税 )。1办公室事务的一般性工作流程？（1）确定问题2）分析相关资料（3）确定造成问题的主要原因（4）提出解决问题的方案2制定会议方案的一般原则？（1）减少会议次数原则（2）严守时间原则（3）会议通知的明确性原则（4）缺席迟到的事前联络原则（5）效率性原则2会议组织方案应包括内容（1）确定会议的主题与议题（1分） （2）安排会议时间（

2、0.5分）（3）确定会议地点（1分） （4）会场布置（0.5分）（5）编制会议经费预算（1分） （6）编写会议日程表（0.5分）（7）发放会议通知（0.5分） （8）准备会议相关文件及用品（1分）（9）安排食宿（0.5分） （10）会前综合检查（0.5分）3接待内容（1）以相应规格接待各种来宾（1分）（2）安排主宾间的洽谈、签约事宜（1分）（3）安排来客的住宿、交通、饮食及财务放置（2分）（4）组织来客的餐馆、考察和拜访等活动（2分）（5）尽量满足来宾其它合理适当的要求（1分）5库存目录卡（1）库存目录系列号（1分） （2）财产描述（1分） （3）财产消耗（2分） （4）供应商名称（1分） （

3、5）接收日期（1分） （6）存放位置（1分）11051招待会常见的形式有冷餐会和（ 酒会 ）。 2宴请程序的第一步是（ 门口迎宾 ）。 4一封电子邮件由（ 邮件头 ）和邮件体两部分组成。 5非银行金融体系主要有保险公司、证券机构和（信托投资公司 ）。 8语言沟通有口头沟通和（ 书面沟通 ）两种。 9会前最后检查方式有（ 听取会议筹备人的汇报 ）和现场检查两种形式。 10商务文书具有实用性和（ 惯有格式 ）两个基本特点。1商务文书暂存时，秘书应做好哪些工作？ 答：（1）对文书进行分类（1分） （2）对分类进行固化，将分类结果实体化（1分） （3）做好文书的归类（1分） （4）做好文件目录工作（1

4、分） （5）定期做好文件夹及文件的调整工作（1分） 2就餐的一般礼仪要求？ 答：（1）仪表得体（0.5分） （2）礼貌入席（0.5分） （3）举止文雅（0.5分）（4）正确使用餐具（1分）（5）交谈适度（1分） （6）文明进餐（0.5分） （7）从容离席（1分1 答：问卷法的优点：（1）节省时间、经费和人力（1分）（2）有利于搜集真实信息（1分）（3）可避免信息收集者的主观偏见，减少人为误差（1分） 询问法的优点：（1）应用灵活、实用（1分）（2）直接交流、互动沟通（1分）（3）能获得大量有价值的信息（1分）（4）能获得语言信息和非语言信息（1分）10121按国际商务秘书工作的内容划分，国际商

5、务秘书可分为常规事务性秘书、指派性工作秘书、（ 自主独创性工作秘书 ）三种。 3文书处理的首要任务是（制作文书 ）。 5信息搜集方法中最基本的方法是（ 观察法 ）。 1答：邮件接受工作的主要程序。 （1）签收（2）拆封（3）登记（4）分类（5）及时处理邮件（6）将与自己有关的工作记录下来（7）呈送邮件 2信息收集的一般程序。 （1）制定收集方针（2）确定收集内容（3）收集工作实施（4）反馈用户信息 3电子邮件系统的特点。 （1）方便性（2）广域性（3）快捷性（4）透明性（5）廉价性（6）全天候10051管理对信息反馈的要求有及时、准确和（ 适用 ）。 2第二代时间管理理论特色是（ 记事本 ）。

6、 4会议地点包含两层含义：一是会议在哪里召开，二是（具体的会场选择何处）。 10信用工具一般由面值、到期日、期限、利率和（ 利息支付方式 ）五大要素构成。 1做好拟办工作应注意的事项有哪些？（1）态度鲜明（1分）（2）内容全面（1分）（3）拟办意见应当具有选择性（2分）（4）语气委婉（1分）2制定会议方案的一般原则是什么？ (1)减少会议次数原则（1分） (2)严守时间原则（1分） (3)会议通知的明确性原则（1分） (4)缺席迟到事先联络原则（1分） (5)效率性原则（1分）1） 如有预备议程、事先需准备的材料或其他需与会者事先了解的情况，应随会议通知一起寄发。（2分）2） 需要回复的会议通

7、知或预备通知还可以夹入一张明信片，上面注明公司的地址、邮编、电话、发件人姓名等，以方便对方有时间考虑并能及时回复。（1分）3） 可将会议中使用各种相关票据（入场券、汽车通行证等）与会议通知一并发出。（1分）4） 如果对会议地址不熟悉，应附加一份说明（1分）会议通知发送类型：1） 正式通知（1分） 非正式通知（1分）2.关于召开科技成果表彰会的通知（1分）所属各分公司、各部门：（1分）为了奖励新产品研发工作中取得突出成绩的有关人员，推动总公司科研工作的开展，兹定于6月1日（星期二）下午2：30在总部二号楼报告厅召开2010年第一季度科技成果表彰会。请各分公司研发部主管和总部部门主管以上人员准时到

8、会。（3分） 宏远公司（印）（1分） 2010年5月25日（1分）31）为做好准备工作 （1）准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和会议用纸（0.5分） （2）准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录（0.5分） （3）备有会议议程表和其他相关资料（0.5分） （4）提前到达会场（0.5分） （5）利用录音机时，必须同时手工记录，以防止意外（1分）2）会议记录的内容 会议描述、与会者姓名、会议过程、主席签名（1分）3）会议记录的方法 （1）会议记录的重点放在主要讨论的决议、决定、声明、结论一字不漏的记录下来，其他内容适当概括（0.5分） （2）漏记的内容事先做标记，可与录音对照（0.5分） （3）与会者

9、的建议、意见要把人名记录下来（0.5分）4）会议记录的修改打印之前，通常要相应签名，一旦签名不再进行修改（1分）5）会议记录要求真实、完整、准确（0.5分）4. （1）字母分类法（2分） （2）地区分类法（2分） （3）主题分类法（1分）（4）数字分类法（1分） （5）时间分类法（1分）09126按照沟通信息的流向，管理沟通渠道可分为向上沟通渠道、（ 水平沟通渠道 ）和向下沟通渠道。 7谈判按交易地位分为：买方地位谈判、卖方地位谈判和（ 代理地位谈判 ）。 1导致会议成效不高的主要原因。（1）组织不当（1分） （2）程序安排不当（1分） （3）理解不透（1分） （4）会议记录有误（2分）2信息

10、综合应注意的问题。（1）把握、消化初级信息（2分）（2）确定信息的主题（2分）（3）刻意布局（1分）信息收集基本要求：广泛性、真实性、客观性（2分）信息筛选的方法：类比法、查重法、时序法、专家评估法、调查法、老化规律法（2分）信息传递的方法：语言、书面、可视辅助物、电讯、光 （3分）09051当前国际商务礼仪是在（ 英美 ）文化基础上形成的。2办公室环境的布置原则：方便、（ 舒适整洁 ）、和谐统一和安全。4商务文书工作的原则：及时、准确、安全、精简、高效和（统一）。5会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，另一类是（工作证）。6商务档案归档整理的最后一项工作是（装盒）。1文书用印时的注意事项？

11、答：（1）必须以经领导人签发的文书原稿为依据，核对无误后用印（2）要端正、清晰，盖在成文日期上方、上不压正文，下要骑年盖月（3）一定要与发文单位、签发人相一致（4）要核实份数，超出份数的不能盖印2会前最后检查的内容？ 答： （1）文件的材料准备情况（2）会议布置情况检查（3）会议保卫情况检查（4）其他内容3如何营造有效沟通的气氛？答：（1）营造共同感（2）鼓励参与（3）信赖他人（4）敏锐的把握沟通的状况4.零用现金管理办法答：（1）建立零用现金帐簿（2）填写零用现金凭证（3）零用现金使用审批（4）认真核对内容（5）做好支出记录（6）定期财务报销（7）保存相关资料5介绍信管理方法答：（1）介绍信

12、要由专人保管、专人填写；（2）介绍信的出具要规范；（3）介绍信有时限要求；（4）妥善处理未使用的介绍信；（5）慎重对待介绍信的遗失。08122微笑是有规范的，一般应注意（四）个结合。3办公室环境会从作业方面、（ 生理方面 ）和心理方面影响秘书的工作效率。4非正式公文类通知有启事型通知和（ 凭证型通知 ）。5会议要素中会议人员包括会议的参加者、主持者和（ 会议的辅助人员 ）。1会议用品准备工作的特殊要求有哪些？ 答：（1）制定会议用品的准备方案 （1分）（2）准备物品工作应一丝不苟、认真对待（2分）（3）准备会议用品工作应经济适用（2分）2商务文书书写的一般要求有哪些？答： （1）遵循准确、适当

13、的原则（1分） ：所撰文体选择的准确适当、（0.5分） 所用词语的准确适当、（0.5分） 发文时间的准确适当、（0.5分） 文字书写的准确适当（0.5分） （2）遵循明确、规范的原则（2分） 3接待工作的要求有哪些？ 答：（1）热情真挚，以礼待人（2分） （2）认真细致，服务周到（1分）（3）高度负责，确保安全（1分） （4）注重效率，讲求时效（1分）3阅读法和询问法优缺点分析答：阅读法的优点：（1）信息周转快、获取信息方便；（1分）（2）信息量大、适用性强（0.5分）（3）能全面提供工作需要的参考信息。（0.5分）缺点：（1）信息来源多，信息可能失真，有杂质；（0.5分）（2）需要筛选、判断

14、信息的真实性。（0.5分） 询问法的优点：（1）应用灵活、实用；（0.5分）（2）直接交流、互动沟通；（0.5分）（3）能获得大量有价值的信息；（0.5分）（4）能获得语言信息和非语言信息。缺点：（1）询访者应具有一定的素质和能力，能很好运用询问技巧；（1分）（2）书面询问较复杂，难掌握；（1分）（3）费用较高，时间较长、规模小。（0.5分）4.会议记录内容：答：（1）会议描述：包括会议类型、日期、时间、地点（2分）（2）与会者姓名：主席的名字应在最前面，记录员的名字在最后面（2分）（3）会议过程（1分）（4）主席签名：会议记录在主席签名后应写上会议日期（2分）08053感谢信的特点是真实性和

15、 感召性 。4会议通知包括标题和 正文 。5信息收集工作的基本要求：广泛性、真实性和 客观性 。7噪音有内部噪音、外部噪音和 语义噪音 。1协调工作的原则？（4分）（1）服从全局的原则（1分） （2）调查研究的原则（1分）（3）逐级负责的原则 （1分） （4）协调处理的原则（1分）2非语言沟通的内容？（3分）（1）身体语言沟通（1分）（2）副语言沟通（1分）（3）物体的操纵（1分）3信息核对方法？（4分）（1）溯源法（1分）（2）比较法（1分） （3）逻辑法（0.5分） （4）调查法（0.5分） （5）核对法（0.5分） （6）数理统计法（0.5分）1、责任区域一般包括：个人办公责任区、公用区

16、域、上司的办公区域 （1分）2、秘书要经常清洁、整理个人的责任区（1）清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗、墙壁等处。（0.5分）（2）保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆私人的物品，如在办公桌上摆放家人的照片，在墙壁上挂自己的物品等。（0.5分）（3）电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒。（0.5分）（4）来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性口杯要及时清理掉（0.5分）（5）废纸篓要及时进行清理，涉及工作秘密的任何纸张都不能扔在废纸篓中，而应放入碎纸机中。（0.5分） 3、主动清洁、整理本人参与的公用区域（1）经常清洁、

17、整理参与使用的复印机、打印机等设备的周围环境，发现复印纸抽拿零乱、废纸扔在地面等，要及时整理以维护环境的整洁。（0.5分）（2）经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面和地面无弃物、无水迹，保证茶具清洁整齐。（0.5分）（3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具。（0.5分）（4）注意清理由你负责的接待区或会议室，并在来访客人离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前显现的仍是一个清洁整齐的环境。（0.5分）（5）设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里。所用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分。专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以便用右手记录留言。电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要及时放回原处。（0.5分）3、自觉整理上司的办公区域（1分）（1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。（2）经常打扫上司办公室的门窗，每天要打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好空调、照明设备。（3）经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理，把文件进行归类，将一些无用的文件销毁。（4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些绿色植物。专心-专注-专业