最详细活动策划执行模板(共35页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上“XX”活动策划操作手册目录一、活动前期工作 第3页二、活动策划组织架构 第4页三、架构内各板块岗位职责 第5页四、各板块操作详细流程表 第7页1、导演策划组操作详细流程表 第7页2、场控组操作详细流程表 第10页3、设计制作组详细流程表 第13页4、礼仪组操作详细流程表 第15页5、后勤组操作详细流程表 第18页五、当天活动流程示范表第22页六、注 第23页一、活动前期工作1、活动会议地点：2、活动用餐地点：3、活动时间：4、参会人员：公司全体人员5、活动总指挥：6、活动总督导：7、活动主持人：二、活动策划组织架构总指挥导演策划组后勤组礼仪组设计制作组场控组三、架构

2、内各版块岗位职责一、导演策划组1、负责组织策划活动方案撰写2、负责确定活动主题内容3、负责确定活动时间及活动场地4、负责活动各项内容板块划分5、负责前期与参会人员对接事项6、负责邀请函派发7、负责确定活动会议路线动线设计安排8、负责节目申报筛选、组织排练、彩排9、负责主持人筛选及主持词编写10、负责把控会场布置效果11、负责把控会议期间各个环节顺利实施12、负责协调会议期间场内各种事项13、负责本组费用统计14、负责活动总结二、场控组1、负责会场座次安排2、负责会场布置区域规划3、负责会场音响系统（音响、话筒、投影仪、电子显示屏等）4、负责会议期间所有资料准备收集5、负责摄影、摄像6、负责本组

3、费用统计三、后勤组1、负责用餐地点选定2、负责参会人员酒店安排3、负责接机、与会期间接送事项4、负责会场、酒店、用餐路线规划5、负责酒店入住接待6、负责会场及休息区茶水7、负责用餐接待8、负责用餐酒水、会议用水、会议水果餐点采购9、负责礼品选购10、负责会议图片资料收集11、负责财务建档12、负责本组费用统计、各组财务费用收集四、礼仪组1、负责礼仪人员培训2、负责礼仪服装选定3、负责会议站位走位4、负责颁奖环节礼仪路线规划5、负责引领领导路线礼仪培训6、负责本组费用统计五、设计制作组1、负责设计区域尺寸测量、数量确定2、负责会议所需平面设计3、负责会议所需花艺设计4、负责会议所需导视系统设计5

4、、负责会场所有安装6、负责本组费用统计四、各板块操作详细流程表1、导演策划组流程操作表组长： 组员： 会前准备序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1活动主题、目的、整体思路讨论确定活动主题、目的、整体思路2策划案编写负责人根据讨论主题等编写策划案，并审核，策划案最终定稿3会场查看选择选定至少三家以上会场，供领导最终确定。确认会场面积、可使用面积、灯光、音响设备是否齐全、会场环境与会议的搭配度、费用收取、是否可以安装等4会场动线规划及布置方案确认导视系统、座次安排布置，根据动线有效让参会人员跟随活动流程及参观5参会人员沟通沟通参会人员单位、人员、参会费、准备资料等与活动有关事项（主办方

5、、承办方、协办方、支持方等）6活动经费负责对接赞助商（冠名商）、会员会费、政府扶持等费用确定落实到位，并上报财务。7活动推广准备资料，在联盟官网、官方微信微博、电视媒体、专业杂志、纸质媒体上全天候推广。8嘉宾领导邀请政府领导、行业重要领导、活动确定领导。按照策划方案确定邀请人员名单邀请。9主持人对接对接包括主持词内容，主持人筛选确定，10节目对接审核根据策划方案，确定节目数量，节目人员选定、节目排练节点，节目彩排时节点电确认11演讲嘉宾演讲内容确定人员、演讲稿、演讲环节，提前通知相关人员12活动彩排主持人、礼仪人员、演出人员、化妆人员全部到位走台彩排。会中执行序号工作事项负责人协助人员完成时间

6、重点注意事项1会前两小时确定与各组组长确定大会所有准备到位情况，没想逐一核对，若有遗漏，立即解决2会前半小时通知礼仪就位，会场保安就位、摄影师、声控师、等场控组全部就位、开始做会前最后准备，并开始播放宣传片3负责让礼仪提前对接发言人做好准备发言再进行项目中，让礼仪提醒下一个节目发言嘉宾或者主持人。4负责与礼仪对接发言人话筒交接时间分两种情况，若有发言台，并且发言台有固定话筒，则不需要此项。若无话筒，导演组参照每个节目的时间节点，通知礼仪给发言嘉宾递话筒。5负责活动需要道具提前准备好道具，确定搬运道具人员，时间已到快速在舞台上摆放道具以及收场。6负责对接场控组播放音乐以及视频资料参照活动节目清单

7、与场控组对接每个环节需要播放的音乐以及视频7对接主持人场上突发环节事项如果活动中临时增加或删减节目，或者发言人未到场等，及时对接主持人修改发言稿，做到及时有效会后工作序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1本组活动费用整理整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总2汇总各组总结，整理出最终总结从前期策划到会议结束之间，本组每一项工作的总结2、场控组流程操作表组长： 组员： 会前准备序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1会场查看选择确认会场面积、可使用面积、灯光、音响设备是否齐全、是否可以安装等2麦克、音响查看会场后，根据要求准备相关设备

8、，确定数量、效果，自己解决不了就寻找外协，谈费用3摄像、摄影师确定人员、确定设备正常使用。4LED屏幕播放师联系外协，根据会场舞台面积，确定LED面积，对接播放师，确保播放视频文件顺利进行5声控师调试现场设备音效6视频音乐制作收集相关内容，制作大会期间索要播放的视频及音乐，并在彩排当天确保音效质量全部到位7收取大会所需视频、文件、声音一切需要播放资料包括视频宣传片、介绍内容、入场音乐、开场音乐、节目音乐等会中执行序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1会前两小时最后确认音响系统、摄像师、音响师、视频播放师、大会所有音乐、视频、资料文件全部到位2会前半小时开始播放宣传片3每一个节目的内容

9、体检准备与导演组人员合作，对每个节目所需的音乐、视频及文件提前准备好，配合现场节目行进及时准确播放4音响师把控活动期间音量控制音响师与导演组人员一起在必要时段，音响控制到位5摄像师及摄影师摄像拍照选取好的镜头及场景进行拍照摄像，关键时刻拍摄到特写镜头，记录整场活动内容。并在活动结束后进行合影拍照。6维持活动现场秩序避免不必要人员进场、人员全部按照规划路线进出，活动期间除工作人员外其他人员尽量不让其随意走动，保持会场安静有序。会后工作序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1本组活动费用整理整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总2本组总结从接到任

10、务到会议结束之间，本组每一项工作的总结3会议收集的资料存档会议期间各个环节的视频、音乐等文件全部交于后勤组长汇总存档4照片视频资料收集存档会议期间拍摄的视频及图片全部收集交于后勤组存档3、设计制作组流程操作表组长： 组员： 会前准备序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项会场花艺舞台、演讲台、嘉宾席、嘉宾胸花、会场、通道、休息区、冷餐区整体花艺布置，确定种类、数量、费用，活动LOGO确定设计风格，测量尺寸、确定数量，分工明确。确定初稿时间、修改时间，最终定稿时间。打印时间、安装时间会场保安点宣传海报通道指示入门口大厅桁架签到区休息区通道软装内场软装舞台软装奖牌嘉宾标志牌邀请函（注意派发邀

11、请函时间）宣传资料手提袋会议人员服装设计相关牌匾车辆停放区会中执行序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1会前两小时再次确认嘉宾卡是否摆放到位2会前一小时确认给每位嘉宾的宣传册以及资料是否到位3协助导演组奖牌等提前准备好奖牌等，交于礼仪人员，待颁奖环节开始后有礼仪小姐送至台上会后工作序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1本组活动费用整理整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总2本组总结从接到任务到会议结束之间，本组每一项工作的总结4、礼仪组流程操作表组长： 组员： 会前准备序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项筛选礼仪人员外形

12、气质、身高，确定人员数量礼仪人员培训站姿、走位，动线引导路线熟习，引领手势、端盘手势礼仪服装筛选确定数量机场接待举牌、领路、与参会人员对接语言确认化妆风格以及化妆人员确定，确保活动前到位礼仪人员站位会场、休息区、门口。（会场门口礼仪等会议开始后，全部到会场里面）礼仪人员标准1、 根据既定风格化妆。2、站位双脚并拢，双手轻放于腹部右侧。3、面带微笑。4、引导客人是，右手向前指引，手臂高度与肩持平，身体稍微前倾，于客人前面引导，有门帘地方替客人接门帘，有电梯地方，提前按键，并先进入电梯里，手扶门，等客人全部进入电梯再关门。5、端盘时，收受拖盘底，左手轻浮托盘边，根据客人站位，将托盘放置自己左部或右

13、部。会中执行序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1休息区人员站位引领嘉宾至座位休息，开会前，按照指定时间将嘉宾引领至会场门口礼仪人员处2签到区站位在签到区侧面，准备好签字笔，交于嘉宾手中，嘉宾签字完成后收回签字笔，循环本工作。所有嘉宾签到之后在会场指定地点工作。3会场门口站位引领嘉宾至对应座位席4舞台边站位点具体站位根据舞台而定，引领上台发言嘉宾人员至发言台，引领到位，从舞台后面下场返回站位点5话筒负责礼仪发言嘉宾上台过程中，负责将话筒从后场拿到前台，交于发言人手中，发言结束后及时收回话筒。6负责奖品及奖牌礼仪在后台就位，颁奖环节钱，会有导演组人员将先关物品交于手中，上台时站位在嘉宾

14、侧后方，结束后从舞台后面下场7机场接待礼仪在出口两侧等候，手举接机牌，等候嘉宾寻找。若飞机到达时间过长，嘉宾还未找到，则电话联系嘉宾。接到嘉宾后，带领嘉宾至司机 处，交与司机，结束返回机场出口处，等待下位嘉宾到来。会后工作序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1本组活动费用整理整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总2本组总结从接到任务到会议结束之间，本组每一项工作的总结5、后勤组流程操作表组长： 组员： 会前准备序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1活动费用建账所有关于此次活动的收支费用，财务建账（详情见附表1）财务会见总账表，会给

15、每个小组发放财务表格，每个组按照项目进行填写，最后财务全部汇总2接待总负责人负责与会期间所有接待安排3机场接待人员接到嘉宾，帮助其拿行李，借到酒店后交于酒店接待人员。4会场接待人员5酒店接待人员收取嘉宾身份证去前台办理入住手续，并告知嘉宾当天活动流程及时间等相关事项。6送机人员提前与嘉宾对接，航班信息，告知嘉宾几点在宾馆门口等候，直至送达机场7酒店住宿安排负责提前对接参会人员数量、酒店是否活动方预定、住宿费用、酒店与会场路线、酒店环境（详情参照附表五）8车辆联系及调度总负责负责机场接机与活动期间所有用车安排协调（详情见附表5），都有详细安排9活动餐预定确定人数、桌数、菜品特色口味、确定用餐地点

16、与活动场地路线，考虑到方便性、参会人员口味。10会场饮水茶水、矿泉水等，确定人数，购买11冷餐区水果根据需要确定种类、数量购买12冷餐区糕点根据需要确定种类、数量购买13冷餐区餐盘等确定数量购买14活动餐酒水按照需求进行购买，确定数量、消费标准、特色，多参考15礼品购买确定送礼人数，确定购买特色、确定标准进行购买，并包装到位16卫生保洁确保会场、休息区卫生清洁，随时保洁会中执行序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1保洁，会前两小时做会场最终保洁，座位席擦拭、地面保洁、舞台保洁2会动前一小时确定参会人员饮用水、备用水、宣传册到位3会前一小时通知司机去酒店等候接嘉宾4会前半小时指引车辆到

17、指定场地5会前半小时开门迎接嘉宾，并交于礼仪小姐处6及时补充嘉宾用水随时查看会场中嘉宾桌前饮用水情况，做到没有就及时补充7跟进餐厅事项定好用餐时间，让餐厅准备，酒水全部到位8准备礼品将礼品交于负责司机手里，在司机送嘉宾至酒店时交于嘉宾会后工作序号工作事项负责人协助人员完成时间重点注意事项1会场拆除所有会场安装全部拆除，属于公司的拿回入库、属于外协的联系外协取走，不用的废料及时清理2安排送机安排好嘉宾航班信息，提前与嘉宾及司机对接，完成最后一步工作3本组活动费用整理整理出本组每一项费用支出，按照财务给出的费用表详细列出每一项费用使用，上报财务汇总整体费用整理收取各组提交上来的费用明细，作出汇总，

18、上报公司4本组总结从接到任务到会议结束之间，本组每一项工作的总结5会议收集的资料存档会议期间各个环节的视频、音乐等文件全部交于后勤组长汇总存档6照片视频资料收集存档会议期间拍摄的视频及图片全部收集筛选存档7新闻稿将收集的照片、视频文件进行筛选，提炼出特色图片，并编写新闻稿进行网站上传报道8组织召开全员总结大会各小组以及总指挥总结发言。五、当天活动流程：序号时 间流 程工作组13：3013：50参会人员入场场控组、节目组、资料组、礼仪组13：5014：00开幕XXXXXX节目表演礼仪组、节目组、资料组XXXXXXXXXX组、XX组、XXXXXXXXXX组、XX组、XXXXXXXXXX组、XX组、

19、XXXXXXXXXX组、XX组、XXXXXXXXXX组、XX组、流程操作指南：（具体参照附表3、附表6）1、13：00场控组、节目组、资料组、礼仪组全体到位，对会场布置做最后确认，场控组负责的音响、话筒、投影仪、电子显示屏的全部到位。资料组准备的参会所有资料全部到位，并试播。节目组所有人员化妆、服装到位，礼仪人员再次熟习引领通道及仪容仪表。2、13：30，参会人员开始入场，礼仪人员进行引领，并安排到相应坐席，同时，场控组播放开场音乐以及视频宣传片。3、根据每次不同的活动内容进行详细解说4、注：1、全体工作人员均协助设计制作组参与2014年X月X日会场的布置工作 从活动策划开始时，财务就要建立活动收支账目表，记录的每一项都要细。详情参照附表1.2、各个小组执行工作时，按照活动执行表模板（附表2）将各自负责的每一项详细回归纳到自己负责的活动流程表内，严格按照表内事项以及时间节点执行。专心-专注-专业