2014年某某公司印信管理(共3页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上公司印信管理办法（试行）第一章 总则第一条 为进一步规范我公司印章的管理以及委托书、授权书、介绍信等 的办理，根据三十所相关规定，结合我公司实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法适用于全公司文件、便函、合同、协议书、证明、证件、 证书、报表、奖状等各类文书的用印以及委托书、授权书、介绍信等的统一办理。 第三条 综合管理部是印章刻制、使用监督和销毁的归口管理部门，是公 司级委托书、授权书、介绍信等的归口办理部门。 第四条 各子公司、中心、事业部的自有印章，需设专门管理部门及人员， 适用公司管理方式，由综合管理部不定期进行监督检查。 第二章 印章管理 第五条 印章的刻制

2、、保管、使用和销毁，必须严格审批，并登记备案， 按规定办理。 第六条 印章刻制 （一） 自本文发布之日起，不允许下属子公司、中心、事业部未经批准 私自刻印任何级别及形式的公章； （二） 公司一级印章由综合管理部统一管控，公司印章损坏时，由综合 管理部填写印章刻制审批表（附件1），经公司领导审批后，由综合管理部安排刻制。 （三） 公司二级印章由各子公司、中心、事业部自行保管，在印章损坏 时，由印章管理部门填写印章刻制审批表（附件1），经综合管理部及相关领导审批后，由印章管理部门安排刻制。 第七条 印章保管 印章保管实行“谁保管，谁负责”。 （一）我公司印章分为一级和二级印章。一级印章指以“XXX

3、XXXX公司”打头的印章；二级印章指公司下属子公司、中心、事业部使用的印章。一级印章由综合管理部保管，二级印章由下属子公司、中心、事业部设置专门部门或人员保管。 （二）管理印章由所在部门责任领导指定专人（鉴印员）负责，并须确保只有自己能控制该印章，否则由此产生的责任由保管人承担。 （三）鉴印员不得私自自用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人，否则由此产生的责任由保管人承担。 （四）二级印章的管理责任由子公司、中心、事业部领导负责，设置或变更鉴印员需到综合管理部备案，填写印章管理变更登记表（附件2）。 第八条 印章使用 （一）印章使用总原则 1、呈报给上级领导或相关部门的材料原则上统一

4、采用公司一级印章； 2、呈报公司领导的材料原则上不用印，由子公司、中心、事业部领导签名落款即可； 3、非要求必须使用电子印章投标的特殊项目，在不能确保电子印章不被复制的情况下，对外不允许使用电子印章； 4、二级印章和一级印章在对外使用时都必须严格审批，慎重使用。 （二）直接用印情况 1、公司制发的红头文件，领导已签发的，可直接用印。 2、公司领导意见在用印材料上签名的，可直接加盖一级或二级印章；子公司/中心/事业部领导已审批或签字的，可直接加盖二级印章。用印时需在用印登记表（附件4）做好登记。 3、已经完成合同审批流程或其他签批手续的材料，可直接用印。 （三）印章使用审批 印章使用审批，实行“

5、谁审批，谁负责”。 1、除直接用印情况外的其他材料用印，由经办人填写用印审批表（附件5），一级印章由公司领导审批或授权审批，二级印章由子公司/中心/事业部领导审批。 2、除使用发票专用章和财务专用章的财务例行、常态化材料外，其他需使用印章的材料都必须填写用印审批表由业务所在子公司/中心/事业部领导审批。 3、原则上单位印章不用于职工个人私事，确因需要，经办人填写用印审批表，二级印章经主管领导审批后方可用印；一级印章必须由所在子公司/中心/事业部领导审批签字后方可用印。 4、公司一级印章，涉及一般性用印都须经公司领导审批后办理；重大事项、合同、协议等必须经公司总经理审批后办理。 涉及一般用印主要

6、是指：银行业务相关材料；税务业务相关材料；各类资质申报及年检材料；项目申报材料；招投标文件；购销合同材料（除委托授权事宜由法定代表人亲签）；专利申报材料；人事考核、劳动合同材料等。 （四）用印规定 1、外文函件用印必须附部门领导签名的译文； 2、经办人不允许鉴印员审核用印件内容时，鉴印员可拒绝用印；如印件内容确实不宜鉴印员知晓，可由印章管理部门领导亲自用印。 3、用印文本要求：出现用印内容有误，或文理不通，打印字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字、可能产生歧义的表达等情况时不予用印；落款距正文末行的最大距离为40mm（空两行），留出空白超过规定距离过多的不予用印；用印的页面没有正文只有落款的不

7、予用印；印章名称必须与用印件的落款一致（代章需注明）。 4、严禁在空白的证明信、便函、请柬、协议书、合同、报表、证书、奖状、证明等公务文书上用印。 5、原则上印章不借出使用。确因工作需要，使用部门需填写用印审批单，在使用栏内说明借出理由，经相关公司领导审批后到印章管理部门办理印章借出使用登记表（附件6）手续，用后及时归还。借出期间保管人须做好印章的管理，确保印章安全，否则由此产生的责任由保管人承担。第九条 印章销毁 （一）综合管理部负责公司一级印章的更换及销毁，二级印章的销毁及更换由印章管理部门负责，销毁前须提前向综合管理部办理手续，不得私自销毁印章。 （二）销毁前由综合管理部对将销毁印章进行

8、登记、拓印，并经部门领导审核，公司领导审批。 （三）二级印章销毁后，印章管理部门需将销毁回执复印件交综合管理部归档。第三章 委托书、授权书办理 第十条 原则上全公司使用统一格式的委托书、授权书（附件7、8）。由业 务部门经办人填写好正文打印纸件后，交综合管理部在正本上编号、加盖公章。正本交还经办人，存根联留综合管理部存档。二级授权参照执行。 第十一条 需要公司总经理签名落款的委托书、授权书，需交总经理亲自审 签。若总经理在外不能亲签，可由业务部门请示总经理同意后可先行办理，待总经理返回后再存根联补签名。业务部门未得到总经理同意要求办理，产生的一切后果由业务部门承担。 第十二条 确因工作需要，部

9、分业务管理部门可使用特殊格式要求的委托书、 授权书。由该部门自行制作正本和存根联，办理程序同第十条、第十一条。 第十三条 严禁在空白的委托书或授权书上用印。 第四章 介绍信办理 第十四条 因公需要开具介绍信，由当事人填写开具介绍信审批表（附件 9），经部门领导和综合管理部审批后，在综合管理部开具介绍信（附件10）。二级部门参照本条执行。 第十五条 职工因私需要开具介绍信，须经其所在部门领导在介绍信存根联 签名同意后方可办理。 第十六条 严禁开具空白介绍信。 第五章 监督检查 第十七条 综合管理部对各子公司/中心/事业部印章使用管理情况采取季度抽查的方式，在印章保管、使用审批、登记等方面进行规范

10、性检查，对发现的问题给予相应处罚。 第十八条 检查中如发现未经审批擅自用印、因使用或保管不当导致印章损 坏甚至丢失等情况，将对具体经办人、部门鉴印员、部门责任领导给予全公司通报批评和200元-1000元的罚款。如上述情况给本单位造成损失的，除应当赔偿损失外，构成犯罪的，移交司法机关处理。 第十九条 对伪造印章、使用伪造印章或未经批准私自刻制印章者，一经发 现严肃处理并处以5000元罚款，情节严重，构成犯罪的，移交司法机关处理。 第二十条 鉴印员私下自用、外借、未经批准将印章交给他人的，处罚款500 元-2000元；情节严重，构成犯罪的，移交司法机关处理。 第六章 附则 第二十一条 本办法由综合管理部负责解释。 第二十二条 各子公司可参照本办法制定本公司的印信管理办法。 第二十三条 本办法自发文之日起试行。原公司相关印信管理制度及相关签 批用表单同时作废。专心-专注-专业