设计院行政管理制度(共4页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上设计院行政管理制度一、打印机维护及图文管理制度为加强图文输出管理，提高工作效率，特制定本制度第一条、打印机维护及图文管理责任人：职责：1、负责打印机的日常维护工作，出现故障或需要更换配件及时上报。2、负责对公司其他科室人员打图进行登记，填写登记表。3、负责定期更换服务器电脑开机密码。第二条、公司其他科室人员如需要进行打图，必须经院长或主任工程师同意后，填写图纸打印登记表，写明打图项目的具体名称、数量，未经同意一律不予打图。发现擅自打图晒图者，给予5元/张罚款。 第三条：设计人员打图应认真细致，防止打印废图。不得出现因人为原因（打印纸设置错误、重复打印等）导致打印废图的

2、。第四条、打印机出现故障或需要更换配件，及时上报至办公室进行维修，确保设备处于完好运行状态。第五条：设计人员需要晒图的应在责任人处填写晒图登记表，写明晒图项目的具体名称、数量，未经同意一律不予晒图。第六条、图文存档设计院归档资料指：硫酸图纸、工程资料图文存档责任人： 职责：负责图文存档工作，并妥善保管。1、图纸经审核加盖出图章后，设计专业负责人应及时提供硫酸底图进行存档登记，编号，放置在存档室制定位置。2、工程变更资料、竣工验收资料以及其他技术交底资料，以季度为分节点进行统计保存。2、图文存档工作应注意防火、防潮、防虫、防盗工作。3、因保管不当导致的图档损坏，将对相关责任人进行考核。二、设计院

3、资质维护为加强资质管理，更好地服务本院，制定本制度第一条 资质维护责任人：职责; 负责设计院资质的申请、变更、升级负责设计院结构师注册、延续注册及变更等工作第二条 责任人应及时进行资质的注册、变更、升级 三、办公用品及礼品申领制度 第一条 领取责任人职责：负责办公用品及礼品的领取第二条 领取中性笔、笔记本、墨盒等一般办公用品前，需填写办公室统一的办公用品申领单，经院长或主任工程师签字后，方可领取。第三条 个人需申领如U盘、计算器、UPS、插排等特殊办公用品时，需个人写申请书，交与领取责任人，经院长或主任工程师签字，办公室主任签字后，最后交与办公室相关负责人，然后按第二条规定领取。第四条 个人不

4、得擅自领取礼品，需经院长同意后由领取责任人填写礼品申请单，经总经理签字批准后，方可领取第五条 第五条 如遇特殊情况，如客人急走等特殊情况，可由领取负责人致电院长，方可领取礼品，但过后必须补办礼品领取的相关手续。 四、办公室卫生管理制度第一条 个人工作区域随时保持整洁，桌椅摆放整齐，不得出现物品摆放凌乱或杂物未及时处理现象。第二条 衣物、包等非办公用品应放入柜内，扫帚及拖把应放置于指定位置。第三条 各项办公设备须每日擦拭干净（须用专业清洁剂的应用专业清洁剂）第四条 除特殊情况，不参加值日者，一次罚款十元，值日情况不好者罚款十元。五、劳动纪律管理制度第一条 纪律考勤责任人 职责：负责设计院考勤，填

5、写考勤表，并对考勤情况进行统计 负责整理统计请假条，并填写外出、请假登记表并上交办公室，第二条 上班及会议迟到、早退者，按公司考勤制度处理。第三条 个人有事临时外出时需告知院长或主任工程师或考勤责任人。第五条 个人请假制度严格遵守公司请假制度。第六条 设计人员不得在上班期间打游戏，一经发现，每次罚款1000元。六、软件及软件锁管理规定第一条 软件及软件锁负责人职责：负责管理软件及软件锁的购买、升级及维护，关注软件的培训情况 负责对软件锁的日常使用进行登记第二条 软件负责人对软件的安装程序及时共享或通知，并对安装给予指导。第三条 软件负责人应关注现有软件的升级信息，并将情况上报院长审核是否需要购

6、买升级。软件出现错误或技术疑难问题时，能及时反馈给软件开发公司给予尽快解决。第四条 软件锁负责人应做好软件锁使用登记情况，包括日常使用情况，个软件锁外带情况。软件锁外带应经软件负责人同意。七、设计人员再学习培训规定第一条 设计人应积极参与设计院内部学习交流会议，并根据自身情况对所学习进行总结、提炼。第二条 设计人参加在外软件、规范培训会议时应认真对待，做好培训笔记，或收集培训资料及课件，培训完毕后形成PPT总结课件，并与其他设计院分享成果。培训资料应上交设计院归档。八、客户档案管理制度第一条 客户管理责任人职责：建立客户档案并定期及时更新档案。第二条 客户档案的内容包括以下三项资料： 1、客户

7、基础资料。客户的名称、地址、电话；2、客户特征。企业经营特点及规模大小 3、与设计院之间的业务状况及信用状况。第三条 设计人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，设计人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案应及时更新。第四条 客户档案密级为机密级档案应妥善管理，对外科室人员保密。九、设计院费用控制制度 第一条 费用控制负责人： 预算员 职责：负责设计院的费用统计、填报及报销工作 负责设计院每年每季度每月预算费用的填报第二条、出差管理1设计人员因公出差，必须经院长批准（可电话确认），不得擅自与营销人员或自行出差。2设计人员出差结束三日内必须填写出发计划

8、单、差旅费报销单，交与预算员处。第四条、是指设计人员外出期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。1设计人出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普通工具。2特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。3违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销（超出部分由个人支付）4市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。5设计人员出差期间，标准内住宿费用（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。6设计人员外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，。7设计人员与营销人员出差的，应给预

9、算员说明，将费用下与营销人员。五、资金申请管理1根据工作需要，设计人员出差或业务活动可预先向公司资金，额度根据实际情况确定，填写资金申请单并由预算员登记，院长签字最后由签批。2后应及时，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时，可书面申请，经签字同意后方可延期。 六、报销管理1设计人员原则上每月报销两次（月中、月末）。2费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回设计人员。3差旅费报销单应严格按照公司报销规定填写，交与预算员统一让领导审批，需要下营销人员费用的，应自行让营销人员签字并打单。4.加班车费及其他需报销设计院费用的，应由预算员每周六统计一次，运输费用由专人统计后每周报预算员，所有费用应提供发票，注明经手人，或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况。七、预算员应每月统计设计院所发生的费用，经院长审批后，上报财务部。 2015.2.14专心-专注-专业